İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

1. T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI BRİFİNG RAPORU 2011 (30.06.2011 itibariyle) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 1

2. BRİFİNG RAPORU BAŞKANLIĞIMIZIN HUKUKİ DAYANAĞI İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede belirtilen Komptrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın, 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereği birleştirilmesi ile oluşturulmuştur. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2

3. BRİFİNG RAPORU BAŞKANLIĞIMIZIN FAALİYET ALANI Başkanlığımızın bütçesi altında bulunan ödeneklerin, hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme kaynaklarının en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla Başkanlığımızın bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulanmasını takip etmek.- 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 70. maddesi gereği Başkanlığımız altındaki ödeneklerin harcanması esnasında ödenek durumunu izlemek, ihtiyaçların temininde bütçe açısından gerekli tedbirleri almak.- Başkanlığımız personelinin özlük haklarını gerçekleştirmek, (Rektörlüğe bağlı Başkanlıkların ve Hukuk Müşavirliğinin personelinin özlük hakları Başkanlığımız desteği ile yapılmaktadır) (maaşlarının hazırlanması, SGK kesintilerinin hesaplanması gibi) ve yolluk ödemelerini gerçekleştirmek.- Başkanlıkça gerçekleştirilen satın almalara ilişkin her türlü ödeme işlemlerini yürütmek.- Araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek.- Kamu borcu faturalarının ödenmesi ve takibi.- Üniversitemizin temizlik, özel güvenlik ve personel taşıma ihalelerini yürütmek, ihale sonrası takibini yapmak, ödemelerini gerçekleştirmek.- Üniversiteye ait taşınmaz malların satılması, kiralanması ve kamulaştırma işlemlerini yürütmek.- Taşınır Kayıt ve Kontrol işlemlerini (her türlü malzemenin giriş-çıkış, depolanması, zimmet teslim, devir ve sayım) yapmak.- Üniversitemiz tüm birimlerinin resmi mühür, soğuk damga ve marka tescil işlerini yürütmek.- Makine teçhizat ve bilgisayar alımı ve bu malzemelerin onarımının yapılması gerçekleştirmek.- Verilecek benzeri görevleri yerine getirmek. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 3 3

4. BRİFİNG RAPORU DAİRE BAŞKANLIĞI ŞEMASI İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4

5. BRİFİNG RAPORU Başkanlığımızda 36 personel görev yapmakta olup ünvanları ve sayıları aşağıda belirtilmiştir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 5

6. BRİFİNG RAPORU • BAŞKANLIK BİRİMLERİ VE GÖREVLERİ • 1- Satınalma Bürosu • Açık ihale, pazarlık usulü ve doğrudan temin usulü ile: • ÖzelGüvenlik, Temizlik, Personel taşıma hizmet alımları • Mal alımları • Bakım onarım hizmetleri (santral, makine teçhizat, taşıt vs.) • Diğer hizmet alımları • Yapım işi (küçük) gibi Üniversitemizin ihtiyaçlarının temin edilmesi, • Muayene ve Kabul Komisyonlarının kurulması, muayene ve kabul işlemlerinin takibi • Hurda satış işlemleri ve yazışmaları, • Yapılan hizmetin takibi, • Hakediş ve ödeme emirlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 6

7. BRİFİNG RAPORU • 2- Kamu Borçları Bürosu • Telefon faturaları, • Elektrik faturaları, • Su faturaları, • Doğalgaz faturaları, • İhale ilan bedellerine ait faturaların ödeme emri düzenlenmesi • - Abonelik ve sözleşmelerinin yapılması İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 7

8. BRİFİNG RAPORU • 3- Taşınır Kayıt ve Kontrol Bürosu • Depoya giren mal, malzeme ve demirbaşların: • Taşınır Kayıt Kontrol Tutanağının düzenlenmesi, • Birimlere dağıtılması, • Yıllık sayımlarının takibi, • Hurda işlemleri, • Demirbaşların liste halinde Sayıştaya bildirilmesi. • Ayrıca; • Mühür ve Soğuk Damga yaptırılması • Personel araçlarına Araç Tanıtım Kartı düzenlenmesi gibi işlemler bu büro tarafından yapılmaktadır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 8

