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Febrero’ 2007

VI Informe de Actividades Oficialía Mayor, Unidad de Archivo General & Coordinación de Control Escolar. Febrero’ 2007. CONTENIDO. Principales Logros - Oficialía Mayor Unidad de Archivo General Coordinación de Control Escolar

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  1. VI Informe de ActividadesOficialía Mayor,Unidad de Archivo General &Coordinación de Control Escolar Febrero’ 2007

  2. CONTENIDO • Principales Logros - Oficialía Mayor • Unidad de Archivo General • Coordinación de Control Escolar • Obstáculos centrales que imposibilitaron el cumplimiento de metas planteadas. • Oficialía Mayor • Unidad de Archivo General • Coordinación de Control Escolar VI Informe de Actividades OMayor.

  3. CONTENIDO • Retos y compromisos para 2007 • Oficialía Mayor • Unidad de Archivo General • Coordinación de Control Escolar • Directorio VI Informe de Actividades OMayor.

  4. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • En lo que respecta al área de Jubilaciones y Pensiones, la entrega de expedientes estuvo al día, para que las demás instancias realicen los dictámenes correspondientes. • Se aprobaron los siguientes dictámenes: •                                    113 JUBILADOS POR AÑOS DE SERVICIO •                                     29 RETIRO ANTICIPADO EN VEJEZ •                                     14 RETIRO ANTICIPADO EN EDAD AVANZADA •                                     27 POR VIUDEZ, ORFANDAD Y ASCENDENCIA •                                     24 INVALIDEZ TEMPORAL •                                     13 INVALIDEZ DEFINITIVA •                                     13 NEGADOS •  TOTAL:  233 VI Informe de Actividades OMayor.

  5. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • En lo que respecta a la participación en los diversos órganos colegiados, así como la participación en talleres, reuniones etc, la Oficialía Mayor tuvo el 100% de asistencia en: • Las 23 reuniones de la Comisión Mixta del Régimen de Pensiones y • Jubilaciones. • Las 12 reuniones del Comité Técnico de Pensiones y Jubilaciones. • 2 talleres, uno para conocer el Sistema de Contabilidad y otro para conocer los lineamientos generales e integración del P3E 2007 con la integración del Sistema de Contabilidad. VI Informe de Actividades OMayor.

  6. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Los 16 talleres del Comité de Planeación y Evaluación del Consejo Técnico de Planeación en el proceso de Construcción de Acciones Inductoras e Indicadores de segundo y tercer nivel del Eje de Gestión, como parte del Sistema Institucional de Indicadores. • Todas las Sesiones de la Comisión Mixta de Promoción y Escalafón con el SUTUde G • Asistencia a las sesiones para la revisión contractual con los 2 Sindicatos. VI Informe de Actividades OMayor.

  7. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Se logró al 80% la migración de las funcionalidades del sistema OM a la plataforma SIIAU. • Se resolvieron en tiempo y forma los requerimientos de la Unidad de Enlace e Información, así como aquellos relacionados con el Programa de Estímulo a la Permanencia y Superación de los Profesores de Asignatura. • Se logró un avance del 85% en el desarrollo de la página Web OM. VI Informe de Actividades OMayor.

  8. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Se actualizaron las licencias del software utilizado en la Oficialía Mayor, permitiendo así la transferencia de datos al interior y exterior de la OM. • Se logró la renovación de las tecnologías de información (software, hardware, redes de telecomunicación) de la Oficialía Mayor, contribuyendo al desempeño eficaz de las actividades de la dependencia. VI Informe de Actividades OMayor.

  9. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • La Oficialía de Partes recibió y distribuyó 1816 envíos de parte de empresas particulares de mensajería así como cerca de 10,000 envíos por parte del Servicio Postal Mexicano de paquetes, oficios , sobres, etc, los cuales fueron distribuidos a las diversas entidades de la Red, • Distribución de 350 ejemplares de Boletines del H. Consejo General Universitario durante 2006. • El área responsable de credencialización entregó 6,708 plásticos durante el año 2006. VI Informe de Actividades OMayor.

  10. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Se documentó el 85% del manual de procedimientos de la Oficialía Mayor. Faltando únicamente documentar 3 trámites, así como la presentación y difusión del mismo. • En lo que respecta a capacitación: • CURSO “IDENTIDAD UNIVERSITARIA”  participaron 7 personas de contrato laboral. • CURSO “CONTROL DE LAS EMOCIONES PARA MEJORAR EL ÁMBITO LABORAL” participaron 34 personas (12 de contrato laboral, 10 de confianza y 12 sindicalizados). VI Informe de Actividades OMayor.

