SIS bij de DSA

1. SIS bij de DSA SSC Leeuwenburg Erik Hendriks Jahfaar Zeefal

2. SSC Leeuwenburg • Deze presentatie gaat alleen globaal in op de werkzaamheden bij het Studenten Service Centrum (SSC) die direct met SIS te maken hebben. • Studenten Service Centrum of Decentrale studenten Administratie? • Veel werkzaamheden overlappen en/of hangen nauw samen met werkzaamheden van de Centrale Studentenadministratie (CSA).

3. Wat doet de DSA met sis? • Instroomdossiers bijhouden aan de hand van Query’s. • Uitstroomdossiers controleren aan de hand van Query’s. • Aanmeldingen controleren op toelaatbaarheid. • Diploma’s en legitimatiebewijzen invoeren / verifiëren. • Vragen van studenten en medewerkers beantwoorden op basis van gegevens in SIS.

4. Inschrijving • De student maakt een account aan op www.studielink.nl en doet een verzoek tot inschrijving. • Binnen 24 uur na het verzoek tot inschrijving op Studielink wordt de aanmelding ingelezen in SIS. • Elke aanmelding krijgt hier een uniek aanmeldnummer. • Elke student heeft 1 uniek studentnummer (of SIS-nummer) dat begin met 500. • Binnen 24 uur na inlezen in SIS wordt de aanmelding gematriculeerd. “Matriculatie” wordt soms vertaald als “inschrijven”; in de praktijk betekent het meer “inschrijfverzoek in behandeling nemen”. • SSC controleert of de student aan de toelatingseisen voldoet. • SSC handelt de inschrijving af door checklists in SIS af te handelen die betrekking hebben op de inschrijving. • De inschrijving is pas voltooid als: • De aanmelding is gematriculeerd. • alle checklists is voor een aanmeldnummer zijn afgevinkt. • een betaling is toegevoegd bij dat aanmeldnummer voor het komende studiejaar.

5. Studielink • De student moet op Studielink altijd eerst tenminste 1 vooropleiding toevoegen voor hij een verzoek tot inschrijving kan indienen. De opgegeven vooropleiding wordt ingelezen in SIS met het daarbij behorende CREBO-nummer. • Indien de student de juiste vooropleiding heeft aangegeven, en deze is bij DUO geregistreerd, dan komt deze als ‘centraal geverifieerd’ in SIS. Er is dan geen kopie van het diploma in het dossier van de student vereist. • Indien de student niet de juiste vooropleiding heeft aangegeven, of deze is niet bij DUO geregistreerd, dan moet het SSC een kopie van het diploma opvragen, handmatig in SIS invoeren, en decentraal verifiëren. • Door koppeling van de Studielink-account aan de DigiD code van de student kan contact gemaakt worden met de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). • Indien de student geregistreerd is bij de GBA komt ook het legitimatiebewijs centraal geverifieerd in SIS. • Indien de student niet geregistreerd is bij de GBA, dan moet het SSC een kopie van het diploma opvragen, handmatig in SIS zetten, en decentraal verifiëren. • De student kan nu één of meer inschrijfverzoek(en) doen.

6. Sis toelatingen • De student komt ‘binnen’ in SIS in Toelatingen. Hier krijgt hij een student record APPL (application).

7. Loopbaan- en programmainformatie • Binnen 24 uur wordt de aanmelding doorgaans gematriculeerd. • De aanmelding verschijnt na Matriculatie voor het eerst in SIS bij Studievoortgang. • De aanmelding wordt zichtbaar in de query voor gematriculeerde inschrijfverzoeken. • Bij Toelatingen en Student Records Hoger Onderwijs komt er een student record MATR (Matriculation) ‘bovenop’. • Wanneer een aanmelding niet wordt gematriculeerd moeten we zoeken naar de oorzaak hiervan; dat kan zijn omdat: • … de student een BAS voor deze studie heeft. Pas als een BAS wordt ingetrokken kan een nieuwe aanmelding voor dezelfde studie in behandeling worden genomen. • … de aanmelding te vroeg is voor matriculatie: Studielink-aanmeldingen voor September 2013 zijn nu al mogelijk, maar worden in April gematriculeerd. • … het een studie met Numerus Fixus (Loting) betreft: Op 15 Mei is de aanmelddeadline voor lotings-studies. Een maand later vind de loting plaats. Alleen studenten die zijn ingeloot worden vervolgens gematriculeerd. Het kan gebeuren dat studenten worden nageplaatst van een wachtlijst van niet ingelote studenten., indien anderen hun plaats opgeven of verliezen. • … de student een onjuiste combinatie van gegevens op studielink heeft opgegeven: Wanneer een student zich bijvoorbeeld aanmeldt voor de studie Bedrijfseconomie Deeltijd Leeuwenburg, met als studievorm duaal, dan staan in SIS twee onverenigbare elementen in één inschrijfverzoek. Deze aanmelding zal nooit matriculeren en moet door de student zelf opnieuw worden gedaan.

