Academic Competitiveness Grant y National SMART Grants

1. Academic Competitiveness Grant y National SMART Grants Asociación de Administradores de Asistencia Económica de Puerto Rico Presentado por: Frances M. Martínez 5 de octubre de 2006

2. OBJETIVO Describir los nuevos programas de becas que se crean en virtud del “Higher Education Reconciliation Act of 2005 (HERA)” y los procesos recomendados para determinar los estudiantes elegibles a los mismos.

3. Leyes y Reglamentos • 3 de julio de 2006 – Reglamentos finales interinos con efectividad hasta el 1 de noviembre de 2006 • Hasta el 17 de agosto de 2006 hubo oportunidad para someter comentarios para posibles cambios • El proceso de negociación comenzará en el otoño de 2006

4. Autorizaciones y Fondos • Los fondos de estos programas no están sujetos a los procesos de asignaciones anuales: • 2006-07 $790m • 2007-08 $850m • 2008-09 $920m • 2009-10 $960m • 2010-11 $1.01b • Si no hay fondos suficientes se reducirán proporcionalmente la cantidad a otorgar • No hay reducción para el 2006-2007 • Los fondos no utilizados en un año se pueden transferir a años subsiguientes

5. Consideraciones para asignar los fondos a las instituciones • Número de participantes de Beca Federal Pell para el 2005-2006 (aceptados y desembolsados) • Disponibilidad de fondos ACG/SMART • Si la escuela tiene programas de 2 o 4 años • Método mediante el cual las instituciones reciben fondos: • Algunas instituciones no recibieron cartas de autorización inicial de fondos porque su volumen de transacciones es muy bajo • Instituciones en reembolso no recibieron un autorización inicial de fondos y se le brindaron instrucciones especiales • El “GPAS Award Number” para ACG es P375A06xxxx. Las xxxx serán las correspondiente a número de secuencia que actualmente existe para Beca Pell y para Préstamo Directo • El “GPAS Award Number” para SMART es P376S06xxxx. Las xxxx serán las correspondiente a número de secuencia que actualmente existe para Beca Pell y para Préstamo Directo

6. Programas Academic Competitiveness Grant (ACG) National Science and Mathematics Access to Retain Talent (National SMART)

7. Cantidades a otorgarse • ACG: • $750.00 anuales a estudiantes en el primer año de su programa de estudio • $1,300.00 anuales a estudiantes en el segundo año de su programa de estudio • National SMART: • $4,000.00 anuales para estudiantes de tercer y cuarto año en el nivel sub graduado

8. Participación institucional • Todas las instituciones que participan de Beca Federal Pell tienenque participar de ACG y National SMART Grant • No se requiere de un nuevo “Program Participation Agreement” • No se pagarán costos administrativos

9. ACG - Requisitos de elegibilidad • Ciudadano americano • Recipiente de Beca Federal Pell • Estudiantes de primer y segundo año en un programa de 2 o 4 años de estudios. • Matriculado a tiempo completo • No se requiere una concentración en específico • Se graduaron de escuela superior de un programa riguroso de estudios

10. ACG - Requisitos de elegibilidad: • Estudiantes de primer año: • No haber estado matriculado previamente en un programa del nivel sub graduado • No aplica si el estudiante no estuvo matriculado como estudiante regular • Solo los estudiantes matriculados como estudiantes regulares mientras estaban en la escuela superior no son elegibles. • Estudiantes cuya matrícula en una universidad por primera vez como estudiante regular ocurre después de graduarse de escuela superior puede ser elegible a ACG si se transfiere a otra institución elegible, cumpla con los requisitos de elegibilidad y no haya utilizado la asignación total correspondiente a ese año. • Completaron la escuela superior después del 1 de enero de 2006

11. ACG - Requisitos de elegibilidad • Estudiantes de segundo año: • Completaron la escuela superior después del 1 de enero de 2005 • Tienen un promedio de 3.00 o más en un programa elegible determinado en su primer año de estudios post secundarios • Se graduaron de un escuela superior de un programa riguroso de estudios

