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Las invitaciones. Formas de invitación. ¿Cuándo se envía una invitación?. El destinatario de la invitación. ¿Cómo contestar una invitación?. Agradecimientos e invitaciones. Cancelaciones por parte del anfitrión o del invitado. ¿Qué es una invitación?. El diseño de una invitación.
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Formas de invitación • ¿Cuándo se envía una invitación? • El destinatario de la invitación • ¿Cómo contestar una invitación? • Agradecimientos e invitaciones • Cancelaciones por parte del anfitrión o del invitado • ¿Qué es una invitación? • El diseño de una invitación • Clasificación de invitaciones
¿Qué es una invitación? Es un impreso o tarjeta con el que se invita o se es invitado, a una celebración o acontecimiento. • Se trata de una pieza fundamental en la organización de los actos protocolarios. • Se debe utilizar un diseño atractivo en sintonía con el tipo de acto.
El diseño de una invitación • Sea cual sea el diseño de las invitaciones, no debe faltar ninguno de los datos importantes del evento:
Cuando la invitación hace referencia al tipo de vestuario debemos recordar cuáles eran las equivalencias:
La estructura de una invitación a un acto oficial puede ser:
Formas de invitación La invitación puede realizarse utilizando diversos medios según la importancia del evento, bien a través de una llamada telefónica o un correo electrónico si se trata de un evento informal, o bien, a través de una carta personalizada si se trata de un evento más formal. • En cualquiera de los casos, la invitación debe realizarse directamente por el anfitrión o los anfitriones al invitado o invitados, y en todos los casos, es necesario contestar aceptando a rechazando dicha invitación.
INVITACIÓN IMPRESA: • Formal: • Tiene exigencias muy precisas. • Se manda imprimir o grabar de manera muy sobria, en tinta negra y letras de estilo tradicional, de manera que cualquier detalle que se quiera resaltar se hará en relieve pero sin color alguno, exceptuando escudos y logotipos institucionales. • Para que tenga la formalidad necesaria, el texto de la invitación se redacta en tercera persona, especificando de forma clara, quien invita, motivo de la invitación, lugar, fecha y hora.
INVITACIÓN IMPRESA: • Semiformal: • Las tarjetas se realizan con líneas o monogramas resaltados en color, con letras de molde y tinta de color diferente al negro. • Informal: • No tienen más límite que el buen gusto y la fantasía del anfitrión. • Se pueden utilizar tarjetas que vienen semi-impresas, con líneas en blanco que rellenará el anfitrión, o bien, diseñar tarjetas muy atractivas y poco usuales.
INVITACIÓN TELEFÓNICA: Se utiliza cuando es algo imprevisto y no da tiempo para hacer la invitación. • El anfitrión debe hacer todas las llamadas el mismo día, lista en mano y transmitir a todos la misma información: quienes invitan, motivo, lugar, fecha, hora, tipo de agasajo, traje... • Aunque ya haya sido confirmada la asistencia, si se quiere dar más formalidad y precisar lugar, hora y dirección, se envía una tarjeta.
Menos de 15 ó 20 personas Invitación impresa Invitación personal Viven en distinta ciudad Viven en la misma ciudad Invitación telefónica Invitación impresa Familia Amigos • Clasificación de invitaciones • Según la procedencia de los invitados • Según el grado de cercanía al anfitrión • Según el número de comensales Más de 15 ó 20 personas Invitación impresa Invitación telefónica
¿Cuándo se envía una invitación? Las invitaciones se deben hacer con el tiempo suficiente para que a los invitados les dé tiempo a contestar y a organizar su agenda de compromisos, normalmente con tres semanas de anticipación como mínimo. • Las invitaciones de última hora no suelen gustar, puesto que parecen de compromiso, bien porque les ha fallado algún otro invitado, porque les sobran cubiertos...
El destinatario de la invitación • Las formas más habituales de escribir el sobre pueden variar dependiendo de las costumbres de cada lugar. Cuando invitamos: • a una persona soltera, se pone el nombre completo de la misma. • a unapareja, lo normal es poner “… y acompañante”, o si sabemos que es su cónyuge, “… y Sra.” o “… y Sr.”. • a un matrimonio, pondríamos “Sr. … y Sra.”, “Sr. y Sra. …”, o bien, el nombre de ambos cónyuges, puesto que en la actualidad la mujer tiene el mismo rol social que el hombre. • a una familia, se pone el nombre del cabeza de familia y la coletilla … y familia.
¿Cómo contestar una invitación? Las sociales se contestan a los anfitriones, normalmente la esposa del invitado a la anfitriona. • Las oficiales y empresariales, al jefe de protocolo o a la persona encargada de recibir las confirmaciones. • Debe darse una respuesta definitiva, nunca un “veremos”, “quizás”, “espero poder”, o “si es posible”. • Un buen invitado se abstiene de indagar quienes van a estar presentes en la reunión.
Agradecimientos e invitaciones • Hay un conocido refrán que dice: “Socialmente, además de corresponder hay que agradecer”, y qué razón tiene. • Cuando somos invitados a un determinado evento, ya sea una fiesta, una reunión de amigos, o cualquier otro… siempre debemos sacar un poco de tiempo para agradecer dicha invitación, elogiar la organización y desarrollo de la velada, e incluso, dependiendo del grado de confianza con el anfitrión, otros detalles de la fiesta/reunión. • Los anfitriones agradecerán este tipo de comentarios porque de esta forma corregirán para futuros eventos las posibles faltas o fallos que pudieran haber cometido.
¿Cómo podemos dar las gracias?: • Con el envío de unas flores y una tarjeta. Mediante una llamada de teléfono. • ¡Ojo!: La falta de asistencia a un evento no evita tener que agradecerla, además de dar la correspondiente disculpa por la ausencia. En este caso bastará con agradecerla de forma verbal o escrita. • Sin embargo, el agradecimiento es algo más que dar las gracias, implica correspondencia, es decir, devolver la invitación con otra.
Cancelaciones por parte del anfitrión o del invitado Si la causa de cancelación del evento es por una enfermedad grave o muerte de un familiar, lo normal es anular inmediatamente la invitación por teléfono. • Si la causa de cancelación del evento es por una circunstancia de fuerza mayor, debe comunicárselo de la forma más inmediata posible a sus invitados, asegurándose de hablar personalmente con cada uno de ellos .