Hướng dẫn cách viết Bản Mô tả Công Việc theo tiêu chuẩn - Phòng Nhân Sự -

1. HướngdẫncáchviếtBảnMôtảCôngViệctheotiêuchuẩn- PhòngNhânSự-

2. Tạisaocầncó BMTCV? A = Bản MTCV hiện tại của 1 nhân viên B = Khả năng thực sự của 1 nhân viên A B

3. Tạisaocầncó BMTCV theotiêuchuẩn? • Mô tả mục đích, trách nhiệm, quyền hạn, công việc chính, vai trò và ảnh hưởng của vị trí cũng như yêu cầu đối với công việc. • Công cụ để so sánh & đánh giá các công việc trong công ty với nhau, trong cùng lĩnh vực trên thị trường, đồng thời so sánh mức lương, thưởng của một vị trí. • Cho mục đích tuyển dụng và khảo sát năng lực. • Cho việc điều chuyển nhân sự, thay đổi công việc, đào tạo & phát triển kế hoạch kế thừa. • Phục vụ cho công việc trong quan hệ lao động như mâu thuẫn, kỷ luật, sa thải.

4. GiớithiệusơlượcvềHệthốngĐánhgiácôngviệc • Tập đoàn tư vấn quản trị toàn cầu. • Đánh giá công việc (Job Evaluation) là một phương pháp đo lường có hệ thống so sánh mối tương quan giữa trách nhiệm, quyền hạn của 1 công việc trong hệ thống tổ chức. • Đánh giá công việc và xếp bậc theo hệ thống cho từng vị trí dựa trên Bản Mô tả công việc. • HAY GROUP • MERCER • TOWERS WATSON • ECA

5. 3 thướcđochủlựcđểđánhgiácôngviệc- HAY GROUP 1. Technical Know-How: Trình độ chuyên môn • Depth: Yêu cầu về chiều sâu của công việc được phân loại theo trình độ học vấn và chuyên môn, từ Basic (Unskilled) đến Exceptional Mastery (Unique authority) • Scope: Yêu cầu về lãnh vực được xếp theo kỹ năng và năng lực cần thiết đối với công việc đó, từ Task đến Complex/Very Large 2. Problem Solving: Kỹ năng giải quyết vấn đề Yêu cầu công việc đối với việc phân tích, đánh giá, lập luận, và cuối cùng đi đến kết luận. Kỹ năng này có liên quan đến “Technical Know-How”, được đánh giá trên 2 thước đo: • Freedom to Think: Đo lường mức độ cần thiết trong tầm nhìn trong công việc (liên quan đến kinh doanh, tổ chức, nội quy, nguyên tắc, thủ tục và cấp độ quản lý), từ Strict Routine đến Abtractly Defined. • Thinking Challenge: Đo lường mức độ phức tạp trong những vấn đề và công việc hàng ngày của vị trí, từ Repatitive (đơn giản đến chủ động sáng tạo) 3. Accountability: Trách nhiệm liên đới Là câu trả lời tổng thể cho mức độ ảnh hưởng, kết quả cuối cùng, chất lượng của công việc liên quan đến sự sống còn của tổ chức, được đánh giá trên 3 thước đo: • Freedom to Act: công việc cần phải có sự hướng dẫn ở mức độ nào • Nature of Impact: Mức độ ảnh hưởng và kết quả của công việc ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến kết quả kinh doanh chung của toàn công ty. • Magnitude: Kích cỡ của doanh nghiệp/phòng ban dựa trên doanh số

6. Cácnguyêntắckhiviết BMTCV • Viết cho vị trí – Không phải người làm công việc đó Bản mô tả công việc phải đề cập đến công ty cần gì đối với vị trí đó. • Thực trạng hiện tạiCông việc cần được mô tả với thực trạng hiện tại phải làm bây giờ. Nếu vị trí đó thay đổi, phải chỉnh bản mô tả công việc ngay. • Thực tế cần - Không phải ý kiếnBản mô tả công việc cần được dựa trên cơ sở những thông tin khách quan cho vị trí đó. Các ý kiến cá nhân của người giữ vị trí đó về công việc, trách nhiệm, quyền hạn đều không được mang vào Bản mô tả công việc, trừ khi đã được thảo luận với người quản lý trực tiếp hay trưởng phòng ban đó.

