Les modalités d’organisation d’un service du personnel

Les modalités d’organisation d’un service du personnel Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative

Menu • Préambule • Dénominations et vocables • Finalités d’un service du personnel • Structure et profils • Matières • Aspects humains • Gestion du changement et de l’organisation • IT systèmes • Communication • Les enjeux, le devenir • Conclusions

Préambule • Qui suis-je? MARTIN Nicolas (36 ans) Adjoint au DRH chez SONACA S.A. Secteur aéronautique - siège social établi à Gosselies (Charleroi) Actuellement 1700 personnes (1000 ouvriers, 400 employés, 300 cadres)

Préambule • Qui suis-je? SONACA S.A. est depuis juin 2005 un Groupe constitué d’une maison mère établie à Gosselies et de filiales établies aux USA, Canada et Brésil. (Internationalisation) Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos activités couvrent tant la conception que la fabrication) Notre chiffre d’affaires 2005 s’élevait à 235 000 000 €. Nous sommes actuellement occupés dans un plan Défi 2007. Ce plan vise à générer des économies récurrentes et permettre la perennité de l’entreprise. (un chapitre social également) Mobilisation entière de toute l’entreprise. Gros enjeux et grands projets à terme. BOOM des constructeurs BOEING et AIRBUS

Préambule • Qui suis-je? Background scolaire? Gradué en Administration Sociale et Fiscale Licencié en Sciences Economiques et Sociales Agrégé de l’Enseignement Supérieur des Sciences Economiques et Sociales

Préambule • Qui suis-je? Expériences? Management Accountant chez Schweppes Belgium (4 mois) Chargé de cours à la HECF Mons (4 ans) SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans) Responsable RH chez Sonaca (6 ans)

Préambule • Pourquoi moi? Vision généraliste du métier HR Esprit volontariste du changement Ma fonction actuelle dans l’organisation HR chez Sonaca (pas de périmètre limitatif…) La passion et le dévouement pour ce métier noble qu’est le nôtre

Préambule • Avertissements Histoire,Vécu Expériences Recul Pas une seule vérité Q/R

Dénominations et vocables • Le choc… « Modalités d’organisation d’un service du personnel » Rappel: 1992 – Etude comparative des services du personnel (Ringard…) Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion du personnel? Il est clair qu’il y aura toujours dans un département des ressources humaines une administration du personnel. Notre priorité de ce soir est je pense le service du personnel ou l’administration du personnel. A bien des égards, cette notion sera élargie en fonction des sujets traités. Toucher à la GRH passe impérativement par une administration du personnel.

Dénominations et vocables Il n’empêche, nous vivons une ambiguïté dans notre discipline au niveau de la terminologie. Que pensez de ce travailleur qui pour un problème de fiche de paie dit: « Je vais au personnel » Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription à une formation ou une demande de mobilité interne dit: « Je vais au personnel » Que pensez du même travailleur qui pour une information relative à l’octroi d’un crédit temps dit: « Je vais au personnel » Ces personnes sont allées au service du personnel mais dans des entités différentes, où les métiers sont différents. Différents labels peuvent être utilisés: Service social, département social, direction du personnel, Personnel, Relations sociales, Relations Humaines, Direction Personnel et Administratif, Service Ressources Humaines, Direction des Ressources Humaines, (Et pourquoi pas les gisements humains?), etc…

Dénominations et vocables Quid des abréviations? SRH, DRH, HRM, HRD, etc… On anglicanise de plus en plus la fonction… Imagination fertile… Que penser de tout cela?

Dénominations et vocables C’est la professionnalisation de la fonction qui fait cet étendu vocable! C’est également la taille de l’entreprise, son secteur, sa culture, son histoire, sa nationalité, et d’autres paramètres probablement spécifiques et propres à chaque société qui définit le vocable. Européanisation de la fonction ? Vision Groupe? Local? Global? « Think global act local? » Mais comment veut-on s’appeler? Les coutumes et la culture sont parfois des concepts plus forts que le label! « On veut s’appeler DRH, et tout le monde continue à nous appeler le personnel! » Encrage dans les mœurs…

Dénominations et vocables Finalement le vocable n’est pas ce qu’il y a de plus important, ce qui est le plus important c’est ce que l’on met dedans! « Je vais au service du personnel » Touche tous les travailleurs Aide, assistance suite à problème ou une interrogation Là on sera à mon service… Ecoute Expertise, conseils, connaissance C’est finalement un point de chute, une sorte de liaison entre le travailleur et son entreprise. Notre entité va au delà de la hiérarchie de première ligne qui doit rester le premier lien dans la relation de travail. (partage du management des hommes) L’élément de liaison est le contrat de travail. (avec toutes ses obligations mutuelles)

Dénominations et vocables La dénomination de l’entité personnel peut être fonction de la position qu’occupera son leader dans l’organisation de l’entreprise. Le leader est-il Directeur ou Manager? Participe-t-il au Comité de Direction? Quid des pouvoirs de signature et du champ décisionnel? Le leader est-il rattaché au Directeur de Site?

