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Geschäftsprozessmanagement in KMU Problemstellungen und Lösungsansätze

Geschäftsprozessmanagement in KMU Problemstellungen und Lösungsansätze. Dr.-Ing. Gerd Arnold, evermind GmbH, Leipzig. Kleine und mittelständische Unternehmen. Die kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland (2009) ca. 3,2 Mio. Unternehmen

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Geschäftsprozessmanagement in KMU Problemstellungen und Lösungsansätze

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Presentation Transcript

  1. Geschäftsprozessmanagement in KMU Problemstellungen und Lösungsansätze Dr.-Ing. Gerd Arnold, evermind GmbH, Leipzig

  2. Kleine und mittelständische Unternehmen • Die kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland (2009) • ca. 3,2 Mio. Unternehmen • 99,7 % aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen • 65,8 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten • 37,5 % aller Umsätze • 83,0 % aller Auszubildenden • 4,2 Beschäftigte

  3. Kleine und mittelständische Unternehmen

  4. Geschäftsprozesse in KMU • Die Komplexität von Prozessen ist abhängig von • Anzahl der Prozesse und Aktivitäten • Anzahl und Art der Wechselwirkungen • Anzahl der Akteure • Struktur und Umfang der eingesetzten Ressourcen • Prozesse in KMU können meist von den Akteuren überblickt werden ! ? • hohe Redundanz der Ressourcen • selbstorganisierend • hohe Stabilität

  5. Geschäftsprozesse in KMU • Strukturelle Besonderheiten in KMU • Selbstorganisation • „Universalität“ der Ressourcen • hohe Flexibilität • effiziente Lösung unvorhergesehener Probleme • Prozesswissen wird durch die Akteure getragen • meist ausgeprägte Zielorientierung • hohe Stabilität von Teilprozessen • hohe Flexibiliät durch schrittweise Anpassung der Prozesse

  6. Risiken • Die Auftragsabwicklung ist in den meisten KMU ein Projektprozess! • Risiken: • unzureichende Spezifikationen • unzureichende technische Lösung • keine Erfahrungen in der Technologie • Material nicht verfügbar • unklare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten • Missverständnisse zwischen den Projektpartnern und mit dem Kunden • Informationsverluste • fehlerhafte Terminfestlegungen/ unzureichende Terminabstimmungen • keine definierten Prozesse zur Fehlererkennung und -behebung • Fehler werden zu spät bemerkt unstrukturierte Prozesse

  7. Modellierung von Projektprozessen 1 Teilprozesse, Aufgaben Akteure Ressourcen Prozesslogik Schnittstellen zu externen Strukturen → Ereignisse Informationsfluss Dokumentenlenkung Softwarewerkzeuge, IT-Struktur Dauern, Termine, Kosten Meilensteine 2 3 4

  8. Modellierung von Projektprozessen • Process Modeling Notation (BPMN) • grafische Spezifikationssprache • Symbole, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows) modelliert und dokumentiert werden können • XML Process Definition Language (XPDL) • Ausführbare Beschreibungssprache zur Beschreibung von Arbeitsabläufen • alle gängigen BPMN-Modellierungswerkzeuge können XPDL-Dateien exportieren und weitgehend importieren • mit den XPDL-Dateien können mittels Workflowengines Prozessinstanzen erzeugt und ausgeführt werden

  9. Modellierungswerkzeuge

  10. Risikobasierte Prozesskonfiguration

  11. Risikobasierte Prozesskonfiguration

  12. Risikobasierte Prozesskonfiguration

  13. Risikobasierte Prozesskonfiguration

  14. Prozesse automatisieren

  15. Konzepte Workflow- engine • Ausschließliche Integration vorhandener Softwareanwendungen • Ergänzung durch eigene Nutzeroberflächen • Formulargenerator der Workflowsoftware • Native Anwendung • Framework • Webservices • Schnittelle zwischen Workflowengine und Anwendungsprogrammen • Austausch von XML-Nachrichten über Internetprotokolle

  16. Prozesse automatisieren Integration von Softwaresystemen Vorhandene Software hat optimierte und bei den Anwendern eingeführte und akzeptierte Nutzeroberflächen! Für KMU ist die Entwicklung alternativer Nutzeroberflächen nur im Ausnahmefall sinnvoll!

  17. Dokumenten- und Informationsmanagement Versionsverwaltung ?!

  18. Ressourcen- und Terminplanung Netzplan Darstellung von Abläufen und derenAbhängigkeiten Berücksichtigung von Zeitdauern, Terminen und Ressourcen Terminplanung von Projekten kritischer Weg frühesterBeginnfrühestesEnde Nr. Bezeichnung Dauerfreier P. ges.Puffer spätesterBeginnspätestesEnde

  19. Initialaufwand • Softwarekosten • Kosten für externe Berater (Modellierung) • Kosten für Softwareintegration • Kosten für Schulungen • Aufwand für Datenerfassung, Strukturierung • Aufwand für Einarbeitung

  20. Auswertung der Projektergebnisse • PrüfungderProjektergebnisse • Schwächen und Stärkenidentifizieren • wiederverwendbaresProjektwissendokumentieren und kommunizieren • Verbesserungspotentiale und Erfolgsmethoden (Best Practices) ableiten • KontinuierlicherVerbesserungsprozess, Qualitätsmanagement

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