Contabilidad de Costos Basica y Administracion Financiera

1. Contabilidad de Costos Basica y Administracion Financiera PresentadoporMonnie M. Biety Octubre 28, 2009 Esta presentación incluye información que es considerada propiedad de ACDI/VOCA, USAID, el Gobierno de Paraguay y la organización beneficiaria indicada, por lo cual no debe ser duplicada, utilizada, o revelada en parte o en su totalidad, sin el consentimiento escrito de al menos una de las entidades mencionadas. La organización beneficiaria se reserva el derecho de difundir este informe, alguna o toda la información en ella contenida a su propia discreción.

2. Administracion Financiera • Unadebiladministracionfinancieracausaalgunos de los problemasmascomunes y seriospara los productores de pequenaescala? • Las tecnicas de administracionfinancieranosinformasinuestronegocioes rentable. • Al final, sabecomocalcular el costo y el precio de susproductos? • Estasunegociollevando la contabilidad de ingresos y egresos? • Conocesupunto de equilibrio y porqueesimportante?

3. Agenda • Determinar las implicancias economicas de una pobre administracion financiera. • Aprender a calcular los costos y determinar el precio de sus productos. • Reconocer la importancia de los registros contables. • Apreciar la importancia de administrar el capital de trabajo y el analisis del punto de equilibrio.

4. Una pobre Administracion Financiera • Las causas de una pobre administracion financiera: • Gastar demasiado; • Amenazar las ganancias como ganancias personales (mezclarse); • Costo incorrecto de insumos y/o precio de productos; • Llevar un pobre registro contable; y • Deudas elevadas o flujo de caja negativo.

5. Administracion Financiera • Existen 2 formas basicas de maximizar las ganancias netas. • Reducir gastos– para hacerlo el negocio debe identificar los costos que ocurren en el negocio. • Aumentar ingresos– tambien por el aumento del precio de los productos, aumentar las ventas de productos o por encontrar compradores para los sub-productos que fueron previamente desechados.

6. Paso 1 – Calculo de Costos • Muchosproductores de pequeñaescala no itentancalcularcostosporquepiensanqueesmuydificil o consume mucho tiempohacerlo. Por lo tanto, no sabensiestanteniendoganancias y si lo tienen, no sabencuanto. Los siguientescostosdeben ser considerados: • Inicio o Costos de Capital – incurridos antes del inicio de la produccion – compra de tierra, instalaciones, maquinarias

7. Paso 1 – Calculo de Costos • CostosOperativos– surgendurante el procesamiento y venta de los productos. Existen 2 tipos: • Fijos; y • Variables. • Fijos – costosque no cambiansiexiste un aumento en o disminucion en lasactividades o niveles de produccion: • Salarios de servicio de gerenciamiento; • Renta; • Utilidades (telefono, agua, electricidad) no basados en el uso; cargo a mas de un servicio) • Interesespagadossobreprestamos; • Tipos de impuestos; y • Depreciacion de los equipos.

8. Paso 1 – Calculo de Costos • Costos Variables– cambian de acuerdo a la produccion. Los ejemplosincluyen: • Materia prima e ingredientes; • Empaque de la materia; • Salariospara el personal operativo (salariobasado en lashoras de trabajo); • Costos de Electricidad, gas y agua (uso actual); • Combustible paravehiculos; y • Materiales de oficina. • Los costosoperativostambienpuedendescribirsecomo DIRECTOS aquelloscostosdirectamenteasociados con el costo de produccion e INDIRECTOS comoaquelloscostos no directamenteasociados con el costo de produccioncomosalariospara el personal operativo o costos de transporte.

9. Paso 1 – Calculo de Costos • Cuando el tiempo y materiales requeridos para producir y vender diferentes productos son similares, puede ser razonable separar los costos INDIRECTOS entre los diferentes productos. Cuando el tiempo y los materiales son suficientemente diferentes, entonces, los costos FIJOS problablemente deben ser asignados a productos diferentes basados en el tiempo invertido, volumen o materiales.

10. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • El preciocargado a un productodebeasegurarque la gananciasatisfacetodos los costos y genera la suficienterentabilidad. • El metodo simple paradeterminar el preciocorrectoessumartodos los costos de produccion y agregarlosobre un margen de porcentaje (calificar). • Los margenesnormales son del 20-30%, aunquemuchosprocesanmenos. • Si un productotiene un poco de competencia y/o elevadademanda, un alto margen de rentabilidadpuede ser posible.

11. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • EJEMPLO 1 – Calcular el precio de un producto (forma simple) • Total de costo de produccion por kg de queso = 24,000 guaranies (incluye costo fijo y variable) • Agregar 20% margen de rentabilidad= 4,800 guaranies • Precio de Venta(guarani/kg) = 24,000 + 4,800 = 28,800 guarani/kg

12. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • Problema – Estaestrategia de precio no incluye los costos de capital del equipoutilizadotampocopermitepor el hecho de que el precio de un productodepende mucho de lo que el mercadoaceptara y el precio la competenciaestacargando. • Por lo tanto, un juiciodebe ser hechosobrecuanto un productopuede ser vendido en un mercado en particular y si el costo de elaboracionproduciraunagananciaaceptable.

13. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • EJEMPLO 2 – Calcular el precio del producto (mas complejo) • La siguiente formula provee un calculo mas complejo de precio de venta que relaciona con el costo de produccion, capital invertido, cantidad de alimento vendido y ganancia requerida

14. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • Precio de Venta: P = v + F/Q + r(K/Q) • P = Precio de Venta • V = Variable del costo de produccion • F = Costo Fijo • Q = Cantidad producida y vendida • R = Tasa de Interes(calcula el costo de capital– interes reibido si los fondos fueron invertidos en un banco u otra actividad que genera ganancia) • K = Capital invertido(monto total)

15. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • Ejemplo 2 – Calcular el precioporkilogramo de quesoproporcionando lo siguiente: • P = ____________ • V = variable del costo de producto– 15,000 guaranies • F = CostosFijos– 900,000 • Q = CantidadProducida y Vendida– 100 kg • R = Tasa de interes– 15% • K = capital invertido– maquinaria – 1,440,000 guaranies

16. Paso 2 – Calcular el precio de los productos • Ejemplo 2 – Calcular el preciopor Kg de quesoproporcionando lo siguiente: • P = 26,160 guaraniespor kg de queso • V = variable de costo de producto– 15,000 guaranies • F = costosfijos– 900,000/100kg = 9,000 guarani • Q = cantidadproducida y vendida– 100 kg • R = tasa de interes– 15% • K = capital invertido– maquinaria – 1,440,000 guarani/100*15%= 2160 • Queolvidamos en esta formula?

17. Paso 2 – Calcular el Precio de los Productos • Algunos productores sub-estiman la importancia de precio fijado y simplemente tratan de recortar el de su competencia. Esta accion lleva u obliga al precio del mercado a ser mas bajo. • Los precios que son demasiados bajos dan poca o ninguna ganancia y un precio muy pobre puede dar como resultado que no haya dinero disponible para realizar las compras, ampliar el negocio. • (Ejercicio Grupal)

18. Registros Contables • Para administrar las finanzas, los productores o los negocios deben tener una idea de cuanto efectivo ingresa al negocio, donde esta y a donde va. • Esto requiere registros financieros. • Estos archivos permiten a un negocio conocer cuanta ganancia de las ventas se ha recibido, cuanto se ha gastado y para que proposito.

19. Registros Contables • Los beneficios de los registroscontablesincluyen: • Capacidadparaanalizarlasfinanzascomercialesparaque los costospuedan ser manejados y reducidossiesnecesario; • Saber cuantaganancia/perdidaeshecha y si el rango del productodebe ser ampliado o reducido; • Estar de acuerdo a lasleyesimpositivas; • Saber si los clientesdebendinero y cuantodeben; • Saber si el negociodebedinero a alguien (acreedores); y • Detectarfraude o robo.

