District 1750 Séminaire Beaune 2 mars 2013

1. District 1750 Séminaire Beaune 2 mars 2013

2. Sujets traités • Origine des fonds : dons annuels, collectes, legs, dons de partenaires choisis • Gestion des fonds : blocage 3 ans, système « share » • Emploi des fonds : actions avec subventions de district, subventions globales, subventions clés en main Pause • Certification des clubs

3. Origine des fonds

4. Origine des fonds • Dons annuels 100$ ou 80€ • District 1750 toujours bien placé (cotisation) • Collectes • Actions souhaitables, plus difficiles • Devrait être privilégié pour Polio+ • Legs • À peu près inexistant dans le D1750 • Taxation très favorable • Dons de partenaires choisis : ex. Fondation Gates

5. Politique de recherche de fonds • Politique de recherche de fonds sous la responsabilité du gouverneur • Nécessité d’une continuité dans cette politique : gouverneurs successifs • Continuité • Gouverneurs connus avec deux ans d’avance • Avis du Conseil des Gouverneurs • Attention à ne pas détériorer l’existant en cherchant de la nouveauté

6. Gestion des fonds Gestion interne à la Fondation

7. Gestion des fonds à la Fondation • Principes : • Fonds annuel bloqué trois ans puis remis en totalité à la disposition des subventions • Fonds permanent placé ; seuls les intérêts sont mis à la disposition des subventions • Le fonds Polio+ est géré à part Gestion des placements : Cabinets spécialisés, • régulièrement remis en concurrence • selon les directives générales des administrateurs

8. Système « Share » SM Fonds Spécial du District : FSD (anglais District Dedicated Fund : DDF)

10. Emploi des fonds Subventions de la Fondation Actions locales on internationales

11. Les nouvelles Subventions Prochainement : trois types de SUBVENTION • Subvention de District SD (anglais District Grant : DG) • Subvention Mondiale SM (anglais Global Grant : GG) • Subventions clé en main SC (anglais Packaged Grant : PG) Remplaceront tous les PROGRAMMES du passé - Simplification - Visibilité - Efficacité

12. Comparaison des subventions Subventions de la Fondation 12

13. ActionsConcevoir une action Besoins réels selon les bénéficiaires Contacts fréquents entre partenaires Planification de la mise en œuvre Résultats durables Bonnes pratiques de gestion financière Exigences fortes de la Fondation

14. Évaluer les besoins réels • Fonder l’action sur les besoins de la collectivité • Évaluer les ressources du club et des partenaires potentiels • Impliquer la collectivité

15. Fixer des objectifs (1) • Mesurables • Durables • Qualitatifs (descriptif) • Quantitatifs (numérique)

16. Fixer des objectifs (2) • Obtenir des statistiques de départ • Fixer des objectifs concrets • Déterminer comment les résultats seront mesurés

17. Recherche de Partenaires • Conventions • Foires aux actions • LinkedIn • Matchinggrants.org/global • Réunions internationales • Rotary Showcase / Facebook • Assurance d’un partenaire motivé et donc actif

18. Partenaires ??? Constatation de la Fondation Lorsqu’un parrain international prend contact avec des clubs locaux pour un projet prédéfini, certains n’osent pas le froisser et acceptent son offre même s’ils n’ont pas les compétences ou la volonté pour en assurer le succès. Les actions fondées sur les besoins de la collectivité locale ont plus de chance d’être achevées et poursuivies par les Rotariens locaux et les bénéficiaires. Comment faire en pratique ? Demander au contact local du parrain international de trouver lui-même un club partenaire dans sa région. S’il n’y parvient pas, abandonner l’idée.

