Master2 MIAGE 2012-2013 Etudiants: CAO Zhengyi zenithyi@gmail

1. Management de projets d’évolution de Système d’Information Master2 MIAGE 2012-2013 Etudiants: CAO Zhengyi zenithyi@gmail.com GUO Liyu xifengsui@gmail.com CHI Dung-Le cdung.le92@gmail.com WANG Yue yue.wang1120@gmail.com

2. Sommaire • Contexte du projet d’évolution SI comptable et financier • Objectifs du projet • Bénéfices attendus du projet • Facteurs clé de succès • Périmètre du projet • Choix de progiciel • Equipe projet et Structures de pilotage • Charges et Budget du projet • Planning du projet • Comment maîtriser et anticiper les risques associés

3. 1. Contexte du projet • Notre société, spécialisée dans le secteur biotechnologie, réalise un CA de 20 Md€. Nos effectifs globaux sont de 50000. • Notre société, siégée en France, contrôle 3 filiales. • Notre société a besoin de plus en plus dans le domaine comptable et financier d’effectuer la consolidation à travers ses filiales, l’analyse de gestion et le pilotage financier. • Nos systèmes comptables actuels ont atteint leurs limites et ne permettent plus d’y répondre. • Nos effectifs de la fonction comptable se chiffrent à 700 répartis : • Au siège : 350 personnes • Dans les Filiales : 350 personnes « Remplacer nos systèmes comptables actuel par un nouvel outil ERP est devenu un enjeux stratégique pour la société pour être plus performance et apporter un avantage concurrentiel dans une économie mondiale en évolution permanente. »

4. 2. Objectifs du projet • Notre projet SI comptable et financier a pour finalité la mise en œuvre des stratégies et politiques de notre société concernant notamment le domaine comptable et financier. • Il doit nous permettre de : • Doter d’outils de pilotage performants • Optimiser l’efficacité de la fonction comptable • Améliorer les méthodes de travail pour une meilleure compétitivité (réactivité, fiabilité, visibilité, etc.) • Harmoniser les systèmes et les procédures comptables pour l’ensemble des filiales de la société • Enfin, le projet SI doit créer de la valeur pour notre société.

5. 3. Bénéfices attendus du projet Un système ERP comptable financier unique, évolutif, modulable Gains de productivité Evolution rapide et maitrisée vers de nouvelles fonctionnalités Réduction des coûts de développement informatique Standardisation, harmonisation entre filiales Créer Valeur Disposer en permanence de processus fils Accélération du processus de prise de décision Disposer l’information en temps réel Apport de la mise à niveau avec l’état de l’art du marché

6. 4. Facteurs clé de succès • Contribution au Business • Optimiser l’efficacité de la fonction comptable • Harmoniser et simplifier les processus  • Aspects Humains • Adhésion et facilité aux utilisateurs • Répondre aux besoins des utilisateurs • Performances des Processus et de l’Organisation • Cahier des charges précis, complets et validés • Vision claire des objectifs à moyen et long terme

7. Facteurs clé de succès • RentabilitéFinancière • Maîtriser les coûts • Meilleure utilisation des Ressources • Prise en compte du Futur • Evolution technique • Cohérence avec notre système actuel • Qualité des outils et des Prestataires • Usage de technologies modernes

8. 5. Périmètre du projet Périmètre géographique : France Effectifs de la fonction comptable: • Siège à Paris • 350 personnes • Filiale 1 à Nantes • 150 personnes • Filiale 2 à Cannes • 100 personnes • Filiale 3 à Montpellier • 100 personnes

9. Périmètre du projet Périmètre fonctionnel : • Comptabilité générale et analytique • Saisie des écritures • Validation et imputation des écritures • Traitement de gestion multidevises • Répartition analytique • Clôtures comptables et clôtures de gestion • Comptabilité client et facturation client • Processus de facturation • Processus d’encaissement • Comptabilité fournisseur • Processus de paiement • Processus de suivi fournisseurs

10. 6. Choix de progiciel Cahier des charges Consultation des fournisseurs Préparation de la mise en oeuvre

