Programmi lõpetamise toimingud Rakendusüksuse info

1. Programmi lõpetamise toimingudRakendusüksuse info 07.10.2013

2. Kuidas meil läinud on? • 2013. aasta 30. juuni seisuga lõpetanud 2 programmi, enne käesolevat aastat Andrasja MISA • 2013. aasta lõpus lõppeb abikõlblikkus 6 programmil • 2014. aasta 31. märtsil lõpetab veel 2 programmi • Avatud taotlusvoorude projektidest on tegevused kestmas veel 7 projektil 107-st • Abikõlblikkekulusid tehtud 78,4% prioriteetse suuna ESF eelarvest (55 182 373 eur)

3. Programmide nimekiri

4. Programmi abikõlblikkuse periood • Kinnitatud haridus- ja teadusministri käskkirjas • Tegevusi on võimalik ellu viia vastavalt programmi tegevuskavale kuni programmi abikõlblikkuse perioodi lõpuni, jälgides kinnitatud tegevuskava tähtaegu. • Kulud võivad reeglina olla tekkinud abikõlblikkuse perioodi jooksul või 45 kalendripäeva jooksul peale abikõlblikkuse lõpptähtaega, kui kulude aluseks olevad tegevused on toimunud abikõlblikkuse perioodi jooksul.

5. Programmi eelarve • Eelarvest erinevaid kulutusi teha pole võimalik • Jälgimise vahend lisaks oma süsteemile nt VMT/EMTA lisa 1 • Juhul, kui selgub mõne kulurea võimalik ületamine, tuleb sellest RÜ-d koheselt teavitada • Kuni 6391 euro suurused muudatused kogueelarves tuleb eelnevalt rakendusüksusega kirjalikult kooskõlastada • Üle 6391 euro suurused muudatused tuleb kinnitada haridus- ja teadusministri käskkirjaga, aastaeelarve puhul rakendusasutuse juhi kooskõlastusega

6. Programmi seire lõpparuanne • Tuleb koostada programmiabikõlblikkuseperioodi kohta • Esitada rakendusüksusele hiljemalt 50 kalendripäeva jooksul abikõlblikkuse lõpptähtajast • Paljudel programmidel kohustus kooskõlastada seirearuanne enne RÜle esitamist HTMi vastava osakonnaga – soovitame esitada 10 päeva enne seirearuande esitamise tähtpäeva

7. Seirearuande juures oluline • Lisa 1 III osas peab kajastama programmi tegevusi alates abikõlblikkuse algusest kuni programmi lõpuni • Veerus „Tulemused ning vajadusel selgitused erinevuste kohta planeeritud ja saavutatud tulemuste vahel“ ei peaks enam tehtud tegevusi kirjeldama • Aruande lisa 1 osas V anda seirearuandes esitatud andmetel põhinev analüütiline lõplik hinnang programmi tegevuste tulemuslikkusele, programmi eesmärkide saavutamisele, indikaatorite saavutamisele ning eelarve kasutusele

8. Programmi indikaatorid ja eelarve täitmine • Kui indikaatori saavutusmäär planeeritust erineb või eelarve on jäänud osaliselt kasutamata, tuleb analüüsida põhjuseid, hea oleks selle kohta saada hinnang ka kooskõlastavalt HTM osakonnalt • Kui eelarve kasutus jääb planeeritust väiksemaks, tuleb seda selgitada • Lisas 2 tuleb näidata kogu eelarve kasutamine kulukohtade lõikes, võttes aluseks programmi viimase kehtiva kogueelarve • Lisas 3 tuleb näidata aastaeelarve kasutamine, võttes aluseks programmi käskkirja lisana kehtestatud viimase kalendriaasta eelarve.

9. Osalejate statistika • Lisas 5 „Toetus sihtrühmade kaupa“ tuleb kajastada vaid viimase aasta andmeid, mida pole varasemates aruannetes kajastatud • Osalejate koguarv peab võrduma töötajate, töötute ja mitteaktiivsete isikute summaga ning haridustasemete lõikes esitatud jaotusega.

10. Viimane VMT/EMTA • Tuleb esitada hiljemalt koos lõpparuandega, soovitame koostamist alustada aegsasti • Koos kontrollimiselekuuluvatekuludokumentidegapalubkoordinaatortoetusesaajalesitadakaväljavõtteprogrammikuludejavajaduseltulude kohta toetusesaajajapartneriteraamatupidamisregistritest. • Kui menetlusel tehakse korrigeerimisi abikõlblikes kuludes või finantsallikates, tuleb parandada ka seirearuande lisasid 2 ja 3. Samad muudatused tuleb sisse viia ka toetuse saaja ja partneri raamatupidamisse ning esitada sellekohane tõendus.