8. Vooropleiding • De vooropleiding(en) worden gecontroleerd in SIS onder Toelatingen > Studielink (NLD) verwerken > Geg. vorige opleiding student. • Het SSC controleert of het diploma: • … voldoet aan de toelatingseisen. • … behaald is vóór instroommoment. • … wel / niet (centraal) geverifieerd is. • Bij een niet centraal geverifieerd diploma waarvan de slaagdatum in het verleden ligt wordt een kopie bij de student opgevraagd. Het diploma wordt gecontroleerd en handmatig ingevoerd in SIS. • Bij een nietcentraal geverifieerd diploma waarvan de slaagdatum in de toekomst ligt wordt doorgaans eerst gewacht of deze Centraal geverifieerd wordt na de slaagdatum.

9. Checklists • De checklists voor Toelating staan in SIS onder Campusgemeenschap > Checklists > Checklists persoon > Checklistbeheer personen • Het SSC heeft te maken met twee ‘beheerfuncties: • ‘ADMP (AdmissionProgram) • SPRG (Studyprogramme) • Er zijn verschillende soorten checklists die betrekking hebben op de inschrijving, o.a.: • Toelating • Toestemming excieHoofdfase • Buitenlands diploma • Blokkering (her) inschrijving • Loting

10. QUERY’s • Belangrijkste Query’s voor de instroom die het SSC gebruikt zijn: • HVA_INS_DM_AANM_PT (Aanmgematr, DEFT + niet DEFT) • HVA_INS_DM_NIET_MATR_PT (Aanm niet MATR sept instroom) • Query’s zijn een momentopname. De output is een excel-lijst waarin je geen wijzigingen kan aanbrengen die je een week later weer krijgt in het ‘uitdraaien’ van een lijst. Het SSC draait voor de instroom doorgaans één nieuwe lijst per week. Dichtbij de deadline wordt de query vaker gedraaid. Trucs in Excel die het SSC gebruikt om wel het overzicht te houden zijn o.a.: • Cellen verbergen (Dit houdt de lijst overzichtelijk) • HighlightDuplicates (Hiermee worden aanmelders en afmelders in één oogopslag duidelijk door een afwijkende kleur) • RemoveDuplicates (Hiermee worden aanmeldingen ‘uitgefilterd’ waarin een wijziging heeft platsgevonden, zoals bijvoorbeeld een centrale verificatie, of een binnengekomen betaling / machtiging) • Het blijft belangrijk dat informatie altijd rechtstreeks uit SIS wordt gehaald! Er kunnen immers wijzigingen zijn geweest, of er zijn meerdere waarden in SIS voor iets waarvoor in Excel slechts één veld beschikbaar is (denk aan vooropleiding, nationaliteit, enz.)

11. Controles • Informatie in SIS moet overeenkomen met het inschrijfdossier. Dit is een wettelijke verplichting. Steeds meer informatie is digitaal, dus dossiers zijn bij aanvang vaak dun en soms zelfs geheel digitaal. • Een bijzondere situatie betreft BAS-brieven, BAS-intrekkingen, en propedeuse- en bachelordiploma’s. De invoer hiervan ligt niet meer bij het SSC, maar wettelijke verplichting deze in de dossiers te bewaren wel. . • Het SSC hanteert eigen controles: • Na de September-instroom en vóór de eerste accountantscontrole / 1 december worden de eigen dossiers nog een keer nagekeken. • Bij de uitstroomwordt bekeken of alle verplichte dossierstukken in het dossier zitten en kloppen. • Twee keer per jaar volgt de accountantscontrole (steekproefgewijs) • Interne controle (Rond December / Januari) • Externe controle (Rond Februari / Maart)

12. Uitgifte documenten • SIS wordt vaak geraadpleegd voor de volgende documenten of verificatieverzoeken: • Een Bewijs Betaald Collegegeld. • Een gewaarmerkte kopie van de propedeuse of bachelor. • Een Diploma-verificatie voor een derde partij.

13. Bedankt voor de aandacht