LISA et ses nouveautés 2006

LISA et ses nouveautés 2006 • FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook • Mensuellement • Delta quantité  voir A1N117 • O écart  voir A1N002 • Prévisions commandes ouvertes  voir A1N095 • Retards de livraison  voir A1N012 00

LISA et ses nouveautés 2006 Explications DELTA QUANTITE Statistique sur l’émission de vos commandes afin de connaître si pour une période donnée pour votre sites LS, un produit avait été regroupées en une seule et même commande  LE GAIN AURAIT ETE DE _____ Euros. ______________________________________________________________________________________________ O ECART Ce programme sélectionne les postes de commandes qui ne sont pas émis au meilleur prix. RETARDS LIVRAISON Ce programme n’est qu’une première étape vers une gestion des relances fournisseurs. Ce programme affiche tous les postes de commandes non livrés en totalité et non soldés dont le délai réel (après correction éventuelle par Accusé de Réception) est avant la période demandée : Le délai se saisit en : semaine, année ou jour, mois, année).

LISA et ses nouveautés 2006 • FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook • Journalièrement • Liste des articles crées pour un acheteur pilote • Liste des commandes à valider • Liste des commandes ouvertes dont le fournisseur est interdit • Liste des tarifs dont le délai ou date de fin ont été modifiés

LISA et ses nouveautés 2006 • FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook • le jour même • Sur demande de l’acheteur • EDITION / EXTRACTION TARIF POUR EXCEL (A1N021) • liste des Fiches Articles Fournisseurs • STATIST.PRIX D'ACHAT (REQUETE) (A1N107) • NOTATION FOURNISSEURS • ANALYSE DELAI FOURNISSEUR (A1N057) • LISTE CDES AVEC DELAI < FAF (A1N031)

LISA et ses nouveautés 2006 Explications NB : les analyses prix d’achats seront prochainement visible Grâce à Business Objet ‘BO’. Actuellement fichier uniquement En version papier ou visu écran. ANALYSE DELAI FOURNISSEUR C’ EST UN OUTIL D’ANALYSE ET PAS UNE NOTATION ABSOLUE. IL EST LE REFLET INFORMATIQUE DE LA SITUATION CONSTATEE SUR UNE PERIODE DONNEE. IL INTEGRE DONC TOUS LES DYSFONCTIONNEMENTS INTERNES. LISTE CDES AVEC DELAI < FAF Ce programme permet de liste les postes de commandes passés entre 2 dates et dont le délai demandé est inférieur au délai FAF. · Sont exclus les postes de commande dont la FAF n'est pas obligatoire (hors MP) et les postes vers des fournisseurs du groupe LS.

LISA et ses nouveautés 2006 • FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook • Le lendemain • Sur demande de l’acheteur • SUIVI ENGAGEMENTS/DEPARTEMENT (A1N106) • EDITION RETARD DE LIVRAISON (A1N012) • C’est le reflet de l’état mensuel mais vous pouvez le • demander à tout moment. • SUIVI CDE: FOURN/ART/QTE/DELAI (A1N126) • STATISTIQUES TEMPS DE PASSAGE(A1N111) • Détails : • Temps total passé  est exprimé en jours • Temps moyen  est l’écart du temps de passage entre la saisie de la demande d’achats sur la GPAO et le temps de validation de celle-ci.

LISA et ses nouveautés 2006 • GESTION DES MESSAGES • Lié aux appels de livraison de commandes ouvertes (A1N095) exemples : • Concernant la date de fin de période • Concernant les Anomalies sur un appel • ACTION de l’acheteur • Vous devez Impérativement répondre à Oui au message mais • Surtout allez sur la grille • MAINTENANCE COMMANDES / • MAINTENANCE APPELS LIV CDE OUV • Fonction F4 sur le code action • X + F12  vous permet de rapatrier vos appels à valider • Fonction ‘V’ + ENTREE + F6

LISA et ses nouveautés 2006 Explications RAPPEL des types de messages et de la procédure à suivre : MSG info:  répondre O lorsque vous avez pris en compte l’information et le message va disparaître.  Si vous répondez N, le message reste dans votre liste. NB : même si vous répondez O et que le message disparaît , vous avez sans doute une action à mener auprès de votre fournisseur, ou sur la commande, ou sur la fiche article/fournisseur. MSG MàJ :  répondre O lorsque vous avez pris en compte l’information : le message disparaît et la commande est mise à jour automatiquement.  Si vous répondez N, le message reste dans votre liste.  Si vous répondez R (= refusé), le message disparaît de votre liste mais il n’y a pas de mise à jour de la commande. NB : quelque soit votre réponse, vous pouvez avoir une action à mener auprès de votre fournisseur.