12. Programa riguroso de estudios • Designado por el estado: • Programa avanzado o de honor establecido por el estado y que estuviese implantado durante el 2004-05 y el 2005-2006. • Becado por el estado (State Scholars Initiative)

13. Opciones para un programa riguroso de estudio • Un grupo de cursos identificados por el Secretario de Educación Federal • Cuatro años de inglés • Tres años de matemáticas (Algebra I, Algebra II y otros cursos como geometría, pre-cálculo, estadísticas y análisis de data) • Tres años de ciencias (biología, química y física) • Tres años de ciencias sociales • Dos años de otro idioma que no sea inglés

14. Otras opciones • Completar por lo menos dos cursos avanzados (Advanced Placement) con una puntuación de 3, o dos cursos de un“International Baccalaureate” con una puntuación de 4

15. FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACG 1 Student Completes FAFSA AND SUBMITS TO FSA 2 FSA NOTIFIES STUDENT OF POTENTIAL ELIGIBILITY 3 STUDENT GOES TO WEBSITE 6 SCHOOL IDENTIFIES ELIGIBLE ACG STUDENTS USING EXISTING INFORMATION 5 FSA INFORMS SCHOOLS OF POTENTIAL ELIGIBILITY 4 STUDENT SELF- IDENTIFIES POTENTIAL ELIG. & PROGRAM ON WEB PAGE 9 COD PROCESSES GRANT & SCHOOL DRAWS DOWN FUNDS FOR DISBURSEMENT 7 SCHOOLCONFIRMS AND DOCUMENTS ELIGIBILITY 8 COD SYSTEM

16. Estudiante se auto identifica-ACG • Departamento de Educación Federal notifica a posibles elegibles sobre como proveer información adicional • Estudiante provee la información adicional a través del WEB o a un número libre de cargo • Departamento de Educación Federal le envía las respuesta a las instituciones

17. Estudiante se auto identifica-ACG • Cartas y correos electrónicos son enviados a los estudiantes que completaron la solicitud (FAFSA) antes del 1 de julio de 2006 y que son posibles elegibles a ACG: • Participantes de Beca Federal Pell • Ciudadanos americanos • Fecha de nacimiento

18. Estudiante se auto identifica-ACG • A los que completaron el FAFSA después del 1 de julio de 2006: • Opción para brindar información adicional al momento de completar el FAFSA, a los que completan a través del WEB. • Los que completan el formulario de papel reciben un comentario indicándoles que deben utilizar el WEB o el número libre de cargo

19. Estudiante se auto identifica-ACG • El estudiante debe contestar: • Fecha en que completó la escuela superior • El estado donde completó la escuela superior • Se le ofrece lista por estados de programas rigurosos de estudios

20. Estudiante se auto identifica-ACG • Información sobre los cursos avanzados y los IB (International Ba.) • Como resultado de la auto identificación el CPS: • Enviará nuevos ISIR’s con los nuevos códigos de comentarios que identifican a los posibles elegibles

21. Documentación - ACG • Es responsabilidad de la institución determinar la elegibilidad de los estudiantes que se auto identificaron • Las instituciones pueden identificar a estudiantes como posibles elegibles basándose en los expedientes que posean (transcripciones, resultado de exámenes)

22. Documentación - ACG • Documentación de una autoridad conocedora (cognizant authority) la cual puede ser provista por: • El estudiante • La autoridad conocedora • Los padres en los casos de los estudiantes que estudian en el hogar • Para estudiantes transferidos, la institución puede confiar en los datos provistos por la institución anterior: • National Student Loan Data System (NSLDS) conservará información sobre estudiantes transferidos.

23. Promedio-ACG • Para el segundo año académico los estudiantes deben tener un promedio mínimo de 3.00 en su primer año • Se determina una vez y debe ser previo al desembolso del segundo año académico • Para los estudiantes transferidos existe una regla diferente ya que la nueva escuela tiene que determinar el promedio utilizando todos los cursos aceptados de la institución anterior

24. Hagamos un paréntesis: • Para Título IV existe una definición de año académico, basada en los mínimos establecidos en la ley, de 24 créditos semestres o 36 créditos trimestres/cuatrimestre, en un término de por lo menos 30 semanas • Las instituciones a su vez definen como un estudiante progresa de un año académico a otro • En algunas instituciones un estudiante progresa en intervalos de 30 créditos • Para ACG / SMART se debe usar la definición que brinda Título IV • Los fondos se asignaran – uno por año • Después del primer año de estudios los estudiantes tiene que completar exitosamente el año académico anterior.

