Lecture 01: Introduction to Information System and The Role of Systems Analyst

1. Lecture 01: Introduction to Information System and The Role of Systems Analyst

2. Topic • Information, Information System และ Types of systems • System Analysis and Design • Roles and Responsibilities of system analysts • Importanceof system users • System Development Life Cycle • CASE Tools

3. Information • Information are resources that need to be carefully managed as other assetsof enterprise/organization • Data processing is not free. It has cost just like others, e.g. production, distribution, maintenance, security, storage, access, etc. • Data processing requires management to maximize utilization

4. Information System: IS • IS applies information technology, i.e. combination of hardware, software, and communication in order to efficiently produce and manage information for managerial decisions.

5. Information System Acquisition • Buying • Out sourcing • In-house Developing

6. Systems Categories Eight categories of information system • Transaction processing systems (TPS) • Office automation systems (OAS) • Knowledge work systems (KWS) • Management information systems (MIS) • Decision support systems (DSS) • Expert systems (ES) andArtificial Intelligence (AI) • Group decision support systems (GDSS) and Computer-Supported Collaborative Work Systems • Executive support systems (ESS)

7. Outside consultants to businesses Change Agent System Analyst Supporting experts within a business Quality Creator Roles of Systems Analysts

8. CSE323 Systems Analysis and Design 2/2549 Users • Direct users • Indirect users • Managements • Executives

9. Problem solver/consultant Programming knowledge Planning & mangement System Analyst System analysis and design experience Coordination Good human relationship Characteristics of Systems Analysts

10. Responsibility of Systems Analyst • coordinates among stakeholders (Top management, System Users, System Builders) • Main responsibilities • Systems Analysis: analyze problem and propose solution according to user’s requirements at suitable price (based on of user’s organizationfinancial) • Systems Design: determine technical specifications according to the result of the system analysis

11. Systems Analysis • การวิเคราะห์ระบบคือ การค้นหาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบที่จะพัฒนา ค้นหาปัญหาจากระบบงาน และวิเคราะห์วินิจฉัยปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อหาแนวทาง พัฒนาปรับปรุง ระบบงานให้ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล จากงานเดิมให้ดีขึ้นได้อย่างไร นอกจากนั้นการวิเคราะห์ยังต้องทำการศึกษาความต้องการของระบบงานใหม่ที่จะพัฒนาในอนาคต กำหนดความต้องการให้ระบบงานใหม่ในภาพรวมว่าทำงานอะไรได้บ้าง • ประเด็นสำคัญของการวิเคราะห์ระบบ คือ หาปัญหา เสนอแนวทางปรับปรุง หรือแนวทางการแก้ปัญหา บอกทิศทางการพัฒนาระบบงานใหม่ว่าควรพัฒนาแล้ว และระบบงานใหม่มีอะไรบ้าง

12. Systems Design การออกแบบระบบคือขั้นตอนออกแบบระบบงานใหม่ ที่ทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์แทนระบบที่มีอยู่ในปัจจุบันหรือการทำงานด้วยระบบมือ ประเด็นสำคัญของการออกแบบระบบคือทำอย่างไรเพื่อระบบที่ออกแบบใช้งานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กร กิจกรรมที่จะต้องทำ • ศึกษาความต้องการของผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานหรือความต้องการระบบ (System requirements) • ศึกษาการทำงานของระบบปัจจุบัน (existing system study) • จำแนกปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบปัจจุบัน (problem identification) • พัฒนาเค้าโครงของระบบงานใหม่ (new system idea and concept)

13. วิเคราะห์ระบบเท่านั้นวิเคราะห์ระบบเท่านั้น วิเคราะห์และออกแบบระบบ นักวิเคราะห์ระบบ วิเคราะห์ ,ออกแบบระบบและเขียนโปรแกรม ลักษณะงานของนักวิเคราะห์ระบบ

14. คณะกรรมการดำเนินงาน ผู้จัดการระบบสารสนเทศ(Project Manager) นักวิเคราะห์ระบบ(System Analyst) โปรแกรมเมอร์(Programmer) ทีมงานพัฒนาระบบ วิศวกรระบบ(System Engineer) ผู้สนับสนุนฝ่ายเทคนิค(Technical Support) เจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมข้อมูล ผู้ใช้งาน(End User) ทีมงานพัฒนาระบบ

15. Systems Development Life Cycle [Kendal & Kendal]

16. SDLC Alternative Model

17. New Technologies เทคโนโลยีใหม่ๆกำลังถูกนำมาบูรณาการใช้ในระบบต่างๆ: • พาณิชน์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Commerce) ดำเนินธุรกรรมผ่าน Web • ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) มีเป้าหมายในการบูรณาการข้อมูลจากระบบที่แตกต่างกันภายในองค์กรเข้าด้วยกัน • การนำอุปกรณ์พกพาและอุปกรณ์สื่อสารไร้สายมาใช้ในการทำธุรกรรม • การใช้ซอฟต์แวร์ระบบเปิด (Open source software)