11. Choix de types d’ERP

12. Tableau comparatif des progiciels 1/2

13. Tableau comparatif des progiciels 2/2

14. Tableau de synthèse

15. Solution retenue

16. 7. Equipe projet et Structure de pilotage Comité directeur Comité de pilotage Comité de projet Experts Equipe projet

17. Acteurs du projet Direction Générale Présente sur les grands ou très grands projets Commanditaire du projet Maîtrise d’ouvrage Acteurs Projet Maîtrise d’oeuvre Responsable de la réalisation des travaux

18. Acteurs du projet • Présente sur les grands projets • Définir et communiquer le business model • Assigner les objectifs, définir les coûts et les délais • Mettre à disposition les ressources nécessaires La Direction Générale

19. Acteurs du projet La Maîtrise d’ouvrage

20. Acteurs du projet LaMaîtrise d’oeuvre

21. 8. Charges et Budget du projet Budget: 350 000 000 euros Charge (€) :

22. 9. Planning du projet (Macro) Diagramme de Gantt (Phases) Conception Générale -Processus cibles -Règles gestion majeures -Identification écarts -Scénario mise en œuvre -Chantier organisation Conception Détaillée Déploiement Réalisation -Mise en place de l’organisation Suivi de projet et conduite du changement

23. Planning du projet (Macro) 1/2 Diagrammede Gantt (Détaillé Page 1/2)

24. Planning du projet (Macro) 2/2 Diagrammede Gantt (Détaillé Page 2/2)

25. 10. Comment maîtriser et anticiper les risques associés ? Solutions envisageables Principalesdifficultés Discussion Causes essentielles Techno-logie Décision Projet

26. Principales difficultés • Actuelles • Ecarts au progiciels • Budgets élevés et souvent dépassés • Dérapage des délais de mise en œuvre • Rejet de utilisateurs • Futures • Rentabilité difficile à trouver • Manque de flexibilité • Dépendance à l’égard du prestataire Principalesdifficultés

27. Causes essentielles: Décision • Les décisions d’investir sont souvent prises sur le base d’une analyse ignorant certains éléments essentiels du dossier. • Mauvaise définition du périmètre de l’applicatif • Ignorance par le Maître d’Ouvragede l’importance et de la nature de son rôle • Méconnaissance des enjeux Causesessentielles Techno-logie Décision Projet

28. Causes essentielles: Projet • Le management de projet est souvent insuffisant, il est à l’origine d’une partie des difficultés: • Organisation de projet défaillante • Ne pas impliquer les opérationnels • Conduite du changement réduite aux seuls aspects formation Causesessentielles Techno-logie Décision Projet

29. Causes essentielles: Technologie • La technologie retenue est souvent complexe et les compétences sont rares • L’intégration dans l’environnement informatiques est compliquée • Les informaticiens sont appelés à jouer un nouveau rôle • L’infrastructure est complexe et coûteuse à gérer La technologie utilisée est mal maîtrisée: Causesessentielles Techno-logie Techno-logie Décision Projet

30. Solutions envisageables • Cinq dimensions à prendre en compte à chaque étape du projet: • Décision • Stratégie/organisation • Gestion du projet • Technique • Accompagnement du changement Solutions envisageables

31. Solutions envisageables Exemple : à chaque étape du projet Axe stratégique Axe de gestion Exécution du plan Test du plan Plan Objectifs Risques Avant-projet Définition Conception Réalisation Test Mise en service Évaluation Axeopérationnel

32. Solutions envisageables Exemple : Chaque dimension nécessite un ensemble d’actions Décision Stratégie/organisation Projet Projet Technique Conduite Définition du profil des acteurs Désignation des acteurs de la phase Négociation de leur disponibilité avec leur hiérarchie Mise au point du formalisme des documents Gestion Mise au point du système d’information Validation du système d’information Définition de l’organisation de validation du cahier d’objectifs Changement

33. Solutions envisageables Cibler la démarche • Evaluer et orienter l’organisation Planifier le changement • Mettre en oeuvre le changement Pérenniser le changement La conduite du changement s’effectue tout au long du projet, en parallèle avec les étapes de la mise en œuvre du projet ERP.

34. Merci !