25. Seguimos en el paréntesis • Ejemplo 1 – ACG Juan asiste a la Nueva Universidad y se considerará en segundo año cuando complete 30 créditos. Su programa de estudio requiere 120 créditos. El año académico está definido de acuerdo al mínimo de 24 créditos y 30 semanas organizado en semestres. Juan asistió los dos semestres (no se matriculó en verano) y aprobó con 4.00 los 24 créditos en los que estuvo matriculado. Juan regresa el año siguiente y no es estudiante de segundo año para propósito de la Nueva Universidad. No se le puede procesar Préstamo Stafford de segundo año, pero es elegible para ACG de segundo año.

26. Seguimos en el paréntesis • Recapitulando para ACG/SMART: • 1 a 24 crs. = primer año • 25 a 48 crs. = segundo año • 49 a 72 crs. = tercer año • 73 a 96 crs. = cuarto año

27. Requisitos de elegibilidad-National SMART Grant • Ciudadano americano • Participante de Beca Federal Pell en el mismo periodo de pago • Estudiantes de tercer y cuarto año de estudios • Matriculado a tiempo completo en una concentración elegible • Promedio acumulado de 3.00 o más en el programa de estudio • No se requiere que se haya graduado de un programa riguroso de estudios

28. Concentraciones elegibles • Ciencias de computadora • Ingeniería • Tecnología • Ciencias vivas • Matemáticas • Ciencias físicas • Idiomas extranjeros designados por el DE Referencia: DCL ID: GEN-06-15 National SMART Grant - Revised List of Eligible Majors

29. Verificación de la concentración • Se requiere que los participantes: • Declaren un concentración elegible, o • Si no se requiere una declaración de concentración, los estudiantes deben demostrar su interés de declarar una concentración elegible. • En ambos casos, el estudiante debe estar matriculado en cursos dirigidos a completar su programa de estudios en una concentración elegible.

30. Verificación de la concentración • SI el estudiante se cambia a una concentración elegible entre periodo de pago: • Será elegible para el nuevo periodo de pago • No se le pagará para periodos anteriores • Si el estudiante se cambia a una concentración inelegible: • No se le pagará en ese periodo de pago • No es necesario que el estudiante devuelva los fondos que recibió cuando estuvo matriculado en una concentración

31. Promedio-SMART • El estudiante debe tener un promedio acumulado de por lo menos 3.00 en todos los periodos de pago. • Calculado a base su último periodo de pago • Revisado previo a cada desembolso • Si la institución desembolsa sin verificar lo hará a su propio riesgo.

32. Promedio-SMART • Existe una regla especial para los estudiantes que se transfieren después de completar dos años académicos • Para el primer periodo de pago, luego de transferido, se deben usar las notas de todos los cursos aceptados de la institución anterior para determinar el GPA • Para periodos subsiguientes debe cumplir con las políticas académicas de la nueva institución • Si la institución tiene como política excluir las notas de la los créditos transferidos, esas calificaciones pueden ser ignorada en el cálculo del GPA excepto para el primer término. • Si la institución decide contar las notas, debe hacerlo para todos los estudiantes transferidos.