20. Registros Contables – Registro de Ingresos • Cuando un clientecompra un producto a credito (no pagainmediatamente), el queprocesa la compradebedarunafacturaquetiene un numero individual, el nombre del cliente, direccion y numero de telefono, descripcion del productoquefuecomprado, la cantidadque se adeuda, los terminos del credito y debeestarfirmado. • Todos los registrosdebenestar en duplicado – unacopiapara el cliente y otrapara el negocio.

21. Registros Contables – Registro de Ingresos • Ejemplo de unapagina de unaboleta de Factura • FACTURA Numero ___________ Fecha______________ • A: ________________________________________________ • Direccion:____________________________________________ • ___________________________________________________ • Telefono___________________________________ • CantidadProductosCantidad • _________ ______________________________ ________ • _________ _______________________________ ________ • Favor abonarestacuentadentro de los 30 dias • Firma______________________ (gerente)

22. Registros Contables – Registro de Ingresos • Ejemplo de unapagina de unaBoleta de Recibo • RECIBO Numero ___________ Fecha______________ • Recibido de: ________________________________________________ • Direccion:____________________________________________ • ___________________________________________________ • Telefono___________________________________ • Suma/MontoRecibido_______________________ • Pago por________________________ • Tipo de Pago- efectivo _______, numero de cheque______, otro__________ • Firma______________________ (gerente)

23. Registros Contables • Para cada transaccion si el negocio registra las ganancias dispoiles (entrada de efectivo) o gastos (salida de efectivo) debe haber un documento (recibo, factura u orden de compra) que es utilizado para registrar esta informacion en los libros contables • Un LIBRO DE CAJA es usado para registrar todas las transacciones que son hechas en efectivo.

24. Registros Contables – Libro de Caja

25. RegistrosContables – Registro de Gastos • Libro de Compra (gastos) tienen un numero individual paracadacompra y junto con el libro de caja son utilizadospara registrar todos los gastosque la empresaprocesa. Cuando los bieneshansidopagados, los recibosdebenestarorganizadosporfecha en archivosseparados. • Los registros de comprastomados de la caja y los libros de compra son compiladoscadasemana o mes (de acuerdo al negocio y susactividades) e ingresados en el libro de gastosparaparademostrarcuantodinero el que lo procesa ha gastado en materiales, servicios o salarios.

26. RegistrosContables – Registro de Gastos • Ejemplo de unapagina de un Libro de Compra • Numero de ORDEN___________ Fecha______________ • A: ________________________________________________ • Direccion:____________________________________________ • ___________________________________________________ • Telefono___________________________________ • Favor proveer los siguientes items y cargarlo a nuestracuenta, citarnuestronumero de orden en sufactura. • CantidadBienesAdquiridosCosto • _________ ______________________________ ________ • _________ _______________________________ ________ • Firma______________________ (gerente)

27. Registros Contables – Libro de Gastos

28. Registros Contables • Las facturas y recibos, el Libro de Caja, compra y de gastos son conocidoscomo FUENTE de documentacion. • Cadanegocionecesitaestosdocumentosparaevaluar el analisis de costos. • Cadanegociodebetenerunafuente de documentacionparaproducir: • Planilla de Balances(quemuestra la posicionfinanciera del negocio a la fecha); • Estado de Flujo de Caja, quemuestra el aumento o reducciondisponible en efectivo • Cuadro de Ganancias y Perdidas Toda estainformaciondebe ser solicitada al prestatariocuandosolicita un credito a la Cooperativa

29. RegistrosFinancieros – EstadosFinancieros • Lo principal de los EstadosFinancieros son conocidoscomo balance y cuadro de ganancias. • La posicionfinanciera de un negocioespresentada en el balance y los resultadosoperativos son revelados en el cuadro de ganancias y perdidas. • Estosestadosfinancierosdemuestran el desarrollopasado del negocio, revelan los costos del negocio, la ganancia, los activos (lo que el negocio POSEE, el pasivo(lo que el negocio DEBE, y el activoneto o capital (lo que el negocio vale despues de pagartodaslasdeudas). • Los estadosfinancieros son tambienusadosparaproyectar lo quepodriasuceder en el futuro.

