Monitoring, rozliczanie oraz promocja w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013

1. Monitoring, rozliczanie oraz promocja w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013

2. WDRAŻANIE MRPO stan realizacji na 10.11.2009 r. • Instytucja Organizująca Konkursy ogłosiła 34konkursy, w tym 7 realizowanych przez Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości • Łączna kwota dofinansowania przewidziana na ogłoszone konkursy wynosi 2 131 233 108,78 PLN (w tym 309 118 347,36 PLN w MCP)* • Proces wyboru zakończono w ramach 21 konkursów (w tym 5 konkursów MCP) Wybrano 820 projektów (w tym 590 projektów MCP) na kwotę dofinansowania 2 064 156 002,29 PLN (w tym MCP 213 535 388,61 PLN) 2

3. WDRAŻANIE MRPO stan realizacji na 10.11.2009 r. • Zarząd Województwa Małopolskiego wybrał do wsparcia 19 projektów z Indykatywnego Wykazu Indywidualnych Projektów Kluczowych na kwotę dofinansowania 712,05 MLN PLN. • Z powyższych podpisano umowy o dofinansowanie dla 12 zadań, których łączna wnioskowana kwota dofinansowania wynosi 397,6 MLN PLN oraz wybrano do realizacji 2 projekty własne na kwotę dofinansowania w wysokości 62,77 MLN PLN 3

4. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Liczba zawartych umów o dofinansowanie (z Pomocą Techniczną)stan na 10.11.2009 (KSI SIMIK 07-13) – porównanie wg województw

5. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Liczba wybranych projektów do dofinansowania w MRPO - według lokalizacji w powiatachstan na 10.11.2009 r.* * Liczba wybranych projektów bez MCP oraz projektów wojewódzkich (zlokalizowanych na terenie więcej niż jednego powiatu)

6. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wartość wybranych projektów do dofinansowania w MRPO (MLN PLN) – według lokalizacji w powiatachstan na 10.11.2009 r.* * Wartość wybranych projektów bez MCP oraz projektów wojewódzkich (zlokalizowanych na terenie więcej niż jednego powiatu)

7. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podsumowanie zamkniętych naborów - Podpisane umowy oraz płatności (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu ** Wypłaty realizowane przez Departament Funduszy Europejskich *** W tym kwoty uruchomienia środków przez Departament Polityki Regionalnej dla projektów drogowych Województwa Małopolskiego

8. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podsumowanie zamkniętych naborów - Podpisane umowy oraz płatności (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu ** Wypłaty realizowane przez Departament Funduszy Europejskich

9. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podsumowanie zamkniętych naborów - Podpisane umowy oraz płatności (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu ** Wypłaty realizowane przez Departament Funduszy Europejskich

10. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Aktualnie trwające konkursy (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu

11. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Aktualnie trwające konkursy (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu

12. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Aktualnie trwające konkursy (stan na 10.11.2009 r.) * Kwota z dnia ogłoszenia konkursu

13. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Terminy konkursów planowanych do ogłoszenia w roku 2009

14. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Terminy konkursów planowanych do ogłoszenia w roku 2010

15. UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Terminy konkursów planowanych do ogłoszenia w roku 2010

16. Monitoring i rozliczanie projektów w ramach MRPO

17. Monitoring i rozliczanie MONITOROWANIE – definicja Proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat wdrażanych projektów i całego programu w aspekcie finansowym i rzeczowym 17

18. Monitoring i rozliczanie • MONITOROWANIE – cel • zapewnienie zgodności realizacji projektów i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami i celami • zarządzanie informacją – wspomaganie procesu decyzyjnego 18

19. Monitoring i rozliczanie • Beneficjent zobowiązany jest do: • systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego informowania Instytucji Zarządzającej MRPO o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu; • pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we wniosku. 19

20. Monitoring i rozliczanie • MONITOROWANIE – najważniejsze działanie prowadzące do prawidłowego wypełnienia wniosku o płatność • Instrukcja wypełniania wniosku o płatność • Podręcznik kwalifikowania wydatków • Umowa o dofinansowanie Dokumenty te są dostępne na stronie internetowej: www.fem.malopolska.pl 20

21. Monitoring i rozliczanie Częstotliwość składania wniosków o płatność • Nie częściej niż raz w miesiącu lub nie rzadziej niż raz na kwartał • W przypadku pierwszego wniosku o płatność decyduje data podpisania umowy • W przypadku kolejnych wniosków o płatność decyduje data złożenia ostatniego wniosku o płatność • Do 25 dnia od zakończenia realizacji projektu – dla wniosku o płatność końcową 21

22. Monitoring i rozliczanie • Zasady ogólne • Formy płatności: zaliczkowa, refundacyjna, końcowa • Max 90% dotacji rozwojowej w formie zaliczki • Max 30% każda transza dotacji w formie zaliczki • Co najmniej 70%łącznej kwoty otrzymanych transz zaliczek – należy rozliczyć by otrzymać kolejną transzę zaliczki 22

23. Monitoring i rozliczanie • Pierwsza transza zaliczki • Po podpisaniu umowy o dofinansowanie • Na podstawie poprawnego wniosku o płatność • Po złożeniu zabezpieczenia (nie dotyczy m.in. jednostek sektora finansów publicznych) • Przy dostępności środków na rachunku IZ MRPO 23

24. Monitoring i rozliczanie • Pierwsza transza zaliczki • Wypłata w terminie 12 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia przez IZ wniosku o płatność • Wysokość i termin zaliczki zależy od postępu rzeczowo-finansowego projektu w szczególności od terminu zakończenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych (harmonogramy płatności, przetargów) 24

25. Monitoring i rozliczanie • Refundacja wydatków • Na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność • W terminie 12 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność • Przy dostępności środków na rachunku IZ MRPO 25

26. Monitoring i rozliczanie • Płatność końcowa • wynosi 10% dotacji rozwojowej (5% w przypadku umowy refundacyjnej) • W formie refundacji wydatków • Na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność końcową • Po przeprowadzeniu kontroli przez IZ MRPO i stwierdzeniu prawidłowej realizacji projektu 26

27. Monitoring i rozliczanie • Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu dofinansowania jeśli: wykorzystał środki • wykorzystał środkiniezgodnie z przeznaczeniem • wykorzystał środkibez zachowania obowiązujących procedur • pobrał środki w sposób nienależny lub w nadmiernej wysokości • Zwrotowi podlega należność główna wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania dofinansowania • Termin zwrotu max 14 dni • Na podstawie decyzji administracyjnej 27

28. Monitoring i rozliczanie • Wykorzystanie środków przyznanego dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem ze skutkiem niezrealizowania pełnego zakresu rzeczowego projektu: • Wyklucza Beneficjenta z możliwości ubiegania się o dotację • Przez okres 3 lat • WYJĄTEK: • państwowe jednostki budżetowe, • jednostki samorządu terytorialnego 28

29. Monitoring i rozliczanie • Zaliczka jest przeznaczona na wydatki ponoszone po dacie otrzymania środków • Zaliczka musi być przechowywana na wyodrębnionym rachunku bankowym przez cały okres dysponowania środkami • Zaliczka musi być rozliczana bez zbędnej zwłoki – rekomendowany 1 miesiąc 29

30. Monitoring i rozliczanie • 31 grudnia (30 czerwca) – ostatni dzień na dokonanie wydatków z zaliczki • 31 grudnia (30 czerwca) – dzień dokonania zwrotu niewykorzystanej części zaliczki • Zwrócona niewykorzystana część zaliczki nie podlega ponownej wypłacie w formie zaliczki • Odsetki od środków zaliczki podlegają rozliczeniu - pomniejszają kwotę kolejnych płatności (wyjątek: jednostki samorządu terytorialnego) 30

