Download
1 / 28
E N D
Chapter 10 ภาพรวมของกระบวนการในระบบ ERP
บทนำ กระบวนการหลักทางธุรกิจ โดยสามารถแบ่งได้เป็น 6 กระบวนการ ได้แก่ การขาย การวางแผน การผลิต การจัดซื้อ สินค้าคงคลัง และบัญชี เนื่องจากระบบ ERP สนับสนุนการดำเนินงานในการวางแผน และจัดการกระบวนการธุรกิจแทบทั้งหมดในองค์กร ซึ่งซอฟต์แวร์ ERP มีการแบ่งเป็นโมดูล (Module) ต่าง ๆ สำหรับทำหน้าที่จัดการกระบวนการธุรกิจที่แตกต่างกัน และการเรียกชื่อโมดูลของซอฟต์ร์ ERP ก็แตกต่างกันขึ้นกับแต่ละซอฟต์แวร์
กระบวนการในระบบ ERP รูปแสดงความสัมพันธ์ของกระบวนการในระบบ ERP
ข้อมูลในระบบ ERP • ระบบ ERP สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผน และจัดการทรัพยากรองค์กรได้ โดยใช้ประโยชน์จากระบบข้อมูลที่บูรณาการ (Integration) กันภายในองค์กร ดังนั้นกระบวนการหลักทั้งหมดมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันทั้งหมด จึงเกิดการพึ่งพาข้อมูลกันอย่างอัตโนมัตินั่นหมายความว่าจะไม่มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกันหรือมีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่ใช้งานร่วมกัน ข้อมูลในระบบ ERP แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ • ข้อมูลคงที่ (Static Data) คือข้อมูลที่มักจะไม่เปลี่ยนแปลง และกำหนดไว้เพื่อเป็นข้อมูลเริ่มต้นในระบบ • ข้อมูลพลวัต (Dynamic Data) คือข้อมูลซึ่งเกิดจากการปฏิบัติงานประจำวันที่มีการเคลื่อนไหว และเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
กระบวนการในระบบ ERP • ในแต่ละวงจร (Cycle) หรือกระบวนการของ ERP จะประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ อีกหลายขั้นตอน การทำงานของแต่ละกระบวนการอาศัยข้อมูลอิสระ และข้อมูลที่เชื่อมโยงมาจากผลการทำงานของส่วนอื่น ภาพรวมของกระบวนการต่าง ๆ ในระบบ ERP สามารถอธิบายได้ดังนี้ • วงจรการขาย (Sell Cycle) • 1.1 การเสนอราคา เราสามารถเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ จากระบบได้ • 1.2 การสร้างคำสั่งขาย ลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้าฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูล ต่าง ๆ เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้ลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ หากมีสินค้าอยู่ แล้วในคลัง ระบบจะเข้าไปจองปริมาณให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็น ข้อมูลสำหรับการวางแผนผลิตต่อไป
กระบวนการในระบบ ERP • 1.3 การจัดส่งสินค้า ข้อมูลคำสั่งขายถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลการจัดส่งอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่จัดส่งสามารถทราบว่าจะต้องเตรียมสินค้าอะไรบ้าง • วงจรการวางแผน (Plan Cycle) การวางแผนในระบบ ERP มี 2 ส่วนคือ การวางแผนวัสดุ และการวางแผนกำลังผลิต • 2.1 การวางแผนวัสดุ (Material Planning) คือ การวางแผนผลิตสินค้าสำเร็จรูป สินค้ากึ่งสำเร็จรูป และวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ เพื่อให้สามารถตอบสนอง ลูกค้าและรักษาปริมาณวัสดุไว้ในระดับที่ต้องการได้
กระบวนการในระบบ ERP 2.2 การวางแผนกำลังการผลิต (Capacity Planning) คือ การหาความต้องการกำลังการผลิตของทรัพยากร สามารถแบ่งออกเป็น 2 แบบคือ 1. การวางแผนกำลังแบบหยาบ (Rough-Cut Capacity Planning: RCCP) สำหรับเปรียบเทียบกำลังผลิตที่ต้องการจากแผนผลิตหลักกับทรัพยากรหลัก ๆ ทุกประเภท 2. การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirements Planning: CRP) สำหรับเปรียบเทียบกำลังผลิตที่ต้องการกับแผนความต้องการวัสดุกับทรัพยากรโดยละเอียด
