ORIENTACI Ó N PARA CONSEJEROS Y DIRECTORES

1. ORIENTACIÓN PARA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRÍCULA SEGUNDO SEMESTRE 2004-2005 Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario de Mayagüez 28 de octubre de 2004

2. Proceso de Matrícula y Fechas • Planificación y programación de Horario Académico • Orientación Académica - 3 de noviembre al 2 de diciembre • Selección de Cursos y Secciones - 6 al 12 de diciembre • Impresión y envío matrículas por correo - 14 de diciembre • Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando lista de espera. Requiere validar alta - 28 de diciembre 2004 • Última vez que se usan las listas de espera. • Ajuste matrícula sin Listas de Espera. • Ajuste I, fuera RUM - 8 y 9 de enero de 2005 • Ajustes II, dentro y fuera RUM - 12 y 13 de enero de 2005

3. Proceso de Matrícula y Fechas • Pago de Matrícula - 14 de diciembre al 13 de enero • Pago en el Banco - 14 de diciembre al 4 de enero • Finanzas - 14 al 23 de diciembre de 2004 • Centro de Matrícula - 12 y 13 de enero de 2005 • Becado Confirma Matrícula - 14 diciembre a 14 enero Confirmación tardía - 15 al 28 enero de 2005 • Cancelación Matrícula - 13 de enero, luego de 4:00 PM • Matrícula tardía - 14 de enero de 2005 • Comienzo de clases - 18 de enero de 2005 • Cancelación final por no pago o no confirmar - 31 enero

4. Puntos Importantes • NOTAS Primer Sem. NO van por correo. Disponible en electrónico, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE. • Datos históricos en Internet(resumen - 3 años). • Todo curso tiene que tener % tarea asignada. • Laboratorios: Asignar 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS Instructor graduado = 99 %. • Viene pronto la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor tiene que tener cuenta en @uprm.udu • Cursos a capacidad máxima del salón (Decanos). • Cursos especiales: (Ver Boletín Informativo) - En línea (Internet) - Experiencias para el Desarrollo Comunitario

5. Puntos Importantes • Lista de Espera y validación de sus altas • Activasdurante el periodo deselección de cursos, yluego de remover cursosa estudiantes que nocumplen con requisitosdebido afracasoseste semestre. • NO activas en los periodos de ajustes de enero. • Permiten cambiossi hay espacios disponibles. • Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas. • Verlas en menú de HORARIO de los administradores. • Se requiere validar altas por listas de espera o se elimina ese curso matriculado.

6. Puntos Importantes Cursos Especiales: En Línea (Internet) • D= Distancia, 100% en Línea. No requiere presencia en salón. • H= Híbrido,80% en línea y 20% presencial en salón. • Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT. • Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria. • Profesor demuestra peritajepara dar curso en Línea. El curso ya debe estardiseñado y construidopara ofrecerse. • Directores y Decano apruebanpetición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.) • Adm Central y Senado Académico están revisando unas guías. • ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal

7. Puntos Importantes Curso Especial: Experiencias para Desarrollo Comunitario • INTD3995está atado a un curso. Se incluye aviso en pantallas de matrícula. Alta es voluntaria. • Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada. • Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa. • Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades. • Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos. • Información:www.uprm.edu/comunidades • Reunión la primera semana de clases.

8. Puntos Importantes • Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones • Remover automáticamente la sección de la matrícula del estudiante y se envía un correo electrónico. Luego departamento debe eliminar sección del HORARIO. • Permite cambios, evita conflicto con la lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica.Director puede solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones. Luego deben enviar correo al estudiante. • Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace laBAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo. • Se eliminó la carta a Registro.Vitácora indica que baja se hace desde cuenta que cierra la sección. Departamento guarda evidenciade estudiante afectado.

9. Puntos Importantes • Centro de Matrícula y Pago (12 y 13 de enero 2005) en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM. • Confirmar matrículaincluye Plan Médico RUM. • Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se le prepara cheque de libros). • No tiene el plan médico RUM. • Confirmación tardía: primeras 2 semanas de clase. • Cancelación final: matrícula tardía no pagada y la no confirmadaal 28 de enero. • Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico.Son las herramientas de comunicación.