Dénominations et vocables Exemple d’une entreprise dans le secteur agro-alimentaire en région wallonne qui cherchait un H.R.M: Un site de production en Flandres (200 personnes) et un site de production en Wallonnie (150 personnes) Le HRM est un service à lui seul, une sorte de hotline support à la production, management baladeur dans l’usine, les valeurs de l’entreprise étant ancrées sur l’individu.

Dénominations et vocables Exemple d’une entreprise américaine de marketing de près de 80 personnes en région bruxelloise, une personne à mi-temps pour les questions administratives. Ce « HR Supervisor » est rattaché à la Direction Financière. Cas de cette entreprise scandinave (600 personnes) comprenant deux sites d’exploitation en Flandres et en Wallonnie, le service du personnel et payroll étant basé au siège central en Flandres, un responsable du personnel étant localisé dans le second site et plutôt orienté sécurité et people development.

Dénominations et vocables Exemple de cette entreprise italienne du secteur des fabrications métalliques qui comprend 200 personnes et fait partie d’un groupe européen. La DRH est composée de deux personnes, le payroll étant la priorité numéro 1. Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le secteur chimie qui contient une quinzaine de filiales en Europe et dans les pays émergents. La DRH comprend 60 collaborateurs et la stratégie se focalise sur la mobilité du personnel entre les filiales et le développement.

Finalités d’un service du personnel • Une question existentielle! • Quelles activités? • Que veut-on devenir?

Finalités d’un service du personnel • Qui sommes-nous? Une Direction, un Département, un Service composé d’un ensemble de personnes qui ont des tâches orientées vers les matières relatives à l’être humain. (Vaste)

Finalités d’un service du personnel • Grandes tendances? • Juridique (de plus en plus) • Directeur de la responsabilité sociale de l’entreprise (Entre le marteau et l’enclume) • Nouveau comportement (la personne est une nouvelle donne au niveau GRH, arbitrage entre la vie professionnelle et la vie privée) • Internationale (différentes cultures, nationalités, les nouveaux expatriés) • Orientation business (connaître le business, le produit, la stratégie de l’entreprise, voir la fonction RH dans un ensemble) • Individualisation dans la gestion (gestionnaire d’individus, chaque cas est un cas)

Finalités d’un service du personnel • Grandes tendances? • Gestion des compétences (anticiper les compétences et les métiers pour demain) • Contrôleur de gestion, gestionnaire de rémunération individuelle (rémunération à la carte?; financiarisation de la fonction RH) • Gestionnaires des temps • Suite d’externalisation de certaines activités (*) • Investissement dans la logique informatique (conscience des évolutions technologiques) • Ordonnateur du cadre de vie au travail • Garant des équilibres sociaux, optimisateur d’éffectif (pyramides des âges, … Gestion du changement)

Finalités d’un service du personnel • Inventaire? Les grandes lignes… • Respect de la législation sociale (veille sociale et fiscale permanente) (Rebelle ou soumis?) • L’approche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?) • L’assurance d’une paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie…) • L’assurance de bonnes conditions de travail (Sécurité ou Danger?) • La maîtrise des processus de gestion (Organisation ou désorg. ?) • Le développement des personnes (Priorité ou fatalité?) … • Le bien être au travail et concilier vie privée/vie prof.

Finalités d’un service du personnel Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: 20% à l’administration du personnel et des salaires… 10% au recrutement… • Activités de secrétariat en tout genre • Initiatives en matière de formation et de perfectionnement • Entretien des relations avec les syndicats • Planification des ressources en personnel • Gestion des risques • Gestion logistique des formations • Définition et adaptation de la politique salariale • Description en pondération des fonctions • Maîtrise des coûts du personnel

Finalités d’un service du personnel Considérations actuelles selon une enquête Berenschot/Partena en 2006: • Soutien et encadrement du développement de l’organisation • Structuration de la gestion des compétences • Définition et adaptation de la politique d’évaluation • Adaptation de la GRH à la stratégie de l’organisation • Développement de la qualité de la gestion • Gestion des licenciements

Finalités d’un service du personnel Rôle de support technique vers une fonction à connotation stratégique… Réalité ou fiction? On reste encore beaucoup dans un rôle de support technique, la gestion administrative, le support à la hiérarchie, les relations collectives…

Finalités d’un service du personnel • Point central = contrat de travail qui lie chaque travailleur à l’entreprise. (C’est la relation de travail) Les articles repris dans les contrats de travail permettent d’illustrer dans les grandes lignes les matières qui vont être traitées au sein d’un service du personnel

Finalités d’un service du personnel CONTRAT DE TRAVAIL Entre d’une part : Représentée par : Et d’autre part : Il est convenu ce qui suit : Article 1 - L'employeur engage l’ouvrier dans les liens d’un contrat de travail à partir du ….. pour remplir les tâches et fonctions suivantes : …. Article2 - L’engagement est conclu pour une durée déterminée de … mois jusqu’au ……. Article 3 – Cet engagement est conclu avec une période d'essai de 14 jours calendrier. Si au cours de ces 14 jours l'exécution du contrat est suspendue pour cause d'absences justifiées ou non, la période d'essai sera prolongée de la durée des absences, mais en aucun cas cette prolongation ne pourra dépasser 7 jours calendrier. L'employeur et l'ouvrier pourront mettre fin au contrat à partir du 7e jour calendrier et aussi longtemps que l'essai est en cours, sans préavis ni indemnité, à la fin de chaque journée de travail. Article 4 – Cet engagement est subordonné au résultat favorable d'un examen médical effectué par un médecin délégué par l'employeur. Loi de 1978 Statuts Définitions des fonctions Règlementation médicale

Finalités d’un service du personnel Article 5 -La durée de travail est fixée à 36h30 minutes par semaine et répartie comme suit : du lundi au jeudi de 7h00 à 15h30 avec une interruption de 30 minutes entre 11h30 et 13h10 le vendredi de 7h00 à 11h30 sans interruption Article 6 - A la date du présent contrat, la rémunération convenue est fixée à …. bruts de l’heure. Article 7 - Le paiement de la rémunération sera effectué par banque ou CCP. Article 8 - Il est bien entendu que, suivant les besoins de service, et par seule décision de l’employeur, vous pourriez être astreint(e) à faire du travail en équipes successives ainsi que d’éventuels déplacements à l’étranger. Article 9 - L’ouvrier reconnaît avoir reçu un exemplaire du contrat et du règlement de travail, lequel fait partie intégrante du présent contrat et déclare en accepter les clauses et conditions.

Finalités d’un service du personnel • Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède… Article - Lieu de travail Les prestations de travail s'effectueront principalement à ……. Dans l'exercice de ses fonctions, l'intéressé pourra effectuer des séjours à l'étranger, d'une durée ininterrompue allant jusqu'à trois mois sans retour au foyer. Article - Rémunération Une gratification faisant partie de la rémunération pourra éventuellement être allouée au travailleur. Son montant et ses conditions d'octroi sont laissés à l'entière appréciation de l'employeur et elle constitue une pure libéralité de sa part. Le versement de cette gratification pendant plusieurs années ne peut constituer un usage, n'ôtera pas à la gratification son caractère de libéralité et ne peut faire naître aucun droit pour le futur. Les conventions collectives du statut seront d’application. Par ailleurs, il est convenu qu'au terme de sa période d'essai de 6 mois, si celle-ci s'avère positive, le travailleur disposera d'une voiture de société.

Finalités d’un service du personnel • Autres extraits d’articles qui peuvent illustrer ce qui précède… Assurance de groupe L’employeur a souscrit une police d’assurance de groupe au profit de son personnel, laquelle octroie des prestations en cas de décès ou en cas de vie à l’âge de la retraite. Le travailleur marque son accord pour participer à ce plan de pension. Autre article Le présent contrat est, pour tout ce qui n'est pas prévu par la présente convention, soumis à la loi relative aux contrats de travail, au droit commun et aux règles internes à l'entreprise, notamment le règlement de travail. Compensation and benefits

