Qualification & Transfert Séminaire de Gestion Financière

1. POINT INTERACT Qualification & TransfertSéminaire de Gestion Financière

2. Le contrôle financier INTERREG Contrôle, correction et clôture

3. Qu’est-ce que le contrôle ? Le contrôle est un processus qui vise à : • Fournir une compréhension solide, des connaissances ou une certitude d'action • Ajuster les actions en fonction des exigences • Eviter les résultats non désirés des actions en cours

4. Quel est l'objectif du Contrôle INTERREG ? • Fournir l'assurance que les fonds FEDER sont utilisés comme il se doit (responsabilité) • Aider à la livraison du programme • Eviter ou corriger rapidement les irrégularités (gérer un problème au lieu d'une crise)

5. Le contrôle financier INTERREG - Conseils Restez simples • Assurez le dialogue entre les organismes de contrôle et avec les projets • Evitez le piège de la 'double gestion' • Fournissez autant d'information que possible • Essayez d'obtenir un accord concernant les règles communes du programme • Essayez de ne pas demander de clarification à la Commission

6. Contrôle – terminologie • "Premier niveau" et "deuxième niveau" sont des termes abrégés • La terminologie 2000-2006 utilise également "Article 4" et "Article 10" • Plus précis pour parler de "contrôles" et "d'audits" même si les niveaux seront probablement toujours utilisés • Il est fondamental d’indiquer exactement de quel niveau on parle

7. Structure du contrôle financier dans les Programmes de coopération territoriale 2007 – 2013 Effectué par : Organes de contrôle de premier niveau désignés par l'EM au début du programme et STC / AG Objectif : Contrôler les dépenses et les activités du projet Effectué par : Autorité d'Audit Objectif : Vérifier les systèmes et procédures du programme et un échantillon d'opérations Contrôle de Deuxième Niveau Contrôle de Premier Niveau Contrôle de troisième niveau Contrôle par AC Effectué par : Autorité de certification Objectif : Vérifier que les contrôles du projet ont été effectués comme il se doit Effectué par : L'organe ’de conclusion' – Autorité d'Audit. Objectif :Vérifier que tous les contrôles ont été effectués comme il se doit et que le programme peut être clôturé en toute sécurité

8. Autres organismes de contrôle • Organisations qui co-financement • Etats membres • Service d'Audit de la Commission • Cour des Auditeurs • OLAF Les contrôles sont rares – mais toujours possibles

9. Contrôle de Premier Niveau 2007 – 2013 Art 16 CE 1080/2006 "Afin d'assurer la validation des dépenses, chaque État membre met en place un système de contrôle permettant de vérifier la fourniture des produits et des services faisant l'objet du cofinancement, la validité des dépenses déclarées pour les opérations ou parties d'opérations mises en oeuvre sur son territoire et la conformité de ces dépenses et des opérations ou parties d'opérations s'y rapportant avec les règles communautaires et ses règles nationales."

10. Contrôle de Premier Niveau 2007-2013 Art 16 CE 1080/2006 "(...) chaque État membre désigne les contrôleurs chargésde vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées parchaque bénéficiaire participant à l'opération. Chaque État membre veille à ce que les dépenses puissent être validées par les contrôleurs dans un délai de trois mois."

11. Désignation des Contrôleurs de Premier Niveau2007 – 2013 • Les EM sont responsables de la désignation des contrôleurs de premier niveau. • Une liste des contrôleurs de premier niveau (nom, adresse, coordonnées, etc.) doit avoir été fournie lorsque la déclaration de l'Art. 71 est présentée à la Commission • Les partenaires du projet doivent sélectionner un Contrôleur de Premier Niveau à partir de cette liste. • L'EM peut décider de désigner un contrôleur unique pour toute la zone du programme • Les contrôles internes ne seront pas possibles

12. Contrôle de Premier Niveau – un processus constitué de plusieurs éléments Le contrôle de premier niveau inclut • Un contrôle formel que les dépenses ont été calculées et documentées correctement et sont éligibles (Contrôleur de Premier Niveau) • Un contrôle de l'activité garantissant que toutes les dépenses se rapportent à des activités approuvées et pertinentes (AG / STC) • Dans certains cas 'contrôles sur place' (Contrôleur de Premier Niveau / STC / AG / EM)

13. Quels sont les éléments contrôlés lors du Contrôle de Premier Niveau ? Conformité par rapport aux règles de la CE et aux règles nationales concernant : • L'éligibilité / l'éligibilité dans le temps • Les aides d'Etat • Les passations de marchés publics • La publicité et les informations • La protection de l'environnement • L'égalité des chances Y a-t-il une piste d'audit suffisante ? Y a-t-il une preuve des activités et des délivrables ? Y a-t-il un reflet correct de l'avancement du projet et des informations financières dans le rapport ?