  11. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Curso "Inteligencia Emocional", asistieron 26 personas. 15 sindicalizados y 11 de confianza • Curso "Valoración y Clasificación documental" 1 persona. • Taller  "Sistema de Control Vehicular" 1 persona • Curso "Programación en Java" • Diplomado en Programación –básico-. • Diplomado en Redes. • Taller AMERIAF. • 4 Cursos Excel Básico, 5 personas. VI Informe de Actividades OMayor.

  12. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • TERCER CONGRESO Y ENCUENTROS IBEROAMÉRICANOS DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS” participaron 3 personas. • CURSO “DISEÑO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN CON ENFOQUE DE COMPETENCIA LABORAL” 1 persona. • En total 65 personas obtuvieron capacitación en este año, lo que representa el 78% de la plantilla de la dependencia. VI Informe de Actividades OMayor.

  13. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • Se enviaron 19,305 actualizaciones de antigüedad al SIIAU, para la impresión de la constancia respectiva. • Un logro importante, fue que a partir de la segunda quincena de agosto de 2006, y en conjunto con la Dirección de Finanzas, se sistematizó el envió a pago de los contratos laborales, mismos que anteriormente se enviaban vía oficio. A la fecha se han enviado 428 registros. • Se solventaron y atendieron las observaciones formuladas por el Despacho Salles Sainz Grant-Thorton, S.C. en cuanto a la auditoria de control de nómina, realizada en el mes de julio. VI Informe de Actividades OMayor.

  14. PRINCIPALES LOGROSOFICIALÍA MAYOR • A petición del Despacho Salles Sainz Grant-Thorton, S.C se instrumentó un proceso mensual de validación de nóminas, realizándose dos comparaciones completas en los meses de julio y septiembre del 2006, mismas que fueron reportadas a la Dirección de Finanzas y a Contraloría General. VI Informe de Actividades OMayor.

  15. IndicadoresTrámites y días de atención. VI Informe de Actividades OMayor.

  16. VI Informe de Actividades OMayor.

  17. PRINCIPALES LOGROS DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES DE UN TOTAL DE 20,288 EXPEDIENTES APROX. VI Informe de Actividades OMayor.

  18. OBSTÁCULOS • Atraso en los nuevos procesos que se incorporan al SIIAU, como el sistema de contabilidad, lo que en ocasiones provoca que se saturen las actividades y haya retrasos en su cumplimiento. • Sobre-regulación en el proceso de compras, lo que ocasiona lentitud en las compras programadas. VI Informe de Actividades OMayor.

  19. OBSTÁCULOS • Trámites duplicados • Trámites mal requisitados (tanto por datos o expedientes incompletos) • Falta de previsión en las necesidades de información • Paralelo SIIAU • No se ha regularizado una parte importante de los recursos extraordinarios dificultando la gestión, además de tener constantemente el problema de pago de los contratos. VI Informe de Actividades OMayor.

  20. OBSTÁCULOS • Dilación en la entrega de las solicitudes lo que ocasiona grandes tiempos de retroactividad: - Realizando un análisis aleatorio de los meses de enero, abril y noviembre de 2006, en el caso de plazas académicas, se encontró que hubo 2,882 casos con retroactividad mayor a un mes. VI Informe de Actividades OMayor.

  21. RETOS 2007 • Conclusión y puesta en marcha del módulo SIIAU-RH con las funcionalidades actuales del sistema OM al 100%. • Integración de la programación académica del SEMS al nuevo módulo SIIAU-RH, • Reingeniería de procesos para la integración de procesos transorganizacionales al SIIAU-RH. VI Informe de Actividades OMayor.

  22. RETOS 2007 • Desarrollar indicadores de cumplimiento en la entrega y tiempos de distribución promedios; • Acordar con otras Oficialías de Partes (Secretaría Particular, Privada, etc.) métodos y procedimientos que reduzcan costos en la distribución de la correspondencia; • Optimar los recursos involucrados con la distribución de correspondencia a través de reducción del parque vehicular implicado por dependencia. VI Informe de Actividades OMayor.

  23. RETOS 2007 • Contar con el 100% de los expedientes del personal vigente digitalizado a efecto de que las consultas del mismo puedan realizarse de manera digital. • Conclusión y difusión del manual de procedimientos de la Oficialía Mayor. VI Informe de Actividades OMayor.

  24. RETOS 2007 • Desarrollar el concepto de “Ventanilla Unica” por ámbito metropolitano o zonificado. • Atender con mayor eficiencia la gestión y seguimiento de los recursos financieros y las compras de materiales, suministros y equipamiento de la dependencia. • Lograr una eficaz y oportuna transición en los procesos de entrega-recepción. VI Informe de Actividades OMayor.