9. BRİFİNG RAPORU • 4- Avans Kredi ve Yolluk Bürosu • Başkanlığımız ve Rektörlük dahilindeki İdari ve Akademik personelin (Üst Yönetim) • - Yurt içi Görev yollukları • - Yurt dışı görev yollukları, • Emeklilerin yollukları • Sürekli görev yollukları ödemelerinin hazırlanması • Ayrıca; • Kurye görevi yapan personele seyahat kartlarının hazırlanması • Avans ve kredili alımlar (Devlet Malzeme Ofisinden alımlar dahil) • Uluslar arası Kuruluşlara Üyelik aidatlarının takibi ve ödeme emri hazırlanması • Yurt dışı staj öğrenim giderlerinin takibi ve ödeme emri hazırlanması bu büro tarafından gerçekleştirilmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 9

10. BRİFİNG RAPORU • 5- Kamulaştırma Bürosu • Üniversitemiz adına, Eğitim ve Öğretim hizmetlerinde kullanılmak üzere Üniversitemiz Yönetim Kurulundan çıkan kararlar doğrultusunda 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu ve değişik 4650 sayılı kanunu kapsamında; • Şahıs ve diğer kurumlara ait taşınmazların Üniversitemiz adına kamulaştırılması • Şahısların taşınmaz bağışı işlemlerini gerçekleştirmek • Ayrıca; • - Üniversitemize ait mekanların 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde kiralama işlemleri gerçekleştirmek ve takibini yapmak. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 10

11. BRİFİNG RAPORU • 6- Maaş Bürosu • Üniversitemiz, Daire Başkanlıkları düzeyinde; • Maaşların hazırlanması (memur ve işçi) • Sosyal Güvenlik kesintilerinin hesaplanarak hazırlanması, • Ek ders ücretlerinin hesaplanarak hazırlanması, • Rektörlük birimlerinin ikili eğitim ödemelerinin hazırlanması • Personelin Banka anlaşması ve promosyon ödemelerinin takibi • 1987-1995 yılları çalışanların KEY ödeme bildirimleri • bu büro tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 11

12. BRİFİNG RAPORU • 7- Evrak Kayıt Bürosu • Gelen evrak kaydı • Giden evrak kaydı • Evrakların ilgili personele dağıtımı işlemlerini yapar İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 12

13. BRİFİNG RAPORU FAALİYET ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 13

14. BRİFİNG RAPORU ÖDENEKLER VE HARCAMA DURUMU (ÖZET) Hizmet alımları (güvenlik, temizlik, personel taşıma) Haziran dönemi hakedişleri Temmuz ayı içerisinde ödendiğinden harcama düşük görülmekte, ikinci altı aylık dönemde harcama daha fazla olmaktadır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 14

15. BRİFİNG RAPORU KİRA GELİRLERİ VE HARCAMA DURUMU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 15

16. BRİFİNG RAPORU BÜYÜK HİZMET ALIMLARI - GÜVENLİK - TEMİZLİK - PERSONEL TAŞIMA İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

17. BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

18. BRİFİNG RAPORU ÖZEL GÜVENLİK PERSONELİ BİRİMLERE DAĞILIM LİSTESİ (2011 YILI) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 18

19. BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

20. BRİFİNG RAPORU TEMİZLİK PERSONELİ BİRİMLERE DAĞILIM LİSTESİ (2011 YILI) İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 20

21. BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

22. BRİFİNG RAPORU PERSONEL TAŞIMA SERVİS ARAÇLARI BİRİMLERE DAĞILIM LİSTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 22

23. BRİFİNG RAPORU İHALE USULÜ İLE YAPILAN ALIMLAR (AÇIK İHALE- PAZARLIK 21-b) 2011 yılı devam eden hizmet alımlarının ihalesi 2010 yılı içinde yapıldığından açık ihale sayısı (1) az olarak görülmektedir, ayrıca 2012 yılı hizmet alımları için hazırlıklar devam etmekte olup, ikinci altı aylık dönemde ihaleleri gerçekleştirilecektir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

24. DOĞRUDAN TEMİN (22-d) usulü ile yapılan alımlar BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

25. BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

26. Alımlar yıllık olarak açık ihale ile yapılmakta, ATOS (Akaryakıt Tüketim Otomasyon Sistemi), araçlara kart takılarak ve Merkez Garaj Amirliğinin kontrolü altında gerçekleştirilmektedir. BRİFİNG RAPORU Rektörlük Taşıt Cetveline kayıtlı ve İdari Birimlerde kullanılan araçlara alınan akaryakıt miktarları: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

27. BRİFİNG RAPORU AVANS-KREDİ VE YOLLUK BÜROSU Rektörlük Üst Yönetim Bütçesinden karşılanan yolluklar ve görevlendirilen kişi sayıları: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