กระบวนการในระบบ ERP • วงจรการสั่งซื้อ (Buy Cycle) • 3.1 การแปลงแผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อ • 3.2 การสร้างคำสั่งซื้อตามการร้องขอจากผู้ขอซื้อ • 3.3 การรับวัตถุดิบ และตรวจสอบคุณภาพ • วงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle)
กระบวนการในระบบ ERP • วงจรการผลิต (Make Cycle) การผลิตในระบบ ERP คือการนำแผนผลิตที่ได้จากการวางแผนไปดำเนินการและควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามแผน กิจกรรมในการผลิต ประกอบด้วย • 5.1 การสร้างคำสั่งผลิต (Work Order) • 5.2 การดำเนินงาน และควบคุมการผลิต • 5.3 การเบิกวัสดุ • 5.4 การรายงานผลการผลิต • เมื่อผลิตสินค้าเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลต้นทุนจะส่งไปให้ฝ่ายบัญชีเพื่อใช้ในการสรุปต้นทุน
กระบวนการในระบบ ERP • วงจรการบัญชี (Accounting Cycle) กระบวนการทำงานหลัก 3 ส่วน คือ ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ และระบบบัญชีแยกประเภท • 6.1 ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) เริ่มจากการสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) ลูกค้ามาจ่ายเงินตามรายการวางบิล ฝ่ายการเงินทำการรับเงิน และส่งเอกสาร การรรับชำระเงิน และตัดรายการบัญชีลูกหนี้ • 6.2 ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) รับเอกสารใบแจ้งหนี้ อ้างอิงจากการรับ สินค้า ทำการอนุมัติจ่ายเงิน พิมพ์เอกสารอนุมัติเตรียมจ่ายเงิน บันทึกรายการจ่าย ชำระหนี้ (Payment Voucher) ตัดรายการเจ้าหนี้และบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายถ้ามี ได้
กระบวนการในระบบ ERP 6.3 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger Accounts) รวบรวมรายละเอียดข้อมูล รายการทางบัญชีที่เกิดขึ้น เพื่อทำการจัดหมวดหมู่รายการทางบัญชี และสรุป รายงานงบการเงินต่าง ๆ ได้ ระบบบัญชีการเงินเป็นส่วนที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลในการปฏิบัติงานของทุกส่วนงาน เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ 2 เรื่อง คือ 1. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการภายในองค์กร 2. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับแสดงต่อบุคคลภายนอก
การเตรียมข้อมูลในระบบ ERP Static Data หรือข้อมูลคงที่ เป็นข้อมูลที่ถูกกำหนดขึ้นในระบบ ERP และมักจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ Dynamic Data หรือข้อมูลพลวัต หมายถึงข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงเสมอตามธุรกรรม (Transactions) ที่เกิดจากการปฏิบัติงานประจำวันและถูกบันทึกเข้าระบบเพื่อใช้ประมวลผลต่อเนื่อง
แผนผังลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่ในระบบ ERP แนวทางการขึ้นระบบ อาจจะแตกต่างกันตามความเหมาะสม และความต้องการขึ้นระบบ ERP ของแต่ละองค์กร ซึ่งมีทั้งกรณีที่ขึ้นพร้อมกันทุกวงจร หรือขึ้นทีละวงจรตามลำดับ รูปแสดง Generic ERP: Static Data Preparation Flowchart
แผนผังลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่ในระบบ ERP ในระบบ ERP ข้อมูลพื้นฐานที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีการผลิต ที่จะต้องเตรียมและนำเข้าสู่ระบบมีอยู่ 6 ประเภทตามวงจรการทำงาน แต่ละประเภทมีทั้งข้อมูลคงที่และข้อมูลพลวัตซึ่งต้องใช้ร่วมกัน จึงจะสามารถบันทึกความสมบูรณ์ของธุรกรรมได้ การเตรียมข้อมูลตามวงจรการทำงานในระบบ ERP ทั้ง 6 ประเภทเรียงตามลำดับก่อนหลังที่ควรเตรียมมีดังนี้ 1. การเตรียมข้อมูลของวงจรการบัญชี (Accounting Cycle) 2. การเตรียมข้อมูลของวงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle) 3. การเตรียมข้อมูลของวงจรการขาย (Sell Cycle) 4. การเตรียมข้อมูลของวงจรการจัดซื้อ (Buy Cycle) 5, การเตรียมข้อมูลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle) 6. การเตรียมข้อมูลของวงจรการผลิต (Make Cycle)
แผนผังลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่ในระบบ ERP • การเตรียมข้อมูลของวงจรการบัญชี (Accounting Cycle) • ข้อมูลคงที่ – ผังและรหัสบัญชี (Chart of Account) • ข้อมูลพลวัต - Period เป็น รอบระยะเวลาในทางบัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี • - Budget เป็นระบบงบประมาณที่ใช้เปรียบเทียบจำนวนเงินที่เกิดขึ้นจริง • - JE (Journal Entry) เป็น Transaction การบันทึกรายการเดบิตเครดิตเข้าสู่ระบบบัญชี • - Recurring Journal Entry เป็น Transaction ที่เกิดขึ้นประจำ • - Cash Receipt เป็นรายการรับเงินจากลูกค้า
แผนผังลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่ในระบบ ERP - Payment เป็นรายการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ - Bank Reconcile เป็นรายการกระทบยอดเงินฝากระหว่างธนาคารกับเจ้าของกิจการ
การเตรียมข้อมูลของวงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle) วงจรสินค้าคงคลัง หมายถึง กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขาย โยกย้ายตัดยอดสินค้าคงคลัง ซึ่งต้องมีความแม่นยำในข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ และการเตรียมมักจะใช้เวลามากโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าต้องการปรับปรุงรหัสและข้อมูลสินค้าไปพร้อมกัน เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลสินค้าคงคลัง เป็นข้อมูลที่ทุกหน่วยงานใช้งานร่วมกัน ควรง่ายและชัดเจน หากออกแบบผิดการทำงานก็จะไม่สะดวก ข้อคำนึงที่ผู้ออกแบบข้อมูล ควรระมัดระวัง เช่น การออกแบบรหัสสินค้า การออกแบบกลุ่มสินค้า
การเตรียมข้อมูลของวงจรการขาย (Sell Cycle) เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลขาย ในการเตรียมข้อมูลของกระบวนการขายต้องคำนึงถึงความถูกต้อง และข้อตกลงทางการค้า เช่น สกุลเงินที่ใช้ซื้อขาย ที่อยู่ของลูกค้า
การเตรียมข้อมูลของวงจรการจัดซื้อ (Buy Cycle) เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลจัดซื้อ เรื่องของความถูกต้อง เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน รหัสบัญชีของเจ้าหน้าที่ไม่สอดคล้องกับผังบัญชี สกุลเงินที่ใช้ในการซื้อสินค้า หรือแม้กระทั่งเรื่องที่อยู่ของผู้ขาย เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ผิดจะส่งผลกระทบกับงานส่วนอื่น ๆ