18. Integrating Technologies Integrating technologies affect all types of systems

19. Advantages of Using the Web ประโยชน์ของการใช้ Web คือ: • เป็นช่องทางที่ช่วยให้การรับรู้เกี่ยวกับ บริการ สินค้า อุตสาหกรรม บุคคล กลุ่มบุคคลเพิ่มมากขึ้น • ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมง • ส่วนการติดต่อออกแบบตามมาตรฐาน • ระบบที่สร้างเป็นแบบสากล

20. Nature of Analysis and Design การวิเคราะห์และออกแบบระบบเป็นการดำเนินงานอย่างเป็นระบบเพื่อ: • บ่งชี้ปัญหา มองหาโอกาส และกำหนดวัตถุประสงค์ • วิเคราะห์การไหลของข้อมูลในองค์กร • ออกแบบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ในแก้ปัญหา

21. Systems Development Life Cycle

22. Phase 1: Identifying Problems, Opportunities, and Objectives • การบ่งชี้: • ปัญหาต่างๆในระบบ • โอกาสที่เห็นว่าคอมพิวเตอร์จะช่วยปรับปรุงและแก้ปัญหาได้ • ปัญหาที่จะต้องแก้ไขเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • ผู้บริหาร • ผู้จัดการระบบ

23. Phase 2: Determine Information Requirements • กำหนดความต้องการ (Determining information requirements): • สัมภาษณ์ฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติการ • รวบรวมเอกสารเกี่ยวกับระบบ/การปฏิบัติงาน • ใช้แบบสอบถาม • สังเกตการทำงานของระบบและบุคคลที่เกี่ยวข้อง • ให้รู้ว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร และทำไม • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • ผู้บริหาร • ผู้ปฏิบัติงาน • ผู้จัดการระบบ

24. Phase 3: Analyzing System Needs • วิเคราะห์ความต้องการของระบบ: • สร้าง data flow diagrams และเอกสารประกอบ • จัดทำพจนานุกรมข้อมูล • เลือกโครงสร้างการตัดสินใจ (Structure English, decision table, and decision tree) • จัดเตรียมและนำเสนอข้อเสนอของระบบ • เสนอแนะข้อแก้ไขที่ดีที่สุดต่อฝ่ายบริหาร • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • ผู้บริหาร • ผู้จัดการระบบ

25. Phase 4: Designing the recommended System • ออกแบบระบบที่เสนอแนะ: • ออกแบส่วนติดต่อประสานกับผู้ใช้ • ออกแบบข้อมูลนำออก • ออกแบบข้อมูลนำเข้า • ออกแบบการควบคุมระบบ • ออกแบบไฟล์และฐานข้อมูล • จัดทำข้อกำหนดสำหรับโปรแกรม • สร้างต้นไม้ตัดสินใจหรือตารางตัดสินใจ • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • นักออกแบบระบบ • ผู้บริหาร • ผู้ปฏติงาน • ผู้จัดการระบบ

26. Phase 5: Developing and Documenting Software • การพัฒนาและจัดทำเอกสารซอฟต์แวร์: • ออกแบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์โดยใช้ structure charts, and pseudocode • ตรวจทานการออกแบบโปรแกรมอย่างคร่าวๆ • เขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ • จัดทำเอกสารซอฟต์แวร์ด้วยไฟล์ช่วยเหลือ คู่มือการทำงาน และเว็ปไซต์พร้อมด้วย FAQ • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • นักออกแบบระบบ • โปรแกรมเมอร์ • ผู้จัดการระบบ

27. Phase 6: Testing and Maintaining the System • การทดสอบและการบำรุงรักษาระบบ: • ทดสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดของโปรแกรม • ทดสอบระบบคอมพิวเตอร์ • เพิ่มประสิทธิภาพระบบ • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • นักออกแบบระบบ • โปรแกรมเมอร์ • ผู้จัดการระบบ

28. Phase 7: Implementing and Evaluating the System • การติดตั้งและประเมินระบบ: • การวางแผนเพื่อเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ • การฝึกสอนผู้ใช้ • การจัดซื้อและติดตั้งอุปกร์ใหม่ • การแปลงไฟล์เพื่อใช้กับระบบใหม่ • การติดตั้งระบบ • การทบทวนและประเมินผลระบบ • บุคคลที่เกี่ยวข้อง: • นักวิเคราะห์ระบบ • นักออกแบบระบบ • โปรแกรมเมอร์ • ผู้บริหาร . • ผู้ปฏิบัติงาน • zผู้จัดการระบบ

29. System Maintenance • การบำรุงรักษาระบบคือ: • การขจัดข้อผิดพลาดที่หลุดรอดมาจากการทดสอบระบบ • การปรับปรุงความสามารถของซอฟ์แวร์ที่ใช้อยู่ • เวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาโดยทั่วไปจะอยู่ในช่วง48-60% ของเวลาที่ใช้ทั้งหมดในการพัฒนาระบบ