28. BRİFİNG RAPORU İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Bütçesinden karşılanan yolluklar ve görevlendirilen kişi sayıları: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

29. BRİFİNG RAPORU Avans, kredi yoluyla yapılan alımlar, Yurtdışı transferleri ve staj öğrenim giderleri Avans-kredi ve yolluk bürosunda bu hizmetler 3 personel tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

30. BRİFİNG RAPORU KAMU BORÇLARI TAHAKKUK BÜROSU Bu hizmetler 2 personel tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

31. BRİFİNG RAPORU MAAŞ BÜROSU Maaşları yapılan personel sayıları (Her ay düzenli olarak yapılmaktadır.) * Promosyon ödemeleri 3 ayda bir yapılmaktadır. Ayrıca, personelin her ay düzenli olarak derece kademe kıdem, özel hayat sigorta primlerinin işlemesi, personelin maaşından kesilecek icra, nafaka, kefalet vs kesintilerin takip edilmesi, personelin her ay düzenli olarak memur işçi sigorta primleri zamanında onaylanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek SGK’ya ödenmesinin sağlanması maaş bürosu tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu hizmetler 4 personel tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

32. BRİFİNG RAPORU KAMULAŞTIRMA BÜROSU Kiraya Verilen Taşınmazlar ve Gelirleri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

33. BRİFİNG RAPORU Üniversitemizce Kiralanan Taşınmazlar ve Bedelleri (6 aylık) 6111 sayılı yasa kapsamında borçlar yapılandırılmış ve 30 Haziran 2011 itibariyle ödemeleri gerçekleştirilmiştir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

34. BRİFİNG RAPORU Üniversitemiz Taşınmazları İle İlgili Genel Bilgiler İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

35. BRİFİNG RAPORU Üniversitemiz Taşınmazları İle İlgili Genel Bilgiler İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

36. BRİFİNG RAPORU TAŞINIR KAYIT KONTROL BÜROSU Başkanlığımıza gelen talepler doğrultusunda depo mevcudu göz önünde bulundurularak mal ve malzeme dağıtımı yapılmaktadır. Bu hizmetler 3 personel tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

37. BRİFİNG RAPORU DEPOMUZDAN BİRİMLERE DAĞITILAN TAŞINIR LİSTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

38. BRİFİNG RAPORU EVRAK KAYIT BÜROSU Bu hizmetler 2 personel tarafından yürütülmektedir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

39. BRİFİNG RAPORU Sorunlar Çözüm Önerileri • - Görev alanımızı belirleyen yazılı bir metnin bulunmaması • Görev alanındaki belirsizlik nedeniyle taleplerin karşılanmasındaki tereddütler • Harcama birimlerinin ödenek yetersizliği nedeniyle plansız ve yoğun talepleri • Hizmet alımları kontrolünde birimlerin kontrol teşkilatı üyelerinin bilgi eksikliği • Mali sorumluluk ve cezai yaptırım nedeniyle personelin motivasyon ihtiyacı • Başkanlığımız bünyesinde kritik birimlerde görev yapan personelin emeklilik sürelerinin yaklaşması • İhale ve muayene komisyonlarında görevlendirilen akademik ve idari personelin üyelikten istifaları • Tüm Üniversite düzeyinde özellikle destek birimlerinin detaylı görev tanımlarının yapılması • Her bir harcama biriminin yılı bütçesini gerçek ihtiyaçlarına göre düzenlemesi • Başkanlığımızca yazılı ve sözlü bilgilendirme yapılmakta ancak uygulamanın yerleşmesi zaman almakta • Mali sorumluluk taşıyan personel için iş güçlüğü ödemesi yapılarak motivasyon sağlanabilir • Yeni memur alımlarında işin gereklerine uygun vasıfları taşıyan personelin görevlendirilmesi • Komisyon üyeliği istifalarının zorlaştırılması ve gönüllü kişilerin görevlendirilmesi. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 39

40. BRİFİNG RAPORU HEDEFLERİMİZ : Çalışanlarımıza takım bilinci içerisinde bilgi ve becerilerinin, katılım ve motivasyonlarının artırılacağı imkanlar oluşturarak, Üniversitemizin kaynaklarını etkin ve verimli bir biçimde kullanımını sağlamak ve ihtiyaçlar teminini bu anlamda en doğru, şeffaf, dürüst, yasalara uygun olarak yürütmektir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 40

41. BRİFİNG RAPORU TEŞEKKÜRLER İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı