Praktická ukázka elektronického úřadování na MV

1. Praktická ukázka elektronického úřadování na MV Oskar Macek Alena Uzlová

2. Vytvoření dokumentu • 23. 7. 2010 vytvořil referent z generálního ředitelství hasičského záchranného sboru evidenční kartu dokumentu. • Ke kartě byl přiložen elektronický soubor (vytvořený ve formátu aplikace MS Word).

3. Vytvoření dokumentu • Všechny informace o tvorbě evidenční karty a přiložení elektronického souboru se zaznamenávají v historii změn. • Historie obsahuje informace o veškerém nakládání se systémem a dokumenty - „kdo, co, kdy a jak“.

4. Posuzování dokumentu před schválením • Dokument určený k podpisu ministra prošel nejprve posuzovacím procesem, který probíhal v několika úrovních v rámci GŘHZS. • Každý z posuzovatelů osobně zapsal svoje rozhodnutí do uživatelské poznámky a tím umožnil další postup dokumentu.

5. Schválení a podepsání dokumentu • Pokud byl dokument řádně posouzen a vybaven veškerými náležitostmi ke schválení, mohl postoupit do kanceláře ministra. • V kanceláři ministra je dokument zkontrolován oprávněnou osobou. • V posledním kroku je předán ministrovi ke konverzi, podpisu a opatření časovým razítkem.

6. Schválení a podepsání dokumentu • Schvalovatel, v tomto případě ministr, po prostudování dokumentu provede jednoduchou konverzi, podepsání a schválení. • Po schválení a provedení doprovodných akcí se opět informace zaznamenají v historii změn.

7. Schválení a podepsání dokumentu • Informace o provedené konverzi, podpisu a schválení se následně projeví na různých místech, například: • změnami v grafických prvcích evidenční karty (zjevné znaky); • v historii změn (podrobný přehled informací).

8. Podrobné informace • Detailní informace o konečné verzi soboru el. dokumentu, včetně informace o zaručeném elektronickém podpisu a kvalifikovaném časovém razítku.

9. Vrácení dokumentu zpracovateli • Dokument připravený k odeslání se vrátil zpět ke zpracovateli. • Zpracovatel vybavil dokument náležitostmi potřebnými k odeslání: • ověřil podepsání dokumentu, • zkonvertoval všechny soubory k odeslání, • vytvořil zásilku, • vypravil zásilku na elektronickou podatelnu. • Dále na zpracovateli také závisí všechny zbylé činnosti: • odeslání, • vyřízení, • uložení do spisovny.

10. Výsledek podpisu dokumentu Vizualizace „neviditelného“ el. podpisu

11. Ověření podpisu dokumentu • Ověřením v systému se zpracovatel utvrdil, že dokument byl vyhotoven a hlavně podepsán a označen časovým razítkem validně.

12. Odeslání • Po kontrole provedení všech požadovaných činností byl dokument zpracovatelem vypraven a odeslán systémem datových schránek. • Toho samého dne byl také doručen na požadovanou adresu.

13. Vyřízení a uzavření spisu • Zpracovatel již na počátku vložil dokument do spisu, který byl po odeslání uzavřen a vyřízen. • V rámci vyřízení byl spisu i dokumentu přidělen zpracovatelem spisový znak.

14. Spisovna • Nakonec byl dokument zpracovatelem materiálu vložen do balíku a uložen ve spisovně.

15. Praktická ukázka elektronického úřadování na MV Oskar Macek Alena Uzlová Děkujeme za pozornost