  25. UNIDAD DE ARCHIVO GENERAL VI Informe de Actividades OMayor.

  26. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Se dio respuesta a 11,507 solicitudes de legalización de certificados oficiales expedidos por la institución. • El Padrón de Firmas se mantuvo actualizado al 100% y a partir del mes de noviembre de 2006 se implementó un nuevo formato para la impresión de la firma original del directivo así como del sello de uso institucional. Por lo tanto, los nuevos nombramientos de funcionarios universitarios contarán con dicho registro para integrar este acervo. VI Informe de Actividades OMayor.

  27. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Se dio respuesta a 1,912 solicitudes de legalización de documentos oficiales expedidos por la institución. Las dependencias que más requirieron este servicio fueron: Certificaciones 1,795, Oficina del Abogado General 77, Control Escolar 15, VI Informe de Actividades OMayor.

  28. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Se organizaron y mandaron encuadernar 61 volúmenes de dictámenes originales correspondientes al Fondo de Consejo General Universitario. • Es importante referir que se tomó la decisión de modificar el color del empastado de los libros de este fondo y de los otros tres que resguarda la Unidad de Archivo General, con el objetivo de diferenciar cada acervo y agilizar la búsqueda de algún tomo en particular. Así, el color negro identificará los volúmenes correspondientes al Consejo General Universitario; el color tinto a los dictámenes de las comisiones del Consejo General Universitario y el rojo para los libros del Personal. VI Informe de Actividades OMayor.

  29. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Se alcanzó en un 75 % la meta correspondiente a la identificación, organización y clasificación de libros de acervos documentales enviados a la Unidad de Archivo General de otras dependencias universitarias a través de transferencia primaria. • Las series de libros que están integrándose corresponden a documentos generados en Oficialía Mayor, la Coordinación General Académica y la Coordinación General Administrativa. VI Informe de Actividades OMayor.

  30. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Participación constante en los dos eventos nacionales que organizan anualmente tanto el Archivo General de la Nación (AGN) como la Red Nacional de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), de la ANUIES, con referencia a la problemática de los archivos. VI Informe de Actividades OMayor.

  31. Principales LogrosUnidad de Archivo General • Insertar a la Unidad de Archivo General de la Universidad de Guadalajara en la comunidad archivística del país. • Otro logro fue el desarrollo y puesta en línea de la página web de la Unidad de Archivo General. www.uag.udg.mx VI Informe de Actividades OMayor.

  32. OBSTÁCULOS • Infraestructura física. Limitaciones en las áreas de repositorio, problema urgente por superar para mantener el acervo documental en las condiciones mínimas que indica la técnica archivística. En 2006 el repositorio general presentó filtraciones durante 4 meses hecho que fue reportado en dos ocasiones a la instancia respectiva. El crecimiento del acervo general, natural en una institución como la nuestra, demandará de manera urgente la asignación de nuevos espacios apropiados para la conservación de los fondos documentales institucionales. VI Informe de Actividades OMayor.

  33. OBSTÁCULOS • Desarrollo de un modelo organizacional acorde a la transparencia y a la rendición de cuentas. La Universidad no ha concluido con la aplicación de diversas iniciativas que las leyes aplicables exigen para hacer más transparente su operación, dichas iniciativas tienen un alto impacto en el desarrollo archivístico mismo que esta unidad pretende velar, tal es el caso en: dinamizar las instancias de valoración y clasificación de la información, determinar lineamientos de operación coherentes en la Red Universitaria de las dependencias involucradas con la transparencia y rendición de cuentas de la institución, así como en desarrollar aún más una cultura de conservación y organización de archivos. VI Informe de Actividades OMayor.

  34. RETOS 2007 • Definición del reglamento interior de la Unidad del Archivo General. • Consolidar el ciclo vital de la documentación en la Red Universitaria. • Encontrar un espacio físico más apto para el resguardo del acervo general. • Iniciar tareas de digitalización de los principales fondos del mismo. • Posicionar al Archivo General en la comunidad universitaria a través de una cartera de servicios útiles para la misma. VI Informe de Actividades OMayor.

  35. COORDINACION DE CONTROL ESCOLAR VI Informe de Actividades OMayor.

  36. PRINCIPALES LOGROS • Se expidieron 13,206 títulos, una capacidad de atención de 1,100 trámites al mes, y en virtud de la implementación del proceso de registro de títulos se redujo el tiempo de atención a 45 días a partir del ingreso a la CCE-AG. Además, la entrega de títulos desde el acto académico, por parte de los CU’s en las carreras que lo hayan solicitado. VI Informe de Actividades OMayor.

  37. PRINCIPALES LOGROS • Se realizaron 287 registros ante la Dirección General de Profesiones: • 48 Programas Académicos de Nueva Creación • 18 Modificaciones a la denominación original de Programas Académicos • 74 Modificaciones a Programas Académicos (Planes de Estudio) • 147 Receso y Supresión de Carreras VI Informe de Actividades OMayor.

