GISA – Consórcio

2. GISA – Consórcio • Concepção e Produção • Câmara Municipal do Porto • Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia • Câmara Municipal de Espinho • Câmara Municipal de Vila do Conde • Universidade do Porto

3. GISA - Consórcio • Desenvolvimento e Comercialização • ParadigmaXis - Arquitectura e Engenharia de Software S.A. Mais informações: www.paradigmaxis.pt/gisa/ Contacto: Fátima Pires Av. da Boavista, 1043 4100-129 Porto tel: 226 054 872 email: fatima.pires@paradigmaxis.pt

4. O que é o GISA? Programa inovador de Gestão de Arquivos. Contempla: • diversas fases do ciclo vital da informação • múltiplas operações da cadeia arquivística

5. Para que serve o GISA? • Gestão Integrada da informação em: • arquivos em formação ou crescimento (administração corrente do organismo produtor) • “arquivos históricos”

6. O GISA é Universal • Independente: • do ciclo vital da informação • do material de suporte • da técnica de registo • Valoriza a informação: • no seu contexto orgânico (estrutura da entidade produtora) • nas suas múltiplas relações sistémicas • Temporal • Hierárquica • Associativa • Familiar

7. O GISA é Universal • Independente da dimensão / complexidade: • pequenos arquivos pessoais • complexos sistemas de informação • extensos depósitos de arquivo de organizações • Pacotes de complexidade progressiva

8. Uso de normas internacionais. Baseia-se na: ISAD-G: Normas Internacionais de Descrição Arquivística adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1994 (última versão:2000) ISAAR-CPF: Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias, adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1996 (última versão: 2004) O GISA é Universal

9. O GISA é Versátil • Definição de opções de Administração: • Modo de organização da estrutura arquivística : • com termos de autoridade relativos a Entidades Produtoras • com termos temático e/ou funcionais

10. O GISA é Versátil • Definição de opções de Administração: • Modo de funcionamento (difere no conjunto de operações da cadeia arquivística usadas): • Gestão sem operação de Avaliação • Sistema arquivístico desactivado (tudo para conservar) • Sistema com Recenseamento e Avaliação prévios • Gestão com operação de Avaliação • Sistema com progressiva e cumulativa introdução de informação, implicando o Recenseamento e Avaliação da informação.

11. O GISA é Versátil • Modalidades de Avaliação: • Sobre as Unidades Arquivísticas • Avaliação e Publicação em função das Unidades Arquivísticas • Sobre as Unidades Físicas* • Avaliação e Publicação em função das UFs. Pressupõe: • Recenseamento de Ufs • Agregação das mesmas às Unidades Arquivísticas*

12. GISA: múltiplas operações • Recolha de dados (FRDs) • Construção da estrutura arquivística • Identificação das séries/documentos arquivísticos existentes nos diversos sectores orgânicos da entidade produtora do arquivo e/ou acumulados ao longo do tempo • Registo de elementos básicos nas unidades de descrição documental

13. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens

14. FRDs: Características • Controlo de autoridade: • Uso de linguagem controlada nos pontos de acesso à informação: • entidades produtoras, • conteúdos (ideográfico, onomástico e nome geográfico ou topónimo), • tipologia informacional. • Gestão de thesaurus

15. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens

16. Entidade detentora Grupo de Arquivo1 Grupo de Arquivo2 Arquivo2 Arquivo1 Sub-Arquivo1 Secção1 Secção2 Sub-Secção1 Sub-Secção2 Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2 FRDs: Características • Descrição multinível • classificação, descrição e indexação • descrição é feita do geral para as suas partes • descrição de informações quantitativas e sobre o conteúdo informacional • estrutura orgânica + estrutura documental • hierarquia múltipla

17. Descrição multinível: Estrutura orgânica Entidade detentora Grupo de Arquivo1 Grupo de Arquivo2 Arquivo2 Arquivo1 Sub-Arquivo1 Secção1 Secção2 Hierarquia múltipla Sub-Secção1 Sub-Secção2 Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2

18. Descrição multinível: Estrutura documental Secção2 Série2 Série1 Série3 Sub-série2 Sub-série1 Sub-série2.3 Documento/ Processo Documento/ Processo Sub-série2.2 Documento/ Processo Sub-série2.1 Documento subordinado/Acto informacional

19. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens

20. FRDs: Características • Diacronia: • Mutações da estrutura ao longo dos tempos • As entidades produtoras podem sofrer: • Desaparecimento • Divisão e/ou subdivisão • União • Mudança de subordinação hierárquica

21. Diacronia e Hierarquia múltipla: exemplo Abril 1911 Universidade do Porto Assembleia Geral da Universidade Senado da Universidade Reitor Junta Administrativa Secretaria Tesouraria

22. Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Diacronia : exemplo Abril 1911 Universidade do Porto Assembleia Geral da Universidade Senado da Universidade Reitor Junta Administrativa Secretaria Tesouraria

23. Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Diacronia: exemplo Agosto 1911 Universidade do Porto Assembleia Geral da Universidade Senado da Universidade Reitor Junta Administrativa Secretário Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

24. Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Diacronia: exemplo Agosto 1911 Universidade do Porto Assembleia Geral da Universidade Senado da Universidade Reitor Junta Administrativa Secretário Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

25. Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Diacronia: exemplo Julho 1918 Universidade do Porto Assembleia Geral da Universidade Senado da Universidade Reitor Junta Administrativa Secretário Conselho Académico Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

26. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens

27. FRDs: Características • Séries contínuas • As Entidades Produtoras de determinada série/documento podem variar ao longo do tempo

28. Arquivo Central Arquivo Central Serviços Administrativos Serviços Administrativos Assessoria Contabilidade 1960-1980 1970-1980 1980- 1980- Actas da Assembleia Geral Facturas Actas da Assembleia Geral Facturas Factura nº1 Factura nº1 Acta Reunião 19-01-1960 Acta Reunião 19-01-1960 Séries contínuas: exemplo

29. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens

30. 1950-90 Serviços Administrativos Actas Facturas doc4 doc1 doc2 doc3 1960-90 1960-70 1960-80 1950-60 FRDs: Características • Datas em aberto • Dezembro de 2000: ??/12/2000 • Séc. XX: ??/??/19?? • Anos 60 do séc. XX: ??/??/1960 • Validação automática de datas*

31. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens digitais

32. 4m Serviços Administrativos 2m Actas Facturas 2m doc4 doc1 doc2 doc3 1m 1m 1m 1m FRDs: Características • Cálculo automático de dimensões

33. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas* • Associação de imagens digitais

34. ED ED EP1 EP2 EP1 EP2 EP3 EP3 EP5 EP4 EP4 s1 s2 s1 s2 d3 d6 d10 d3 d6 d9 d10 d2 d5 d2 d5 d8 d1 d4 d1 d4 d7 FRDs: Características • Geração automática de organogramas* t 1920 1940 1990

35. FRDs: Características • Controlo de autoridade • Descrição multinível • Hierarquia múltipla • Diacronia • Séries contínuas • Datas em aberto • Validação automática de datas* • Cálculo automático de dimensões • Geração automática de organogramas • Associação de imagens digitais

36. FRDs: Características • Associação de imagens digitais • Controlo e identificação de imagens digitais associadas à representação da informação. • Visualização de imagens digitais associadas a documentos

37. GISA: múltiplas operações • Avaliação de documentos • Análise do valor da informação, em função dos objectivos da respectiva entidade produtora, e registo das decisões que fundamentam a eliminação ou conservação dos documentos • Triagem e eliminação de documentos (por lote) • Produção de listas de controlo de unidades arquivísticas a eliminar, após o estudo de avaliação

38. GISA: múltiplas operações • Publicação da informação • Informação que poderá estar acessível ao público

39. GISA: múltiplas operações • Pesquisa da informação • Critérios de pesquisa: • Através de vários campos (termos controlados e texto livre) • Operadores booleanos E e OU • Expressões de pesquisa incompletas (% e _ ) • Definição do âmbito da pesquisa a partir da estrutura