19. Planifier une action Nouvelle exigence forte par rapport aux pratiques anciennes • Former une commission de trois Rotariens • Assigner les rôles ; implication du club • Élaborer un plan de mise en place de la subvention • Établir un budget • Établir un plan d’urgence en cas de crise • Mettre en place un système de conservation des documents

20. Établir un budget • Réaliste • Appels d’offres • Prix raisonnables • Conflits d’intérêt

21. Demande de la subvention

22. Demander et mettre en place une subvention • Présentation d’un dossier solide • Financement des subventions • Importance de l’évaluation finale • Tout se fait sur internet

23. Gestion des subventions (1) • Une gestion saine des fonds constitue l’un des principes fondamentaux du Rotary • Supervision par les Rotariens • États financiers • Supervision des fonds • Signalement des irrégularités • Soumission des rapports dans les délais

24. Gestion des subventions (2) • S’assurer que les actions • sont menées avec des outils de contrôle financiers en place • se conforment à desrègles éthiques élevées • répondent aux besoins des bénéficiaires • atteignent leurs objectifs • utilisent les fonds des donateurs à bon escient

25. Subventions de District

26. Subventions de District (1) • Activités de petite envergure et à court terme, locales ou internationales. • Actions à financer choisies au sein du district (relations avec les Aides Financières de District ?) • Exemples d’activités acceptables : • Actions humanitaires, y compris les déplacements afférents et les efforts de reconstruction • Bourses de tous niveaux, durée, domaine, n’importe où dans le monde • Formations professionnelles sans restriction quant à la taille des équipes ou la durée des formations.

27. Subventions de District (2) • Comment présenter un dossier ? • Soumettre votre demande directement au district (et non à la Fondation) • Le District gère et alloue les fonds de subvention. • Le District établit une liste des projets demandés (voir ci-dessous) • Comment sont-elles financées ? • Possibilité d’une subvention chaque année, • Jusqu’à 50 % du Fonds Spécifique de District, • Une seule subvention, versée en bloc, • Le district alloue les fonds à ses clubs (voir ci-dessus). • Obligation de fournir la liste des projets avant de recevoir la subvention • La Fondation approuve ou refuse chaque projet de la liste • Délai normal de réponse de la Fondation : une semaine • Tout se fait par internet

28. Subventions de District (3) • Une fois que la commission de district a accepté le projet • Confirmation par la Fondation de l’acceptation de la liste des SD. • Vérification de l’existence du sous compte dédié à l’action. Ce compte devra être mis à 0 au rapport final. • En cas de partenariat ; chaque partenaire verse sur ce compte. • Rapport final obligatoire avec factures justificatives, extraits de presse, photos, …

29. Critères d’éligibilité District 1750 • À discuter et confirmer (1) • Date limite de dépôt des dossiers  SD le 31 octobre • Date limite de dépôt dossier internet SM le 31 mars • Dossier complet : fiche spécifique Excel avec budget bien défini + document de présentation de l’action + factures pro forma • Premier arrivé, premier servi, jusqu’à épuisement de la réserve de l’année (relation avec les AFD ?) 8A.7

30. Critères d’éligibilité District 1750 • À discuter et confirmer (2) • Le Rotary Club doit être certifié, l’action proposée par le club doit être irréprochable et non une démarche personnelle d’un rotarien. • Dans le cas où le RC aurait déjà bénéficié d’une subvention simplifiée ou AIPM : rapport n-1 ou n-2 terminé et rendu • Don à la Fondation n-1, n-2 et n-3 • Subvention demandée au District jamais supérieure au double du montant versé par les Clubs du District. • Subvention demandée à la Fondation : 50% du total au maximum

31. Subventions de district - Rapports • Au moins un rapport par an • Rapport final dans les deux mois de la fin du projet • Les projets étant courts et légers, le rapport final devrait généralement suffire

32. Subventions Mondiales

33. Subvention mondiale • La procédure inclut deux étapes en ligne • Entrer dans le cadre d’un ou plusieurs axes stratégiques • Être durable • Impliquer des clubs de deux districts • Montant de 15 000 à 200 000 dollars • Le district doit confirmer que le club est certifié