การเตรียมข้อมูลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle) เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลวางแผน เรื่องของการกำหนด Order Policy แบบต่าง ๆ เช่น - นโยบายการสั่งแบบ Discrete เป็นการวางแผนสั่งซื้อ (หรือผลิต) วัตถุดิบที่มีความต้องการ ตรงต่อการสั่งผลิตสินค้าในแต่ละรุ่น หรือต่อคำสั่งผลิตเหมาะกับวัตถุดิบที่มีราคาสูงและมีจำนวนครั้งในการใช้ไม่บ่อยนัก - นโยบายการสั่งแบบ Period Order Quantity เป็นการสั่งแบบรวบรวมความต้องการตามจำนวนวันที่กำหนด เพื่อการสั่งซื้อเพียงครั้งเดียวแล้วใช้ได้เพียงพอเป็นระยะเวลาหนึ่ง ๆ เหมาะกับวัตถุดิบที่มีต้นทุนไม่สูงมาก หรือปริมาณการใช้ต่อวันสูง
การเตรียมข้อมูลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle) เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลวางแผน - นโยบายการสั่งแบบ Min/Max/Mult (Minimum/Maximum/Multiple) สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หลายวิธี แต่ที่พบมากสำหรับการวางแผนสั่งผลิต คือ กรณีที่การผลิตเป็นแบบ Batch Process - นโยบายการสั่งแบบ Fixed Order Quantity เป็นการวางแผนตามปริมาณการสั่งคงที่ ทุกครั้ง ซึ่งส่วนมากจะถูกกำหนดด้วยเงื่อนไข บังคับบางอย่าง
การเตรียมข้อมูลของวงจรการผลิต (Make Cycle) เทคนิค และข้อควรระวังในการเตรียมข้อมูลการผลิต ข้อมูลของฝ่ายผลิตส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับ ERP คือกำลังการผลิตและวิธีการผลิต ซึ่งในหลายบริษัทแล้วฝ่ายวิศวกรรมมีหน้าที่ในการออกแบบ BOM แต่ฝ่ายผลิตมีหน้าที่ในการออกแบบ Work Center และรวมถึง Routing ด้วยหรือช่วยกันทั้งสองแผนก ข้อควรคำนึงในการเตรียม Routing และ Work Center การผูก Routing มีจุดประสงค์เพื่อให้เห็นขั้นตอนการผลิต และเพื่อการคิดต้นทุนค่าใช้จ่ายการผลิตจากการรายงานชั่วโมงการผลิตเข้าระบบ
ลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจรลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจร รูปแสดงลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่วงจรการสั่งซื้อ
ลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจรลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจร รูปแสดงลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่วงจรการขาย
ลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจรลำดับการเตรียมข้อมูลในแต่ละวงจร รูปแสดงลำดับการเตรียมข้อมูลคงที่วงจรการผลิต
ข้อควรระวังในขั้นตอนการออกแบบข้อมูลคงที่ข้อควรระวังในขั้นตอนการออกแบบข้อมูลคงที่ • ทุกแผนกควรมีส่วนร่วมในการออกแบบข้อมูล • อย่ายึดติดกับรูปแบบข้อมูลเดิม ๆ มากจนเกินไป • วิเคราะห์ข้อมูลอย่างรอบคอบเพื่อให้ข้อมูลใช้งานได้จริง • กำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน • ** การ Import ข้อมูลเข้าสู่ระบบ นั้นเป็นสิ่งที่สำคัญในการจัดรูปแบบของข้อมูลเพื่อให้สามารถนำเข้าระบบได้ ผู้จัดจะต้องเรียนรู้และเข้าใจความหมายแต่ละช่องข้อมูลอย่างลึกซึ้ง
การบำรุงรักษาข้อมูลหลังการขึ้นระบบการบำรุงรักษาข้อมูลหลังการขึ้นระบบ • หลังขึ้นระบบไปสักระยะหนึ่ง ข้อมูลใน ERP จะถูกสร้างเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าใหม่ ลูกค้ารายใหม่ แม้ข้อมูลที่เตรียมจะมีไม่มาก แต่ปัญหาการเตรียมข้อมูลที่ผิดพลาดก็ยังมีให้เห็น สิ่งที่ควรทำเพื่อป้องกันปัญหา มีดังนี้ • ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในระบบก่อนเตรียมเข้าไปใหม่ • กำหนดขั้นตอนการเตรียมข้อมูลของบริษัท • กำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูล
