Verbuchung von Reise- und Fahrtaufwendungen

1. Verbuchung von Reise- und Fahrtaufwendungen

2. Allgemeines Reiseaufwendungen (Reisekosten) = Aufwendungen für • Geschäftsreisen des Unternehmers bzw. • Dienstreisen der Mitarbeiter

3. Allgemeines

4. Fahrtkosten • Benützung öffentlicher Verkehrsmittel • Aufwendungen für Pkw, Kombis und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören • Aufwendungen für Pkw, Kombis und Motorräder, die NICHT zum Betriebsvermögen gehören • Kilometergeld für AN bei Dienstreisen mit arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeugen

5. Verpflegungs- und Unterbringungskosten • Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers • Tages- und Nächtigungsgelder für Dienstreisen durch AN

6. Sonstige Reisekosten(Nebenkosten) z.B. Telefon- und Internetgebühren, Trinkgelder

7. Fahrkosten durch Benützung öffentlicher Verkehrsmittel • Personenbeförderung: USt 10 % • Ausnahme: Personenbeförderung mit Schiffen und Luftfahrzeugen im grenzüberschreitenden Beförderungsverkehr: USt-frei

8. Fahrkosten durch Benützung öffentlicher Verkehrsmittel Verbuchung: 7340Bahn- und Autobuskosten Inlandsreisen 7341 Flugkosten Inlandsreisen 7342 Taxikosten Inlandsreisen 7344 Reise-Nebenkosten Inland 7345 Kilometergeld Inland

9. Fahrkosten durch Benützung öffentlicher Verkehrsmittel Buchungssatz - Beispiel 7340Bahn- u. Autobuskosten Inlandsreisen 2700 Kassa 2500 Vorsteuer

10. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören Bei Verwendung von betrieblichen Kfz für Dienstfahrten des Unternehmers oder Mitarbeiters sind die dadurch entstehenden Kosten (Treibstoff, Service etc.) abzugsfähige Betriebsausgaben

11. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören Verbuchung: 0630 Pkw und Kombis 4601 Erlöse aus dem Abgang von Anl. 0 % 4902 Eigenverbrauch 0 % 7320 Pkw- u. Kombi-Betriebsaufwand 7321 Motorbezogene Versicherungssteuer Pkw u. Kombis 7326 Parkgebühren, Straßenmaut und Kombis

12. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören Tipp: Für jeden Pkw ein eigenes Konto„Pkw- und Kombi-Betriebsaufwand“ = Kostenkontrolle

13. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören WICHTIG: KEIN Vorsteuerabzug für die Anschaffungskosten von Pkw, Kombis und Krafträdern sowie für deren laufende Betriebskosten (z.B. Reparaturen, Treibstoffe) alle Beträge sind somit BRUTTO zu verbuchen!!! AUSNAHME: Fiskal-Lkw

14. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören FISKAL-LKWz.B SEAT ALHAMBRA

15. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören • Bei Verkauf eines (gebrauchten) Pkw, bei dessen Anschaffung keine Vorsteuer geltend gemacht wurde: KEINE UST • Privatanteil Wird betrieblicher Pkw auch für Privatfahrten verwendet: AUSSCHEIDEN eines PRIVATANTEILS: Dieser EIGENVERBRAUCH unterliegt NICHT der UST

16. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum Betriebsvermögen gehören Private Nutzung von betrieblichen Kfz durch Dienstnehmer: Ein Pauschalbetrag von 1,5 % der Anschaffungskosten (inkl. NOVA und USt), max. € 600,- mtl. sind der SV-Beitragsgrundlage und der LSt-Bemessungsgrundlage im Normalfall hinzuzurechnen. Dieser Betrag unterliegt dem DB, dem DZ und der KommSt. Ausnahme: Nachweis einer geringen Nutzung (max. 500 km privat im Monat), dann 0,75 % bzw. max. € 300,-

17. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum NICHT zum Betriebsvermögen gehören Unternehmer: betriebliche Fahrt mit privatem Pkw etc. • Der den betrieblichen Fahrten entsprechende Teil der tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges kann als BETRIEBSAUSGABE angesetzt werden. => Belege für Kosten, %-Anteil: Schätzung oder Fahrtenbuch • Ansetzen amtlicher Kilometergelder=> Fahrtenbuch

18. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum NICHT zum Betriebsvermögen gehören Unternehmer: betriebliche Fahrt mit privatem Pkw etc. • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb: betrieblich veranlasst => Betriebsausgaben • Kein Vorsteuerabzug bei Kilometergeldern (bzw. dem Teil der tatsächlichen Gesamtkosten) • Verbuchung Kilometergeld: 7345 Kilometergeld Inland/2800 Bank (2700 Kassa)

19. Aufwendungen für Pkw, Kombi und Motorräder, die zum NICHT zum Betriebsvermögen gehören FAHRTENBUCH - Inhalt • Datum • Ziel und Zweck der Fahrt • Anzahl der gefahrenen Kilometer

20. Kilometergeld für Arbeitnehmer bei Dienstreisen mit arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeug Ersatz der Fahrtkosten durch Kilometergeld möglich Höhe abhängig von Kollektivvertrag bzw. Dienstvertrag Keine Lohnsteuer solange KM-Geld die amtlichen KM-Geldsätze nicht übersteigt Nachweis durch Fahrtenbuch bzw. durch entsprechende Aufzeichnungen

21. Kilometergeld für Arbeitnehmer bei Dienstreisen mit arbeitnehmereigenen Kraftfahrzeug Hinweis: Wenn ausbezahltes KM-Geld < amtl. KM-Geld => WERBUNGSKOSTEN Wenn ausbezahlten KM-Geld > amtl. KM-Geld => übersteigende Teil = steuerpflichtiger Bezug

22. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Reise: • selbstständig Erwerbstätiger • Entfernt sich vom Ort seiner Betriebsstätte • Mehr als 25 km Entfernung

23. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Tages- und Nächtigungsgelder Tagesgeld: € 26,40/Tag Reisedauer > 3 Stunde, für jede angefangene Stunde 1/12 Wird mehr vergütet oder nach Belegen: Beträge > 26,40 steuerlich nicht abzugsfähig

24. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Tagesgeld: Bei Ersatz der tatsächlichen Essensaufwendungen: Tagesgeld verringert sich um € 13,20 für das ersetzte Mittag- bzw. Abendessen

25. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Nächtigungsgeld Als Betriebsausgabe können geltend gemacht werden: • Ohne Kostennachweis € 15,- oder • die nachgewiesenen Kosten Wird mehr vergütet oder nach Belegen: Beträge > 26,40 steuerlich nicht abzugsfähig

26. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Bestimmungen des USt-Gesetzes • Bei Pauschalbeträgen als Betriebsausgabe: VSt mit 10 % a.h. aus Tages- und Nächtigungsgeldern errechnen • Werden die tatsächlich höheren Aufwendungen geltend gemacht: • Verpflegungskosten: 10 % a.h. von einkommensteuerrechtlichen Pauschbeträgen b) Nächtigungskosten inkl. Frühstück: VSt entweder aus einkommensteuerrechtlichen Pauschbeträgen errechnen oder in tatsächlicher Höhe durch eine Rechnung nachweisen

27. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Belege: Reisekostenaufzeichnung • Zeit • Ziel und Zweck der Reise • Reisende Person • Beträge, aus den die VSt errechnet wird Beilage entsprechender Belege!

28. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft bei betrieblich veranlassten Reisen des Unternehmers Konten für Verbuchung 7360 Tagesgelder Inland 7361 Verpflegungsgelder Inlandsreisen 20 % 7362 Verpflegungsgelder Inlandsreisen 10 % 7364 Nächtigungsgelder Inland 7660 Aufwand für Geschäftsanbahnungen 20 % 7661 Aufwand für Geschäftsanbahnungen 10 % 7662 Aufwand für Geschäftsanbahnungen 0 % 7663 Nicht absetzbarer Aufwand für Geschäftsanbahnung 20 % 7664 Nicht absetzbarer Aufwand für Geschäftsanbahnung 10 % 7665 Nicht absetzbarer Aufwand für Geschäftsanbahnung 0 %

29. L 13 27.2 Tagesgeld € 26,40 x 3 (MO, DI, MI) *) € 79,20 Tagesgeld € 26,40 x 9/12 (DO) **) € 19,80 Arbeitsessen: € 13,20 x 2 - € 26,40 (da Belege) € 72,60 Vorsteuer 10 % a.h. - € 6,60 Nettobetrag € 66,- Hinweis: *) MO: 6.30 Uhr bis Do 6.30 Uhr: 26,40 x 3 **) DO 6.30 Uhr bis 14.45 Uhr = 8 ¼ Stunden = 9 angefangene Std. Verbuchung: 7360 Tagesgelder Inland 66,- 2800 Bk 72,60 2500 VSt 6,60

30. L 13 27.2 Nächtigungskosten: 2 x 45,- = € 90,- € 52,- Brutto € 142,- VSt 10 % a.h. € 12,91 Netto € 129,09 Verbuchung: 7364 Nächt.gelder Inland 129,09 2800 Bk 142,- 2500 VSt 12,91

31. L 13 Arbeitsessen: 50 % absetzbar/50 % nicht absetzbar 20 % 10 % € 45,25 € 133,50 VSt a.h. € 7,54 € 12,40 =19,68 € 37,71 € 121,36 Verbuchung: 7660 Aufw.für Geschäftsanbahn. 20 % 37,71 2800 BK € 178,75 7661 Aufw. für Geschäftsanbahn. 10 % 121,36 2500 Vst 19,68 7663 Nicht abs. Aufw.für Gesch.anb.20 % 37,71 2800 BK € 178,75 7664 Nicht abs. Aufw.für Gesch.anb.10 % 121,36 2500 Vst 19,68