Classificação de Documentos

1. Classificação de Documentos Renato Tarcísio Barbosa de Souza - UNB

2. O conceito de classificação na literatura arquivística As bases do processo classificatório em Arquivística são intuitivas. Estão no status da arte. • A classificação dos documentos arquivísticos ocupa um espaço dentro do saber intuitivo e instrumental; • Não existe instrumentalização que não seja sustentada por bases teóricas e/ou metodológicas.

3. A classificação e seus ângulos

4. Classificação • Classificar é uma atividade humana; • Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação; • Não há uma classificação absoluta a ser descoberta; • Não descobrimos, mas elaboramos classificação.

5. Para Jorge Luís Borges os animais dividem-se em: • a) pertencentes ao imperador; • b) embalsamados; • c) amestrados; • d) leões; • e) sereias; • f) fabulosos; • g) cães soltos; • h) incluídos nesta lista; • i) que se agitam como loucos; • j) inumeráveis; • k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo de camelo; • l) que acabam de partir o jarrão; • m) que de longe parecem moscas.

6. Classificação Científica dos Seres VivosLineu (1735) Reino (Animalia) Filo (Chordata) Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Família (Giraffidae) Gênero (Giraffa) Espécie (Girafa e Ocapi)

7. ClassificaçãoTabela Periódica de Elementos QuímicosMendeleev (1869)

8. Os princípios de classificação • a classificação é uma representação da realidade e como tal uma aproximação. É necessário definir níveis de tolerância; • Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão exaustiva que será capaz de englobar tudo); • Provisoriedade.

9. Característica ou Princípio de Classificação • Há tantas possibilidades de classificar quantas forem as semelhanças e diferenças existentes entre os objetos a classificar;

10. coleção de livros • Dividindo pela característica ou princípio Tamanho: • Livros de 20 centímetros; • Livros de 30 centímetros; • Livros de 40 centímetros. • Dividindo pela característica ou princípio Cor: • Livros azuis; • Livros vermelhos; • Livros marrons.

11. coleção de livros • Dividindo pela característica ou princípio Língua do Texto: • Livros em inglês; • Livros em francês; • Livros em português. • Dividindo pela característica ou princípio Assunto: • Livros sobre matemática; • Livros sobre física; • Livros sobre química.

12. Os princípios de classificação • a classificação persegue um objetivo; • a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);

13. Os princípios de classificação • a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão; • o princípio de classificação é natural quando é o mais adequado (aproximado) ao conjunto; Princípio de Classificação: Sexo

14. Os princípios de classificação • a característica (princípio) de divisão deve produzir no mínimo duas classes;

15. Os princípios de classificação • podem existir quantas características (princípios de divisão) quantas forem necessárias, mas apenas um princípio de divisão deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses; Princípio de classificação: Faixa Etária Princípio de classificação: Sexo

16. Referência Cruzada Dois princípios de classificação Sexo e Faixa Etária

17. Os princípios de classificação • a relação entre os vários níveis (relação entre os conceitos) não pode se resumir ao modelo gênero/espécie;

18. Relações entre Conceitos • Relação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.

19. Relações entre Conceitos • Relação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre um todo e suas partes.

20. Relações entre Conceitos • Relações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos. Produção → Produto → Produtor → Comprador

21. Os princípios de classificação • as divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;

22. Os princípios de classificação • a classificação deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima;

23. Os princípios de classificação • a classificação tem como resultado um produto: o instrumento de classificação.

24. Plano de ClassificaçãoEstrutura de Árvore Nível 1 Unidade de Classificação: conjunto de documentos reunido de acordo com um critério ou princípio de classificação. Nível de Classificação: os vários graus de divisão do instrumento de classificação. A posição da unidade de classificação em relação ao conjunto.

27. Arranjo x Classificação • a confusão terminológica entre os dois termos (arranjo e classificação) expõe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que não existe; • trata-se apenas de fases de um mesmo processo; • o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades. Novos usos vão sendo agregados; • questão a ser resolvida por uma outra função arquivística: a descrição.

