Využití filtrů

1. Využití filtrů autor: Martina Cvoligová

2. Téma mé prezentace: • Využití filtrů

3. Co jsou to vlastně filtry?

4. Filtry: - nezbytná součást každé databáze - slouží k filtrování dat - seznamu či databáze - používáme je v aplikacích Microsoft Excel a Microsoft Query

5. Microsoft Excel a Microsoft Query - výběr vhodnějšího programu: Microsoft Excel použijte pro: - Filtrování dat, která odpovídají tabulce programu Microsoft Excel. - Formátování tabulek dat pro sestavy a prezentace. - Použití dat z externích databází při tvorbě grafů nebo práci s výpočty. Microsoft Query použijte pro: - Filtrování dat, která jsou příliš velká a nevejdou se do tabulky programu Microsoft Excel. - Filtrování dat uložených v externí databázi. - Spojení dvou nebo více samostatných tabulek dat na základě daných kritérií. - Zachování uspořádání dat po aktualizaci výsledků. - Opakování dotazů pro týdenní, měsíční nebo čtvrtletní sestavy. - Přístup k datům uloženým ve formátech, které program Microsoft Excel nemůže otevřít jako tabulky. My se v další části budeme věnovat pouze filtrování dat v aplikaci MICROSOFT EXCEL.

6. Filtrování seznamu: - Pomocí filtrování seznamu je možné zobrazit pouze ty řádky, které vyhovují zadaným požadavkům. Například v seznamu prodejců a objemů prodeje je možné zobrazit pouze ta jména prodejců, kteří prodali za více než 5 000 Kč. V programu Microsoft Excel existují dva způsoby filtrování dat: pomocí příkazu Automatický filtr nebo příkazu Rozšířený filtr. Oba nalezneme v nabídce Data.

7. Automatický filtr: - Příkaz Automatický filtr zobrazí šipky vedle popisek sloupců v seznamu, takže je možné vybrat položku, kterou chceme zobrazit. Příkaz Automatický filtr používáme k rychlému filtrování řádků za pomoci podmínek v jednom sloupci.

8. Rozšířený filtr: Příkaz Rozšířený filtr filtruje seznam stejně jako příkaz Automatický filtr, ale nezobrazuje šipky pro výběr podmínky v popiskách sloupců. Místo toho zadáváme podmínky do oblasti podmínek na listu. Příkaz Rozšířený filtr se používá s podmínkami ve dvou nebo více sloupcích, se třemi nebo více podmínkami v jednom sloupci nebo v případě použití vypočítaných hodnot v roli podmínky.

9. Co to jsou filtry, už víme, pojďme si tedy ukázat nějaký příklad v Microsoft Excelu si vytvoříme nějakou databázi, například databázi knih

11. Databázi jsme vytvořili, nyní do ní vložíme filtr. Použijeme automatický filtr. Postupujeme takto: • V nabídce Data přejděte na příkaz Filtr a klepněte na příkaz Automatický filtr. • Řádky, které obsahují pouze určitou hodnotu, zobrazíte klepnutím na šipku ve sloupci, ve kterém se nacházejí data, která chcete zobrazit. • Klepněte na buňku v seznamu, který chcete filtrovat. • Klepněte na hodnotu. • Další podmínku na základě hodnoty v jiném sloupci přidáte tak, že zopakujete kroky 3 a 4 v daném sloupci. Chcete-li filtrovat seznam podle dvou hodnot v jednom sloupci nebo chcete-li použít jiné relační operátory než Je rovno, klepněte na šipku ve sloupci a potom na položku Vlastní. Ukažme si to nyní v naší databázi.

12. Tak tato ikona značí, že zde máme Automatický filtr : Když na ni klikneme, můžeme si vybrat, jak chceme databázi vytřídit.

13. Akce Zobrazí všechny řádky. Zobrazí všechny řádky, které spadají do stanoveného horního nebo dolního rozmezí, buď podle položek nebo procent, například částky v rámci horních 10% prodeje. Použije hodnoty dvou kritérií v rámci aktuálního sloupce nebo použije jiné relační operátory než A (výchozí operátor). Zobrazí pouze řádky, které obsahují ve sloupci prázdnou buňku. Zobrazí pouze řádky, které obsahují ve sloupci hodnotu. Položka Vše Prvních 10 Vlastní Prázdné Neprázdné Možnosti automatického filtru Ukažme si nyní na naší databázi použití Automatického filtru, například, chceme-li pouze ty knihy, u kterých známe autora.

14. Pro tento účel jsme použili u filtru položku neprázdné. Vidíme, že nám zmizela kniha Zákoník práce, u které jsme neznali autora. Pokud bychom chtěli vybrat např. knihy v ceně 0 – 100 Kč, museli bychom využít porovnávacích kritérií Automatického filtru.

15. Zobrazení podmnožiny řádků v seznamu porovnáním hodnot pomocí vlastního automatického filtru • Určité hodnoty v řádcích seznamu vyhledáte pomocí jednoho či dvou porovnávacích kritérií jednoho sloupce tak, že v nabídce Data přejdete na příkaz Filtr, • klepnete příkaz Automatický filtr, na šipku ve sloupci, ve kterém se nacházejí data, která chcete porovnávat, a potom na položku Vlastní. • Chcete-li porovnávat podle jednoho kritéria, klepněte v prvním rozevíracím seznamu skupinového rámečku Zobrazit řádky na relační operátor, který chcete použít, a potom zadejte do rozevíracího seznamu napravo od relačního operátoru hodnotu, kterou chcete k porovnávání použít. • Řádky, které splňují dvě podmínky, zobrazíte tak, že zadáte požadovaný relační operátor a požadovanou hodnotu a klepnete na přepínač A. Ve druhém rozevíracím seznamu pro relační operátor a hodnotu zadáte požadovaný operátor a hodnotu. • Řádky, které splňují buď první nebo druhou podmínku, lze zobrazit zadáním požadovaného relačního operátoru a hodnoty a následným klepnutím na přepínač Nebo. Ve druhém rozevíracím seznamu pro relační operátor a hodnotu zadáte požadovaný operátor a hodnotu. Vyberme tedy v naší databázi knihy v ceně menší než 100 Kč.

16. Pro naše účely jsme filtr přesunuli do sloupečku s cenami, v položce Vlastní jsme nastavili je větší než 0 aje menší než 100. Tím jsme vybrali pouze ty knihy které stojí méně než sto korun. Chceme-li vybrat například všechny autory začínající od písmena M opět využijeme položku Vlastní v automatickém filtru:

17. Automatický filtr přesuneme do sloupečku s autory a v položce Vlastní dáme autor má na začátku M. Databáze se vytřídí a zbudou pouze dva autoři:

18. Automatickým filtrem lze třídit nepřeberně mnoha způsoby a lze ho využít v každé databázi. Rozšiřující filtr se pro databázi téměř nepoužívá. Pro naše účely je Automatický filtr plně dostačující.

19. A toto je poslední snímek prezentace. Měli by jste v ní pochopit, jak využívat a používat filtry. Doufám, že se Vám to povedlo a filtry budete využívat v každé své databázi. Děkuji Cvoligová Martina