Gestão de Documentos I

1. Gestão de Documentos I Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 4

2. Gestão Documental • Desenvolvimento da História da Arquivologia: • Revolução Francesa: • Princípio de Procedência ou proveniência (1848 – Natalis de Wailly) • “Agregar documentos por fundos, isto é reunir todos os tí-tulosprovenientes de um corpo de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos” • Integridade externa dos acervos no que concerne a separa-çãode diferentes conjuntos documentais.

3. Gestão Documental • Desenvolvimento da História da Arquivologia: • Princípio da ordem interna ou da ordem original: (1898 - Manual dos Arquivistas Holandeses) • “O sistema de organização dos documentos deve basear-se na organização primitiva do fundo de arquivo que corres-ponde em linha gerais a organização da administração donde é proveniente.” • A ideia de um documento de arquivo apenas quando ingressa nas instituições de arquivo. • A eliminação, quando ocorria, não era da responsabilidade do arquivista. Guarda de documentos considerados históricos.

4. Gestão Documental • Até início do século XX predominava a Arquivís-tica ligada a história. • Desenvolvimento da His-tória positivista e sua entrada nos arquivos e começando a organizar de acordo com suas neces-sidade de pesquisa. • Desenvolvimento de algumas técnicas utiliza-das na Arquivística tendo como base também a biblioteconomia . • As instituições arquivísti-cas desafiadas a alterar seu prfil, rompendo com a função exclusiva de guarda e acesso à docu-mentos históricos.

5. Gestão Documental • Diferenciava, de país para país os graus de inter-venção dos arquivos nas instituições produtora de documentos. • Primeiras discussões: • Hillary Jenkinson: • Os documentos de arquivos são apenas os de suporte pa-pel; • Preocupado com os arquivo históricos e na necessidade de prestar serviços arquivísticos à produção históriográfica; • Ser arquivista é produzir soluções políticas e técnicas para preservação da história. • A eliminação é um trabalho da administração e não do ar-quivista

6. Gestão documental • No período entre guerras outra preocupação passa a caracterizar a arquivís-tica: A Avaliação documental • Complexificação do Esta-do e aumento exponen-cial da produção de do-cumentos. • Cada país trata de enca-rar o tema: • Inglaterra Public Record Office Act (1877); • Alemanha estabeleci-mento de 3 parâmetros: idade conteúdo e posição hierárquica da entidade produ-tora. • Teorização sobre os valor dos documentos.

7. Gestão Documental • A ‘Explosão documental’ amplia os problemas: • Pessoal, equipamentos, edifícios; • Caráter pragmático: satu-ração dos depósitos de ar-quivo s‘históricos’; • Fazer avaliações e elimina-ções dos documentos

8. Gestão Documental • Desenvolvimento no EUA da Administração Científica: • Aplicação de métodos cientí-ficos à administração para garantir a consecução de seus objetivos com a máxima pro-dução e o menor custo; • Eficiência: capacidade de obter melhores resultados com menores recursos; • Eficácia: fazer o que é preciso para se atingir os objetivos. (Fazer a coisa certa da forma certa) • Produtividade • Criação de comissões para avaliar as formas de produ-ção, tramitação e armaze-namento dos documentos = subsídios para a gestão dcumental. • Comissão Hoover(1950): situação crítica de docu-mentos (Federal Record Act) • Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis(1970): ex-cesso de formulários e infor-mação dispersa. (PaperworkReductionact)

9. Gestão Documental • Record Management program forma a base para a gestão de documentos nos EUA • Conceito de ciclo de vida; • Programa de ação continuada; • Controle da gestão; • Especialização de quem a praticava • Controle da produção documental, a racionali-zação das eliminações e conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda inter-mediária; difusão de manuais de procedimentos. (Indolfo, 2007)

10. Gestão Documental • Na Arquivística o primeiro profissional a fazer re-ferência ao ciclo vital dos documentos foi Philip C. Brooks: • “(...) reconhecia a necessidade dos arquivistas desvi-arem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida.(Indolfo, 2007)” • Neste ambiente Theodore Schellenberg (1950) desen-ve uma teorização própria sobre o valor do documen-to: • Valor primário – para entidade produtora • Valor secundário – para a investigação (valor de prova e de informação)

11. Gestão Documental • Valores de Prova: • Organização e funcionamento da instituição; • História da instituição (origem, desenvolvimento e encer-ramento); • Usos históricos; • Valor de informação: • Unicidade: a informação não pode ser encontrada em outras fontes; • Forma: concentração de informação nos documentos; • Importância: deve ser julgado depois dos critérios de uni-cidade e forma.

12. Gestão Documental • Record Management e Teoria das 3 Idades • Criação americana traduzida como Gestão Docu-mental: visa a intervenção da administração Arqui-vística logo na primeira idade dos documentos, na fase de produção e tramitação. • A gestão documental afirma-se como uma nova área distinta da Arquivística e com estrito vínculo com a administração. • Record management x Archivist = criação de profissionais separados e atuações separadas • Base para criação da Teoria das 3 Idades.

13. Gestão Documental • Pré-arquivagem: • Designar o tratamento dados aos documentos durante o período de tempo entre sua retirada dos serviços produtores e sua incorporação aos arqui-vos ‘históricos’. • O sentido terminológico esta superado na Arquivís-tica nacional, tendo em vista a entrada da teoria das Três Idades. • Teoria das 3 Idades: • Atividades inerentes ao arquivistas nas 3 fases de vida do arquivo:

14. Gestão Documental • Obs.: • Não se pode falar de gestão documental como con-ceito único e de aplicação universal, mas de diversida-de que se produziram com as práticas em diferentes países. • “Nenhum modelo é exportável tal qual fora no seu próprio contexto” (Duchein, 1993)

15. Gestão Documental Conceitos: Todas as funções e processos que se aplicam aos documen-tos ao longo de sua vida para garantir sua produção, auten-ticidade, integridade, conser-vação, fiabilidade e sua dispo-nibilidade. (Herrerra, 2011) Implementação de um con-junto de medidas que visam a racinalização na constituição, avaliação, aquisição, organiza-ção, conservação e comunica-ção dos arquivos (Dicionário de terminologia Arquivística, Lisboa) • Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.(Dicionário Brasileiro de Arquivologia/Lei 8.159) • Domínio da gestão adminis-trativa geral com vista a asse-gurar a economia e eficácia das operações desde a cria-ção, manutenção e utilização final dos documentos (RAMP – UNESCO).

16. Gestão Documental • Conceitos: • Conjunto de medidas e rotinas visando a racionaliza-ção e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. (Dicionário de Termi-nologia Arquivística, 2010) • Área da administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos. (DictionaryofarchivalTerminology – CIA) • Controle sistemático e administrativo dos documen-tos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficiência e economia na sua criação, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação. (Pearces-Moses, 2005)

17. Gestão Documental • ISO 15.489 • Primeira norma internacional tipo ISO que trata dos processos que garantem um sistemático con-trole da produção, uso, manutenção e eliminação de documentos.