  38. PRINCIPALES LOGROS • De conformidad con el artículo 20 del Reglamento Interno de la Administración General, se realizó el 3er. Congreso de Administración Escolar, con la participación de los miembros del Consejo Técnico de Control Escolar. VI Informe de Actividades OMayor.

  39. PRINCIPALES LOGROS • En el marco del 3er. Congreso de Administración Escolar, con 22 integrantes y sesionado en 2 ocasiones se logró: • Definición del Proceso de Aplicación de los exámenes de aptitud, conocimientos, habilidades especifica y/o curso propedéutico, señalando los lineamientos para su diseño y aplicación. VI Informe de Actividades OMayor.

  40. PRINCIPALES LOGROS • Propuesta del Manual de Procedimientos para la digitalización de documentos, la revisión de la legalidad de éstos y las condiciones en que serán devueltos. • Propuesta para la definición de los Lineamientos para el Calendario de Trámites. VI Informe de Actividades OMayor.

  41. PRINCIPALES LOGROS NORMATIVIDAD REVISADA: • Reglamento General de Ingreso de Alumnos a la UDG • Reglamento General de Evaluación y Promoción de Alumnos de la Universidad de Guadalajara. • Reglamento de Revalidaciones, Establecimiento de Equivalencias y Acreditaciones de Estudios de la Universidad de Guadalajara. • Reglamento General de Titulación de la UdeG. VI Informe de Actividades OMayor.

  42. PRINCIPALES LOGROS Conservación de Documentos de Graduados • Se continuo con la reubicación de expedientes en espacios ambientales adecuados para su resguardo y conservación ya que el edificio destinado para la ubicación de los mismos se encuentra en etapa de remodelación. Esta programada la entrega del inmueble remodelado en febrero del año en curso. VI Informe de Actividades OMayor.

  43. PRINCIPALES LOGROS • Manejo de Matrícula y Aranceles Escolares a través de la página WEB. • El sistema de primer ingreso en línea, obteniendo desde el registro de los aspirantes la foto, firma y huella de manera digital, lo que posibilita de manera inmediata la expedición de la credencial que sirve de medida de seguridad para los alumnos. VI Informe de Actividades OMayor.

  44. PRINCIPALES LOGROS • Certificación de Procesos Administrativos: La obtención del Certificado ISO 9001-2000 en los procesos de Expedición y Registro de Títulos Grados y Diplomas y Proceso de Ingreso de Aspirantes a Alumnos. • Desarrollo al 100% de un programa de capacitación a la totalidad del personal de la Coordinación de Control Escolar, con 100 horas en materia de Gestión de Calidad. VI Informe de Actividades OMayor.

  45. PRINCIPALES LOGROS • Se realizó la Auditoría externa de seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad en la CCE-AC obteniendo el Documento que certifica el mantenimiento de los 2 procesos certificados: Expedición y Registro de Títulos Grados y Diplomas y Proceso de Ingreso de Aspirantes a Alumnos, y se logra su ampliación, agregando la totalidad de los servicios que presta la CCE. VI Informe de Actividades OMayor.

  46. PRINCIPALES LOGROS • Implementación de un Congreso anual en la Red Universitaria para la revisión y actualización de procesos, manuales de procedimientos, unificación de criterios en la operación y presentación de servicios escolares, además de haber logrado la propuesta final para que fuera aprobada la actualización por el Consejo General Universitario del Reglamento General de Ingreso de Alumnos. VI Informe de Actividades OMayor.

  47. PRINCIPALES LOGROS • Remodelación de las instalaciones del Archivo de Graduados, lo que hará posible la integración del total de los Expedientes de Graduados de la Institución. • Generación de una Base de Datos del total de títulos expedidos de 1925 a la fecha, contando con el 41.17% de títulos expedidos en la Administración actual, que estará disponible para su consulta en línea a partir de este año. VI Informe de Actividades OMayor.

  48. SELECCIÓN DE ALUMNOS REPORTE PROCESO DE ADMISION Informe de actividades 2006 Control Escolar Lic. Roberto Rivas Montiel VI Informe de Actividades OMayor.

  49. SELECCIÓN DE ALUMNOS REPORTE COMPORTAMIENTO DEMANDA-ADMISION LICENCIATURA Y TSU Informe de actividades 2006 Control Escolar Lic. Roberto Rivas Montiel VI Informe de Actividades OMayor.

  50. SELECCIÓN DE ALUMNOS REPORTE COMPORTAMIENTO DEMANDA-ADMISION LICENCIATURA Y TSU Informe de actividades 2006 Control Escolar Lic. Roberto Rivas Montiel VI Informe de Actividades OMayor.

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