40. Critérios de pesquisa: exemplos • Entidade produtora (termo controlado): • “Casa Fritz” • Casa%Fritz • Termos de indexação (termo controlado): • Foral • %Oliveira% • obra% “OLIVEIRA, José“ (E/OU) • Tipologia informacional (termo controlado): • “Processo de obras particulares” • “Planta topográfica” “Projecto técnico” (E/OU) • Através do campo Cota (texto livre): • 4500 • Conteúdo informacional (texto livre): • “obra particular” Porto (OU)

41. GISA: Pesquisa da informação • Recuperação da informação • Resultados • Mostra a lista de todas as unidades de descrição que obedecem ao critério de pesquisa. • Detalhes • Mostra os detalhes da descrição da unidade seleccionada na lista anterior. • Imagens • Mostra todas as imagens associadas à unidade de descrição seleccionada na lista anterior.

42. GISA: múltiplas operações • Recenseamento de Unidades Físicas (UFs) • Identificação e descrição das Ufs • Agregação de UFs* • Associação de uma UF a uma série/documento • Validação automática de datas • Cálculo automático de dimensões

43. GISA: múltiplas operações • Difusão da informação através da Internet** • Servidor WWW para publicação na Internet • Selecção da informação a publicar • Geração dinâmica de páginas HTML

44. GISA: múltiplas operações • Gestão de utilizadores (perfis)* • Controlo do uso/pesquisa da informação por parte dos utilizadores. • Categorias de utilizadores: • internos à organização • administração e serviços produtores • técnicos do arquivo/serviço informação • administradores do sistema • externos à organização • cidadãos • investigadores, etc.

45. Administração alterar Recolha criar operação Pesquisa informação visualizar UFs CAs EP1 remover imprimir EP1 EP1 EP1 EP1 EP1 EP1 GISA: Permissões • Permissões funcionais: • Permissões de acesso a operações: • Permissões de acesso a níveis da estrutura arquivística

46. Exemplos de permissões • Funcionário A do Arquivo: • tem acesso a tudo desde o topo da estrutura, bem como a todas as funções •  Funcionário B do Arquivo: • pode consultar e imprimir tudo, mas não pode introduzir, alterar, nem remover dados • Funcionário C do Arquivo: • só pode criar ou alterar registos na FRD • Funcionário D do Arquivo: • pode criar, alterar ou remover registos em todas as FRD’s mas só nas séries relativas à Secção de Urbanismo

47. GISA: múltiplas operações • Gestão de requisições** • Controlo da deslocação física das espécies para consulta ou reprodução • Gestão de depósitos** • Controlo da ocupação do espaço de armazenamento dos documentos • Controlo estatístico/indicadores de desempenho**

48. Produção de Catálogos especiais** desenhos, fotografias, material cartográfico, processos de licenciamento de obras, etc. Interoperabilidade com outros sistemas** EAD – “Encoded Archival Description” – baseado na ISAD-G é uma normalização em XML para comunicação de descrições arquivísticas entre sistemas diferentes Sistemas de comunicação com: Sistemas de gestão de Informação Autárquica GESCOR, SIMAT, Sigma, etc. Sistemas de informação geográfica Sig, GISMAT, ESRI, etc. Etc. GISA é um sistema evolutivo

49. GISA: Requisitos mínimos • Hardware: • Depende do volume de informação • Depende do nº de utilizadores • GISA Monoposto ou Cliente: • Processador Pentium III 700Mhz • Memória 512MB • Disco 170MB para BD vazia • GISA Servidor: • Processador Pentium IV 3.00Ghz • Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas actualizações • Infraestrutura para rede Ethernet, no mínimo 100Mbps • Disco SCSI 1GB para BD • Suporte de armazenamento apropriado para imagens

50. GISA: Requisitos mínimos • Software: • Microsoft .NET Framework 1.1(gratuito) • GISA Monoposto ou Cliente: • Windows (2000, XP, 2003, etc.) com as últimas actualizações • MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito) • GISA Servidor: • Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas actualizações • Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 da IBM • GISA Web: • Linux (gratuito) • PostGre Sql (gratuito) • Browser (gratuito)