Extranet des collèges Guide d’utilisation des fonctionnalités de

1. Extranet des collèges Guide d’utilisation des fonctionnalités de la paye des intervenants de la D.A.E. Novembre 2006

2. Sommaire • Connexion à l’Extranet : Accès du responsable de site • Établissement • Fiches individuelles • Saisies des heures • Impression du relevé d'heures • Envoi des données

3. La connexion à l’Extranet passe toujours par une page d’authentification. Cette page est accessible à partir de l’adresse Internet suivante : http://colleges.hauts-de-seine.net Pour vous connecter, vous devez saisir l’identifiant et le mot de passe que vous avez déclaré à nosservices. Ces données sont confidentielles. (ex. Identifiant :michel.dupond@ac-versailles.fr Mot de passe : mdupond3) Page d’authentification

4. Dès que vous êtes connecté, avant de commencer la saisie, vous devez : • Cliquer sur le menu «Outils», • Cliquer sur «Options internet…» • Cliquer sur l’onglet «Connexion», • Cliquer sur l’onglet «Paramètres réseau»,

5. Sur cette page, vous devez vérifier que : • L’option «Détecter automatiquement les paramètres de connexion» est cochée. • L’option «Utiliser un serveur proxy pour votre réseau local» qui peut être cochée automatiquement, en fonction du paramétrage de votre ordinateur, soit désactivée.

6. Une fois connecté, vous arrivez sur le sommaire : Vie de l’établissement Actions éducatives Modalités administratives et financières Paye des intervenants Menu paye des intervenants

7. Les menus proposés pour le responsable de site : • Établissement • Fiches individuelles • Saisies des heures • Impression du relevé d'heures • Envoi des données

8. Cet écran permet de visualiser un tableau récapitulatif des droits ouverts par le Conseil général dans la convention PAL. Menu établissement

9. Cet écran permet de voir, d’ajouter, de modifier, de supprimer ou d’imprimer une fiche d’un intervenant ou l’ensemble des fiches. • Les intervenants de l’année scolaire dernière sont conservés en mémoire dans le menu déroulant «Liste des intervenants». Menu fiches individuelles

10. En cliquant sur le bouton « Imprimer», du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer la fiche individuelle qui est à l’écran. • Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression. Menu fiches individuelles

11. En cliquant sur le bouton «Imprimer toutes les fiches», du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer l’intégralité des fiches individuelles de votre site. • Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression. Menu fiches individuelles

12. En cliquant sur le bouton «Ajouter un intervenant», un formulaire vide s’ouvre. • L’ensemble des champs est à remplir. • Une fois que tous les champs sont remplis, le responsable de site doit valider en cliquant sur «Valider». Menu fiches individuelles

13. En cliquant sur le bouton «Modifier», un formulaire rempli avec les informations concernant l’intervenant s’ouvre. • Une fois que les modifications sont faites, le responsable de site doit les enregistrer en cliquant sur «Valider». Menu fiches individuelles

14. Si dans le menu déroulant «Liste des intervenants», il reste des intervenants qui ne travailleront pas pour le Conseil général, pendant l’année scolaire en cours, alors il faut sélectionner les fiches individuelles concernées puis les supprimer une à une, à l’aide du bouton «Supprimer».

15. Pour saisir les heures des intervenants, cliquer sur le menu «Saisie des heures» et sélectionner l’intervenant concerné à partir du menu déroulant «Liste des intervenants». • Cet écran permet de voir les heures saisies pour l’intervenant sélectionné. Le responsable de site peut également ajouter, modifier ou supprimer des heures, jusqu’aux dates limites, communiquées dans le dossier de gestion, pour chaque trimestre. Menu saisies des heures

16. Menu saisies des heures • En cliquant sur le bouton «Ajouter une nouvelle ligne», un formulaire apparaît en bas de l’écran, permettant de saisir dans un menu déroulant le «Type d’intervention» et le «Nombre d’heures ou de mois» travaillé.

17. Le responsable de site peut sélectionner une ligne du trimestre en cours, en cochant la case correspondante. Dès lors, il peut cliquer sur «Supprimer cette ligne» pour l’enlever, ou bien sur «Modifier cette ligne» pour faire apparaître un formulaire qui permet de la corriger. • Rappel : la suppression ou la modification éventuelle du relevé d’heures d’un intervenant n’est possible que sur letrimestre en cours et jusqu’à l’envoi des données au Conseil général. Menu saisies des heures

18. Si on clique sur le bouton «Imprimer», une nouvelle fenêtre s’ouvre avec un relevé d’heures saisies. • Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec Adobe reader et vous n’avez plus qu’à cliquer sur l’icône impression • Une fois imprimé, vous devez porter de façon manuscrite, le total heures et le total mois en toutes lettres. Et signer en apposant le cachet de l’école. Menu impression du relevé d'heures

19. Pour la validation et la transmission des données au Conseil général : • Cliquer sur le menu «Envoi des données». • Le relevé d’heures saisies est affiché pour une dernière vérification par le responsable de site. • Une fois la vérification terminée, le responsable de site peut valider, ce qui équivaut à une certification des services faits. Cela entraîne l’envoi des données au Conseil général. • Après la date limite de saisie, ou celle d’envoi des données, le responsable de site ne peut effectuer aucune modification jusqu’au trimestre suivant. Menu envoi des données