30. Registros Contables – Balance • El balance muestra el valor del negocio, provee la informacionacerca de susactivos, pasivos, y capital. • Activosincluyen: caja, cuentasporcobrar, inventario, equipos, muebles, vehiculos, pre-pagos de suministros, o tierra. • Pasivos (obligaciones con otros) cuentas a pagar, prestamos, salarios e impuestosque se deben. • Capital incluye el monto de los fondosque el propietario ha invertido en el negocio, lasganancias y perdidasnetas de añosanteriores (gananciasretenidas), fondos de donacionrecibidos y la ganancia o perdidaneta actual. • Ecuacion del Balance- Activo = Pasivo + Capital • En palabras– lo que el negocio POSEE (ACTIVOS) esigual al monto del PASIVO (lo quedebemos a otros) MAS el montoque el PROPIETARIO HA INVERTIDO con TODAS LAS PASADAS Y ACTUALES GANACIAS Y PERDIDAS NETAS.

31. Registros Contables – Balance • El balance muestra la posicion financiera a una fecha especifica. En otras palabras, el balance es una “foto” de la posicion financiera en un momento en un tiempo. • Al dia siguiente los numeros del balance seran diferentes debido a las transacciones. • Todos los montos son acumulativos desde el inicio de la organzacion • El balance es normalmente preparado el ultimo dia del mes. Para pequeños negocios, puede ser preparado cuando se va a solicitar un prestamo o al final del año.

32. Registros Contables – Balance

33. RegistrosContables – Efectos de lasTransacciones en el Balance

34. Registros Contables – Cuadro de Ganancias Y Perdidas • Un cuadro de ganancias y perdidasinforma el desempeñofinanciero de la organizacionsobre un especificoperiodocontable. Unaorganizacionprepara un cuadro de gananciasparapoderdeterminarsitieneganancianeto o perdidas. (diferencia entre ingresos y gastos). • Ingreso – se refiere al dineroganadoporbienesvendidos y serviciosprestadosdurante un periodocontable. • Gastos – representan los costosincurridosporbienes y serviciosusados en el proceso de ingresarlasganancias.

35. Registros Contables – Cuadro de Ganancias y Perdidas • Los montos de Ingresos y Gastos empiezan en cero para cada periodo (en contraste al Balance el cual es acumulativo). • Un cuadro de ganancias y perdidas refleja los eventos que han ocurrido entre las fechas de 2 balances consecutivos.

36. RegistrosContables – Cuadro de Ganancias

37. RegistrosContables – Estado de Flujo de Caja • Un estado de flujo de caja muestra el movimiento de dinero dentro y fuera del negocio. Es este ciclo de entrada o salida de caja el que determina la solvencia del negocio. • Los flujos de caja pueden ser clasificados como operacon, inversion o financiacion de actividades. • Operacion – actividades que proveen ingresos, • Inversion – gastos que han sido hechos en recursos con la intencion de generar ingresos futuros y flujos de caja, • Financiacion – recursos obtenidos de y retornados a los propietaios y recursos obtenidos por los prestamos

38. RegistrosContables – Analisis de Flujo de Caja

39. Analisis del Punto de Equilibrio • Se utiliza para determinar el nivel de producción en el que los ingresos son iguales a los gastos efectuados, es decir, el negocio no es ni una ganancia ni pérdida. El nivel de producción debe estar siempre por encima de este nivel para asegurar que el negocio es rentable.

40. Analisis del Punto de Equilibrio • Punto de Equilibrio (Unidades) = Total de Costos Fijos/ Precio de Venta– Costos Variables Ejemplo – Usando el calculo cual es el punto de equilibrio para un negocio que vende tocino? • 1 paquete de tocino se vende por 24,000 • Los costos fijos son 1,248,000 • Varibale de Costo 12,720 por paquete

41. Analisis del Punto de Equilibrio • Respuesta – El punto de analisises= 1,248,000/(24,000-12,720) = 111 paquetes de tocinopordia • El nivelmaximo de produccion de tocinoes 350 paq. por dia. Quesiginicaque la produccion de mas de 111 (350-111= 239) paquetesrepresentan la gananciapurapara el negocio. • O el punto de equilibrioes a 32% de l volumen de produccion(111/350)

42. Administracion del Capital de Trabajo • Muchos negocios se concentran en en la maximización de los beneficios mediante el aumento de las ventas y la reduccion de los costos de producción y gastos generales. Sin embargo, muy pocas empresas consideran la importancia de la gestión de capital de trabajo (activo corriente neto). Esto puede hacer la diferencia entre la supervivencia de las empresas y el fracaso. Muchas empresas no son rentables, porque no son capaces de pagar las cuentas.

43. Administracion del Capital de Trabajo • El Capital de Trabajo incluye: • Inventario o la existencia de materia prima, y en parte alimentos procesados y productos finales antes de la venta, • Cuentas a cobrar (montos adeudados al negocio por los clientes por las ventas a credito), y • Caja en el banco.

44. Administrar el Capital de Trabajo • Las Estrategiasparamejorar el capital de trabajoincluye: • Reducir la cantidad en caja, ubicar el exceso de fondos en cuentasqueganenintereses • Aumento de las líneas de crédito con los proveedores, es decir, las cantidades adeudadas por la empresa a los proveedores de materias primas y servicios (proporciona la fuente de financiación adicional para las empresas), • Establecer un presupuesto y seguimiento de los gastos reales con el presupuesto (medir metas y los objetivos), • Control de los niveles de existencias y reducir al mínimo las cantidades que figuran como existencias, y • Reducir la duración de las cuentas por cobrar y mejorar la calidad - verificar la solvencia de los clientes, restringir la cantidad de créditos ofrecidos a los clientes y mejorar los métodos de control de créditos - seguimiento inmediato a los deudores que no pagan por los términos que ha establecido.

45. RESUMEN • El 1stpaso en la introduccion a la administracionfinancieraescalcular los costos. • Los costosoperativosestancategorizados en 2 tipos – fijos y variables. • Los costos fijos son aquellos que no pueden cambiar si hay un aumento o una disminución en la cantidad de la producción • Los costos variables cambian de acuerdo al volumen de produccion. • Para que un negocioopereexitosamente, debe ser rentable a largo plazo. Estosignificaque el ingresodebe ser mayor que los gastos. • Existen 2 formas de maximizarlasganancias– reducir los gastos y al haceresto el que lo procesadebeidentificarcuando los costosincurrieron en el negocio o aumento el ingreso a traves de elevadosvolumenes de venta, precioselevados o porhaberencontrado un comprador paracualquier sub-producto.

46. RESUMEN • El metodo simple paradeterminar el preciocorrectopara un productoessumartodos los cosytos de produccion y luegoagregarle un porcentaje de ganancia. Esto no tiene en cuenta el costo de capital • Para administrarexitosamentelasfinanzas, el que lo procesa de tenerunabuena idea de como la cajaentra al negocio, dondeesta y adondeva. Para esto se necesitaregistrosfinancieros.

47. RESUMEN • El registro financiero mas comun es el Balance, cuadro de ganancias y el estado de flujo de caja. • El Capital de Trabajo incluye: existencia de materia prima, alimentos procesados en parte, y productos finalizados para la venta, la cantidad adeudada al negocio por los clientes de la ventas a credito y efectivo en el banco. • Los propietarios deben administrar activamente el capital de trabajo. • La cooperativa debe preguntar por todos los documentos que seran discutidos para determinar si el prestatario tiene la capacidad de pagar su prestamo