31. Monitoring i rozliczanie Zasady rozliczania dotacji rozwojowej Refundacja – za wydatki już poniesione Po otrzymaniu refundacji Beneficjent winien przelać otrzymane środki na konto, z którego dokonał wydatków przedstawionych do refundacji 31

32. Monitoring i rozliczanie Czas weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność • max 30 dni – weryfikacja formalno-merytoryczna wniosku o płatność • max 5 dni – korekta wniosku przez Beneficjenta • max 20 dni - weryfikacja formalno-merytoryczna korekty wniosku o płatność • max 12 dni - weryfikacja finansowo-księgowa wniosku o płatność • max 12 dni od daty zatwierdzenia wniosku – wypłata dofinansowania • Pisemna informacja dla Beneficjenta o zatwierdzeniu wniosku i wypłacie środków 32

33. Monitoring i rozliczanie Czas weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność • max 5 dni – weryfikacja formalno-merytoryczna wykazu • max 5 dni – korekta wykazu przez Beneficjenta • max 3 dni - weryfikacja formalno-merytoryczna korekty wykazu • max 12 dni od daty zatwierdzenia wykazu – wypłata kolejnej transzy zaliczki 33

34. Monitoring i rozliczanie • Służą monitorowaniu realizacji projektów, płatności • Służą sporządzaniu prognozy płatności dla całego programu (MRPO) • Winny zawierać realne, spójne dane finansowe • Przesyłane do 5 dnia każdego miesiąca • Przesyłane wyłącznie w wersji elektronicznej 34

35. Monitoring i rozliczanie • MONITOROWANIE – dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność • Tabela rozliczenia kwoty projektu (załącznik 1) • Oświadczenie Beneficjenta o braku podwójnego finansowania (załącznik 2) • Oświadczenie Beneficjenta o zobowiązaniu się do informowania o otrzymaniu dokumentów księgowych korygujących (załącznik 3) 35

36. Monitoring i rozliczanie Obowiązkowe załączniki do wniosku o płatność (dołączane do pierwszego wniosku o płatność): • Potwierdzenie numeru rachunku bankowego Beneficjenta (W przypadku projektów partnerskich ww. potwierdzenie numeru rachunku winien złożyć Lider i Partner). • Oświadczenie dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej 36

37. Monitoring i rozliczanie • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność dotyczące wykazywanych wydatków: • Oświadczenie Beneficjenta o fakcie, iż wydatki przedstawione do refundacji nie zostały sfinansowane z zaliczki (dotyczy Beneficjentów, którzy otrzymali zaliczkę przed dniem złożenia wniosku o płatność refundacyjną) • Oświadczenie Beneficjenta o nie zaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy (dotyczy wniosku o płatność w którym rozliczane są wydatki personelu projektu) 37

38. Monitoring i rozliczanie • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność dotyczące wykazywanych wydatków: • Miesięczna karta czasu pracy (dotyczy wniosku o płatność w którym rozliczane są wydatki personelu projektu) • Kserokopie list płac, rachunków (w przypadku umów cywilnoprawnych) • Kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej 38

39. Monitoring i rozliczanie • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność dotyczące wykazywanych wydatków: • Kserokopie dowodów zapłaty ( Np. wyciągi bankowe, raporty kasowe wraz z załącznikami potwierdzające poniesienie wydatków • Kserokopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac • Kserokopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów (w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane) 39

40. Monitoring i rozliczanie • Pozostałe załączniki do wniosku o płatność dotyczące wykazywanych wydatków: • Oświadczenie dotyczące używanego sprzętu • Dokumenty dotyczące zakupu nieruchomości – kserokopia operatu szacunkowego, aktu notarialnego, oświadczenie zbywcy • Kserokopie umów/aneksów (o pracę, z wykonawcami) • Kserokopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu 40