7. Cách viết một Bản MTCV Ngàyhiệulực Tênphòng ban Lầncậpnhậtthứmấy? Logo chuẩn củacôngty Tênvịtrí Điềncácthông tin như trong bảngmẫu

8. Sửdụngcáccâuhỏisauđểtrảlời: - Tạisaolạicóvịtrínày? - Điềugìsẽxảyranếuvịtrínàykhôngtồntại? Mụcđích/mụctiêucầnđượcgóigọn trong khoảng 3-4 dòng, baogồm: độngtừ = môtảhoạtđộng hay tráchnhiệm (cầnlàmgì) chủtừ = làmcáigì (vớicáigì ) kếtquả = tạisaolàm, bằngcáchnào (kếtquả) • 3.0 Phạm vi thựchiệncôngviệc • Liệtkêmộtdanhsáchcáckếtquảcóthểđolườngvềmặtsốlượngmàvị tri nàycóảnhhưởngtrựctiếp hay giántiếpđến. Vídụnhữngthông tin saucóthểkểđến: • doanh số • chi phítheo doanh sốđượcgiao • chi phínhânsự / năm • chi phímuahàng / năm • bấtcứ chi phínàođượcgiaohàngnămthểhiệntínhchấtcôngviệc • sốlượngnhânviêncấpdưới • Phầnnàycầnđềcậpđếnnhữngsốliệu/kếtquảmàvịtrínàycóảnhhưởngtrựctiếpđến.

9. Tráchnhiệmcôngviệc 4.1 Nhiệmvụ: Luậtpháp, nộiquyvàtiêuchuẩn ISO quyđịnhchúngtacầnphảighirõbằngvănbảnaichịutráchnhiệmvấnđềnào trong cáchoạtđộngkhácnhaucủacôngty. Vìvậy, chúngtacầnxácđịnhrõcáctráchnhiệm chinh, đồngthờicũngnêurõaichịutráchnhiệmcáigì. Chúngtacũngcóthểthamkhảodướiđâycáchviếtvềnhiệmvụmà BẮT BUỘC cầncó trong bảnmôtảcôngviệc. “Làmgì...bằngcách...nhưthếnào...đểđảmbảo...kếtquả/tạisaophảilàm”

10. 4.2 Quyềnhạn: Nêurõcácquyềnhạnbaogồmviệcđềxuất, phủquyết, vàquyếtđịnh trong côngviệccủavịtrí. Nhữngquyềnhạnnàycầnphảiđồngnhấtvớigiấyủyquyềncủangườiquảnlýchovịtríđó.

11. 5.0 Côngviệcchính Phầnnàymôtảcácchứcnăng, côngviệcchínhcầnlàmđểthựchiện “Nhiệmvụ” và “Kếtquảcôngviệc”. Côngviệcchínhlàphầnkhôngthếgiaophóchongườikhácvàđâylàphầnquantrọngnhấtcủavịtrínày. Chỉliệtkêcáccôngviệcchínhtheothứtựquantrọngưutiên. (Tốiđa 8 côngviệc) Chúngtacầnsửdụngcácđộngtừtheocấutrúc “Làmgì...vớicáigì”

12. Mục 6.1, đềcậptrìnhđộhọcvấnvàkinhnghiệmchuyênmôn hay liênquanđểcóthểchấpnhậpchocôngviệcnày Mục 6.3, chúngtacầnđềcậpnhữngkỹnăngmềmvídụ: sửdụngphầnmềmnàođó, kỹnăngthuyếttrình, kỹnănggiaotiếp, kiếnthứcsảnphẩm, v.v...) Mục 6.2, đềcậplãnhvựchọcvấn/kinhnghiệmchuyênmôncầnthiếtchocôngviệcnày Mục 6.4, đềcậptrìnhđộngoạingữcầnthiếtchovịtrínày

13. Mục 6.5 đượcxemnhưlàtừđiểnnănglực do phòngnhânsựxâydựng, mỗivịtrícầnchọntốiđa 8 nănglực.

14. Thựchànhtheonhóm • Sử dụng 1 Bản MTCV trong nhóm, các anh chị hãy chọn tối đa 8 năng lực cần thiết cho vị trí đó. • 8 năng lực này sẽ được sử dụng để đặt câu hỏi trong buổi phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào vị trí này. • Sau đó, đại diện nhóm sẽ trình bày với các nhóm còn lại về sự lựa chọn của nhóm mình.

15. Hỏi & Đáp