10. ORIENTACION DE MATRICULA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRICULA SEGUNDO SEMESTRE 2004-2005 Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario de Mayagüez 28 de octubre de 2004

11. Proceso de Matrícula • Planificación y programación de Horario Académico • Orientación Académica • Selección de Cursos y Secciones • Ajustes matrículas y listas de espera por fracasos • Matrícula Segundo Semestre -Validar alta de la lista • Impresión y envío por correo de la matrícula • Ajustes Matrícula I –Fuera RUM. Sin las listas. • Ajustes Matrícula II – Dentro y fuera RUM . Sin listas. • Pago de Matrícula y Cancelación de Matrícula • Confirmar Matrícula los estudiantes becados

12. Programación del Horario • Planificación: Manejar recursos en todo momento (salón, profesor, estudiante y presupuesto). • No esperar a que el problema esté fuera de control. • La información es esencial. • Resumen de datos históricos en Internet. (Nuevo) • Departamento tiene los datos históricos de los pasados cinco años con la distribución de estudiante que aprueban y aquellos con D, F y W. • Menú de HORARIO provee horarios de cualquier semestre (1998 en adelante). • Analizar estudiantes matriculados este semestre en cursos requisitos, patrones % aprobación y fracasos.

13. Programación del Horario • “Roll Over” disponible (elimina, añade y modifica). • Comunicación entre departamentos evita conflictos (trabajo en grupo). • Departamento, cotejar sus currículos (cambio requisitos, cursos recientes, electivas, etc.) • Horario Académico: “RES” y “N”, SS múltiple, % tarea. Disponible por correo electrónico. • Todo curso tiene que tener % tarea asignada. • Laboratorios: 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS Instructor graduado = 99 %. • Viene la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor tiene que tener cuenta en @uprm.udu • Departamento, coteja oferta total de cursos y corrige antes de comenzar las orientaciones.

14. Orientación Académica • Instrucciones Generales y Flujograma distribuir al inicio del proceso. http://www.uprm.edu/matricula • Horario en Internet (actualizado), MI PORTAL COLEGIAL,HORARIO y ESTUDIANTE con telnet rumad.uprm.edu • Departamentos proveen la orientación a sus estudiantes. • Explicar las fechas y procesos importantes. • Currículo, electivas libres o técnicas, opciones, cursos no grado, no electivos, etc. Departamentos deben cotejarlo y actualizarlo, pero de acuerdo a lo aprobado. • NOTAS van en forma ELECTRÓNICA SOLAMENTE. • Explicar pantallas de matrícula y uso del correo electrónico. • Listas de espera:HAY QUE VALIDAR ESTAS ALTAS.NO activas en periodo de ajuste de enero. Sí a cambios en secciones con espacios disponibles. Remoción de casos en conflicto por 48 horas.

15. Selección de Cursos y Secciones • ESTUDIANTE (RUMAD) y MatriWeb (Internet) • Cursos al máximo de la capacidad. • Turnos en 3.5 díasy 3.5 días para atender conflicto • Ajustar capacidad, atender listas de espera y hacer cierre de secciones, si fuera necesario (ver calendario de trabajo para fechas críticas). • Instrucciones: estudianteconfirma lectura individual y es responsable de cumplir con lo allí indicado. • Resumen de instrucciones generales • Pantalla de matrícula, manejo de requisitos, cursos especiales, confirmar, validar y mensajes. • Resalta puntos importantes.

16. Selección de Cursos y Secciones • LISTA DE ESPERA ELECTRÓNICA -MatriWeb. • Activada sólo en cursos llenos totalmente. • Se entra si cumple con los requisitos. • Activasen Selección de Cursosyluego deremover cursosa estudiantessin requisitosdebido a fracasos. • Permitirán cambio de sección, si hay espacios. • Remover casos luego de 48 horas en conflicto. • Hay que validar la alta de la lista. • Ver las listas por el menú de Horario en RUMAD. • NO activas en los periodos de ajustes. • Salir voluntariamente de lista, si no desea curso. • Lea boletín informativo.

17. Selección de Cursos y Secciones • CORREO ELECTRÓNICO para estudiantes y administradores. La comunicación es esencial. Coteja a diario, hay mensajes importantes. • Envío de correos a grupos de estudiantes por departamento o facultad se hace con la nueva herramienta del Centro de Cómputos. • Secciones por cerrar, avisar al estudiante. Al vaciarse, debe eliminarlas del HORARIO para evitar falsas expectativas al estudiante. • Lea boletín informativo.

18. Puntos Importantes Cursos Especiales: En Línea (Internet) • D= Distancia, 100% en línea y no requiere presencia en salón. H= Híbrido,80% en línea y 20% presencial en salón. • Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT. • Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria. • Profesor demuestra peritajepara dar curso en Línea. El curso ya debe estardiseñado y construidopara ofrecerse. • Directores y Decano apruebanpetición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.) • ¿Dudas? Consulte IDEAL, www.uprm.edu/ideal • Adm. Central y Senado Académico están revisando unas guías.

19. Puntos Importantes Curso Especial: Experiencias para Desarrollo Comunitario • INTD3995está atado a un curso. Se incluye aviso en pantallas de matrícula. Alta es voluntaria. • Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada. • Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa. • Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades. • Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos. • Información:www.uprm.edu/comunidades • Reunión la primera semana de clases.

