COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

1. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS • CPCC. Abog. Julián Contreras Llallico • Lima - 2012

2. TEMARIO • ASPECTOS GENERALES • NAGU 3.60 • HALLAZGOS DE AUDITORIA • COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS • EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES • RESPONSABILIDADES DERIVADAS • PRESENTACIÓN EN EL INFORME DE AUDITORIA

4. ACCIÓN DE CONTROL - LEY N° 27785 La Acción de Control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales. (Artículo 10° - Ley N° 27785)

5. PARTES Y FASES DE UNA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL INFORME EXAMEN O EVALUACIÓN ESTUDIO Y PLANIFICACIÓN COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 5 • ESTUDIO PRELIMINAR • COMPRENSIÓN • DE LA ENTIDAD • AUDITADA • 3. SELECCIÓN DE • ÁREAS CRÍTICAS • O DÉBILES COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS . EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE LOS AUDITADOS 1 4 2 EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS 3

6. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DISPONE SANCIONES ADMINISTRATIVAS AL PERSONAL AUDITADO 5 PROCURADOR FISCALÍA OCI REMITE INFORME DE AUDITORÍA AL TITULAR DE LA ENTIDAD, PARA CONOCIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES INFORME ESPECIAL TITULAR INFORME LARGO 2 4 DESLINDE DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS 1. COMISIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2. COMISIÓN DE PROCESOS INVESTIGATORIOS EXISTE RIESGO DE PRESCRIPCIÓN 1 ELEVA INFORME AL TITULAR DE LA ENTIDAD AUDITADA, PROPONIENDO ACCIONES DE PERSONAL • PROCESO INDEBIDO SI TITULAR: • REMITE A ASESORÍA JURÍDICA PARA OPINIÓN. • SI APLICA SANCIONES DIRECTAS SIN CONCURSO DE COMISIÓN INVESTIGATORIA • TRANSGREDE 2do. PÁRRAFO DEL • ARTÍCULO N° 11 DE LA LEY 27785 3

7. PRINCIPIOS - LEY N° 27785 • Universalidad • Carácter Integral • Autonomía Funcional y Económica • Carácter Permanente • Carácter Técnico y Especializado • Legalidad • Debido Proceso de Control • Eficiencia, Eficacia y Economía • Oportunidad • Objetividad Materialidad Carácter Selectivo Presunción de Licitud Acceso a la información Reserva Continuidad Publicidad Participación Ciudadana Flexibilidad

8. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL • LEY N° 27785 La Acción de Control que efectúen los órganos del Sistema no serán concluidas sin que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias. (Artículo 11° - Ley N° 27785)

9. EXIGIR A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PÚBLICOS PLENA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS En la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penaly recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta cuando menos las pautas de: identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal, las cuales serán desarrolladas por la Contraloría General.

10. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL LEY N° 27785 Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean estas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada. (Artículo 11° - Ley N° 27785)

11. DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante el Planeamiento del Trabajo en Campo • Comprobar la identidad de los miembros del equipo auditor. • Verificar la autenticidad de la carta de presentación. • Conceder a la comisión una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita. • Designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de documentos y otros. • También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros.

12. DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante el Planeamiento del Trabajo en Campo A saber que las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: • Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. • Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. • Durante el planeamiento • Servicio telefónico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas. • Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos.

13. DERECHOS DEL AUDITADO - MAGUDurante la Ejecución del Trabajo en Campo • A ser comunicado de los Hallazgos de Auditoría que resulten del trabajo • A ser orientados que deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por: • La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada. • La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría. • La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría. • La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal persona. • Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modificará el hallazgo comunicado. • A ser informado que, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final. • A cautelar que le sea devuelta la documentación examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo.

14. ¿QUÉ ENTENDEMOS POR HALLAZGO?Y¿QUÉ POR HALLAZGO DE AUDITORÍA?

15. HALLAZGOS • 1. DEFINICIÓN • SON HECHOS O SITUACIONES QUE DENOTAN IMPORTANCIA POR LA FORMA COMO REPERCUTEN EN LA ADMINISTRACIÓN, PUEDEN SER: • 2. HALLAZGOS POSITIVOS • SON HECHOS, ASPECTOS BUENOS, ÚTILES, CONVENIENTES O DESTACABLES DE LA ORGANIZACIÓN. • 3. HALLAZGOS NEGATIVOS • SON ERRORES, DEFICIENCIAS O HECHOS IRREGULARES, INCONVENIENTES, PERJUDICIALES, NOCIVOS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN, CONTRARIOS A LOS PRINCIPIOS DEL ESTADO Y LA GESTIÓN FISCAL.

16. CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA APLICACIÓN DE PRUEBAS PARA RECOPILAR ADECUADAS EVIDENCIAS DE AUDITORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO EFICAZ O INEFICAZ DE LAS ACTIVIDADES CLAVES, SISTEMAS Y CONTROLES IDENTIFICADOS DURANTE LA ETAPA DEL EXAMEN PRELIMINAR . LAS CARACTERÍSTICAS MÁS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS SON IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO CONVINCENTE Y FIABLE ASEGURA LA RECOLECCIÓN DEL MAYOR NÚMERO DE EVIDENCIAS

17. NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL 1.10 ENTRENAMIENTO TÉCNICO Y CAPACID. PROFES 1.20 INDEPENDENCIA 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL 1.40 CONFIDENCIALIDAD 1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPEC 1.60 CONTROL DE CALIDAD 1/ NORMAS GENERALES NORMAS REFERIDAS A LA PLANIFICACIÓN 2.10 PLANIFICACIÓN GENERAL 2.20 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA 1/ 2.30 PROGRAMAS DE AUDITORÍA 1/ 2.40 ARCHIVO PERMANENTE NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 3.10 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTER 3.20 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE D. L. Y R. 3.30 SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETEN. Y RELEV. 3.50 PAPELES DE TRABAJO 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITO2/ 3.70 CARTA DE REPRESENTACIÓN NORMAS REFERIDAS A LA EJECUCIÓN 4.10 FORMA ESCRITA 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME 4.30 PRESENTACIÓN DEL INFORME 4.40 CONTENIDO DEL INMFORME 4.50 INFORME ESPECIAL 3/ 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INF. NORMAS REFERIDAS AL INFORME R. C. N° 165-95-CG DE 22.SET.95 R. C. N° 012-2002-CG DE 21.ENE.02 3/ R. C. N° 141-99-CG DE 25.NOV.99 1/ R. C. N° 089-2002-CG DE 09.MAY.02 3/ R. C. N° 259-2000-CG DE 07.DIC.00 2/

18. CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA POR SER ACREDITADOS

19. FORMULACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES HALLAZGOS DE AUDITORÍA ASEGURAR EL DEBIDO DERECHO DE DEFENSA EVALUACIÓN OBJETIVA E INDEPENDIENTE DE LOS COMENTARIOS DEBIDO PROCESO

20. FORMULACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Y EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES • RECEPCIÓN DE COMENTARIOS Y/O APRECIACIONES • EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS • OPINIÓN DEL AUDITOR SOBRE LA SUBSISTENCIA O NO DE LOS HECHOS OBSERVADOS • 4. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL • 5. DIRECTIVA N° 003-2003-CG/AC Y REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y SANCIONES • 6. LEY 27785, NAGU Y MAGU. • NUMERAL 3 DEL ARTÍCULO N° 139 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ – OBSERVANCIA DEL DEBIDO PROCESO • NUMERAL 23 DEL ARTÍCULO N° 2 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ - DERECHO DE DEFENSA • LITERAL g) DEL ARTÍCULO N° 9 Y ARTÍCULO N° 11 DE • LA LEY N° 27785 • 4. NAGU 3.60 APROBADA CON R.C. N° 259-2000-CG DE 07.DIC.00 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA NOTIFICACIÓN OBSERVACIONES

21. DESCRIPCIÓN DE DEFICIENCIAS • IDENTIFIQUE LOS PROBLEMAS INICIALES MEDIANTE LA COMPARACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL (CONDICIÓN) CON LA DESEADA (CRITERIO) • AGRUPE ESTAS DEFICIENCIAS • DESCRIBA LAS DEFICIENCIAS DE MODO TAN PRECISO COMO SEA NECESARIO SOBRE LA BASE DE: • 3.1 LA CLASE DE DESVIACIÓN: ¿CUÁL ES EL ASUNTO? Y ¿CUALES SON LAS DEFICIENCIAS? • 3.2 LA LOCALIZACIÓN DE LA OCURRENCIA ¿DÓNDE OCURRE LA DEFICIENCIA? • 3.3 EL TIEMPO, FECHAS, PERÍODOS DE OCURRENCIA ¿CUÁNDO OCURRE? • 3.4 LAS CANTIDADES ¿CUÁNTO ES LA MAGNITUD DE LAS DEFICIENCIAS? • LOS FACTORES DE INFORMACIÓN SOBRE LAS DEFICIENCIAS SON: OBSERVACIONES, POBLACIONES, ESTADÍSTICAS, DATOS, MONITOREO, ENTREVISTAS A PERSONAS INTERESADAS, PRUEBAS FÍSICAS, ETC. • IDENTIFIQUE LAS DEFICIENCIAS IDENTICAS MEDIANTE LA DESCOMPOSICIÓN DE ASUNTOS SIMILARES Y RELACIONADOS QUE NO SON DEFICIENTES.

