SASE

1. SASE Sistema de administración y seguimiento de expedientes Trabajo profesional de Ingeniería en Informática Bo, Jorge Ezequiel

2. …Y dónde están mis expedientes?

3. Agenda – Contexto • ¿En que consiste la administración de expedientes? • Normativa • El expediente • Organización de las estructuras • Ciclo de vida de un expediente • Pases • Gloses • Acumulaciones • Comentarios • Ediciones • ¿Cómo se administran los expedientes en la FIUBA? • Evolución de los sistemas • Contexto • ¿Nuevo sistema o reingeniería? • Posibles soluciones • Análisis de esfuerzo

4. Agenda - Solución • Conociendo SASE • Visión • Objetivos operativos • Objetivos de desarrollo • Requerimientos principales • Arquitectura • Organización del proyecto • Modelo de dominio • Despliegue • Conclusiones • Mejoras • Lecciones aprendidas • Preguntas • Referencias

5. ¿En que consiste la administración de expedientes?

6. Normativa

7. Contenido • Soporte • Ley de procedimientos administrativos • Decreto 1970 • Procedimientos internos • Definiciones • Plazos • Formalismos • Políticas de privacidad

8. El expediente administrativo

9. Características • Recopilación de hechos • Identificado unívocamente • Motivo • Responsable • Auditable • Período de validez

10. Expedientes en FIUBA Carátula Pases Acumulaciones Comentarios Unidad Entrada Salida Usuario Unidad1 23-08-2008 24-10-2008 jbo Unidad 3 25-10-2008 26-10-2008 mbo Expediente N° Fecha Operación Usuario 900001/2008-1 23-08-2008 AC jbo 900001/2008-2 25-10-2008 AC mbo 900001/2008-2 27-08-2008 DA jbo 12-10-2008 jbo Intervino director de la unidad Expediente N° 900001/2008-01 Motivo: Renovación de la pasantía del señor Alberto Cortez Clasificación: Pasantías Iniciado por: Secretaria de Relaciones con el Medio Ubicación: Dirección de Mesa de Entradas y Archivo Fecha de creación: 12-08-2008 16:10:00 Fecha de vencimiento: 12-09-2008 16:10:00

11. Identificacion única • Formato de número NNNNNNNN / AAAA - aaa • Numeración secuencial • Numeración agregada/antecedente • Numeración externa • Numeración descarte 90000/2008 90000/2008-1 500000/2007

12. Organización de las estructuras

13. Facultad • Administra expedientes • Formada por unidades administrativas • Define zonas de pases • Define el rol de cada unidad • Custodia el rango de numeración

14. Unidad administrativa • Organizadas jerárquicamente • Soporte de expedientes • Rol iniciador • Acceso a expedientes • Únicas por facultad

15. Zonas • Conjunto de unidades • Definen y limitan los pases de expedientes • Únicas por facultad

16. Ejemplo Zona azul Zona verde

17. Ciclo de vida de un expediente

18. Ejemplo Pases Acumulaciones Gloses Comentarios Ediciones Creación Archivación Numeración Reglas

19. Pase de expedientes • Extra – Zonal • Intra – Zonal • Individuales o masivos

20. Gloses

21. Acumulaciones

22. Comentarios Este es un comentario Este es un comentario

23. ¿Como se administran los expedientes en FIUBA?

24. Evolución de los sistemas Tiempo Sistema telefónico 1990 Sistema informatizado Sistema viejo Sistema Guazú 2002

25. Sistema telefónico • Fortalezas • Forma convencional de trabajo • Dependencia mínima de tecnología • Debilidades • Trazabilidad de cada expediente • Control del estado de cada expediente • Único punto de acceso a la información • Numeración manual de expedientes

26. Sistema informatizado • Fortalezas • Arquitectura cliente/servidor • Acceso en línea 24Hrs. a los expedientes • Numeración automática de expedientes • Debilidades • Falta de testing • Falta de requerimientos funcionales • Esquema de manejo de concurrencia inadecuado • Inexistencia de documentación técnica y funcional

27. Contexto • Humanitario • Fastidio general • Dificultad en su uso • Técnicos • Problemas de concurrencia • Falta de requerimientos funcionales • Falta de documentación técnica

28. ¿Nuevo sistema o reingeniería?

