BELEDİYELERDE STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

1. BELEDİYELERDE STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI Sunum Sedat TURAN İDE Yönetişim Eğitim ve Mevzuat Danışmanı 2013/İZMİR

2. Standart Dosya Planı Kamu kurum ve kuruluşlarında Başbakanlığın 24 Mart 2005 tarih ve 2005/7 sayılı Genelgesi ile gerekli uygulama çalışmalarına başlanmıştır. • Standart Dosya Planı ile Elektronik ortamda ve evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanının sağlanması amaçlanmıştır.

3. Bu konuda koordinasyon görevi Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne verilmiştir. • Ana hizmet birimlerine ilişkin dosya planı kamu kurum ve kuruluşları tarafından, yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait dosya planlarının da Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüştür. • Genel Müdürlük tarafından yapılan çalışmalar sonucunda Ortak Alanlara Ait Dosya Planı hazırlanmıştır.

4. Başbakanlığın 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu genelgesi 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış ve yayımı tarihinde ekleriyle birlikte yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. • Belediyeler hariç tüm Kamu kurum ve kuruluşları bu tarihte standart dosya planını uygulamaya başlamışlardır. • Adı geçen genelge ile belediyelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planı hazırlama yetkisi ise İçişleri Bakanlığına verilmiştir.

5. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 19.03.2007 tarih ve 04/234 sayılı genelgesiyle 09 Nisan 2007 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere belediyeler bünyesinde standart dosya planı uygulamasına geçilmiş bulunmaktadır. • Daha sonra istekler doğrultusunda 2009 ve 2012 yıllarında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından standart dosya planının ortak alanlar bölümü revizyona tabi tutulmuştur.

6. Standart dosya planı üç ana konu grubundan meydana gelmektedir. • Ana konu grupları aşağıya çıkartılmıştır. • - ANA HİZMET FAALİYETLERİ, • - DANIŞMA VE DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER, • - YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER, • Ana Hizmet Faaliyetleri kendi arasında bölümlere ayrılmaz.

7. Danışma ve Denetimle İlgili Faaliyetler kendi arasında 4 bölüme ayrılmıştır. Bunlar Sırasıyla; • - Araştırma ve Planlama İşleri • - Basın ve Halkla İlişkiler İşleri • - Hukuk İşleri • - Teftiş ve Denetim İşleri • Yardımcı Hizmetlerle İlgili Ana Faaliyetler ise kendi arasında 11 bölüme ayrılmıştır. Bu bölümler ise;

8. - Bilgi-İşlem İşleri • - Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği • - Emlak ve Yapım İşleri • - Eğitim İşleri • - İdari ve Sosyal İşler • - Tanıtım ve Yayın İşleri • - Mali İşler • - Özel Kalem ve Protokol İşleri • - Personel İşleri • - Satın alma ve Satış İşleri • - Güvenlik işleri, afet ve acil durum yönetimi ve Topyekün savunma sivil hizmetleri

9. Her ana konu grubu ayrı ayrı dosya kodu aralığından meydana gelmektedir. Dosya kod aralıkları aşağıya çıkartılmıştır. • - ANA HİZMET FAALİYETLERİ 300-349 dosya kodu aralığında • - DANIŞMA VE DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-679 dosya kodu aralığında • - YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-969 dosya kodu aralığında bulunmaktadır.

10. - Araştırma ve Planlama İşleri 600-619 Dosya kodu aralığında • - Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639 Dosya kodu aralığında • - Hukuk İşleri 640-659 Dosya kodu aralığında • - Teftiş/Denetim İşleri 660-679 Dosya kodu aralığında bulunmaktadır.

11. - Bilgi-İşlem İşleri 700-719 Dosya kodu aralığında • - Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği 720-749 Dosya kodu aralığında • - Emlak ve Yapım İşleri 750-769 Dosya kodu aralığında • - Eğitim İşleri 770-789 Dosya kodu aralığında • - İdari ve Sosyal İşler 800-819 Dosya Kodu aralığında • - Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839 Dosya kodu aralığında

12. - Mali İşler 840-869 Dosya kodu aralığında • - Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889 Dosya kodu aralığında • - Personel İşleri 900-929 Dosya kodu aralığında • - Satın alma ve Satış İşlemleri 930-949 Dosya kodu aralığında • - Güvenlik işleri, afet ve acil durum yönetimi ve Topyekün savunma sivil hizmetleri 950-969 Dosya kodu aralığında bulunmaktadır.

13. Her belediye 3 adet ana konu grupları ile alt grupları gösteren DOSYA PLANI İÇERİĞİ düzenlemek durumundadır. • Belediyeler bünyesinde dosyalama işlemlerinde uyulacak ve uygulanacak kurallar ise şunlardır. • 1- Standart Dosya Planındaki ana konu ve kodlar belediyeler tarafından kullanılabilecektir. Ancak birimler kullandıkları konu ve kodlar için dosya açacaklar, kullanmadıkları konu ve kodlar için dosya açmayacaklardır.

14. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı geldiğinde veya geldiği zaman açılacaktır. • 2- Gelen ve giden evrak olarak ayrı iki dosyalama yapılmayacak, gelen-giden tüm evraklar dosya konusu ve koduna göre ayni dosyada muhafaza edilecektir. • 3- Dosya planında yer alan konu kodları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. • 4- Planda koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel” i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konabilecektir.

15. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. • 5- Ayni konuya ait belgelerin çeşitli ayırımlar yapılması gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açabilecektir.

16. 6- Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan “evrak memurları” tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. • 7- Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da ayni dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.

17. 8- Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. • 9- Belediye hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. • 10- Birimler ayni konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Belediyeler, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere dosya planından sorumlu birim belirleyeceklerdir.

18. 11- Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlanıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada bekletilecek, işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilecek, asıl dosyasına konulacaktır. • 12- Yazılar ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

19. 13- Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan “Belediye ve birim adı”, “Birim kodu”, “Dosya numarası”, “Dosya adı”, ve “Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde belediye içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekler girişimlerde bulunacaktır. • 14- Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemesinin yanı sıra, arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleyecektir.

20. 15- Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının, o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmelidir. • 16- Belediye birimleri, asli faaliyetlerin yer aldığı bölümlerin dışında bulunan dosya konuları için, ayrı dosyalar açabileceklerdir.

21. Her belediye birimi kendi bünyesinde evrak kayıt ve dosyalama işlemlerinden sorumlu en az bir personel görevlendirecektir. • Her belediye standart dosya planını web sitesinde yayınlayacaktır. • Bu sayede, kullanıcılar tarafından belediyenin güncel dosya planının takip edilmesi ve kullanılması sağlanmış olacaktır.

22. Ayrıca, 26 Aralık 2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” nin 15 nolu standardı “Kayıt ve Dosyalama Sistemi” başlığını taşımaktadır. • Bu standart; belediyeler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Şeklinde tanımlanmıştır. • Standardın genel şartları ise aşağıdaki gibidir.

23. 15.1- Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile belediye içi haberleşmeyi kapsamalıdır. • 15.2- Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. • 15.3- Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. • 15.4- Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

24. 15.5- Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. • Belediyenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. • Standart Dosya Planı sisteminin kurulması ile Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin 15 nolu standardı için gerekli düzenlemeler yapılmış olacaktır.

25. Teşekkür ederim.