LISA et ses nouveautés 2006 • GESTION FACTURATIONS EN AVANCE (A1N115) • ACTION de l’acheteur et son assistant(te) • Si l’acheteur décide de ne pas décaler, saisir ‘N’on • La facture est remise dans sa situation initiale (BAP ou NAP). •  Si l’acheteur décide de décaler, saisir ‘O’ui et le nombre de mois à décaler. • L’information est envoyée automatiquement au responsable du suivi litiges fournisseurs qui en gérera le décalage par un programme de ‘gestion des factures à décaler’.

LISA et ses nouveautés 2006 Explications Afin de diminuer les livraisons en avance qui font augmenter nos stocks et avancer nos paiements, nous allons mettre en place un programme qui avertira l’acheteur cité sur la commande, à chaque saisie de factures dont un des postes de commandes est livré avant le délai de la commande. Les factures des filiales industrielles seront traitées de la même façon. MIS EN APPLICATION le : 27 AVRIL 2004 DESCRIPTION DU PROGRAMME Chaque soir avant comptabilisation, l’informatique centrale met en place une analyse qui recense les lignes de factures en avance par rapport au délai demandé ou accusé de commandes. Si le délai est exprimé en semaine  le contrôle s’effectue, avec comme base, le lundi. Ne sont retenues que les factures des fournisseurs hors groupe LS. Cette grille permet de lister pour un acheteur concerné toutes les lignes de factures qui n’ont aucune réponse ; message ‘voulez-vous décaler le paiement ? (O/N) Si Oui de combien de mois ____ ‘ Possibilité de faire ‘ I ‘ + F6 pour consulter le poste de commande concerné

LISA et ses nouveautés 2006 CONSULTATION PIECES COMPTABLES (factures) Suite à la mise en place d’un outil de LAD (Lecture Automatique de Document) permettant le scan de nos factures fournisseur, le Service Informatique a le plaisir de vous informer que la visualisation des images de vos factures fournisseurs est désormais possible. Brièvement comment cela fonctionne-t-il ? A partir du programme achats sur AS/400 (LISA) toute personne ayant accès à la consultation des pièces comptables scannées (commençant par P) peut, après avoir sélectionné une pièce, demander la visualisation de l’image en tapant F22. En plus de la visualisation, le document pourra être enregistré pour stockage, impression ou envoi par e-mail en tant que pièce jointe.

LISA et ses nouveautés 2006 FOURNISSEURS Toutes vos demandes d’ouverture OU modification de comptes fournisseurs  passer par l’intranet Achats / services centraux / Achats / accès réservé / espace fournisseurs / Puis remplir le formulaire qui se met à votre disposition. Après validation ce fichier est envoyé aussitôt sur l’émail de Jacky.beneteau@leroysomer.com pour traitement. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ RAPPEL : Comment voir les coordonnées du fournisseur, incoterm, paiement ? CONSULTATION FOURNISSEURS  fonction ‘F9’ = conditions particulières Puis faites F8 = page suivante.

LISA et ses nouveautés 2006 • Explications • CONDITIONS PARTICULIERES par Sté, Etabl.,Pays livraison, Lieu livr. •  fonction F9 • ( Agrément Contacts Port Devise FAX TEL Modal.paiements ) • ATTENTION  POSSIBILITE D’AFFECTER des conditions particulières pour une société + un établissement + pays livraison + lieu livraison

LISA et ses nouveautés 2006 Technique / Qualité / Guide  passer par l’intranet Achats / services centraux / Achats / accès réservé / Technique Qualité Guide (A1N133) Technique = Cahiers des charges A5C Qualité = Documents qualité A1 & A2 & Q1 Guide = Règles de fonctionnement A1N N’HESITEZ PAS A L’UTILISER !! Et les administrateurs sont à votre écoute pour toutes demandes d’améliorations.

