STANDART DOSYA PLANI

1. İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN - 2013 STANDART DOSYA PLANI

2. Kanun No: 3473 28 Eylül 1988Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: 19949Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında KanunTarih: 16/05/1988Yayımlandığı Resmi Gazete: Sayı: 19816Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik1991/17 sayılı ve 13/8/1991 tarihli Haberleşme Kodu Uygulaması ile ilgili Başbakanlık GenelgesiYayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı: 25658Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B.02.0.İGB-542-864 sayılı yazısı Milli Eğitim Bakanlığının İdari Birim Kimlik Kodu ile ilgili 2012/43 sayılı genelgesi EVRAK DOSYALAMA VE ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT

3. Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu, Tümleşik Dosya; Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı (Personel Dosyası, Dava Dosyası,Proje Dosyası vb.) Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini, Standart Dosya Planı; 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planını Tanımlar

4. İdari Kimlik Birim Kodu; Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki koddur. Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, Ortak Alan; Standart dosya planında 000-099 ve 600-999sayısal aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planlarını Tanımlar

5. Ana Hizmet Faaliyetleri; • Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları 100-599sayısalaralığındaki dosya planlarını Ana Dosya; • Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları Saklama Kodu; • Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodları ifade eder. Tanımlar

6. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırladı. 3 Ortak Alanlar(000-099 / 600-999) Kurumlar kendileri 1hazırlar2 100-599

7. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099sayısal aralığı kullanılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Standart Dosya Planının Uygulanması

8. Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir.(000-099 aralığı) STANDART DOSYA PLANI

9. 600-999 aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir

10. Dosya Planlarının 000-099ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan konuların ise kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içeriği unutulmamalıdır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

11. Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

12. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Örnek; Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen 147.04.02.00 dosya numaralı “Dershane Açılması” konulu bir yazının cevabı Müdürlüğümüzden 410.01.00.00 dosya numaralı “Özel Dershane İşleri” konulu bir yazı şeklinde olmalıdır. 147 Eğitim ve Spor Yapıları 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları

13. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

14. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI

15. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI Ana konular için 000 sayısal, birinci, ikincive üçüncü alt konular için 00 sayısal karakterler kullanılmıştır

16. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. • Örnek; • Sayı: 38421890-805.02.01/347 • A B C • A:İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası. Standart Dosya Planının Uygulanması

17. İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ BÖLÜM KODLARI

18. KURUM KODLARI

19. OKUL KODLARI

20. OKUL KODLARI

21. OKUL KODLARI

22. OKUL KODLARI

23. ÖZEL KODLAR

24. ÖZEL KODLAR

25. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 22698811-821.04.00.00[06]/345 • A B C • ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri) • 1.Alt Konu (Tur ve Gezi) • Narman Anadolu Lisesi 2.Alt Konu • 3.Alt Konu • (Anadolu Lisesi) • A:İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

26. Örnek -622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt) -724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) -050.02.04[54/351]:54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -641.04[2004/13]:2004/13 no’lu idari dava dosyası -903.07.02[C-46]:C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurtiçi Görevlendirmesi -604.02.03[TBAG-719]:TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi(izleme ve raporlama) -604.02.03/06[TBAG-719]:Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (istisna getirilen ayrımlar /) (kurumca özel önem arz eden özel kodlar [ ]) Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI

27. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 22698811-821.04.00.00/703 • A B C • ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri) • 1.Alt Konu (Tur ve Gezi) • Narman Anadolu Lisesi 2.Alt Konu • 3.Alt Konu • A:İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

28. Standart Dosya Planının Uygulanması • Sayı: 45796015-160.02.02.00[15]/224 • A B C • Özel Eğit.Reh.Ve Dan. Hiz. • Reh. Ve Dan. Hiz. • Reh. Programları • Anadolu Sağlık • Meslek Lisesi Anadolu Meslek Liseleri • A:İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

29. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 99420873-225.02.00.00/133 • A B C • 18 Mart Ortaokulu • Ödül ve Disiplin İşleri • Disiplin İşleri • A:İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

30. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı:51308614-903.03.02.01[A-2530]/612 • A B C • Aşık Sümmani • İlkokulu Personel Özlük İşleri • Terfi ve İntibak İşleri • İntibak İşleri • Hizmet Değerlendirmesi • A: İdari Birim Kimlik Kodu, Sicil No • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

31. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 68920670-198.03.01.00/796 • A B C • Halk Eğitim Merkezi • Eğitimle İlgili Defter,Dosya,Çizelge ve Belgeler • Sertifika,Kurs/Tamamlama ve Diğer Belgeler • Sertifika • A: İdari Birim Kimlik Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

32. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 58154890-746.01.02.02[LIFE IS A MEAL]/234 • A B C • Koyunören İO • AB-Türkiye Mali İşbirliği • IPA Katılım Öncesi Mali Araç • COMENIUS (Life is a meal) • Projeler • Proje Raporları • A:Birim Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

33. Standart Dosya Planının Uygulanması • Sayı: 93648958-315.02.00.00/AZ/123 • A B C • Salih Zeki Dilek İO • Kardeş Okul Uygulamaları AZARBEYCAN • Yurt Dışı • A:Birim Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

34. Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI • Sayı: 80677911-310.04.00.00[4-UÇF]/456 • A B C • YBO • Müsamereler,Yarışmalar • Festivaller 4.Uluslararası Çocuk Festivali • A:Birim Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

35. Standart Dosya Planının Uygulanması • Sayı: 81308105-105.01.00.00/419 • A B C • İlçe MEM • Okul,Kurum Açma,Kapatma,Devir,Ad Verme İşlemleri • Okul,Kurum,Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri • A:Birim Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası.

36. ÖZEL KODLAR

37. Standart Dosya Planının Uygulanması • Sayı: 57346727-903.05.01.00/334 • A B C • İlçe MEM • Personel Özlük İşlemleri • İzin İşlemleri • Yıllık • A:Birim Kodu, • B:Dosya Numarası, • C:Evrak Kayıt Numarası

38. SAKLAMA KODLARI

41. Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir. Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından her hangi birini ilgilendirmeyen yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır. Standart Dosya Planının Uygulanması

42. Faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak

43. Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100-599 sayısal aralığında dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar”(000-099/600-999)www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. Standart Dosya Planının Uygulanması

44. STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA

45. Üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar,o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişemediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır.Örneğin yıl içerisinde “Personel İşleri”ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda ”900 Personel İşleri” kodu ile açılacak dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900-929 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

46. Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında 100-599 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. “Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir. STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA

48. Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir.

50. Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.