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Unidad de gestión Administrativa Logros y Dificultades 2010 -2012. Luis Enrique Moreno Barbosa. Estructura Unidad de Gestión Administrativa. Logros.
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Unidad de gestión AdministrativaLogros y Dificultades 2010 -2012 Luis Enrique Moreno Barbosa
Logros • Participación activa de la Facultad en la Estandarización de Procesos del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera adelantado por la Gerencia Nacional Administrativa y Financiera. • Redistribución de las cargas laborales, asignación de responsabilidades por temas específicos y Conformación de un equipo de trabajo con los perfiles requeridos por cada puesto de trabajo. (se cambió el 90% del personal) • Disminución del tiempo de respuesta a los usuarios en las diferentes áreas de la Unidad: Recepción, elaboración y firma de Órdenes, Pagos. • Implementación de una ventanilla adicional para la recepción de cumplidos., descongestionando la recepción principal de la Unidad. • Gestión y Seguimiento para la culminación de Obras de Infraestructura y mantenimiento prioritarias para la Facultad: Baños, Ascensores, Escaleras • Mantenimiento y recuperación de las áreas comunes y oficinas de docentes de la facultad • Traslado y adecuación de áreas en el Hospital Universitario.
Logros II • Gestión para la Baja de aproximadamente 2.500 elementos obsoletos o inservibles • Mejoras en la calidad del acompañamiento desde la Unidad Administrativa a las diferentes dependencias para el desarrollo de los procesos administrativos requeridos. • Inicio del Acompañamiento a las diferentes dependencias para la reglamentación por parte del Consejo de facultad de las tarifas de los servicios prestados por las áreas de la facultad. • Acercamiento con las entidades deudoras logrando oportunidad en el pago y/o la recuperación de cartera vencida. • Gestión para la organización del área de publicaciones de la facultad.
Dificultades • Demoras en los tiempos para la asignación y notificación a interventores • Demoras en los conceptos de Planeación para la ejecución de obras – Reforzamiento estructural • La antigüedad del edificio que demanda demasiado recursos para mantenimiento • Alta rotación del personal en la Unidad por el tipo de vinculación (ODS). • Cambios recientes en la normatividad de aportes al SGSS y en las Retenciones, así como su implementación que han generado demasiadas inquietudes en los contratistas. • Espacio inadecuado para el funcionamiento de la Unidad. • Transferencias al Nivel Central de proyectos ejecutados entre 2005 - 2009
Retos • Traslado de la Unidad Administrativa al Primer Piso, Antigua Sala de Informática • Explorar alternativas para la generación de recursos: Reglamentación tarifas laboratorios, revisión de los aportes de los Programas Académicos, Manejo centralizado de las transferencias del 25% de los programas Académicos de posgrados • Participar en la elaboración de un proyecto para la construcción de un nuevo edificio, así como de las propuestas de financiación del mismo. • Gestionar el cambio de las redes eléctricas e hidráulicas del edificio 471 (facultad de Medicina) • Adelantar en conjunto con la Unidad de Informática la adecuación de las Aulas de Clase con las ayudas requeridas por las áreas académicas.