14. Caractéristiques du Contrôle de Premier Niveau • Couvre 100% des dépenses demandées • A lieu à chaque fois qu'un projet fait une demande de paiement • A lieu au niveau du bénéficiaire (partenaire)

15. Contrôlé Contrôlé Structure du contrôle financier dans les Programmes de coopération territoriale 2007 – 2013 Contrôlée par l'Autorité d'Audit et des auditeurs désignés au niveau national Autorité de certification sur place Autorité de gestion Contrôle de Premier Niveau (contrôleurs désignés) Projet Contrôle administratif (par ex. rapport d'activité)

16. Gestion et contrôle • Responsabilité des Etats membres dans l'établissement des systèmes de gestion et de contrôle • Dans les 12 mois suivant l'adoption du programme, les Etats membres présenteront une description des systèmes de gestion et de contrôle (Art. 5 actuelDéclaration) • Être accompagné d'une "Evaluation de conformité" réalisée par l'Autorité d'Audit ou un autre organe • L'évaluation de la conformité doit fournir une opinion positive avant que le premier paiement intermédiaire puisse être effectué

17. Système de contrôle financier – Responsabilités de l'EM ‘…chaque Etat membre met en place un système de contrôle...’ FEDER Art 16 CE 1080/2006 ‘... chaque Etat membre désigne les contrôleurs chargés de vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées par chaque bénéficiaire participant à l'opération.’ FEDER Art 16 CE 1080/2006 ‘…l'Etat membre fournit à la Commission […] les règles d'éligibilité établies par l’Etat membre et applicables au programme opérationnel’ Modalités d’exécution CE 1828/2006 Art. 22

18. Contrôle de Premier Niveau : changements majeurs en 2007 – 2013 • Chaque Etat membre doit désigner les contrôleurs responsables de ce travail au début de la période du programme • Il peut s'agir d'une personne parprogramme, d'une personne par pays ou de plusieurs personnes par pays • Garantir l'indépendance par rapport à l'exécution du projet • Les dépenses doivent être validées dans les 3 mois • Documents d‘orientation disponibles

19. Centralisée Toutes les dépenses de tous les partenaires du projet sont contrôlées par un organisme au niveau régional ou national Délai ? 3 mois max. !! Risque d'erreurs systémiques répétées rapidement Deux principales structures de contrôle Décentralisée • Les factures sont contrôlées dans les locaux d'un bénéficiaire final • L'EM définit des organes de Contrôle de Premier Niveau compétents, par ex. des sociétés d'audit, des organismes de contrôle publics, des contrôleurs de l'organisation du projet • Qualité ? Cohérence ?

20. Recommandations pour tous les Contrôleurs de Premier Niveau • Familiarisez-vous avec les règles de l'UE concernant le contrôle • Ne tardez pas à prendre contact avec un projet et développez un bon dialogue avec l'équipe financière du projet • Ayez accès aux activités et aux finances générales du projet • Dissipez ou quantifiez toutes les réserves

21. Contrôle de Premier Niveau – le rôle du Chef de File 1/2 • Le Contrôle de Premier Niveau doit être effectué dans l’EM de chaque partenaire • Les règles nationales continuent de s'appliquer • La responsabilité du CF et de l'AG consiste principalement à assurer que les déclarations certifiées de dépenses ont été reçues de chaque partenaire et que la certification a été effectuée par l'organisme adéquat • Le contrôleur du CF signe une déclaration selon laquelle il a reçu des déclarations de dépenses certifiées comme il se doit du PP • Le contrôleur du CF n'évalue pas la qualité du travail de contrôle • Le CF et l'AG doivent éviter le sur-contrôle