11. Olulist viimase VMT/EMTA juures • Programmikuludeitohiühelgikulurealületadakehtivaeelarvesummat • Viimase VMT/EMTA menetluse käigus palutakse esitada andmed programmi töölepinguga töötajate väljateenitud ja kasutatud puhkusepäevade kohta (sh partnerid) • Vaadatakse üle ka varasemalt kontrollitud, ent kontrolli hetkeks lõpetamata hangete dokumentatsiooni • Andmed seirearuandes, raamatupidamisregistrites ja abikõlblikes kuludes VMTdes/EMTAdes peavad kattuma, kontrollitakse kogu programmi perioodi

12. Puhkusetasud Saab lugeda abikõlblikuks vastavalt abikõlblikkuse määruse § 3 lg 2 p 2. Arvesse tuleb siinjuures võtta programmiga seotud töölepingu algus- ja lõpptähtaega (kui töösuhe jätkub ka peale programmi abikõlblikkuse perioodi lõppu, siis on lõpptähtajaks abikõlblikkuse perioodi lõpp). Puhkusetasudon abikõlblikudproportsionaalseltprojektiheakstöötatudajaga, kui need on arvestatudabikõlblikkuseperioodilvõi 45 kalendripäevajooksulpealeabikõlblikkuseperioodilõppu. NB! Puhkusereservei ole programmimõisteskuluningei ole abikõlblik.

13. Puhkusetasu näide Töötaja asus programmis täistööajaga tööle 01.03.2011 ning on programmiga seotud samas mahus kuni programmi abikõlblikkuse perioodi lõpuni 30.06.2013. Tema puhkusepäevade arv aastas vastavalt töölepingule on 28. Nimetatud perioodi eest on toetuse saajal õigus programmi abikõlblike kuludena kajastada 23 (2011) + 28 (2012) + 14 (2013) = 65 puhkusepäeva tasu. Töötajal on seisuga 30.06.2013 puhatud kokku 50 päeva ning ta jääb 20-päevasele puhkusele 01.08.2013, seega on alustatud puhkusest 15 puhkusepäeva tasu programmist abikõlblik.

14. Dokumentide säilitamine Toetuse saajal on vastavalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse §-ile 5 kohustus säilitada kõiki toetuse kasutamisega seotud dokumente paberkandjal või elektrooniliselt vähemalt 2025. aasta 31. detsembrini. Selline dokumentide säilitustähtaeg peaks olema sätestatud ka toetuse saaja sisekorras. Olulineon säilitadakatõendusväärtustomav e-kirjavahetusvõimuudmitteformaalseddokumendid, mille alusel on võimalikselgitadakuludeabikõlblikkustvõitehtudotsuseid.

15. Kokkuvõtteks • Kulud vastavalt kinnitatud eelarvele • Lõppseirearuanne koos viimase VMT/EMTAga hiljemalt 50 kalendripäeva peale abikõlblikkuse perioodi lõppu • Kooskõlastamist vajav seirearuanne esitada HTMi vähemalt 10 kalendripäeva enne esitamise tähtpäeva • Viimase VMT/EMTA kuludokumentidega raamatupidamise väljavõte abikõlblikest kuludest, mis peab kattuma VMTdes esitatud kuludega ning seirearuande andmetega • Originaaldokumendid tuleb säilitada süsteemselt kuni 31.12.2025 • RÜ lühijuhend lõpetamise teemadel kättesaadav kodulehel http://www.innove.ee/UserFiles/Struktuuritoetused/Juhendid,%20abiaterjalid/Programmi_l%C3%B5petamine.pdf

16. Rakendusüksuse info

17. Muudatusettemakse kinnikandmise korralduses Kuna meil on võimalus siduda ettemakse tõendamise aruannet üheaegselt mitme ettemaksega, on alates 01. oktoobrist võimalik ettemakse aruandeid esitada, jälgides ettemakse kumulatiivset jääki. Soovitame edaspidi esitada perioodilisi EMTAsid. Rakendusüksus vormi esialgu ei muuda. EMTA ettemakse jäägi tabelis tuleb sel juhul kajastada kõigi seni kuludega tõendamata ettemaksete summat, tõendatud summat ning kumulatiivset jääki. Näide: programmil on ettemakse 20 jääk 10 000 eurot (kogusumma 50 000 eurot) ning 21 summas 50 000 eurot täies mahus tõendamata. Esitades septembrikuu aruande mahus 20 000 eurot, on seega ettemakse summa 100 000 eurot, sellest koos esitatava aruandega tõendatud 60 000 eurot ning jääk 40 000 eurot.

18. Olulist VMTde/EMTAde menetluses • Palume alati näidata hankega seotud kulude puhul vastavas veerus hanke viitenumbrit riigihangete registris • Tööajatabelid peavad kajastama tegelikku tööaega ning vastavalt sellele proportsioonile töötaja kogu tööajast peab olema arvestatud programmi abikõlblik töötasu • Tööde kirjeldus tööajatabelis peab andma edasi tegelikult tehtud töö sisu piisava detailsusega

19. Uut töökorralduses • Rakendusasutuses koostamisel programmi „Täiskasvanute tööalane koolitus ja arendustegevused“ muutmise eelnõu standardiseeritud ühikuhindade kehtestamiseks programmis

20. Tänan kuulamast! Küsimused?