PR IMAWEB ESF

1. PRIMAWEB ESF Nieuwe toepassing 2008

2. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

3. Inleiding Controleprocedure in 3 fases: • Eerste pijler: preventieve bezoeken • Tweede pijler: de administratieve controles • Automatische controles en authentieke bron van ESF-Primaweb • Bijkomende administratieve controles - Derde pijler: de controles ter plaatse

4. Inleiding • Kenmerken van de toepassing: - Geïntegreerde toepassing - Alle actoren van de programmatie werken in eenzelfde toepassing • Vereenvoudiging voor de promotoren: • Automatische stromen via de K.S.Z. (DMFA, R.R., KBO, Werkloosheid) • Automatische antwoorden bij fout • Gratis ter beschikking gesteld: • Toegang via internet • Kosten voor de beheersautoriteit (technische bijstand)

5. Inleiding • Verbetering van de auditpiste: • Verloop van het project wordt bewaard • Verbetering van de opvolging: • Begeleiders • Statistieken • Verbetering van de controles: • Automatische controles in de toepassing • Beheersautoriteit verbetert rechtstreeks • Snellere financiële voorleggingen: • Trimestriële voorleggingen

6. Inleiding • Planning: • Module invoering van de projecten: december 2007 • Module beslissing beheersautoriteit: januari 2008 • Modules registratie van de deelnemersen van de begeleiders: februari 2008 • Module financiële voorleggingen: juni 2008 • Module controle: oktober 2008

7. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

8. Login • Juridische verantwoordelijkheid van de promotoren (meerdere profielen) • Veiligheidsaspecten: • Beveiligd netwerk van het portaal van de sociale zekerheid • Verplichting om een token of een elektronische identiteitskaart te hebben

9. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

10. Invoering van de gegevens van de promotor • Doel: identificatie van de promotor en van het soort organisme

11. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

12. Invoering van het projectvoorstel • Aan te vullen elementen opgenomen in de projectoproep en in de handleiding: • Schatting van het aantal deelnemers • Raming van de kosten • Omschrijving van het project • … • Controles/Automatische hulp voor de gebruiker in de toepassing: • Controle van het minimum aantal deelnemers • Actieve of inactieve velden in functie van het soort project • Controle van de spreiding van de kosten van de financiële tabel • Controle of het bankrekeningnummer van de promotor een geldig rekeningnummer is

13. Invoering van het projectvoorstel

14. Invoering van het projectvoorstel

15. Invoering van het projectvoorstel

16. Invoering van het projectvoorstel

17. Invoering van het projectvoorstel

18. Invoering van het projectvoorstel

19. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

20. Voorstellen van het projectvoorstel • De datum van voorlegging van het project bewaren • Juridische verantwoordelijkheid van de promotor (dankzij de profielen) • Voorgelegd project = Meer mogelijkheden tot wijziging door de promotor • Voordelen van dit mechanisme: • De beheersautoriteit ontvangt een projectvoorstel met betrouwbare gegevens: het onderzoek heeft enkel betrekking op de inhoud en het gedeelte van het ESF • Eenvormigheid van de projectvoorstellen die aan het Selectiecomité zullen worden voorgelegd • Archivering: centralisering van de gegevens met het oog op duurzame ontwikkeling

21. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen in de toepassing ESF : • Login • Inbrengen van de gegevens van de promotor • Inbrengen van het projectvoorstel • Voorleggen projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

22. Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité

23. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

24. Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • De promotor voert het volgende in: • De begin- en einddatum van zijn project • De groepen met hun begin- en einddata • De deelnemers • De begeleiders • De onderaannemers • Controles/hulp in de toepassing: • Opzoeken van informatie van een persoon op basis van zijn INSZ-nummer bij de authentieke bron (Rijksregister) • Controle van het logisch verband van de data • Controle of de deelnemers voorafgaandelijk geïntegreerd werden met hoedanigheidscodes 2,3 of 6 (Authentieke bron ocmw via KSZ) • Automatische berekening van de leeftijd van de deelnemer

25. Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers

26. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Start van het project • Invoering van de kosten en van de ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

27. Start van het project • Starten = juridische verantwoordelijkheid van de betrokken promotor • Veelvuldige controles in de toepassing bij de start: • Traject: minimaal 10 deelnemers • Voortraject: minimaal 5 deelnemers • Minimaal 1 begeleider per groep • De 1ste groep start op de begindatum van het project • Eens het project opgestart is: • As 1: De promotor kan de deelnemers vervangen (maar mag geen meer toevoegen) / As 2 zoveel hij wil • De promotor ontvangt zijn 1ste voorschot van de beheersautoriteit • De beheersautoriteit kan in real time de lijst van de opgestarte projecten raadplegen

28. Start van het project

29. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

30. Invoering van de kosten en ontvangsten • Trimestriële financiële voorleggingen – Waarom? • Verbetering van de financiële stromen van de promotor • Vermindert de debettoestand van de beheersautoriteit • Vereenvoudiging voor de promotoren: kosten & prestaties rechtstreeks berekend door de toepassing door te vertrekken van de authentieke bron • Onmogelijk om een kwartaal voor te leggen zonder dat het vorige werd voorgelegd • 5 periodes van voorlegging voor een project van een jaar: Start van het project Eindevan hetproject 01/01 01/04 01/07 01/10 01/01 01/04

