Infovergadering 11-01-2013 Structuur

1. Infovergadering 11-01-2013 Structuur

2. Wettelijke Verplichtingen vzw • Volgens de statuten: minstens 4 en maximum 15 bestuurders • Functies • Voorzitter • Ondervoorzitter • Secretaris • Penningmeester • Deze raad van bestuur stelt een dagelijks bestuur aan.

3. Wettelijke Verplichtingen KBVB Drie houders blauwe kaart • Werner Keersmaekers • Danny De Coster • Tom Straetman Eén verplichte functie:Gerechtigd Correspondent Tom Straetman

4. Huidig dagelijks bestuur • Werner Keersmaekers • Voorzitter • Financiën • Sponsoring • Danny De Coster • Ondervoorzitter • Kantine • Evenementen • Tom Straetman • GC/Secretaris – Algemene administratie • Evenemente • Kledij • Wim De Coster • Samenwerking Jeugd • Paastornooi • Dirk Palstermans • Sportief

5. Dagelijks bestuur Functies / Taken • Voorzitter • Secretaris (Administratie) • Financiën • Kantine • Sport • Jeugd • Sponsoring • Niet-sportieve activiteiten • Sportmateriaal • Infrastructuur

6. Ideale structuur dagelijks bestuur Mogelijkheid tot oprichten tijdelijke werkgroepen zoals voor Paastornooi, renovaties etc…

7. Werkgroep Jeugd • Aanstellen jeugdtrainers • Ondersteunen en opvolgen trainers • Organiseren trainingen • Opvolgen jeugdspelers isw met trainers • Aanstellen en opvolgen afgevaardigden • Aansluiting jeugdspelers • Wedstrijdadministratie • Speelkalenders • Kleedkamerverdeling • Wedstrijdbladen • Interactie dagelijks bestuur • Recrutering • Interactie, opvolging en organisatie samenwerking

8. Werkgroep Sport • Scouting • Intern, eigen jeugd • Extern • Transfers • Aanwerven technische staf • Evaluatie trainerstaf en spelersgroep

9. Werkgroep Sportkledij & Matriaal • Aanschaf kledij • Zorgen dat kledij aanwezig is wanneer nodig • Inventaris bijhouden • Contact wasserij • Aanschaf en beheer trainingsmateriaal • Aanschaf en beheer wedstrijd en trainingsballen • Beheer sleutels allerhande

10. Werkgroep Administratie • Algemene Administratie KBVB • Wedstrijdformulieren • Ongevalformulieren • Transfers • Aansluitingen • Afschrijvingen • Trainerslijsten • ... • Ledenadminstratie • Ledenlijsten • Lidgelden • Contactenbeheer • Verslag vergadering • Archief documenten • Verzekeringen buiten KBVB • Opmaken facturen • Algemene Administratie • Correspondentie

11. Werkgroep Kantine • Contacteren vrijwilligers • Opstellen werkschema’s • Beheer beschikbaarheid kantine • Bestellen bij leveranciers • Prijszetting • Stockopname • Onderhoud kantine

12. Werkgroep Extrasportieve activiteiten • Wat? • Eetfestijnen • Feesten • Deelname aan braderijen, kerstmarkten... • ... • Vaststellen kalender ES activiteiten • Algemene organisatie ES activiteiten • Recruteren vrijwilligers • Opstellen werkschema’s • Communicatie (flyers, posters, facebook, mailings...) ism WG PR. • Evaluatie activiteiten

13. Werkgroep Sponsoring & PR • Sponsoring • Bepalen prijzen sponsoring • Bepalen aard aangeboden sponsoring • Zoeken sponsors • Contact sponsors • Contact met Pers • Contact met gemeente • Contact met andere verenigingen (Chiro, VHVH, scholen...) • Website & sociale medie (facebook, ...) • Externe communicatie (kalenders, activiteiten)

14. Werkgroep Financiën • Beheer van de inkomende en uitgaande financiën • Opvolgen en betalen facturen leveranciers • Verzamelen en storten inkomende gelden (tap, inkom, activiteiten) • Opvolgen uitgaande facturen • In samenspraak met andere werkgroepen opstellen begroting • Controle begroting • Boekhouding • BTW & Belastingsaangifte • Aangifte verdiensten spelers en trainers ism Sociaal Secretariaat • Rapportering aan dagelijks bestuur • Verdere administratie ivm financiën (neerleggen begroting bij gemeente,...)

15. Werkgroep Infrastructuur • Onderhoud speelvelden • Onderhoud kleedkamers • Onderhoud domein • Speelklaar maken van speelvelden • Gras maaien • Gras zaaien • Veld belijnen • Veld egaal maken • Veld bemesten • ... • Herstelling infrastructuur • Aankoop onderhoudsmaterialen

16. Algemene taken dagelijks bestuur • Samenroepen vergadering • Communicatie van genomen beslissingen • Evaluatie en bijsturing van de algemene werking vd club en de werkgroepen. • Beslissingen van zaken voorgesteld door werkgroepen of van zaken die boven de bevoegdheid van de werkgroepen gaat • Afspraken maken van de autonome bevoegdheden van de werkgroepen.

17. Samenstelling Dagelijks Bestuur • Voorzitter • Penningmeester (werkgroep financiën) • Gerechtigd correspondent (werkgroep administratie) • Verantwoordelijken overige werkgroepen

18. Toekomst Verbroedering Hofstade • Wat is er nodig om de club voort te zetten • Mensen die verantwoordelijkheid willen nemen in het bestuur • Mensen die zich op regelmatige basis willen inzetten voor de club • Toekomstperspectief • Is er nog een draagvlak: recrutering spelers, verderzetting A-ploeg met eigen spelers? • Infrastructuur: door de financieel minder gunstige positie in de voorbije jaren is de infrastructuur verouderd. Hier zijn inspanningen nodig, zal hiervoor de nodige financiële ruimte zijn?

19. Toekomst Verbroedering Hofstade • Wat is er nodig voor een fusie? • Een degelijke fusiepartner. • Medewerkers die mee in de fusie willen stappen • Medewerkers die bepaalde taken uitvoeren op onze terreinen: • Tappen • Onderhoud infrastructuur • Onderhoud velden

20. Toekomst Verbroedering Hofstade • Wat is er nodig om de club te beëindigen? • Overleg met de gemeente over infrastructuur/velden • Vereffening vzw • Schrappen club bij de KBVB