22. "ANÁLISIS DEL PROBLEMA" COMPRENDER COMO EL SISTEMA OPERA EN EL QUE EL PROBLEMA Y SUS FACTORES CAUSALES OCURREN. LA PERSPECTIVA UNO PUEDE MIRAR LOS PROBLEMAS A “VISTA DE PÁJARO”: TODAS LAS DIFERENTES DEFICIENCIAS, POR ENCIMA DEL NIVEL MAR, LO QUE SE DENOMINA RESTRICCIONES. EJEMPLO: EN UN ICEBERG, SOLO SE OBSERVA EL 10 %, YA QUE EL 90 % ESTA BAJO DEL AGUA. QUE VEMOS ¿QUÉ ESTA OCULTO?

23. ANÁLISIS DE PROBLEMAS • UN ANÁLISIS DE PROBLEMAS IDENTIFICA DEFICIENCIAS Y SUS CAUSAS • LAS DEFICIENCIAS SON DESVIACIONES ENTRE UNA SITUACIÓN DESEADA (CRITERIO) Y UNA SITUACIÓN EXISTENTE (CONDICIÓN), TAL QUE LOS SÍNTOMAS RESULTEN CLAROS. • LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DE LA SITUACIÓN DEFICIENTE, SE EFECTÚA CON EL OBJETO DE DISEÑAR RECOMENDACIONES QUE ATAQUEN LA RAIZ Y NO CURAR LOS SÍNTOMAS.

24. ¿ PROBLEMAS ?

25. REGLAS BÁSICAS PARA OPTIMIZAR PROCESO DE HALLAZGOS SIETE REGLAS BÁSICAS 1. SEGUIR EL PLAN DE AUDITORÍA 2. ESCRIBIR TODOS LOS HALLAZGOS 3. VERIFICAR INFORMACIÓN CON ENTREVISTAS, REGISTROS, MEDICIONES, ETC. 4. NO PEDIR EJEMPLOS, TOMAR MUESTRAS AL AZAR. 5. ANOTAR INDICIOS DE NO CONFORMIDAD. 6. ANTE UNA NO CONFORMIDAD, ANOTAR SI ES SISTEMÁTICA O FORTUITA. 7. TENER ESPECIAL CUIDADO LAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

26. HALLAZGOOBSERVACIÓN CARGA DE LA PRUEBA ELEMENTO

27. EVIDENCIAS DE AUDITORÍA ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS RELEVANTE GRADO DE IMPORTANCIA. QUE TENGA RELACIÓN CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA RELACIÓN QUE EXISTE ENTRE LA EVIDENCIA Y SU USO • SUFICIENTE • GENERA EN EL AUDITOR LA CONVICCIÓN DE QUE EL ACTO DEFICIENTE O IRREGULAR EXISTE • COMPLETO • ADECUADO • CONVINCENTE • QUE BASTA PARA SUSTENTAR LOS HALLAZGOS • COMPETENTE • IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA • VÁLIDA • REAL • CONFIABLE • SOSTENIBLE • INTEGRA • CREIBLE CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES EN LA ENTIDAD Y LAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUÍAS DE REMISIÓN, CON PRECISIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS, CANTIDAD Y PRECIOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A LA ENTIDAD. (INFORMACIÓN COMPETENTE) CONSTANCIAS DE AUTORIDADES QUE DEN FE DE HECHOS. (INFORMACIÓN RELEVANTE) NOMBRAMIENTOS ACREDITADOS CON CERTIFICADOS QUE SON COPIA FIEL DEL ORIGINAL (INFORMACIÓN SUFICIENTE)