20. Puntos Importantes • Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones • Remover automáticamente la sección de la matrícula del estudiante y envía un correo electrónico. Luego el departamento debe eliminar la sección del HORARIO. • Permite cambio, evita conflicto con lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica.Director puede solicitar al Decano relocalizar estudiantes en otras secciones y luego deben enviar correo electrónico a los estudiantes. • Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace laBAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo. • Se eliminó la carta a Registro.Vitácora indica que la baja la hizo la cuenta que cierra la sección. Departamento guarda la evidencia de los afectados.

21. Actividades en Diciembre 2004 • Selección de cursos y secciones (6 al 12/12/04). • Imprimir matrícula. Envío por correo, 14/12/2004. • Termina entrega notas (23/12/2004). • Notas disponibles por computadora desde 28/12/04. (NO VAN POR CORREO). • Eliminación de cursosen matrículas ylistas de espera que se afectan por fracasosen cursos requisitos tomados este semestre. • Listas de espera se usan luego del ajuste por fracaso. Hay que validar esas altas. • Pago de matrícula en Finanzas desde 14/12/2004 y en en el Banco Popular. No usar TELEPAGO.

22. Ajuste Matrícula: Segundo Semestre • Matrícula usandoESTUDIANTE y MatriWeb. • Hay que validar altas del ajuste por fracasos. • I – Fuera del RUM, por RUMAD o Internet (8 y 9 enero 2005) NO hay listas de espera. Tener capacidad al máximo. • II – En el RUM y afuera. (12 y 13 enero 2005) Consejeros en la oficina. NO listas de espera. • Confirmar matrícula los becados. Pago en el Centro de Pago es simultáneo con periodo de ajuste. • Continúa proceso de cerrar y eliminar secciones.

23. Pago de Matrícula • Oficina de Finanzas (14 al 23-diciembre) • Banco Popular (14-diciembre a 4-enero-2005 PROMOCIONARLO.NO usar TELEPAGO. • Centro de Pago (12 y 13-enero 2005) en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM. • Cierre: jueves, 13-enero-2005, 4:00 PM y se cancelan matrículas por falta de pago. • Recordar confirmación de los becados. • Esperamos alrededor de 6,000 estudiantes pagando y otros 6,000 becados confirmando.

24. Confirmar Matrícula (Becados) • Periodo del 14-diciembre-2004 al 14-enero-2005. • Confirmar tardíamente hasta 28 de enero de 2005. • Confirmar incluye al Plan Médico del RUM. • Muy importante para los becados y balance de pago = cero. Un 94% confirmó a tiempo. Debe ser 100%. • Estudiante con un pago pendiente confirma al pagar. • Becados confirman por MatriWeb, ESTUDIANTE o consejeros. • Matrícula concluye cuando el estudiante imprime la matrícula, y hace el pago total o confirma (si es becado de balance cero).

25. Cancelación de Matrícula • Cancelaciones son sólo por falta de pago el 13 de enero de 2005. • Envío de correo electrónico a cada estudiante con resultado de matrícula con o sin problemas. • Periodo matrícula tardía: 14-enero-2005 • Listas de espera inactivadas, sólo ver. • Concluir proceso de cerrar y eliminar sección. • Cancelación final por no pago o no confirmar el 31 de enero de 2005.

26. Comienzo Clases: 18-enero-2005 • Listas a enviarse por correo electrónico o papel: • Estudiantes con matrícula cancelada. • Estudiantes sin requisitos de curso matriculado. • Estudiantes en probatoriacon menos de 9 cr. ó más de 15 cr. matriculados. • Listas en papel: Estudiantes matriculados en los cursos. Indentifican casos sin los requisitos. • Decir a profesores que indiquen a sus estudiantes que cotejen su correo electrónico. Allí tienen mensajes sobre el resultado de su matrícula.

27. Primera Semana de Clases • Accesos al sistema de matrículasegún indicado en el Calendario de Trabajo. • Cierre de secciones: Cumpla con las fechas críticas y procedimiento diseñado para esto. • Localizar estudiantes y responder a listas enviadas por Registro a tiempo. • Completar confección y conseguir las firmas de los Programas Docentes. Adelantar trabajo usando GESTA.Tramitar compensaciones adicionales. • Corregir y completar información del horario en sistema (seguro social, salón, horario, etc.)

28. La matrícula es un proceso de trabajo en grupo. Todos debemos poner de nuestra parte. • El estudiante que dejamos de atender hoy, es otro estudiante que tendremos ante nosotros (con el mismo o más problemas) más adelante en el proceso. Oriéntalo, atiéndelo pronto y te lo ganas. • Necesitamos promocionar el proceso a todos los participantes. Ayúdanos. Gracias por su atención. ¿PREGUNTAS?