41. Monitoring i rozliczanie • Załączniki do wniosku o płatność dotyczące VAT (dołączane do każdego wniosku o płatność): • Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT • Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, że Beneficjent nie jest płatnikiem VAT (w przypadku gdy VAT jest kwalifikowany w projekcie) • Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status płatnika VAT jako podatnika zwolnionego lub czynnego) 41

42. Monitoring i rozliczanie • Załączniki do wniosku o płatność dotyczące VAT (dołączane do każdego wniosku o płatność): • Oświadczenie Beneficjenta przewidującego wykorzystanie/niewykorzystanie towarów i usług zakupionych w ramach projektu do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi przysługuje Beneficjentowi prawo do odliczenia podatku VAT • Kserokopia deklaracji VAT-7 UWAGA: Beneficjent jest zobowiązany dostarczać kserokopie deklaracji VAT-7: za styczeń (lub za I kwartał roku), za każdy rok okresu realizacji projektu oraz dodatkowo za każdy rok okresu trwałości projektu wraz ze szczegółowymi wyliczeniami 42

43. Monitoring i rozliczanie • Wymagania dotyczące załączników do wniosku o płatność: • Kserokopie dokumentów winny być: • Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną • Dla dokumentów wielostronicowych dopuszcza się potwierdzenia za zgodność z oryginałem „od strony do strony” • 2. Oświadczenia Beneficjenta winny byś składane w oryginale • 3. Zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 1 miesiąc przed datą sporządzenia wniosku beneficjenta o płatność 43

44. Monitoring i rozliczanie Wymagania dotyczące załączników do wniosku o płatność: Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność winny dotyczyć okresu za jaki jest sporządzony wniosek. Jeżeli dany wydatek kwalifikowany został pominięty we winsoku o płatność, sporządzonym dla okresu, którego dotyczy, można go ująć za późniejszy okres rozliczeniowy. 44

45. Monitoring i rozliczanie Sposób przechowywania dokumentacji do wniosku o płatność UWAGA: Bezwzględnie wymagane jest aby Beneficjent przechowywał dla własnych potrzeb kopię każdego złożonego wniosku o płatność w wersji papierowej i elektronicznej oraz komplet załączników dotyczących rozliczonych wydatków 45

46. Kontrola projektów w ramach MRPO 46

47. RODZAJE KONTROLI • Planowe – na zakończenie realizacji projektu, po złożeniu i weryfikacji wniosku o płatność końcową zgodnie z Rocznym Planem Kontroli, • Doraźne – na wniosek innych Departamentów lub Zespołów oraz innych instytucji, 47

48. KONTROLA NA MIEJSCU: • Merytoryczna • Finansowa • Zamówień publicznych 48

49. ETAPY KONTROLI: • powiadomienie o kontroli 5 dni roboczych przed rozpoczęciem (3 dni w przypadku kontroli doraźnej), • kontrola w miejscu realizacji w oparciu o upoważnienia wystawione przez Dyrektora FE, • przygotowanie informacji pokontrolnej w terminie 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych, • w przypadku zastrzeżeń do IP, analiza zastrzeżeń (uwzględnienie lub odrzucenie) – w terminie 10 dni roboczych, • w przypadku uchybień przygotowanie projektu zaleceń pokontrolnych, • zakończenie czynności kontrolnych. 49

50. USTALENIE TREŚCI INFORMACJI POKONTROLNEJ • w terminie 20 dni roboczych od zakończenia czynności kontrolnych – przesłanie pierwszej wersji informacji pokontrolnej do Beneficjenta, • beneficjent podpisuje informację lub w terminie 10 dni roboczych od otrzymania informacji wnosi zastrzeżenia, • w przypadku wniesienia zastrzeżeń kontrolujący dokonują ich analizy i przygotowują ostateczną wersję informacji pokontrolnej – w terminie 10 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń, • beneficjent podpisuje informację pokontrolną lub odsyła nie podpisaną wraz z uzasadnieniem – w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji informacji. 50