Správa digitálního obsahu v organizacích ( A7B 39SDO )

1. Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflowa popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2012

2. Co je to workflow? • Popis životního cyklu obsahu • „od myšlenky k uživateli“ • Eviduje stav objektů, zdrojů, informací • Sestává z různě provázaných akcí • Řídí prováděné aktivity • Zajišťuje spolupráci aktérů systému Správa digitálního obsahu v organizacích

3. Správa digitálního obsahu v organizacích

4. Motivace, … aneb „proč“ Workflow používáme, abychom zajistili: • … že se něco stane, • … že se něco nestane, • … že se něco stane správným způsobem, • … že se něco stane ve stanovenou dobu, • … atd. Správa digitálního obsahu v organizacích

5. Workflow procesa jeho definice Správa digitálního obsahu v organizacích

6. Proces ve workflow („business process“) • Součást analýzy nasazení systému • Popisuje, jak je činnost organizačně prováděna • WCMS: činnost = publikace obsahu • Může obsahovat kroky mimo informační systém (!) • Daný proces může být implementován různými technikami (s různou mírou vhodnosti) Správa digitálního obsahu v organizacích

7. Modelování procesů • BPM: Business Process Modelling • mapování a analýza existujících procesů • modelování (neformálně, formálně, graficky, …) • BPR: Business Process Reengineering • reorganizace procesů (typicky kvůli efektivitě) • dopad na organizační strukturu, pracovní místa a náplně • BPI: Business Process Improvement • zlepšování bez zásadní reorganizace (V rámci CMS nás zajímá zejména BPM, případně BPI.) Správa digitálního obsahu v organizacích

8. Definice procesu Workflow proces je popsán svou definicí: • Posloupnost prováděných akcí • Vstupy, podmínky a výstupy akcí • Vzájemné závislosti akcí • Možnosti větvení podle definovaných podmínek • Omezení na průběh procesu • Zodpovědnost uživatelů (rolí) za konkrétní stavy a akce Správa digitálního obsahu v organizacích

9. Příklad definice workflow procesu Správa digitálního obsahu v organizacích

10. Vzory workflow procesu Definice procesu používá tzv. vzory • Sekvence • Paralelní souběh • Synchronizace • Výběr z možností • Jednoduché sloučení • … případně další • Vzory jsou „stavebními kameny“ definice • Měřítko „vyjadřovací síly“ workflow systémů Správa digitálního obsahu v organizacích

11. Vzory workflow: Sekvence • Určitá akce může začít po skončení předchozí Příklad: Po přijetí platby vystavit daňový doklad. Též: Sequence, Serial Routing Správa digitálního obsahu v organizacích

12. Vzory workflow: Paralelní souběh • Rozdělení do více současně běžících větví Příklad: Po přijetí závazné objednávky vygenerovat potvrzení a zahájit expedici ze skladu. Též: AND-Split, Parallel Split, Fork Správa digitálního obsahu v organizacích

13. Vzory workflow: Synchronizace • Čekání na dokončení paralelních větví Příklad: Po expedici zboží ze skladu a uhrazení kupní ceny odeslat zásilku zákazníkovi. Též: Synchronizer, AND-Join, Randez-vous, Barrier Správa digitálního obsahu v organizacích

14. Vzory workflow: Výběr z možností • Možnost pokračování v jedné z několika větví Příklad: Odeslat poštou nebo kurýrní službou. Též: Exclusive Choice, XOR-Split, Switch, Decision, Case Správa digitálního obsahu v organizacích

15. Vzory workflow: Jednoduché sloučení • Čekání na dokončení jedné z předchozích větví Příklad: Při neobdržení platby nebo zrušení ze strany zákazníka stornovat objednávku. Též: Merge, XOR-Join, Asynchronous Join Správa digitálního obsahu v organizacích

16. Příklad: Publikační workflow s větvením Správa digitálního obsahu v organizacích

17. Příklad: schvalování smluv Správa digitálního obsahu v organizacích

18. „swimlanes“ Správa digitálního obsahu v organizacích

19. Správa digitálního obsahu v organizacích

20. Postupy návrhu Dva typické postupy návrhu workflow • Obranné workflow(kdo všechno to musí schválit před publikací?) • Editor a X návazných schvalování • Schvalování má jen kontrolní funkci • Typické pro CMS • Procesně orientované(provádění uživatelů procesem) • Postup kroků a delegace rolí • Typické pro DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

21. Zásady dobrého návrhu • Vždy zvažte, zda je workflow opravdu potřeba • Většina WCMS „skutečné“ workflow nepotřebuje • Striktní vynucování pravidel může být naopak překážkou • Vyvarujte se razantních změn zavedených procesů • Nepřizpůsobovat skutečnost nasazenému systému • Pokuste se mapovat: • Jak to nyní funguje • Kde to vysloveně vázne • Jak může pomoci nový CMS (DMS) • Návrh zcela nového procesu používejte výjimečně! Správa digitálního obsahu v organizacích

22. Typické problémy: přiřazení úkolu roli • Příklad – role „korektor“ schválí publikaci článku • Problém: role nic sama neudělá • Role nemusí být aktuálně naplněna žádným uživatelem • Role je naplněna více uživateli, spoléhají na sebe navzájem • Řešení: • K vykonání akce se generuje „úkol“ • Co vykonat, s čím a do kdy • Co se stane pokud čas vyprší • Přiřazeno konkrétnímu uživateli • Úkol přiřazuje systém nebo uživatel Správa digitálního obsahu v organizacích