LISA et ses nouveautés 2006 COMMANDES et l’édition Fournisseur rattaché à un agrément FAX = si anomalie d’envoi le suivi est à la charge des correspondants informatiques achats (boite spécifique). EMAIL = si anomalie d’envoi le suivi doit être assuré par l’acheteur de la commande qui en est informé par un accusé pdf. acknowledgement of delivery remis sur sa boite Outlook. RAPPEL : le fournisseur reçoit uniquement la commande soit par : FAX ou EMAIL  en ce qui concerne l’édition papier format A4 certains sites Ont souhaités conserver ce document (pour l’archivage).

LISA et ses nouveautés 2006 EDITIONS et suivi F9 = édition format A4 d’une commande  MAINTENANCE COMMANDES F19 = historique éditions  CONSULTATION COMMANDES vous permet de suivre l’envoi de vos commandes à vos fournisseurs. EDITION CDE POUR CLASSEMENT  édition format A4 d’une commande RE_EDITION CDE FAX/EMAIL  ré-envoi d’une commande soit : * vers le fournisseur * vers votre émail.

LISA et ses nouveautés 2006 Fiche Article Fournisseurs (A1S019) RAPPEL : ne sont autorisés à maintenir des FAF  l’acheteur pilote et son assistant(te)  l’acheteur responsable de l’article et son assistant(te) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ MISE A JOUR GLOBALE DES TARIFS  l’acheteur pilote et son assistant(te) UNIQUEMENT Il est fortement conseillé de faire des créations de nouvelles périodes Au lieu de prolonger  afin de conserver un historique de prix. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

LISA et ses nouveautés 2006 Fiche Article Fournisseurs (A1S019) MAINTENANCE FAF rappel des codes fonctions à utiliser  fonction ‘C’ =créer  fonction ‘X’ =réactiver  fonction ‘M’ = modifier  fonction ‘T’ = tarif  fonction ‘R’ = radier  fonction ‘D’ = délai  fonction ‘S’ = superposer  fonction ‘Q’ = qualité usine  fonction ‘U’ = usine DIFFERENTS TYPES DE SURCOUT  P = prix unitaire négocié pour la tranche (écrase le prix de base).  U = surcoût unitaire à ajouter au coût unitaire de base  F = surcoût forfaitaire à ajouter au coût unitaire de base  % = coefficient à appliquer au coût unitaire L’incidence du lieu de livraison sur le coût de l’article : (faire F4 sur chaque zone)  Soc  (société à laquelle est rattachée le service concerné du lieu de livraison)  Service  (code livraison à laquelle est rattaché la société et utiliser pour les commandes)  T (F,U,%) (type de surcoût)  Surcoût (cette valeur peut être négative)  Dél.Sup (délai supplémentaire) (cette valeur peut être négative)

LISA et ses nouveautés 2006 Fiche Article Fournisseurs (A1S019) En maintenance d’une commande sur les postes vous pouvez : Fonction F15 = maintenir une FAF (suivant les autorisations) Fonction F16 = consulter une FAF

LISA et ses nouveautés 2006 COMMANDE OUVERTE (A1N095) Réponses à vos questions ? _______________________________________________________ ENVOI MATERIEL A UN TIERS (Retour fournisseurs) (A1N129) Réponses à vos questions ?

LISA et ses nouveautés 2006 MULTI LANGUES Envoyer une commande en anglais … comment ? 1 – Fichier fournisseur = langue ENG 2 – Fichier articles Chaque article doit être traduit dans la langue souhaitée Manuellement par QUI ?  soit à l’origine de la codification ?  soit par la codification centrale ?  actuellement seuls les correspondants informatiques achats sont habilités à rendre ce service. Autrement REGLES à DEFINIR par nos responsables …à suivre

LISA et ses nouveautés 2006 Ouverture accès Achats & Qualité & Ventes & Métrologie Pour chaque demande d’ouverture, modification, suppression d’accès vous devez IMPERATIVEMENT remplir le formulaire nécessaire et le retourner Aux correspondants informatique achats sur leurs boites émails, signé par un de vos responsables.

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