28. PRÁCTICA DE PRUEBAS EN LA INDAGACIÓN • MEDIOS DE PRUEBA: • SON ADMISIBLES TODAS LAS PRUEBAS. LA • CARGA DE LA PRUEBA LE CORRESPONDE • ACREDITAR AL ÓRGANO DE CONTROL • INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE. • PRUEBAS TESTIMONIALES • VISITAS ESPECIALES (INSPECCIONES) • LA CONFESIÓN • PRUEBAS DOCUMENTALES (FUNDAMENTAL) • DICTAMEN PERICIAL • LOS INDICIOS • PRUEBAS FISCALES (ARQUEOS, PRUEBAS SELECTIVAS, CONCILIACIONES BANCARIAS, ACTAS DE ANÁLISIS Y ESTUDIO, INSPECCIONES, INVENTARIOS, ETC.)

29. EVIDENCIA • SUSTENTA LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA • FUNDAMENTA RAZONABLEMENTE LOS JUICIOS Y LAS CONCLUSIONES DEL AUDITOR TIPOS DE EVIDENCIA INSPECCIÓN U OBSERVACIÓN DIRECTA DE LAS ACTIVIDADES, BIENES O SUCESOS. PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE 1. MEMORÁNDUMS 2. FOTOS 3. GRÁFICOS 4. MAPAS 5. MUESTRAS DE MATERIALES FÍSICA • INFORMACIÓN ELABORADA, TALES COMO: • CARTAS • CONTRATOS • REGISTROS DE CONTABILIDAD • COMPROBANTES DE PAGO • 5. INFORMES DE GESTIÓN DOCUMENTAL TESTIMONIAL SE OBTIENE DE OTRAS PERSONAS EN FORMA DE DECLARACIONES O ENTREVISTAS ANALÍTICA COMPRENDE CÁLCULOS, COMPARACIONES, SEPARACIÓN Y RAZONAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN EN SUS COMPONENTES

30. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR • COMPARACIÓN • OBSERVACIÓN • TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL • INDAGACIÓN • ENTREVISTA • ENCUESTAS • TECNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA • ANÁLISIS • CONFIRMACIÓN • TABULACIÓN • TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL • COMPROBACIÓN • COMPUTACIÓN • RASTREO • REVISIÓN SELECTIVA • TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA • 1. INSPECCIÓN TÉCNICAS DE AUDITORÍA A TRAVÉS DE:

31. NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU 3.60 Durante la ejecución de la acción de control, la comisión de auditoria debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el informe correspondiente.

32. LAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO CONVINCENTE Y FIABLE DE INTERES PARA LA ADMIN ISTRACIÓN

33. La Estructura del Hallazgo NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

34. La Estructura del Hallazgo • CONDICIÓN • CRITERIO • CAUSA (*) • EFECTO

35. La Estructura del Hallazgo • CONDICIÓN • Es la situación o hecho observado • Debe responder a las interrogantes • de Donde, Cómo, Cuando, Quienes

36. La Estructura del Hallazgo • CRITERIO • Es la Norma o Parámetro de • medición transgredido

37. La Estructura del Hallazgo • EFECTO • Es el Resultado Adverso o Riesgo • Potencial identificado.

38. La Estructura del Hallazgo • CAUSA (*) • Es la razón que motivó el hecho • o incumplimiento establecido.

39. ELEMENTOS DE LA CONDICIÓN • ACTIVIDAD / OPERACIÓN • PROCESO • TRANSACCIÓN • PROYECTO • PROGRAMA QUÉ SUCEDIÓ • TRANSGRESIÓN DE LEYES • INOBSERVANDO PROCESOS • INTENCIONAL – COLUSIÓN • DESECONOMÍA, INEFICACIA, • IMPRODUCTIVIDAD COMO SUCEDIÓ CONDICIÓN • LOCAL • REGIONAL • NACIONAL • INTERNACIONAL DÓNDE SUCEDIÓ • PERÍODO AL QUE PERTENECE • FECHAS EN QUE OCURRIÓ • EVENTO ESPECIAL • EVENTO REGULAR CUÁNDO SUCEDIÓ CUAL ES EL DAÑO • MONTOS INVOLUCRADOS • CANTIDADES • PORCENTAJES