22. Contrôle de Premier Niveau – le rôle du Chef de File 2/2 • Le CF a la responsabilité d'assurer que « ... les dépenses présentées par les bénéficiairesparticipant à l'opération ont été payées dans le but de mettreen oeuvre l'opération et correspondent aux activités arrêtéespar lesdits bénéficiaires » • Les informations reçues par le CF pour les rapports d'activités ont une importance vitale • Le CF présente le rapport d'activité au nom de l'ensemble du partenariat

23. Contrôle de Premier Niveau et Principe du Chef de File Sécurisation de la piste d'audit • Qui conserve les documents ? Tous les partenaires du projet connaissent-ils les exigences ? • Y aura-t-il un rapport d'activité complet avec chaque demande ? • Qui contrôlera les rapports d'activité ? • Qui effectuera les contrôles 'sur place' ?

24. AG / STC Autorité de certification Commission Chef de file Partenaires du projet Contrôleurs des partenaires du projet PP PP CF Contrôle de Premier Niveau et système de reporting Certification du projet Certification du programme 31 décembre Processus à gérer – Contrôle de Premier Niveau

25. Questions concernant les rapports Questions fondamentales quand on développe un systèmede contrôle financier : • Combien de temps faudra-t-il aux contrôleurs désignés pour vérifier les dépenses ? • "Chaque État membre veille à ce que les dépenses puissent être validées par les contrôleurs dans un délai de trois mois." • Quand le programme doit-il fixer le délai des rapports (si d'application) ? • Cela dépend du temps que met le programme à traiter les rapports et les demandes pour que les dépenses soient incluses dans la demande de paiement à la Commission • Qu'arrivera-t-il aux partenaires qui ne peuvent pas avoir les déclarations certifiées à temps ?

26. Structures, responsabilités et obligations Principales responsabilités définies dans PO et lettres d'approbation nationales du programme Etats membres Commission Chaîne de responsabilité Principales responsabilités définies dans PO et dans les Règles de Procédure Comité de suivi Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes et procédures et lettres d'approbation Autorité de certification Autorité de gestion Autorité d’Audit Organismes intermédiaires Principales responsabilitésdéfinies dans PO et description des systèmes Secrétariat technique commun Principales responsabilités définies dans PO, descriptions des systèmes et procédures et des Règles de Procédure Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes, dossier de candidature approuvée et contrat de subvention Chefs de File du projet Principales responsabilités définies dans l'accord de partenariat du projet et dossier de candidature approuvé Partenaires du projet

27. Structures, responsabilités et obligations • Responsabilités transmises au niveau du partenaire de projet • La charge de la confirmation que les responsabilités ont été assumées relève toujours du Contrôle de Premier Niveau • Les contrôles postérieurs est réellement une vérification de la qualité du Contrôle de Premier Niveau • Cependant, le Contrôle de Premier Niveau se situe souvent en dehors des structures formelles du programme (et des flux d'information)

28. Tout le système d'INTERREG repose sur les épaules du Contrôle de Premier Niveau!

29. Contrôles de deuxième et troisième niveau

30. Contrôle de Premier Niveau – Vérification des activités Vérification des activités presque toujours effectuée au moins en partie par le programme – STC / AG Nécessité d'être conscient des conflits potentiels entre les fonctions de gestion et de contrôle

31. Contrôle de Premier Niveau – constats Le montant des dépenses finalement rejetées varie énormément Entre 3% et 25% Proportionnalité ?

32. Contrôle de Premier Niveau 2000 – 2006 Art 4 EC 438/2001* “(…) Les procédures prévoient de garder trace des vérifications d'opérations individuelles sur place. Les dossiers concernés font rapport du travail accompli, des résultats des vérifications et des mesures prises à l'égard des anomalies constatées." *Réglementation de la Commission (CE) n° 438/2001 relative aux systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds Structurels

33. Contrôles sur place • Chaque programme doit prendre sa propre décision quant à la nature des contrôles sur place • Ces contrôles peuvent révéler les faiblesses qui sont passés inaperçues, notamment au niveau de la gestion et des systèmes de contrôle du projet • Pour que les contrôles sur place soient aussi efficaces que possible, les programmes peuvent envoyer une check-list leur indiquant quelles informations devraient être disponibles

