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1. Libro de Clases Electrónico (LCE) Curso Administrativo OTEC/Empresa Unidad IV: Cierre del Libro de Clases(Actualizado el 27-02-2014) Curso creado por :

2. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Módulos : Visualización - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 En esta Unidad aprenderá a: • Generar el certificado de Asistencia • Firmar Electrónicamente el certificado de Asistencia. • Terminar un curso. Curso creado por : IMPORTANTE: El “Administrativo OTEC/Empresa”, podrá cerrar el Libro de Clases y Firmar el certificado de asistencia, siempre y cuando, el “Administrativo Global” de la Institución le otorgue el permiso por funcionalidad correspondiente para esto.

3. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Ingrese a LCE al modulo “Registro Diario” El sistema por defecto listara todos los cursos de la institución, sin embargo, entrega un panel donde podrá aplicar los distintos filtros para encontrar el o los cursos que necesita. Finalmente presione “Buscar”. Para refrescar los datos tras la búsqueda presione “Limpiar” . Curso creado por :

4. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Para obtener el certificado de asistencia, presione el botón “+”, asociado al curso que corresponda: Curso creado por : NOTA: Puede realizar una búsqueda por orden seleccionando el titulo de cada columna.

5. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Presione el botón “Certificado de Asistencia” para desplegar el documento. Curso creado por :

6. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Ingreso al Certificado de Asistencia Accederá al Certificado de Asistencia y podrá editarlo. Se emite uno por ID Acción o comunicación, independiente que se hayan consolidado para la toma de asistencia. Automáticamente se mostrara la actividad según como haya sido informada para cada acción, como “Actividad Dentro del Año Calendario”, “Actividad Complementaria” o “Actividad Parcial”. NOTA: Será posible modificar el formulario mientras el curso se encuentre vigente. • Curso creado por :

7. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 A la acceder a la primera sección del certificado este presenta los datos identificatorios del curso. La actividad correspondiente a la acción se mostrara automáticamente en conjunto con las fechas de inicio y termino de la actividad. El formulario permite editar el N°de Factura o Boleta y Orden de Compra asociada. IMPORTANTE: Las modificaciones se graban en el momento que se llevan a cabo. • Curso creado por :

8. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Certificado de Asistencia Actividad Parcial: Para una Actividad Parcial las Fechas de Inicio y termino de curso se mostraran automáticamente, se incluye una segunda fecha de termino esta considera la ultima clase realizada en el periodo que corresponda, es decir la ultima asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. El numero de horas también es automático, se permitirá su edición. Como se muestra en la imagen esta fue la ultima asistencia que se informo a través del aplicativo toma de asistencia. Se considera para determinar la fecha de termino que ira en el certificado. Ultima asistencia de la Actividad Parcial (Lengüeta Asistencias) • Curso creado por :

9. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Certificado de Asistencia Actividad Complementaria: Para una Actividad Complementaria las Fechas de Inicio y termino de curso se mostraran automáticamente, se incluye una segunda fecha de Inicio esta considera la primera clase realizada en el periodo que corresponda, es decir la primera asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. El numero de horas también es automático, se permitirá su edición. Como se muestra en la imagen esta fue la Primera asistencia que se informo a través del aplicativo toma de asistencia. Se considera para determinar la fecha de inicio que ira en el certificado. Primera asistencia de la Actividad Complementaria (Lengüeta Asistencias) • Curso creado por :

10. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Registro Diario - Certificado de asistencia Nuevo 27-02-2014 Completar Certificado de Asistencia: Esta sección presenta el listado de alumnos del curso (ID Acción), aquí puede eliminar (con el botón “X”) y agregar participantes (con el botón “Agregar Alumno”), estos cambios solo se verán reflejados en el certificado. También puede editar el porcentaje de asistencia de los alumnos. El N° de Certificado está compuesto por el ID Acción y el código SENCE del curso. La fecha de emisión, se actualiza tras cada modificación que le afecte. El botón “Volver Propuesta” permite volver a la propuesta anterior si los datos fueron editados previamente. • Curso creado por :

11. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Firma del Certificado de Asistencia: Puede consultar el certificado para editar las veces que sea necesario, así como también imprimir una o varias veces antes de realizar la acción de firmar. Para imprimir seleccione el icono de la impresora “Imprimir”, se habilitara el certificado ( en formato PDF), en la parte inferior derecha, busque y seleccione la opción de imprimir. NOTA: Debe tener los permisos por funcionalidad otorgados por el administrador global. • Curso creado por :

12. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Firma del Certificado de Asistencia: La sección en color rojo muestra la fecha, hora de la última modificación del formulario y quién la realizó. Finalmente, se despliega el botón que le permite Firmar el documento e imprimir, para finalizar presione el botón “FIRMAR” NOTA: Después de firmar el documento, no se volverá a editar y solo quedara disponible para su consulta, descarga e impresión. • Curso creado por :

13. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Firma del Certificado de Asistencia: Confirme presionando el botón “aceptar”, si desea cancelar la operación para seguir editando el certificado solo presione cancelar. Esta nueva funcionalidad permitirá firmar digitalmente el certificado de asistencia mediante la autenticación por huella del administrativo Otec/Empresa, presione el botón “Firmar”. Ponga su dedo en el Lector Biométrico, recibirá un mensaje que indica “Certificado Firmado exitosamente”. • Curso creado por :

14. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Certificado para imprimir firmado digitalmente: A continuación obtendrá el certificado ( archivo en formato PDF), podrá guardar e imprimir este documento. Como se muestra en la imagen este indicara los datos del operador que firmo digitalmente el certificado en cada una de las paginas. • Curso creado por :

15. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Certificado para imprimir firmado digitalmente: Finalmente tras realizar la autenticación de huella el documento quedara firmado digitalmente como se muestra en la imagen. En una siguiente Hoja se mostrara la certificación de firma electrónica realizada por el administrativo Otec, recuadro destacado en rojo. Nota : Para imprimir el documento mueva el mouse hacia la parte inferior derecha de la pantalla, visualizara una barra de tareas, elija el icono de impresión y seleccione. • Curso creado por :

16. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y Complementarias: Este proceso automático consiste en traspasar las asistencias de una acción de Actividad Parcial al Registro de asistencia de una acción de Actividad Complementaria que le prosiga. Si no existe relación entre los IDs Parcial/Complementario no se ejecutara dicho proceso. Este procedimiento se vera reflejado al generar el certificado de asistencia, en las fechas determinadas para cada actividad. NOTA:Este proceso es totalmente automático por lo tanto ningún operador debe realizar gestión alguna en LCE, y solo afectara a los cursos de los cuales sea necesario realizar el traspaso de registros y exista una vinculación entre una comunicación parcial y una complementaria, Información Proveniente de SENCE. • Curso creado por :

17. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y Complementarias: Por Ejemplo este ID contiene 2 asistencias posteriores a la Fecha del termino parcial (02-12-2013) , para estos casos se realizara el traspaso al ID complementario con el que exista la relación entre si. ID ACCION 0001 (PARCIAL) Fecha Inicio:  01-12-2013 Fecha Fin:  27-02-2014 Ultima asistencia informada dentro del Periodo Parcial • Curso creado por :

18. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y Complementarias: Después de realizar el traspaso, visualizara en este mismo ID Acción 0001 solo las asistencias que correspondan dentro del periodo parcial. ver Imagen. El segundo Id con acción 0002 (Actividad complementaria) , prosigue del Id acción 0001 por lo tanto este almacenara los registro de asistencias traspasados recientemente. ID ACCION 0002 (Complementario) Fecha Inicio:  01-12-2013 Fecha Fin:  27-02-2014 , este segundo Id prosigue de la acción 0001, a continuación se visualiza la consulta de los registros traspasados de asistencia para el ID 0002. • Curso creado por :

19. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario Nuevo 27-02-2014 Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y Complementarias: Como vera se visualizan todas las asistencias correspondientes para el Id acción 0002, incluyendo las que se incorporaron con el proceso automático del traspaso de registros. En resumen , se traspaso la asistencia de la ACCION 0001, hacia la ACCION 0002 . Además de señalar que los Id están relaciones entre si debido a que uno procede del otro, también las fechas de inicio y termino comunicadas inicialmente deben coincidir, por ejemplo: ID ACCION 0001 Fecha Inicio:  01-12-2013 Fecha Fin:  27-02-2014 PARCIAL ID ACCION 0002 Fecha Inicio:  01-12-2013 Fecha Fin:  27-02-2014 COMPLEMENTARIA • Curso creado por :

20. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Terminar Curso – Visualización Ingrese a LCE al modulo de visualización: Busque el curso que desea cerrar e ingrese presionando el botón “+”. Diríjase a la lengüeta de antecedentes generales. Curso creado por :

21. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Terminar Curso - Visualización Ingreso al Modulo de Cierre En la lengüeta “Antecedentes Generales”, presione el botón “Terminar Curso” Curso creado por :

22. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Terminar Curso – Confirmación ACTUALIZADO 27-02-2014 A continuación se realiza una validación respecto a las Asistencias informadas y Actas del Curso generadas, desplegando el siguiente mensaje: Si el usuario desea cerrar el curso, debe presionar el botón: Curso creado por : IMPORTANTE: No realice esta acción si aun no ha informado todas las asistencias, si no ha ingresado las evaluaciones del curso, creado las actas finales para cada uno de ellos y si aun no ah generado el certificado de Asistencia, ni tampoco lo ah firmado.

23. Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Información complementaria Consulte el material de apoyo en la secciónde esta unidad. Encontrará: Manuales en formato pdf para descarga con instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad. Videos para descarga de lo aprendido en la unidad. Presentaciones para descarga con material de apoyo a lo aprendido en la unidad. Curso creado por : Responde preguntas frecuentes que complementan o detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la unidad. Compruebe que tan preparado está para aplicar lo aprendido en la unidad.