30. CASE Tools • CASE tools คือซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทำงานบนเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์แบบอัตโนมัติสำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ • เหตุผล 4 ประการที่ควรใช้ CASE tools คือ: • เพื่อเพิ่มผลผลิตด้านการวิเคราะห์ • เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างนักวิเคราะห์กับผู้ใช้ • เพื่อความต่อเนื่องระหว่างเฟสต่างๆใน SDLC • เพื่อประเมินผลกระทบของการบำรุงรักษา

31. CASE Tool Categories CASE tools แบ่งเป็นประเภทต่างๆดังนี้ • Upper CASE (front-end CASE) tools ใช้ทำการวิเคราะห์และออกแบบ • Lower CASE (back-end CASE) ใช้ในการสร้างภาษาโปรแกรมจากการออกแบบด้วย CASE • Integrated CASEทำงานต่างๆของทั้งแบบ upper CASE และ CASE

32. Advantages of Generating Code • เวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบใหม่ลดลง • เวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาโค้ดที่สร้างขึ้นด้วย CASE น้อยกว่าของโค้ดที่สร้างขึ้นด้วยวิธีแบบเดิม • โปรแกรมคอมพิวเตอร์อาจสร้างขึ้นได้มากกว่า 1 ภาษา • การออกแบบด้วย CASE อาจได้มาจากการซื้อจากผู้อื่นและทำการปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการขององค์กร • โค้ดที่สร้างขึ้นจะเป็นโปรแกรมที่ไร้ข้อผิดพลาด

33. CSE323 Systems Analysis and Design

35. Understanding OrganizationalStyle and Its Impact onInformation Systems

36. Organizations • องค์กรในมุมมองของระบบประกอบด้วยระบบย่อยที่สัมพันธ์กันและขึ้นต่อกัน (เช่น แผนก หน่วยงาน ฝ่ายฯลฯ) ซึ่งมีฟังก์ชันการทำงานในด้านต่างๆ เช่น การบัญชี การตลาด การผลิต การประมวลผลข้อมูล และการบริหาร เป็นต้น • ขอบเขตของระบบและระบบย่อย และสภาพแวดล้อมการทำงานของระบบมีผลกระทบต่อการวิเคราะห์และออกแบบ

37. Organizational Environment • สภาพแวดล้อมด้านชุมชน (Community environment) • ที่ตั้ง • การศึกษา รายได้ • สภาพแวดล้อมด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic environment) • สัดส่วนตลาด • การแข่งขัน • สภาพแวดล้อมด้านการปกครอง • ส่วนกลางและ ส่วนภูมิภาค

38. Open and Closed Systems Open System • การไหลของข้อมูลเป็นอิสระ. • ข้อมูลนำออกของระบบหนึ่งเป็นข้อมูลนำเข้าของอีกระบบหนึ่ง Closed System • การเข้าถึงข้อมูลถูกจำกัดโดยกฎต่างๆ • ข้อมูลอยู่บนพื้นฐานของการให้รู้เท่าที่จำเป็น

39. Virtual Organizations • องค์กรเสมือนมีส่วนขององค์กรอยู่ต่างที่กัน • เทคโนโลยีของเครือข่ายคอมพิวเตอร์และการสื่อสารถูกนำมาใช้ในการทำงานโครงการ • ข้อดีขององค์กรเสมือนได้แก่ • ลดต้นทุนด้านสิ่งอำนวยความสะดวก • สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น • มีความยืดหยุ่นให้พนักงาน เช่นการดูแลเด็กๆและผู้สูงอายุ

40. Enterprise Resource Planning • การวางแผนด้านทรัพยากรขององค์กร หรือ Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบบูรณาการข้อมูลขององค์กร • ใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการเคลื่อนไหลข้อมูลจากจุดทำงานต่างๆภายในองค์กร

41. Context-Level Data Flow Diagram (DFD) • แผนภาพบริบทคือเครื่องมือสำคัญในการแสดงให้เห็นข้อมูลที่ใช้และการข้อสนเทศที่ได้จากระบบ • แผนภาพบริบทช่วยให้มองเห็นสภาพแวดล้อมการทำงานของระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันซึ่งมีการรับและส่งระหว่าง Entity ต่างๆในระบบ

42. Data Flow Diagram Example แผนภาพกระแสข้อมูลคือ แบบจำลองกระบวนการ (Process Model) ประเภทหนึ่ง แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการกับข้อมูล ซึ่งเป็นการแสดงการเคลื่อนที่ของข้อมูลจากกระบวนการหนึ่งไปยังกระบวนการหนึ่งโดยไม่อิงเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูล

43. Entity Relationships • Relationships show how the entities are connected. • There are three types of relationships: • One to one. • One to many. • Many to many. • Relationship lines are labeled.

44. Use Case Diagram Example แผนภาพที่แสดงการทำงานของผู้ใช้ระบบ (User) และความสัมพันธ์กับระบบย่อย (Sub systems) จุดประสงค์หลักของการเขียน Use Case Diagram ก็เพื่อเล่าเรื่องราวทั้งหมดของระบบว่ามีการทำงานอะไรบ้าง เป็นการดึง Requirements หรือเรื่องราวต่าง ๆ ของระบบจากผู้ใช้งาน

45. Levels of Management

46. Next Lecture: Problems in Information System Development