34. La preuve d'existence dépend énormément du résultat du projet Projets d'investissement Projets 'soft’ par ex. réseaux Défis pour le Contrôle de Premier Niveau • (...) les seuls projets qui devraient être approuvés sont ceux qui présentent un programme de travail clair avec, pour chaque activité, un produit identifiable qui permet de contrôler par la suite que l'événement a bien eu lieu • articles de conférence • un site Web • document de mise en oeuvre • un rapport sur les activités entreprises

35. Contrôles sur place Les programmes qui font des visites contrôlent normalement plus que la preuve d'existence • Ces contrôles doivent-ils faire partie des procédures formelles ? • Sinon, comment les résultats doivent-ils être utilisés ? • Justifient-ils les dépenses ? • L'effet 'dormir sur ses deux oreilles'

36. Check-list IIIB Mer du NordQu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? Complété par le STC avant la visite • Nom, acronyme, numéro de référence, priorité et mesure • CF (nom et adresse), PPs • FEDER octroyé, date de visite, partenaire ayant fait l'objet de la visite, FEDER octroyé au partenaire • Date de début (GOL), date de début réelle, date d'achèvement (GOL), date d'achèvement escomptée • Brève description du projet • Brève description des activités du partenaire • Dernier rapport semestriel reçu (date) • Raisons pour lesquelles ce partenaire a été sélectionné pour le contrôle sur place

37. Check-list IIIB Mer du Nord Qu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? Complété par le STC pendant la visite (1/2) • Durée du projet (la mise en oeuvre du projet a-t-elle été retardée, pour combien de temps, raisons, implications, action à entreprendre) • Dépenses (objectif de dépense dans le plan original (FEDER), montant demandé jusque là, différence, montant final demandé escompté, raisons de la différence, implications, action à entreprendre) • Résultats (résultats escomptés à ce jour dans le plan original, résultats obtenus à ce jour, résultats contrôlés lors des visites, preuve utilisée pour le contrôle et qualité des résultats, raisons de la différence, implications, action à entreprendre)

38. Check-list IIIB Mer du NordQu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? 4. Système de gestion du projet (les systèmes destinés à assurer une implémentation efficace sont-ils en place comme indiqué dans la demande ? Y a-t-il des procédures efficaces pour suivre et contrôler les dépenses ? Implications, actions à entreprendre) 5. Partenariat (quel rôle chaque partenaire joue-t-il dans la réalisation du projet ? Y a-t-il des problèmes au sein du partenariat ? Implications, actions à entreprendre) 6. Général (la visite doit également contrôler toutes les différences entre les paiements demandés et les activités effectuées ; changement d'objectifs du projet pendant sa réalisation ; modifications significatives du budget) 7. Conclusions de la visite (la visite a montré ce qui suit...) 8. Commentaires du projet

39. Contrôles sur place Problèmes courants détectés • Fiches de temps de travail erronées • Calculs des frais généraux erronés • Pas de traces d‘appels d’offres • Documents non disponibles Si la communication au sein du partenariat est mauvaise, ces problèmes s’empirent au niveau des partenaires

40. Problèmes courants détectés par le Contrôle de Premier Niveau • Soumission de rapports d'avancement incomplets • Rapports de dépenses non éligibles • Les budgets des partenaires du projet ont été dépassés • Les lignes budgétaires ont été dépassées • Les coûts sont reportés sur les mauvaises lignes budgétaires • Les coûts ne correspondent pas au rapport d'activité • Modifications du partenariat • Modification de la structure du formulaire de rapport • Signatures manquantes • Taux de change utilisé erroné

41. Structure du contrôle financier dans les Programmes de coopération territoriale 2007 – 2013 Effectué par : Organismes de contrôle de premier niveau désignés par l'EM au début du programme et STC / AG Objectif : Contrôler les dépenses et les activités du projet Effectué par : Autorité d'Audit Objectif : Contrôler les systèmes et procédures du programme et un échantillon d'opérations Contrôle de Deuxième Niveau Contrôle de Premier Niveau Contrôle de troisième niveau Contrôle par AC Effectué par : Autorité de Certification Objectif : Vérifier que les contrôles du projet ont été effectués comme il se doit Effectué par : L'organe ’de conclusion' – Autorité d'Audit. Objectif : Contrôler que tous les contrôles ont été effectués comme il se doit et que les programmes peuvent être clôturés en toute sécurité