29. Posibles soluciones • Reingeniería del sistema actual • Adecuación de un sistema externo • Desarrollo de un nuevo sistema

30. Análisis de esfuerzo

31. Sistema externo • Fortalezas • Sistemas ya implementados • Estandarización en organizaciones • Debilidades • Problemas de nivel técnico • Diferentes dominios • Soluciones muy amplias • Mantenimiento

32. Reingeniería • Fortalezas • Base desarrollada • Desarrollo interno • Debilidades • Refactoring y testing de todos sus módulos • Falta de documentación técnica • Deficiencias tecnológicas

33. Nuevo desarrollo • Fortalezas • Desarrollo a medida. • Compatibilidad con el modelo de dominio del sistema actual Guazú. • Impulso de desarrollas internos de FIUBA • Basado en tecnologías dominantes en el mercado y open-source • Debilidades • Tiempos de desarrollo • Apoyo interno

34. Conociendo SASE…

35. Visión SASE, permitirá realizar un seguimiento efectivo y puntual de los movimientos realizados sobre expedientes que ingresen en FIUBA, administrará y controlará la  numeración utilizada en la creación de expedientes, ya sean internos de FIUBA a través del rango asignado a esta, ya sea como antecedente de un expediente ya existente, o un expediente externo a FIUBA; además administrará la documentación contenida en cada expediente. De esta manera SASE ofrecerá un mejor servicio en el seguimiento y consulta del circuito realizado por cada expediente.

36. Objetivos operativos • Agilizar el trámite iniciado por un expediente, en los aspectos de administración, gestión, y auditoria. • administración: operaciones a realizar sobre un expediente, como gloses, pases y acumulaciones. • gestión: el ciclo de vida de un expediente desde su creación hasta su archivacion, pasando por las distintas unidades administrativas en los tiempos y formas necesarios. • Auditoria: capacidad de obtener información detallada de su estado actual y futuro.

37. Objetivos de desarrollo • Satisfacción del personal administrativo • Introducción de nueva tecnología a FIUBA • Adaptabilidad al manifiesto ágil • Utilización de herramientas open-source • Impulso y autonomía en el desarrollo de software por parte de FIUBA

38. Requerimientos principales • Diferentes esquemas de numeración • Administración de estructuras y usuarios • Auditoria de expedientes • Consultas y listados de expedientes • Manejo de concurrencia • Ayuda en línea

39. Organización del proyecto • Metodología ágil • Scrum + XP • Prácticas de TDD + Refactoring • Herramientas de gestión • Svn • Maven • Eclipse y plugins • PMD

40. Arquitectura

41. Capas de la arquitectura Presentación Infraestructura Negocio Datos Datos

42. Niveles de la arquitectura

43. Tecnologías de la arquitectura

44. Capa de presentación • Guías de diseño • Mejorar la interacción y comunicación con el usuario (Ej: Ajax, ayuda online) • Uso fácil y guiado (Ej: UI patterns) • Estandarización de interfaces (Ej: W3C, progressive enhancement)

45. Capa de presentación (Cont.) • Tecnologías • Yahoo UI! • JSP/JSTL • CSS/JS • DWR

46. Capa de infraestructura • Guías de diseño y tecnologías • Pojo facade • Spring MVC • Spring WebFlow • JasperReport • Acegi Security

47. Capa de negocio • Guías de diseño • DDD – Domain driven design • Design patterns • Inversion of control

48. Capa de datos (Cont.) • Guías de diseño • Basado en esquema sistema Guazú • Normalización de datos • ORM

49. Capa de datos (Cont.) • Tecnologías • MySql • JPA/Hibernate

50. Modelo de dominio