Finalités d’un service du personnel • Exemples de structures RH Liaison usines

Finalités d’un service du personnel • Exemples de structures RH

Structure et profils The right person at the right moment at the right place… QUID DE LA STRUCTURE? Il est possible de dessiner sa structure selon différents modèles: Exemple: Une gestion du personnel par statuts AtoZ Une gestion du personnel par disciplines Une gestion du personnel QUANTI/QUALI …

Structure et profils L’évolution de l’organigramme est la conséquence d’un virage dans la stratégie HR de l’entreprise. Le business nécessite l’investissement de nouvelles machines, il y a impact sur la sécurité, l’ergonomie, les métiers… La nouvelle stratégie donne une impulsion au people management, outsourcing d’activités. Fusion, rachat, acquisition, restructuration, internationalisation, nouvelles orientations stratégiques engendrent des changements dans l’organisation.

Structure et profils Exemples: • Une entreprise qui annonce un downsizing significatif dans le secteur automobile • Une fusion/absorption de sociétés de consulting bureau d’études (l’une cotée en bourse à Paris et l’autre leader sur un segment de marché en Belgique…) • Une société en pleine croissance dans le secteur de la construction

Structure et profils Un virage dans la stratégie aura d’office un impact dans l’organisation… ! Nouveautés = Nouveaux problèmes Exemples: un upsizing = nouvelles campagnes de recrutement ? rachats? Un downsizing = délocalisation? Restructuration? externalisation?

Structure et profils Politique de people management? Impact sur la gestion des compétences Redéfinition ou définition des fonctions Politique salariale Impact sur les politiques de mobilité (fertilisation croisée)

Structure et profils Modernisation du système d’informations? EHR Impact organisationnel Technique

Structure et profils Internationalisation ? Gestion des expatriés? Fiscal? Social? Split payroll?

Structure et profils Profils au HR? Idéal? Une équipe pluridisciplinaire Des gens motivés qui aiment les personnes Des personnes qui connaissent bien le terrain De l’expérience du know how et de l’expertise De la fraicheur et des idées nouvelles Quid de la tête bien faite?

Structure et profils Dans une entreprise de 1600 personnes? Personnel orienté sécurité, conseiller en prévention, pompiers, juriste, conseillers sociaux, gens de terrain, secrétaires de direction, assistants sociaux, économistes, licenciés en sciences du travail, psychologues, infirmières graduées (+ service externe), gradués en gestion des ressources humaines. (Equal to 25 personnes)

Structure et profils La fonction d’antenne RH ou décentraliser la DRH dans les usines… Gestion journalière correcte des temps et de la paie du personnel travaillant dans un secteur donné. Cette fonction est localisée géographiquement dans chacune des usines afin d’éviter aux travailleurs de se déplacer. Existence d’une antenne centrale pour les fonctions de supports type administratif, management. Ce sont les délégués des Ressources Humaines Réalisation d’un véritable travail d’équipe en collaborant étroitement avec les chefs d’équipe et les Responsables d’usines sans oublier le Département RH

Structure et profils Ecoute attentive des travailleurs dont ils sont parvenus à gagner la confiance par leur discrétion. Bonne connaissance de la situation de chaque personne ce qui permet de désamorcer les situations difficiles et d’éviter les conflits. Garant du respect des conventions et des règlements tout en restant objectifs. Aspect relationnel de la fonction très important tout comme la disponibilité dont ils doivent faire preuve étant donné la diversité des horaires qui existent dans chaque usine.

Structure et profils Responsables de services? Pas nécessairement des universitaires, mais tendance à de plus en plus le devenir… « Un diplôme ne remplacera jamais l’expérience… » En résumé, La DRH a besoin de personnes orientées tant qualitatif que quantitatif (polémique des sciences molles et dures…) • Etre orienté personnes • Etre orienté tâches FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE… TEAM BUILDING

Matières Préambule: Je ne compte pas entrer dans les détails des différentes matières traitées dans les entités qui constituent une D.R.H. Je n’évoquerai pas non plus les entités sécurité, médical, et recrutement formation. (Il n’empêche, ces points se retrouveront fréquemment dans le quotidien des personnes de la RH) 3 raisons: - Demande volontariste ICHEC Entreprises - Pas réellement expert en ces matières - Ne pense pas que ce soit la finalité du cursus ? Matières… VASTE ETENDUE!

Matières Exercice pratique: par groupe de 2, établir l’inventaire des matières existantes dans mon « entité » (une liste à réaliser) Classer ces matières par grands sujets (regroupement) Pour chaque matière, dessiner un processus Lier les processus entre-eux

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