WORKSHOP – L’elaborazione del progetto Il Project Cycle Management

1. WORKSHOP – L’elaborazione del progettoIl Project Cycle Management

2. Indice • Il PCM (Project Cycle Management): uno strumento utile alla progettazione • Origini e finalità • Le fasi del PCM • L’Approccio • Fase di Analisi • Fase di Progettazione • Dal PCM alla struttura del progetto • Attività • Spese • Caso Studio • La qualità della progettazione – Informazioni pratiche

3. Il PCM – Origini e finalità (1 di 2) • Il PCM (Project Cycle Management) è uno strumento elaborato su iniziativa della Commissione Europea • Obiettivi: • Miglioramento della qualità della progettazione e della gestione del progetto • Integrazione sistematica delle fasi del progetto • Focalizzazione dell’interesse sui bisogni effettivi dei soggetti beneficiari e degli stakeholder • Utilizzo di un approccio logico al fine di contrastare le principali cause di fallimento della progettazione • Principi: • Orientare e coinvolgere partner e stakeholder • Puntare alla sostenibilità del progetto e ad assicurare benefici durevoli • Sviluppare un approccio analitico attraverso il Logical Framework • Integrare gli obiettivi del progetto con quelli settoriali, locali, nazionali ed europei

4. Il PCM – Origini e finalità (2 di 2) • Perché usare il PCM?

5. PCM Il PCM – Le fasi del PCM (1 di 2) • Il PCM è basata su sei fasi: la Programmazione, l’Identificazione, la Formulazione, il Finanziamento, la Realizzazione e la Valutazione Programmazione Valutazione Identificazione Realizzazione Formulazione Finanziamento

6. Il PCM – Le fasi del PCM (2 di 2) • Programmazione: viene analizzato il contesto per identificare problemi, opportunità ed impedimenti che potrebbero essere affrontati, nel nostro caso, nell’implementazione di progetti di CTE • Identificazione: vengono individuate e sottoposte ad analisi le possibili azioni da intraprendere e vengono formulate delle idee-progetto • Formulazione: le idee-progetto giudicate pertinenti sono elaborate in piani di progetti operativi • Finanziamento: le proposte sono esaminate dalle autorità competenti che decidono se finanziare o meno il progetto • Realizzazione: il progetto viene implementato e monitorato • Valutazione: viene valutato il progetto per stabilire quali obiettivi siano stati raggiunti e per identificare lezioni utili per il futuro

7. Il PCM – L’Approccio • Il principale strumento usato dal PCM è il Logical Framework o LF (Quadro Logico) che si inserisce all’interno del Logical Framework Approach o LFA • Vi sono due stadi fondamentali nel LFA: • La Fase di Analisi • La Fase di Progettazione FASE DI PROGETTAZIONE FASE DI ANALISI • Analisi delle problematiche • Analisi degli obiettivi • Analisi delle strategie • Logical Framework • Tabelle delle Attività • Scheda di Spesa

8. Il PCM – Fase di Analisi (1 di 3) • Analisi delle Problematiche • Identificazione e analisi dei principali problemi e del contesto socio-economico e di policy • Identificazione degli attori coinvolti, dei loro contributi e delle loro aspettative rispetto ai problemi individuati • Analisi SWOT • Sviluppo di un “Albero dei Problemi”

9. Il PCM – Esempio (Identificazione dei principali problemi ) Esclusione delle donne dal mondo del lavoro • Si rileva una carenza di servizi e strutture a supporto dell’integrazione sociale e lavorativa femminile. • Le singole imprese non riescono a procedere a ristrutturazioni in grado di innalzare l’efficienza organizzativa interna e sul piano commerciale • Sono ancora molte le aree depresse e svantaggiate nella Regione, con carenza di strutture e infrastrutture, di centri di assistenza e di servizi, necessarie e indispensabili per l’incremento e lo sviluppo delle attività economiche • Redditi familiari ancora troppo bassi caratterizzano spesso queste zone depresse • Molte donne, seppur in possesso di titoli di studio mediamente elevati, vivono in zone con problemi di accessibilità (ad es. zone montane o isolate) dove non hanno accesso alle informazioni riguardanti le possibilità di occupazione. • Le donne hanno difficoltà ad accettare impieghi lontano dal proprio Comune di residenza perché non saprebbero dove lasciare i propri figli • Gli imprenditori sostengono che le donne non sono in possesso di capacità e competenze professionali necessarie a inserirsi immediatamente nel mondi del lavoro. Il sistema regionale di formazione professionale non consente di ottenere una formazione al passo con le esigenze del mercato del lavoro • Secondo una recente ricerca condotta dall’Istituto Regionale di Ricerca, a livello regionale vi è uno spirito imprenditoriale particolarmente scarso. Gran parte della donne ha perso una precedente occupazione di tipo artigianale o industriale ma non è stata in grado di aprire una piccola attività, in gruppo o in proprio, pur avendo le capacità tecniche

10. Il PCM – Esempio (Analisi del contesto socio-economico e di policy) • Dovranno essere analizzati i diversi fattori di contesto che influiscono sulla tematica: • Politici: norme, iniziative, programmi rilevanti a livello Europeo nazionale o locale • Economici: fattori economici, incentivi, limitazioni,… • Sociali: fattori sociali e culturali, opportunità di formazione e occupazione, stili di vita, cambiamenti demografici, interculturalità… • Tecnologici: principali cambiamenti ed innovazioni tecnologiche • Ambientali: impatto ambientale a livello locale, nazionale ed internazionale (specialmente per i progetti di CTE) • Legali: legislazione di riferimento, a livello locale ed europeo

11. Il PCM – Esempio (Analisi degli attori chiave)

12. Il PCM – Esempio (L’analisi SWOT)

13. Il PCM – Esempio (Albero dei problemi) Bassi redditi familiari Donne escluse dal mondo del lavoro EFFETTI Le donne non posseggono adeguate competenze professionali Le donne non riescono a costruire imprese individuali Le imprese non effettuano nuove assunzioni Le donne non sanno a chi lasciare i figli Le donne hanno difficoltà a raggiungere il posto Il sistema formativo non fornisce una preparazione adeguata alle esigenze Programmazione territoriale dei servizi inadeguata Le donne non hanno la patente Le donne non hanno accesso al credito Pressione fiscale elevata CAUSE Le donne non sono informate sulle possibilità di auto-impiego Costo del lavoro elevato Infrastrutture varie poco sviluppate

14. Il PCM – Fase di Analisi (2 di 3) • Analisi degli Obiettivi • Riformulazione delle problematiche in obiettivi raggiungibili • Sviluppo di un “Albero degli Obiettivi” • Una volta completato, l’Albero degli Obiettivi fornisce un quadro esauriente della situazione futura desiderata

15. Il PCM – Esempio (Albero degli obiettivi) Redditi familiari aumentati Donne inserite nel mondo del lavoro SCOPI Le donne in possesso di adeguate competenze professionali Donne assistite nella creazione di un’impresa Nuove assunzioni facilitate Servizi materno/infantili disponibili Mobilità delle donne aumentata Sistema formativo adeguato alle esigenze del mondo del lavoro Adeguata programmazione territoriale dei servizi Donne con patente aumentate Accesso al credito garantito Pressione fiscale ridotta MEZZI Donne informate sulle possibilità di auto-impiego Costo del lavoro ridotto Infrastrutture viarie sviluppate

16. Il PCM – Fase di Analisi (3 di 3) • Analisi delle Strategie • Nell’albero degli obiettivi, i diversi gruppi di obiettivi similari vengono chiamati Strategie. La strategia più appropriata e realizzabile viene selezionata sulla base di diversi criteri (priorità, budget, potenziale di successo, tempo richiesto). • Questa fase prevede quindi 2 momenti: • Individuazione delle diverse strategie per il perseguimento dell’Obiettivo del progetto • Scelta della strategia progettuale IDEA DI PROGETTO • Es. • Strategia di assistenza sanitaria primaria

17. Il PCM – Esempio (Identificazione degli ambiti di intervento) Redditi familiari aumentati Donne inserite nel mondo del lavoro Le donne in possesso di adeguate competenze professionali Donne assistite nella creazione di un’impresa Nuove assunzioni facilitate Servizi materno/infantili disponibili Mobilità delle donne aumentata Formazione Imprenditoria Politica Ind. Serv. Sociali Trasporti Sistema formativo adeguato alle esigenze del mondo del lavoro Adeguata programmazione territoriale dei servizi Donne con patente aumentate Accesso al credito garantito Pressione fiscale ridotta Donne informate sulle possibilità di auto-impiego Costo del lavoro ridotto Infrastrutture viarie sviluppate

18. Il PCM – Fase di Progettazione (1 di 6) • L’attività di progettazione è facilitata dal Logical Framework • Il LFA si esprime in una matrice che racchiude la Logica d’Intervento (Intervention Logic) del progetto e descrive le Condizioni pertinenti ed i possibili Rischi • Il Quadro Logico consiste in una matrice composta da: • 4 righe • Obiettivi Generali • Obiettivo Specifico • Risultati • Attività • 4 colonne • Logica d’Intervento (cosa il progetto intende fare) • Indicatori oggettivamente verificabili • Fonti di verifica • Condizioni

19. Il PCM – Fase di Progettazione (2 di 6) Fonti di verifica Logica di intervento Indicatori oggettivamente verificabili Condizioni Obiettivi Generali Obiettivo Specifico Risultati Attesi Spese Attività Risorse Pre-condizioni • SE i risultati sono forniti, E le condizioni avverate, ALLORA l’obiettivo del progetto sarà raggiunto

20. Il PCM – Fase di Progettazione (3 di 6) Logica di Intervento • Viene descritta dalla gerarchia degli obiettivi da conseguire • Obiettivi Generali: descrivono effetti positivi per la società (benefici di lunga durata) • Obiettivi Specifici: riguardano i problemi focali da risolvere (benefici che i destinatari finali del progetto riceveranno) • Risultati Attesi: rappresentano i prodotti/servizi che il progetto mira ad offrire ai destinatari • Attività: le azioni attraverso le quali i prodotti ed i servizi saranno distribuiti nell’ambito del progetto Deve essere stabilito un solo Obiettivo Specifico per ogni gruppo di attività tra loro coerenti!!!

21. Il PCM – Esempio (Logical Framework)

22. Il PCM – Fase di Progettazione (4 di 6) Indicatori oggettivamente verificabili • Descrivono gli obiettivi del progetto in termini obiettivamente misurabili • Permettono di • Verificare la coerenza e la correttezza della logica di intervento • Monitorare i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi Esempio • Obiettivo Specifico: Donne inserite nel mercato del lavoro • Specificità degli indicatori: • Qualità (che cosa descrive): aumento del tasso di occupazione … • Gruppo destinatario (chi): … delle donne … • Luogo (dove): … nei paesi delle aree di difficile accessibilità… • Quantità (quanto): … dal 40 al 50%… • Tempo (in quanto tempo): … entro 3 anni.

23. Il PCM – Fase di Progettazione (5 di 6) Fonti di verifica • Descrivono dove e in quale forma è possibile trovare le informazioni necessarie a verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi (espresso dagli indicatori) • Definiscono: • Il formato (come l’informazione viene resa disponibile: es. registri…) • L’origine (chi fornisce l’informazione) • La tempistica (ogni quanto l’informazione viene fornita) • Possono essere: • Interne al progetto (es. report, contabilità di progetto, dati di progetto) • Esterne al progetto • Le fonti esterne al progetto devono essere valutate in termini di accessibilità, affidabilità, rilevanza e dovrebbero essere accessibili a bassi costi.

24. Il PCM – Fase di Progettazione (6 di 6) Condizioni • Fattori che, pur importanti per la buona riuscita del progetto, sono al di fuori dell’ambito di intervento dello stesso Il fattore esterno è importante? SI NO Si verificherà? Non includerlo nel LFA Quasi certamente Includerlo come Presupposto E’ probabile E’ possibile il redesign del progetto per influenzare il fattore esterno? Non è probabile SI NO La Condizione è un Presupposto dannoso. Da un punto di vista tecnico, l’intervento non è realizzabile a meno che non si trovi una soluzione utile affinché il presupposto si realizzi o non lo si trasformi in una precondizione integrabile nel LF • Riprogettate l’intervento: • Aggiungete Attività e/o Risultati • Riformulate gli Obiettivi del Progetto, se necessario

25. Piani di Lavoro Piani di Lavoro Piani di Lavoro Dal PCM alla struttura del progetto • Dalla compilazione del Logical Framework si passa ad un ulteriore momento di programmazione che aggiunge dettagli operativi al progetto: • Tabelle di Attività • Schede di Spesa Logical Framework Piani di Lavoro e Budget orientati ai risultati Budget Stipendi xxx Macchinari xxx Uffici xxx Servizi xxx ------------------------- Totale xxx Budget Stipendi xxx Macchinari xxx Uffici xxx Servizi xxx ------------------------- Totale xxx Budget Stipendi xxx Macchinari xxx Uffici xxx Servizi xxx ------------------------- Totale xxx

26. Dal PCM alla struttura del progetto – Attività (1 di 2) • Checklist per la preparazione di una Tabella di Attività • Lista delle Attività Principali • Le attività descritte nel Logical Framework vengono usate come base per identificarne tutti i dettagli operativi • Divisione di ciascuna Attività in compiti operativi • Le attività vengono scisse in sotto-attività, le sotto-attività in compiti e ogni compito viene assegnato ad un individuo • Rendere chiara la Sequenza e le Interdipendenze • Le attività vengono messe in relazione l’una con l’altra per definire sequenza (in quale ordine) e interdipendenza (l’inizio di un’attività dipende o meno dalla fine di un’altra) • Fare una stima dell’inizio, della durata e della realizzazione delle Attività • Viene fatta una stima realistica della durata di ogni compito per stabilire le probabili date di inizio e di conclusione • Riassumere la Tabella di Attività • Viene creata una tabella riassuntiva dei tempi d’inizio, di durata e di conclusione delle attività

27. Dal PCM alla struttura del progetto – Attività (2 di 2) • Checklist per la preparazione di una Tabella di Attività • Definire i Traguardi • Vengono stabiliti traguardi (date per il compimento di ciascuna attività) • Definire le Competenze • Viene specificata la tipologia di competenze necessarie per realizzare i singoli compiti • Assegnare i Compiti ai Componenti della Squadra • Vengono definite le responsabilità per il raggiungimento dei traguardi • Tutte le informazioni elaborate nella Tabella di Attività possono essere riassunte nel formato grafico delGantt • Per il quadro complessivo del Progetto è opportuna una rappresentazione su base trimestrale o mensile, mentre per un dettaglio sulle singole attività è consigliabile un formato settimanale

28. Dal PCM alla struttura del progetto – Spese • La lista delle attività del Logical Framework deve essere copiata in una nuova tabella: quella delle spese sulla base della quale viene definito il budget • Checklist: • Specificare le risorse necessarie • Inserire le risorse nelle categorie di spesa • Specificare le unità e le quantità • Valutare i costi per unità • Identificare le fonti di finanziamento • Assegnare i codici di spesa • Schedare i costi per periodo • Calcolare il totale • Stimare le spese da sostenere

29. Caso Studio – Albero dei problemi Elevati tassi di mortalità materna ed infantile Elevati tassi di infezione nei neonati e bambini Elevata incidenza di gravi complicazioni alla nascita Elevati tassi di infezioni neo-natali e post parto EFFETTI Basso livello di nutrizione di neonati e bambini Complicazioni alla nascita diagnosticate in ritardo o non diagnosticate Bassi livelli di igiene e cura sanitaria Pochi bambini e neonati vaccinati Bassa frequentazione delle cliniche rurali CAUSE Pressioni commerciali ad utilizzare surrogati del latte materno Scarsa disponibilità stagionale di cibo ad alto contenuto proteico Titubanza delle madri nel frequentare le cliniche Scarsa e inadeguata copertura territoriale delle cliniche Scarsità di medicinali Personale scarsamente qualificato

30. Caso Studio – Albero dei degli obiettivi Ridotti tassi di mortalità infantile Ridotti tassi di infezione nei neonati e bambini Ridotta incidenza di gravi complicazioni alla nascita Ridotti livelli di infezioni neo-natali e post parto SCOPI Migliorato livello di nutrizione di neonati e bambini Migliorate condizioni igieniche e di cura dei pazienti Migliorata diagnosi delle complicazioni alla nascita Incrementata frequentazione delle cliniche rurali da parte delle madri Aumento delle vaccinazioni per neonati e bambini MEZZI Incrementata proporzione di bambini allattati naturalmente Incrementata disponibilità stagionale di cibo ad alto contenuto proteico Disponibilità sufficiente di medicinali Personale meglio qualificato Più madri disposte a frequentare le cliniche Estensione della copertura territoriale delle cliniche rurali

31. Caso Studio – Analisi delle strategie Ridotti tassi di mortalità infantile Ridotti tassi di infezione nei neonati e bambini Ridotta incidenza di gravi complicazioni alla nascita Ridotti livelli di infezioni neo-natali e post parto Migliorato livello di nutrizione di neonati e bambini Migliorate condizioni igieniche e di cura dei pazienti Migliorata diagnosi delle complicazioni alla nascita Incrementata frequentazione delle cliniche rurali da parte delle madri Aumento delle vaccinazioni per neonati e bambini Incrementata proporzione di bambini allattati naturalmente Incrementata disponibilità stagionale di cibo ad alto contenuto proteico Disponibilità sufficiente di medicinali Personale meglio qualificato Più madri disposte a frequentare le cliniche Estensione della copertura territoriale delle cliniche rurali Strategia di assistenza sanitaria secondaria Strategia di nutrizione Strategia di assistenza sanitaria primaria

32. Caso Studio – Logical Framework (1 di 2) Livello Obiettivo Generale Ridotti tassi di mortalità infantile Ridotti tassi di infezione nei neonati e bambini Ridotta incidenza di gravi complicazioni alla nascita Ridotti livelli di infezioni neo-natali e post parto Livello Obiettivi Specifici Livello Risultati Migliorate condizioni igieniche e di cura dei pazienti Migliorato livello di nutrizione di neonati e bambini Migliorata diagnosi delle complicazioni alla nascita Aumento delle vaccinazioni per neonati e bambini Incrementata frequentazione delle cliniche rurali da parte delle madri Livello Attività Rendere operativi i macchinari di clinica Identificare e formare assistenti al parto Migliorare le capacità professionali Migliorare la gestione e il controllo dei fondi Aumentare il personale Disponibilità sufficiente di medicinali Sviluppare nuove procedure Formare il personale

33. Caso Studio – Logical Framework (2 di 2) Logica di intervento Indicatori Fonti di verifica Condizioni Ob. Gen. Ob. Spec. Risultati Attesi Attività Pre-condizione: realizzato l’Atto di Decentramento che metta in grado l’Ufficio Provinciale della Salute di razionalizzare il sistema di gest. del personale

34. Caso Studio – Attività 1 Attività Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 5 Ecc. Risultato: 1. Miglioramento della qualità dei servizi secondari di assistenza sanitaria Attività: 1.1 Disegnare e realizzare la formazione del personale per la cura dei pazienti 1.1.1 Realizzare valutazione dei bisogni di formazione del personale 1.1.2 Progettare moduli di formazione 1.1.3 Dirigere la formazione PA TA Ecc. L L L L L L L S 6 1 2 3 4 2 7 3 Key PA=Esperto di progetto TA=Esperto di Formazione L=Ruolo principale S=Ruolo di sostegno 5 4 5 Deliverables (e milestones) 1 = Piano attività completato per la fine del mese 2 = Moduli di formazione assistenza pazienti completati per fine mese 3 3 = Formazione del personale delle cliniche in servizi migliorati per fine mese 5 4 = Rapporto di valutazione esterna completato per mese 2 5 = Nuove procedure finalizzate per mese 4 Legenda Lista delle attività principali Definire i deliverables e le milestones 1 5 2 Dividere le attività in sottoattività ben definite Definire le necessarie qualifiche professionali 6 Chiarire sequenza ed interdipendenze 3 7 Assegnare i compiti tra i componenti del gruppo di lavoro 4 Valutare l’inizio, la durata e la conclusione dei compiti

35. Caso Studio – Spese 5 9 1 4 6 7 8 10 2 3 Legenda Lista Attività Specificare le quantità per periodi determinati Schedare i costi per periodi determinati 1 5 9 Quantificare i costi per unità Calcolare il totale Specificare le categorie di spesa 2 6 10 Inserire le risorse nelle categorie di spesa 3 7 Identificare le fonti di finanziamento Specificare le unità Assegnare i codici di spesa 4 8