42. Contrôle par l'Autorité de Certification 2007 – 2013 • Après avoir été traitées par le STC / l'AG, les demandes de paiement sont transmises à l'AC • L'AC certifie la légalité et la régularité des dépenses déclarées à la Commission • Intermédiaires et finales • L’AC fonctionne indépendamment de l'AG et de l'AA • L'AC assure la fiabilité du travail de l'AG • L'AG informe l'AC des procédures utilisées pour : • Vérifier la livraison des produits et services co-financés et la réalité des dépenses demandées • Assurer la conformité avec les règles applicables • Maintenir la piste d'audit • Documents d‘orientation disponibles sur le contrôle effectué par l'AC

43. Audit – Contrôle de Deuxième Niveau 2007 – 2013 • Les réglementations établissent un nouvel organisme (l'Autorité d'Audit) pour superviser les exigences en matière d'audit du programme • Chaque EM impliqué désignera un représentant dans un "Groupe d'Auditeurs" pour chaque programme. Celui-ci assistera l'AA. • L'AA peut être autorisé à travailler pour l'ensemble du programme, sans groupe d'auditeurs.

44. Autorité d'Audit 2007 – 2013 • Tâches fixées dans les réglementations • Responsable des contrôles des systèmes et des contrôles d'échantillons pour les projets (actuellement Art. 10) • Doit présenter la Stratégie d'Audit pour le programme à la Commission dans les 9 mois suivant l'adoption du PO • Doit présenter un rapport de contrôle annuel chaque année

45. Contrôle de Deuxième Niveau et Autorité d'Audit AUTORITE D'AUDIT (Pays de l'AG) Auditeur national Groupe d'Auditeurs Contrôles du projet Contrôles du projet Rapport compilé Article 10 – Nouveau nom CONTRIBUTION Rapport annuel Article 13 – Nouveau nom Commission

46. Autorité d'Audit (1/4) Par rapport aux Groupes de Contrôle Financier aujourd'hui Principales responsabilités : • Aidée par un Groupe d'Auditeurs de chaque pays participant • Mis en place dans les 3 mois suivant l'approbation du programme • Présidé par l'AA • Développe ses propres règles ou procédures • S'assurer que les audits satisfont aux normes internationales d'audit et sont effectués sur un échantillon adéquat • Rédiger une Stratégie d'Audit pour le programme • Produire un Rapport de Contrôle Annuel incluant une Opinion sur l'utilisation des systèmes de gestion et de contrôle • Préparer et présenter la ‘déclaration de clôture’

47. Autorité d'Audit (2/4) AA (= Autorité d'Audit)AA + GA (=Groupe d'Auditeurs) Contrôle des systèmes Stratégie d'Audit Sélection d'un échantillon d'opérations Effectuer des contrôles Rapports partiels (nationaux) Rapports intégrés Rapports à la Commission L'AA est un organe de coordination pour les EM, un point de contact avec la Commission et généralement un auditeur de Contrôle de Deuxième Niveau dans l'Etat membre de l'AG

48. Autorité d'Audit (3/4) QUELQUES PROCEDURES DE BASE Commission Rapport d'audit annuel Rapport trimestriel sur les irrégularités Rapports administratifs Autorité d'Audit Etats membres Instructions Feed-back / suivi STC Rapports d'audit et recommandations Organisation des réunions et doc de support Documentation des projets Groupe d'Auditeurs

49. Autorité d'Audit (4/4) Questions à aborder lors de la mise en place del'AA: • Indépendance • Effectifs et flux de travail ? • Budget ? Et qui paiera? • Sous-traitance ou désignation d'un organisme public ? • Coordination avec les Contrôleurs de Premier Niveau ? • Rôle dans le suivi des problèmes identifiés ? • Fonction de conseil / de formation ? Les réponses dépendront de l'envergure du programme et de l'attitude des Etats membres participants.

50. Système de contrôle – Timing • Il ne peut pas y avoir de répétition de retards prolongés dans la mise en place des systèmes de contrôle et d'audit • Il est crucial d'être en place suffisamment tôt pour accompagner le développement et la réalisation du programme • Les paiements ne seront pas effectués sans que des systèmes corrects soient en place