RH hacia el futuro

1. RH hacia el futuro Transparencia y Eficiencia DRH Diciembre 7, 2006

2. Introducción • I. Nuestro Personal • a. Conteo del Personal • b. Por Unidad Organizacional y Fondo • c. Por Nivel y Género • d. Por Edad • e. Por Región y Nacionalidad • f. Por Ocupación • II. Tipos de Contratos • (incluyendo Posiciones de Confianza) • III. RH hacia el Futuro • Planeación de la Fuerza de Trabajo • Reglas del Personal • Auditoría de Puestos • Reclutamiento y Selección • Administración del Desempeño • Capacitación • IV. Conclusiones DRH Diciembre 7, 2006

3. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Introducción • Objetivos clave del DRH para ayudar a asegurar el futuro de la Organización: • Administrar efectivamente la fuerza de trabajo y su presupuesto en el tiempo. • Aumentar la eficiencia y flexibilidad de los sistemas de personal. • Mejorar la satisfacción del personal. • Recortes del presupuesto al FR, aunados por incrementos del FE, llevaron a la descentralización en la gestión de prácticas de recursos humanos. • Reglas y reglamentos desactualizados han impedido una administración eficiente de los RH. • Estamos desarrollando enfoques alternativos que incrementen la responsabilidad y mejoren la utilización de los recursos del personal. • Los cambios para apoyar la Resolución del Presupuesto requieren de una Organización más transparente y eficiente. DRH Diciembre 7, 2006

4. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources I. Nuestro Personal (Pasado y Presente) DRH Diciembre 7, 2006

5. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources I. Nuestro personal a. Conteo del Personal 1995-2006 Al 30 de Noviembre de 2006 DRH Diciembre 7, 2006 DHR Dec. 7,2006 5

6. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources B. Por Unidad Organizacional y Fondo 672 Miembros del Personal al 30 de Noviembre de 2006 DRH Diciembre 7, 2006 • En el área de la SG, 3 de los 22 miembros del personal son personal de soporte en la residencia del Secretario General. 6

7. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources C. Por Género/Nivel Personal Por Nivel Personal por Género DRH Diciembre 7, 2006 7

8. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources C. Por Género/Nivel Profesionales: 434 DRH Diciembre 7, 2006 8

9. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Servicios Generales: 238 DRH Diciembre 7, 2006 9

10. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources D. Por Edad Edad Promedio en la OEA: 45 DRH Diciembre 7, 2006 10

11. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources E. Por Región y Nacionalidad Por Región de Nacimiento Por Nacionalidad/ Naturalizados * * Un total de 74 miembros del personal de alrededor del Hemisferio que se han convertido en ciudadanos Estadounidenses durante su periodo de trabajo en la OEA. DRH Diciembre 7, 2006 11

12. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources F. Por Ocupación DRH Diciembre 7, 2006

13. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Tipos de contratos en la OEA DRH Diciembre 7, 2006

14. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources II. Tipos de contratos en la OEA * Miembros del fondo de retiro y pensiones .(Fondo 412) ** Record de los profesionales locales, del personal de apoyo y de los asociados está incompleto en este momento DRH Diciembre 7, 2006

15. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Personal de Confianza Al 30 de Noviembre de 2006 Son aquellos funcionarios nombrados por confianza del Secretario General con la misión de desempeñar deberes y funciones relacionados a sus cargos. La duración del contrato de confianza depende del término del Secretario General. • Todas las Posiciones de Confianza son financiados por el FR. • Los 58 puestos equivalen al 8.6% del total del personal y al 11.3% del personal del Fondo Regular • Los administradores de posiciones de confianza manejan 672 empleados del FR y del FE, más 890 CPRs. • Siete son de Servicios Generales incluido el personal de la residencia del SG. • Seis son de P1 a P4 trabajando en su mayoría como asistentes ejecutivos o especialistas en diferentes áreas. • 45 de 58 (77.5%) empleados de confianza son D1s y D5s y gerentes principales. Equivale al 8.8% • del FR. DRH Diciembre 7, 2006 15

16. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources CPR’s por Area y Región CPR’s Naturales: Consultores externos contratados por la Secretaría General, paradesarrollar productos específicos o por tiempo determinado, bajo un contrato por resultados (también conocido como “CPR”). Los CPR’s no forman parte del personal de la Secretaría General y no gozan de los beneficios de empleados . El contrato de desempeño no crea una relación laboral entre la Secretaría General y la persona. DRH Diciembre 7, 2006

17. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources III. Llevando a los RH al futuro DRH Diciembre 7, 2006

18. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources III. Llevando a los RH al futuro Objetivos Clave: • Alinear la Fuerza de Trabajo con la visión a Largo Plazo de la Organización. • Aplicar un Reglamento de Personal claro, equitativo y transparente, que otorgue flexibilidad y valor agregado a la Organización. • Ejecutar auditorías eficientes de posiciones para alinear las habilidades y el grado con el puesto. • Asegurar la continuidad y el desempeño futuros revisando cada puesto y poniendo en práctica procesos de reclutamiento y selección eficientes y transparentes para atraer a personal calificado a la Organización. • Implementar un sistema de Administración de Personal ligado a los objetivos institucionales. • Expandir la capacitación para aumentar la eficiencia y mejorar la moral. DRH Diciembre 7, 2006

19. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources • A. Planeación de la Fuerza de Trabajo: • Administrar y controlar el crecimiento de los costos de contratación. • Alinear los recursos con las necesidades. • Responder efectivamente a las necesidades cambiantes. • Incrementar la eficiencia organizacional. • Implementar un plan de sucesión. • En los próximos 5 años el 25% de la fuerza de trabajo del FR se retirará. DRH Diciembre 7, 2006

20. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Retiros proyectados 2006-2011 DRH Diciembre 7, 2006

21. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources b. Reglamento de Personal • Eliminar inconsistencias. • Clarificar las responsabilidades y obligaciones del personal. • Hacer los beneficios de personal transparentes, así como su impacto en el • presupuesto. Acciones en proceso: • 10 Grupos Focales de retroalimentación (miembros del personal y la Asociación de Personal) trabajando para identificar aquellas reglas que impiden el trabajo, y requerimientos futuros que necesitan ser reflejados en los reglamentos. • Tener puntos de referencia con otras Organizaciones Internacionales. • Compilación de todos los documentos que tengan que ver con las Reglas de Personal. • Tener nuevas Reglas de Personal listas para ser revisadas por la CAAP y ser aprobadas en Mayo del 2007. DRH Diciembre 7, 2006

22. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources c. Auditorías de Puestos DRH Diciembre 7, 2006

23. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Auditoría de Puestos: Acciones en Proceso • Redefinición de descripciones de puesto e implementación de descripciones genéricas de acuerdo a las necesidades de la Organización. • Empleo de las Auditorías de Puestos como una herramienta efectiva de reclasificación. • Hemos desarrollado metodologías y procedimientos internos, incluyendo la participación de las áreas técnicas, para asegurar la transparencia y eficiencia, sin costo adicional para la Organización. • Las Auditorías Externas de Puestos son factibles, pero muy costosas. DRH Diciembre 7, 2006

24. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Acciones en Proceso : d. Proceso de Reclutamiento y Selección • Clarificar terminologías para evitar confusiones. Por ejemplo: El término de “puesto vacante” debería ser usado cuando una posición está actualmente vacante y abierta a concurso, y no cuando un funcionario está siendo reconfirmado en una posición. • Implementar nuevas fuentes de reclutamiento. • Mejorar el proceso de filtración utilizando aplicaciones en línea, a partir de febrero de 2007. • Redefinir el rol del Comité de Selección, incrementando su atención al género y a la representación geográfica. • Reforzar el papel del DRH como consultor y socio estratégico en el proceso de selección. DRH Diciembre 7, 2006

25. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources Acciones en Proceso : e. Sistema de Evaluación de Desempeño: • Implementar un proceso de Evaluación de Desempeño para aumentar la productividad y satisfacción laboral individual. • Desarrollar a empleados eficientes y calificados logrando resultados cuantificables alineados a los objetivos institucionales. • Estudiar y comparar con Organizaciones Internacionales (Benchmarking). • Desarrollo del sistema de TI. • Objetivos establecidos por Departamentos y Oficinas. • Entrenamiento para Supervisores y Empleados (entrevistas de evaluación). • Objetivos individuales establecidos para enero de 2007. • Evaluación de Desempeño bajo el nuevo sistema puesto en práctica en noviembre de 2007. DRH Diciembre 7, 2006

26. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources • El nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño resultará en: • Planes de Desarrollo Individual • Planes de mejora para personal de bajo desempeño • Plan de Carrera • Plan de Sucesión (identificar posiciones clave y posibles sucesores) • Promociones • Transferencias • Plan de Incentivos-reconocimiento DRH Diciembre 7, 2006

27. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources F. Entrenamiento: • 621 encuestas electrónicas fueron enviadas al personal acerca de propuestas de entrenamiento. • Basado en los resultados y necesidades administrativas, el DRH desarrolló un programa de entrenamiento para diciembre 2006 a julio 2007 que contiene 11 cursos: • Habilidades de Liderazgo: 60 miembros de personal en 4 sesiones • Habilidades de Comunicación y Negociación: 75 miembros de personal en 5 sesiones • Habilidades para la Toma de decisiones: 75 miembros de personal en 5 sesiones • Administración de Proyectos: 45 miembros de personal en 3 sesiones • Administración de Desempeño: obligatorio para todo el personal • El programa de entrenamiento continuará atendiendo otras necesidades que serán implementadas a mediados del 2007 . DRH Diciembre 7, 2006

28. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources IV. Conclusiones DRH Diciembre 7, 2006

29. Organization of American States Secretariat for Administration and Finance Department of Human Resources IV. Conclusiones • Nuestro objetivo es convertir a la Secretaría General de la OEA en un Organización del siglo 21 con un sistema de RH moderno. • Recursos Humanos está comprometido con los cambios actuales en la Organización y se hará responsable ante los Estados Miembros y la Secretaría, en tópicos que van desde representación de género hasta la manera en que están invertidos sus recursos. • Las prácticas pasadas están siendo meticulosamente examinadas para un mejor diagnóstico de los problemas que enfrenta la administración de RH y servir aún mejor a la Organización, en los años venideros. • Como resultado, DRH está ahora habilitado para poner en práctica procesos y procedimientos que incrementarán la eficiencia y transparencia y promoverán la confianza en sus sistemas administrativos. • Recursos Humanos debe ser un agente de cambio y un socio de negocios para la Organización y los Estados Miembros. DRH Diciembre 7, 2006