23. Typické problémy: zástupnost • Příklad – akce přiřazena uživateli, který • má dovolenou (to se dá plánovat předem) • onemocní (může být neočekávané i velmi náhlé) • Problém: zástupnost • Workflow by mělo řešit, co se stane při nečinnosti uživatele • Řešení: • Definování zástupnosti • Za koho kdo zastupuje (pevně zadané nebo nastavitelné) • Časové limity na provedení úkolu (automatická „eskalace“) • Privilegovaná role uživatele umožňující přesun úkolů • Ad hoc řešení nenadálých situací Správa digitálního obsahu v organizacích

24. Typické problémy: prokázání provedení • Příklad – fakturu nad 10mio Kč musí schválit CEO • Problém: síla autentizace • Opravdu víme, že je to generální ředitel? • Jak to prokážeme při účetním auditu? • Řešení: • Digitální podpis kvalifikovaným certifikátem, podpis se stává neoddělitelnou součástí dokumentu • Papírový podpis (naskenovaný do systému?) Zvolené řešení musí schválit auditorská společnost. Správa digitálního obsahu v organizacích

25. Formální modely popisu WORKLOW Správa digitálního obsahu v organizacích

26. Možnosti modelování procesů • Existuje řada způsobu zápisu (více či méně formální) • Volte ten, který uživatel pochopí (a schválí) • Mohou existovat i další požadavky (např. legislativa) • Příklady • Dataflow diagramy / swimlines • Business process diagramy • Vývojové diagramy, … Správa digitálního obsahu v organizacích

27. Formální modely workflow • Umožňují definici procesů na implementační úrovni • CMS se liší poskytovanými formalismy • limitují, jak složité workflow je možné implementovat… • Využití existujících formalismů • Stavové diagramy • Petriho sítě • Rozšířené Petriho sítě (barvené aj.) • Specializované modelovací jazyky a nástroje • BPMN • YAWL (yet another workflow language) • UML (prostředky pro popis workflow: „activity diagram“) • BPEL Správa digitálního obsahu v organizacích

28. Formální modely: stavové diagramy • Nejjednodušší případ, mění se pouze stav assetu • Ke stavu jsou zpravidla vázána přístupová práva Správa digitálního obsahu v organizacích

29. Formální modely: vývojový diagram Správa digitálního obsahu v organizacích

30. Formální modely: Petriho sítě • Graf definující místa a přechody mezi nimi • Místa mohou obsahovat tokeny • Přechod se aktivuje, pokud všechna místa připojená na jeho vstup obsahují token • Při aktivaci se odstraní tokeny ze vstupních míst a vygenerují se tokeny do všech míst na výstupu Správa digitálního obsahu v organizacích

31. Jazyk BPEL • Jazyk pro popis obchodních procesů • Založen na XML • „Programování ve velkém“ – koordinace aplikací • Umožňuje definovat • Vzájemné závislosti webových služeb • Reakce na zasílané zprávy • Zotavení z chybějících odpovědí • … a další • BPEL nástroje se používají k řízení workflow procesů Správa digitálního obsahu v organizacích

32. BPMN (Business Proc Modelling Notation) • Reprezentace procesů • grafická • serializace do XML podoby, BPEL apod. Správa digitálního obsahu v organizacích

33. Konstrukty BPMN • Události • startovací, ukončovací, ostatní • mohou přijmout nebo generovat zprávy • Aktivity • práce, která musí být udělána • vnořené podprocesy • Gateway • podmínky • rozdělení a sloučení • Spoje • sekvence • zprávy • asociace Správa digitálního obsahu v organizacích

34. Správa digitálního obsahu v organizacích

35. Příklad BPMN – vnořený proces Správa digitálního obsahu v organizacích

36. Workflow v CMS/DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

37. Workflow modul v CMS • Řídí životní cyklus assetů a zajišťuje jejich interakci • S uživateli • S ostatními částmi aplikace • S dalšími aplikacemi • Konfigurován modelem definice procesů • Eviduje seznamy úkolů pro uživatele („TODO“) • Zajišťuje komunikaci s okolím prostřednictvím • Receptorů (vstupy) • Efektorů (výstupy) Správa digitálního obsahu v organizacích

38. Postavení workflow v rámci CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

39. CMS a workflow – co požadovat • Hledejte CMS podporující navržené procesy • Většina velkých CMS obsahuje vizuální návrhář workflow kombinující stavový diagram a různé akce • U většiny lze vystavět programové workflow na bázi akcí • Některé CMS umožňují integraci s externími workflow typu BPEL • Workflow bývá podružné u WCMS, podstatné u DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

40. Výběr – kontrolní otázky • Potřebujete větvení a cykly nebo jen sekvenci? • Jaká je potřebná míra notifikací a eskalací?(jak blízko u sebe sedí tým editorů obsahu?) • Audit a reporty – co potřebují manažeři vědět? • Co je přednější – rychlost nebo bezpečnost? • Lze publikovat kritickou informaci do 10minut? • Je potřeba zadávat úkoly bez vazby na assety? • Bude workflow zahrnovat externí systémy? • Jak často se workflow mění? Správa digitálního obsahu v organizacích

41. Literatura • http://www.workflowpatterns.com/patterns/index.php • Eyal Oren, Armin Haller:Formal Frameworks for Workflow Modelling • http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow • http://en.wikipedia.org/wiki/BPEL • http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Modeling_Notation Správa digitálního obsahu v organizacích

42. Děkuji za pozornost Garant přednášky: Martin Kačer martin.kacer@etnetera.cz