31. Invoering van de kosten en ontvangsten • De gegevens die voorgelegd worden per kwartaal zijn: • De prestaties van de begeleiders & van de deelnemers • De facturen van de onderaannemers • De kwartaalontvangsten • De forfaitaire kosten • Toegang tot de authentieke bron – Voordelen • Geen berekening meer • Geen bewijsstukken meer • Gewaarborgde controle van de RSZ • Eenvormigheid van de gegevens (geen interpretatie meer)

32. Invoering van de kosten en ontvangsten • Talrijke kwartaal- en financiële controles:

33. Invoering van de kosten en ontvangsten 1) Het systeem berekent automatisch deze velden bij het laden van de pagina op basis van de prestaties, van het loon, van de dmfa, van de facturen en ingegeven ontvangsten

34. Invoering van de kosten en ontvangen 2) De gebruiker verdeelt de publieke velden

35. Invoering van de kosten en ontvangsten 3) Het systeem berekent automatisch de waarde van deze velden in functie van de verdeling die de gebruiker heeft gedaan

36. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

37. De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de BA • Automatische controles zorgen er bij de voorlegging voor dat: • De effectieve DMFA-loonkosten in de toepassing staan • Het totale aantal aangegeven uren door de promotor wel degelijk lager zijn dan of gelijk aan het totaal opgenomen in de DMFA • Voordeel van het systeem: • Snelheid van uitvoering in de uitwisseling van informatie tussen de beheersautoriteit en de promotoren • Wanneer een kwartaal wordt voorgelegd: • Meer mogelijkheden tot wijziging voor de promotor (raadpleging blijft mogelijk)

38. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

39. Regularisatieperiode • Maakt het de promotor mogelijk om: • Een fout gegeven dat aan de beheersautoriteit werd voorgelegd te verbeteren • De laattijdige facturen in te voeren zonder de trimestriële voorlegging te blokkeren • Bij de voorlegging van de regularisatieperiode worden alle eindcontroles nagekeken • De promotor mag de regularisatieperiode niet voorleggen als niet alle eindcontroles correct zijn

40. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

41. Invoering van de verslagen • Alle controleautoriteiten zullen de gegevens van de toepassing kunnen raadplegen: BA, CA, cel audit inspectie van Financiën,… • Enkel de BA kan wijzigingen inbrengen in de gegevens van het project • Twee soorten verslagen: • Preventieve bezoeken • Administratieve controles ter plaatse (financiële audit)

42. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

43. Certificeringstabel • Omschrijving: • De tabel zal op gelijk welk moment kunnen worden opgesteld in Excel-formaat door de certificeringsautoriteit • Geeft de vooruitgang weer die de promotoren moeten maken per kwartaal

44. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Overzicht • Statistieken

45. Overzicht • Verschillende functionaliteiten: • Het opnieuw samenstellen van een project op een bepaalde datum en een bepaald uur • Alle uitgevoerde acties raadplegen (opzoeking per referentie) • Door wie? • Welke actie? • Wanneer? • Erkenning van de partij die de wijziging heeft doorgevoerd: promotor of beheersautoriteit • Voordeel: • Een breuk in de auditpiste wordt aanzienlijk beperkt

46. Plan van de presentatie • Inleiding • Details van de stappen van de ESF-toepassing: • Login • Invoering van de gegevens van de promotor • Invoering van het projectvoorstel • Voorleggen van het projectvoorstel • Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit • Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers • Opstart van het project • Invoering van de kosten en ontvangsten • De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit • Regularisatieperiode • Verslag • Certificeringstabel • Geschiedenis • Statistieken

47. Statistieken Op gelijk welk tijdstip in het jaar waarin het project loopt, in staat zijn om de volgende gegevens te afleveren: • Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die een tegemoetkoming van het ESF genieten per gewest. • Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die voor de eerste maal een tegemoetkoming van het ESF genieten per gewest. • Voor elk soort tegemoetkoming (traject of voortraject) het aantal deelnemers en het doelpubliek. • Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per gewest, leeftijd, geslacht, nationaliteit. • Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per categorie (18-25 jaar, ouder dan 45 jaar, aan het hoofd staand van een eenoudergezin, personen die oorspronkelijk niet uit de EU komen). • Voor elk soort tegemoetkoming, de gegevens betreffende de omkadering. Op gelijk welk tijdstip in het jaar wanneer een project afgelopen is, in staat zijn om de volgende gegevens af te leveren: • Het aantal afgewerkte trajecten en voortrajecten ten aanzien van deze die werden opgestart. • Voor elk soort tegemoetkoming (project of voortraject), het aantal deelnemers en het doelpubliek. • Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per gewest, leeftijd, geslacht, nationaliteit. • Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per categorie (18-25 jaar, ouder dan 45 jaar, aan het hoofd staand van een eenoudergezin, personen die oorspronkelijk niet uit de EU komen).