34. Subventions Mondiales Précautions préliminaires • Action de grande envergure(budget > 30000$) • Identifier un partenaire fiable • Réaliser une évaluation des besoins • Identifier une activité s’articulant autour des axes stratégiques • Travailler avec d’autres clubs et districts

35. Subventions Mondiales Deux étapes pour la demande • Étape 1 : • Activités prévues conformes aux exigences de la Fondation • Étape 2 • Plan de financement et acceptation de la Fondation

37. Axes stratégiques • Paix et prévention/résolution des conflits • Prévention et traitement des maladies • Eau et assainissement • Santé de la mère et de l’enfant • Alphabétisation et éducation de base • Développement économique et local

38. Actions durables Renforcer les connaissances et les compétences des bénéficiaires pour maintenir les résultats de l’action une fois que les fonds de la Fondation ont été utilisés.

39. Phase préliminaireAccès internet Tout se fait sur internet: Rotary.org  Accès membres

40. Financement d’une subvention mondiale • Contrepartie de 100 % du Fonds mondial pour les contribution de FSD • Contrepartie de 50 % du Fonds mondial pour les dons en liquide des Rotariens • Dons en liquide de non-Rotariens, non subventionnés par la Fondation

41. Directives financières Contributions de Rotariens Interdiction de recueillir des fonds auprès des bénéficiaires en échange de la subvention Interdiction d’utiliser des fonds en provenance du budget d’une autre action financée par une subvention de la Fondation Contributions créditées au donateur

42. Mise en place • Communications fréquentes en cours de projet • Plan de gestion financière • Dossiers complets en fin de projet • Suivi du plan préalablement approuvé

43. Plan de gestion financièreDistrict 1750 • La Fondation verse toutes les subventions venant en France sur le compte AFORO 1750 qui reverse aux projets • Compte en banque séparé pour chaque projet • Distribution des fonds au sein du projet sous la responsabilité des gestionnaires du projet • Paiements par virement, chèque ou carte bancaire pour pouvoir en conserver une trace ; • aucun versement en espèces • Grand livre comptable • Respect de la législation locale

44. Évaluation • Facilite la rédaction des rapports • Améliore les futures actions • Basée sur les objectifs • Processus permanent • Identifie les réussites Nouvelle exigence forte de la Fondation Va au-delà du simple rapport Amélioration continue des processus

45. Ressources • Feuilles de travail : • Conservation des documents • Plan de gestion financière • Changement de signataire • du compte bancaire • www.rotary.org/fr

46. Conservation des documents (1)Exigences de la Fondation • Accessibles • Conservés pendant au moins 5 ans • Copies

47. Conservation des documents (2)Méthode dans le District 1750 • La méthode de conservation au sein du Club est de sa responsabilité ; pas de directive du District • Cette méthode doit être annoncée dans le protocole d’accord et fait partie de la certification • Copies communes agréées par le Club et le District en fin de projet • Copie au District : « Coffre fort » sur le site internet du District • « Coffre fort » internet accessible aux clubs disposant d’un site internet type District 47

48. Subventions mondiales Fréquence des rapports • Rapports intermédiaires • dans les 12 mois suivant la réception du premier versement • tous les 12 mois jusqu’à la conclusion de l’action • Rapport final dans les deux mois suivant la conclusion de l’action

49. Subventions mondiales Contenu des rapports Implication des partenaires dans l’action Type d’activité Évaluation des résultats Manière dont ils s’inscrivent dans le cadre des axes stratégiques Compte-rendu des dépenses Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont bénéficié

50. Conflit d’intérêt • Survient lorsqu’un Rotarien est susceptible de profiter d’une action • Le bénéfice peut être direct (le Rotarien profite de l’action) ou indirect (un proche du Rotarien profite de l’action) • Tout conflit d’intérêt doit être signalé et, si nécessaire, éliminé • Consulter la commission d’éthique du district