1 / 30

Bom-Project

Bom-Project. Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling. BOM project. BOuw en Milieu project. Inhoud. Kader project Doel bom-project Projectinhoud Implementatie

jui
Download Presentation

Bom-Project

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling

  2. BOM project • BOuw en • Milieu project

  3. Inhoud • Kader project • Doel bom-project • Projectinhoud • Implementatie • Technische implementatie en Conversies • Opmaak nieuwe documenten • Vereenvoudiging processen • Documentbeheerssyteem • Projectstructuur en overleg • Opleiding • Communicatie • Film: aandacht veranderingsmanagement bij digitalisering

  4. Kader: Goedkeuring EFRO 2007 E-link Doel: Hedendaagse, kwalitatieve, hoogstaande en toegankelijke dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging. Hoe: • Back-office Verbeteren van de basisinfrastructuur, integratie tussen applicaties en het beheer unieke data • Koppeling van centrale databanken met andere applicaties (contactendatabank, beeldbank) • Digitaal archief en documentbeheersysteem • Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten (post in, notulen, klachtenbeheer)

  5. Kader: Goedkeuring E-link project 2007 Hoe: • Front office • Uitbreiding van het e-loket • Eenmalig aanmelden van bedrijven en burgers • Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank is vooraf ingevuld • De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen • Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd

  6. Kader: Overzicht projecten

  7. Doel BOM-Project • Digitaliseren dossiers en flows van bouw en milieudienst • Koppeling informatie applicaties aan Geoweb • Administratieve vereenvoudiging burger • Procesvereenvoudiging en efficiëntieverhoging • E-loket: Digitale bouw- en milieuaanvraag en ander producten (inname openbaar domein, vastgoedinformatie)

  8. Projectinhoud • Ruimtelijke ordening stedenbouwkundige vergunning en attesten, verkavelingsvergunning, meldingen, vastgoedinformatie, uittrekstel vergunningenregister, plannenregister, inname openbaar domein, bouwmisdrijven, statistieken en rapportage op dossierniveau • Milieu milieuvergunning, bodemattesten, milieuovertredingen, informatievragen, statistieken en rapportage op dossierniveau • Geoweb Upgrade en koppeling • GRAB beheer straatnamen, huisnummers en subadressen, koppeling percelen, adressen en positie, historiek adressen

  9. Projectinhoud • Integraties • Centraal adressenbestand (Themis) • Boekhouding (Mercurius,) • Internet (CMS) • Notulenbeheer (Cobra) • Postregistratie (Docroom) • Digitale bouw en milieuvergunning (DBA) • Communicatie website en e-loket verbeteren

  10. Projectinhoud Voorstelling integraties

  11. Implementatie Nestor • Aankoop Nestor -> Cipal • Technische implementatie en Conversies • Opmaak nieuwe documenten • Vereenvoudiging processen • Documentbeheerssyteem • Projectstructuur en overleg • Opleiding • Communicatie • film: rol STRO afstemming gebruiker op ICT

  12. Aankoop en technische implementatie • Opmaak bestek en aankoop • Project initiatiedocument (PID) • Analyse velden en flows • Conversies bestaande applicaties • Programmatorische aanpassingen • Testen • Bijsturing • 2de testfase => Voornamelijk Bouw, ICT dienst en Cipal

  13. Opmaak Nieuwe documenten • Opmaak nieuwe documenten • Kwaliteitsnormen • Administratieve vereenvoudiging • Delegatiebevoegdheid

  14. Vb Kwaliteitsnormen nieuwe documenten • Sjabloon met vast lay-out • Duidelijke gegevens • Openingsuren • Duidelijk onderwerp • Taalgebruik • Geen overbodige informatie • Procesbeschrijving • Delegatie handtekening • Verwijzing wetgeving

  15. Vb Administratieve Vereenvoudiging documenten Minstens vanaf de dag na de ontvangst van onderhavig document tot de dag van de beslissing over de aanvraag dient de hierbij gevoegde bekendmaking op geel papier te worden aangeplakt. wordt Hang de bijgevoegde bekendmaking (gele affiche) op, vanaf de dag na de ontvangst tot de dag van de beslissing over de aanvraag.

  16. Vereenvoudiging van processen Film: waarom administratie digitaliseren Volgens de KAVKA- methode: • Kwalitatieve • Administratieve • Vereenvoudiging door • Klantgerichte • Analyse • Lean management (handboek zet je leanbril op)

  17. Procesvereenvoudiging: Keuze processen • Selectie van 5 relevante processen met Excel-tool • Structurele vereenvoudiging • Andere processen blijven zoals ze zijn of worden intern door dienst zelf bijgestuurd.

  18. Procesvereenvoudiging volgens KAVKA-Methode

  19. ProcesvereenvoudigingBeschrijving As-IS • Op de werkvloer 1ste beschrijving door proceseigenaar • Uitteken flow (Visio)

  20. Vb sjabloon procesbeschrijving As-IS

  21. ProcesvereenvoudigingWorkshop betrokken diensten • Uitteken flow • Toelichting met eigen stukje proces • Problemen • Verbetervoorstellen • Prioriteiten • procesvereenvoudiging vastgoedinformatie voor notarissen met begeleiding Cipal

  22. Procesvereenvoudiging To Be proces • Visueel uittekenen TO BE-proces • Bespreking met schepen en secretaris • Budgetraming • Opmaken implementatieplan fase 1/ fase 2 • Terugkoppeling met werkgroep • Beslissing door CBS • Implementatie • Communicatie intern/extern

  23. Procesvereenvoudiging Implementatie To Be proces • Opmaak van een projectfiche en plan van aanpak • doelstelling • in scope – out scope • budget • randvoorwaarden • mijlpalen en timing • bepaling taken en rollen • communicatie • overlegstructuur • overdracht • Goedkeuring projectfiche in stuurgroep • Plan van aanpak basis voor teamoverleg

  24. Projectstructuur en overleg 2 maandelijks stuurgroep: schepen – secretaris – Cipal – betrokken diensten Wekelijks teamoverleg • Inhoudelijk: Betrokken dienst • Organisatie: strategie en ontwikkeling • ICT • Software leverancier • Dynamisch plan van aanpak en regelmatige bijsturing • Afstemmen ICT toepassing op gebruiker en omgekeerd

  25. Vb plan van aanpak

  26. Documentbeheersysteem • Film: waarom documenten beheren Doel: • Zoek minimaliseren • Maximale kennisdeling Hoe: • Uniforme basismappenstructuur • Richtlijnen uitbouwen van structuur • Uitgangspunt volledige dossiers • Uniform naamgeving mappen en documenten • Iso-normen • Type document • Vaste structuur en richtlijnen

  27. Opleiding per rol • Verschillende opleidingen per rol Gebruiker, Adviesverlener, Gast • Verschillende opleidingen per applicatie Nestor, Geoweb, Grab, Ego, Documentbeheer • Steeds: technische opleiding + inhoudelijk proces • Film: Iedereen voldoende opgeleid om te werken met de nieuwe applicaties en werkwijze

  28. Interne communicatie Regelmatig informeren + aftoetsing van deelprojecten op verschillende niveaus (feed back = welslagen van het project) • Dienstenoverleg • Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers • Toeristen van het systeem • Personeelsblad • Intranet/intranetflits

  29. Vragen • Ranja Van Asbroeck Strategie en ontwikkeling - Stad Mechelen ranja.vanasbroeck@mechelen.be • Projectcoördinator Nestor: Cipal – Koen Cleynhens KCL@cipal.be

More Related