40. ELEMENTOS DEL CRITERIO • PRINCIPIOS • POLÍTICAS • LEYES • NORMAS • MANUALES • SISTEMAS DÓNDE ESTÁ • ACTIVIDADES/OPERACIONES/ • TRANSACCIONES • UNIDAD /SUB GERENCIA/ • GERENCIA/ • GERENCIA GENERAL • 3. UN PROCESO • 4. UN SISTEMA • 5. LA ORGANIZACIÓN • NIVEL LOCAL/REGIONAL • /NACIONAL/INTERNACIONAL CRITERIO QUÉ CUBRE • ACTUAL • PERMANENTE • PASADO VIGENCIA

41. ELEMENTOS DE LA CAUSA • DESUBICADO • INADECUADO. • SIN CAPACITACIÓN. • DESMOTIVADO • CON MUCHA ROTACIÓN • SIN TECNOLOGÍA PERSONAL • OBSOLETOS. • MAL INTERPRETADOS O • INAPLICADOS. • 3. DESACTUALIZADOS. • 4. INEXISTENTES • 5. MAL ELABORADOS POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS LEYES MANUALES ORGANIZACIÓN CAUSA • DESAPROVECHADOS • OBSOLETOS • CENTRALIZADOS • FALTA DE CAPACITACIÓN AVANCES TECNOLÓGICOS • INSUFICIENTES O • INAPROPIADOS. • 2. MAL UBICADOS. • 3. INSEGUROS. • 4. SERVICIOS DEFICIENTES • 5. INSTALACIONES MAL • DISEÑADAS. INFRA ESTRUCTURA

42. ELEMENTOS DEL EFECTO • VALOR MONETARIO • CALIDAD DEL PRODUCTO, • DEL SERVICIO • 3. UNIDADES PRODUCTORAS • 4. HORAS PERDIDAS CUÁNTO • AUTORIZARON • REGISTRARON • 3. CUSTODIARON • 4. INFORMARON QUIENES • AÑOS • MESES • 3. SEMANAS • 4. DÍAS PERÍODOS EFECTO • EN LAS OPERACIONES • EN LOS RESULTADOS • EN LA IMAGEN DE LA • ENTIDAD • 4. EN LOS BENEFICIARIOS IMPACTO • ACCIONES DE • PREVENCIÓN • (PROYECCIÓN • DE ERRORES) SIN EFECTO

43. PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍA • En que consiste el proceso de comunicación de hallazgo. • Comunicación al titular del inicio del proceso • A que personas deben comunicarse los hallazgos • Medios para comunicar los hallazgos • Notificación en caso de no encontrarse las personas • Publicación en un diario de mayor circulación • Plazos para la comunicación • Personas que domicilian fuera del país • Personas fallecidos • Personas privados de su libertad

44. PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAGOS DE AUDITORÍA La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a comunicar revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivo el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta última haya podido ser identificada a la fecha de la comunicación.

45. INFORMACIÓN AL TITULAR DEL INICIO DE LA COMUNICACIÓN DE HALLAZGO El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con el propósito que este disponga que a través de las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados. La comunicación cursada por la comisión de auditoria constituye la acreditación para que el auditado solicite las facilidades del caso a la entidad auditada

46. A QUIÉNES DEBEN COMUNICARSE LOS HALLAZGO Para efecto de la comunicación de hallazgos se considera su materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación y competencia personal del destinatario. Para efecto de comunicar los hallazgos de auditoria, el auditor debe establecer previamente su vinculación y participación funcional o personal con los hechos señalados en la condición; es decir no basta se identifique que visó o suscribió los documentos que se tienen como evidencia de los hechos.

47. MEDIOS PARA COMUNICAR LOS HALLAZGOS La comunicación debe ser por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. Puede hacerse la comunicación por: Correo electrónico Correo postal Teléfono Fax Video – CD Otros medios magnéticos

48. NOTIFICACIÓN EN CASO DE NO ENCONTRAR A LA PERSONA De no encontrarse la persona, se le debe dejar una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (02) días hábiles. La notificación a utilizarse debe ser diseñada por el auditor teniendo en cuenta la información que considere necesaria de acuerdo a las circunstancias

49. PUBLICACIÓN EN EL DIARIO EL PERUANO O UN DIARIO DE MAYOR CIRCULACIÓN En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo a la notificación previa, mediante la publicación, por una sola vez, en el diario oficial EL PERUANO u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada.

50. COMUNICACIÓN A PERSONAS DOMICILIADAS FUERA DEL PAIS Se debe establecer primeramente si se encuentra legalmente fuera del país. La comunicación debe hacerse a través del Ministerio de Relaciones Exteriores o la dependencia diplomática que dicho Ministerio señale.