28. Assunto x Função • As funções são atribuições próprias ou naturais de uma organização; • Os assuntos são divisões artificiais, ligados às áreas do conhecimento humano, são as matérias de que tratam os documentos; • A confusão se estabelece por contarmos com palavras idênticas para designar a função e o assunto. Por exemplo: Saúde pode significar área administrativa de um Governo ou o tema, a matéria “saúde”, mas, se, enquanto tema poderá estar presente em diversos fundos, enquanto função está ligada aos órgãos ou setores que a desempenham.

29. Processo de Organização dos Documentos de Arquivo Três conceitos

30. Classificação de Documentos de Arquivo “Determinação das categorias ou dos grupos entre os quais devem ser distribuídos logicamente e sistematicamente os dossiês em grupos ou categorias de assuntos segundo uma ordem para facilitar a utilização”.

31. Processo de Organização dos Documentos de Arquivo Três conceitos Ordenação “é a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação”

32. Processo de Organização dos Documentos de Arquivo Três conceitos Arquivamento “é a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.”

33. Ordenação A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos documentos

34. Métodos de Ordenação • Ordenação alfabética– seqüência das letras do alfabeto; • Ordenação cronológica – sucessão temporal (data); • Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.); • Ordenação numérica – seqüência numérica atribuída aos documentos.

36. Classificação de Documentos de Arquivo A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento; Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a organização da documentação

37. Instrumento de Classificaçãodenominações • Plano de classificação; • Quadro de classificação; • Quadro de arranjo; • Código de classificação; • Arranjo; • Tabela de classificação; • Sistema de classificação; • Esquema de classificação.

38. Instrumento de Classificaçãodenominações • Quadro – 17 significados, nenhum deles traduzem com perfeição as características do instrumento; • Tabela – tem o sentido de rol, de uma lista. A noção de estrutura não é muito clara; • Código – “sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em correspondências ou comunicações”; • Plano – aparece com o sentido de representação gráfica da estrutura ou da organização de algo.

39. Código “Conjunto de símbolos que, mediante convenção, representam um dado” O objetivo da codificação é operacionalizar o processo de classificação, transformando termos (títulos das unidades de classificação) em símbolos para agilizar a classificação, ordenação e arquivamento dos documentos.

40. Código • Código Decimal de Dewey; • Bloco-Numérico de origem canadense; • Alfanumérico; • Numérico. • o método de codificação é um tema acessório dentro do processo classificatório. • Ele somente ganha importância quando limita a construção intelectual do esquema de classificação.

41. Plano de ClassificaçãoDenominação das Unidades de Classificação Deve ser representativa do conteúdo da unidade de classificação (mnemônica) A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é transformado em substantivo. Exemplo: Subfunção: Controle de bens patrimoniais estrutura substantivada Atividades: Cadastro e Chapeamento(de bens patrimoniais) Registro de movimentação (de bens patrimoniais) Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais) Relação de subordinação Relação de coordenação

42. Classificação de Documentos de Arquivo Busca pelos princípios que norteiam a elaboração de um Plano de Classificação

43. Princípios Arquivísticos • Princípio de Respeito aos Fundos (Proveniência) • Princípio da Ordem Original

44. Princípio de Respeito aos Fundos(Proveniência) “os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”

45. Princípio da Proveniência Patrimônio Documental Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo

46. Fundocritérios de identificação(Michel Duchein, Canadá e Austrália) • uma identidade jurídica; • um mandato oficial; • uma posição hierárquica definida; • um vasto grau de autonomia; • estrutura; • sistema de gestão dos documentos.

47. Princípio da Proveniência Fundo de Arquivo 1º Princípio de Classificação

48. Princípio da Ordem Original não é a ordem física que os documentos tinham no setor de trabalho; é o respeito à organicidade; é a observância do fluxo natural e orgânico com que foram acumulados os documentos.

49. Princípio da Ordem Original Arquivo Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função Função

50. Qual o papel do Plano de Classificação na preservação da Ordem Original?