33. Determinación de la elegibilidad-SMART • Los estudiantes no pueden auto identificarse como para ACG • La institución es la responsable de revisar los expedientes para identificar a los posibles elegibles • ISIR’s para la elegibilidad de Beca Federal Pell • Expedientes académicos para: • Concentraciones elegibles • GPA • Matrícula a tiempo completo

34. Volvamos al paréntesis • Ejemplo 2 - SMART Juan continuó avanzando en sus estudios y decidió limitarsu carga académica para asegurar que puede mantener el promedio ya que está una concentración muy fuerte. Durante su cuarto año de estudios tomó 10 créditos por semestre. El recibió su segundo ACG en 2006-07 y en tercer año recibió fondos de SMART. No recibió fondos de SMART para el 2007-2008 por que no estaba matriculado a tiempo completo. Comenzó su quinto año con 95 créditos acumulados y un GPA de 3.6. Aunque ha asistido 5 años, de acuerdo a la definición de Título IV, el está en cuarto año (más de 72 y menos de 96) y podrá recibir SMART por ese término académico si se matricula a tiempo completo.

35. Determinando la carga académica Para ACG y National SMART • Se debe usar la fecha del recálculo establecida en la política institucional para recalcular la Beca Federal Pell • Regularmente el “census date” corresponde a la fecha en que concluye el periodo de altas y bajas. No todas las instituciones establecen esta fecha y optan por recalcular la Beca Federal Pell cada vez que ocurre un cargo en la carga académica de los estudiantes. • Para ambos programas debe ser 12 créditos o más. Para SMART deben ser determinado a base de los créditos válidos para su programa de estudio.

36. Duración de la elegibilidad • ACG - Está limitada a una beca por año (primer y segundo año) • National SMART – Está limitada a una beca por año (tercer y cuarto año) matriculado en una concentración elegible.

37. Año académico • Se debe utilizar la definición de año académico establecido por Título IV que mencionamos anteriormente.

38. Desembolsos • Los fondos deben ser administrados conforme las reglas de “cash management” • Los desembolsos se deben hacer dentro del periodo de pago • Los estudiantes no pueden recibir fondos de ACG/SMART de más de una institución en el mismo periodo de pago • Los fondos de ACG/SMART deben ser desembolsados por la misma institución que desembolsa Beca Federal Pell.

39. Estudiantes transferidos • La elegibilidad remanente de un estudiante transferido es basada en el % del asignación no utilizada • Ejemplo: El estudiante recibe ACG en su primer año por dos trimestres con una cantidad de $500.00 equivalente a 2/3 de la asignación. En la UIPR ese estudiante puede recibir 1/3 de la asignación.

40. Necesidad económica • La Contribución Familiar Esperada (EFC)y todas las ayudas asignadas no pueden exceder el costo de educación. • ACG/SMART no se pueden utilizar para sustituir la contribución familiar esperada • Puede ser necesario reducir FSEOG y otras ayudas para evitar un sobrepago • Se puede ajustar la cantidad de ACG/SMART para evitar un sobrepago • No hay tolerancia en caso de sobrepago

41. Disponibilidad de fondos • Autorización inicial a partir de 29 de julio de 2006 • Oportunidad para solicitar fondos desde la primera semana de agosto de 2006 • Se recibieron las autorizaciones separadas por fondos

42. Posibles estrategias • Lista de estudiantes de nuevo ingreso que se graduaron de escuela superior después del 1 de enero de 2006 con dirección física y electrónica • Lista de estudiantes que se graduaron de escuela superior después del 1 de enero de 2005 y tiene 3.00 o más de promedio y están matriculados a tiempo completo, con dirección física y electrónica • Lista de estudiantes de 3er y 4to. año en las concentraciones elegibles que tienen 3.00 o más de promedio y estudian a tiempo completo. • Enviar comunicación a los primeros dos grupos de estudiante solicitándole las evidencias correspondientes.

43. Posibles estrategias • Orientar a los colaboradores de las oficinas de servicios con relación a los criterios de elegibilidad de estos programas y establecer la responsabilidad de cada oficina. • Desarrollar los mecanismos para asegurar que la evaluación del promedio acumulado de los posibles elegibles a SMART se determina tomando en consideración solo los créditos de su programa de estudios. Esto aplica igualmente a Beca Federal Pell y a los fondos estatales • Identificar claramente los estudiantes transferidos a los que no le cuentan los créditos. • Identificar los estudiantes transfreridos para determinar su promedio tomando en consideración todos los cursos aceptados

44. Pensamiento Positivo “Con el puño apretado no se puede intercambiar un apretón de manos” Indira Gandhi