II./H. PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI ELLENŐRZÉS JAVÍTÁSA

1. II./H.PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI ELLENŐRZÉS JAVÍTÁSA

2. TARTALOMJEGYZÉK • 1. Elemző rész • 1.1 Célok meghatározása • 1.2 Helyzetelemzés • 1.3 Következtetések • 2. Tanácsadó rész • 2.1. Stratégiai tanácsok • 2.2 Taktikai tanácsok • 2.3 Informatikai megoldások

3. 1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A dokumentum elkészítésének céljai: Bemutatni az ellenőrzés környezetét Megismertetni az ellenőrzés folyamatát Az ellenőrzési rendszer és összetevői esetében az erősségek és a gyengeségek bemutatása Az ellenőrzési rendszerben rejlő hibalehetőségek bemutatása

4. 1. Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés

5. 1.2 HELYZETELEMZÉS • Az ellenőrzés környezete, a belső kontrollrendszer elemei • A belső kontrollrendszert abból a szempontból elemeztük, hogy mennyire szolgálja az önkormányzat megfogalmazott céljait, a deklarált értékeket, az értéket nem alkotó párhuzamosságok, átfedések, felesleges funkciók kiszűrését. A belső kontrollrendszer öt elemének egyenként át kell fognia az önkormányzat szervezetének valamennyi hierarchikus szintjét és feladatait.

6. 1.2 HELYZETELEMZÉS 1. A kontollkörnyezetet a PH vezetője, a jegyző megfelelően kialakította. Az önkormányzatra jellemző a viilágos, átláthatóü szervezeti sttruktúra, a feladat, felelősség, hatáskörök meghatározottak, átláthatóa humán erőforráskezelés. Erről a rendelkezésre álló dokumentumok alapján győződhettünk meg, pl. az szmsz, ügyrend, számviteli szabályzatok

7. 1.2 HELYZETELEMZÉS Ellenőrzési nyomvonal az Ámr 145/B. § (1) alapján elkészült. A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

8. 1.2 HELYZETELEMZÉS Kockázatkezelés 145/C. §(1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.

9. 1.2 HELYZETELEMZÉS Kontrolltevékenységek 145/E. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.

10. 1.2 HELYZETELEMZÉS Információ és kommunikáció 145/F. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. §A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

11. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés környezete, a belső kontrollrendszer elemei A belső kontrollrendszert abból a szempontból elemeztük, hogy mennyire szolgálja az önkormányzat megfogalmazott céljait, a deklarált értékeket, az értéket nem alkotó párhuzamosságok, átfedések, felesleges funkciók kiszűrését, a veszteséget okozó kockázatok kezelését.

12. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés környezetét meghatározza Szentlőrinc Város önkormányzata költségvetésének mérete, a vonatkozó központi jogszabályok, a költségvetés szerkezete, a vezetői magatartás, a feladat és intézményi struktúra, valamint a munkaerő-ellátottság, jegyzőség létrehozása Kacsóta és Csonkamindszent községi önkormányzatokkal. A város deklarált missziójából, víziójából, terveiből, szabályzataiból és más rendeleteiből, határozataiból egyértelműen kitűnik a pozitív kontrollkörnyezet létrehozásának szándéka és sikeressége.

13. 1.2 HELYZETELEMZÉS Pozitívnak értékelhetjük a kontrollkörnyezetet a következők fényében: • egyértelmű kommunikáció • a feladatok, hatáskörök, jogkörök pontos, következetes írásos szabályozása, • a munkatársak folyamatos képzésének biztosítása (követelménye)

14. 1.2 HELYZETELEMZÉS • átlátható szervezet, folyamatok működtetése • megfelelő erkölcsi légkör kialakítása • az etikátlan magatartás kiszűrése, szankcionálása

15. 1.2 HELYZETELEMZÉS • Az önkormányzat a belső ellenőrzést a Szentlőrinci Kistérségi Társulás keretében látja el. A belső ellenőrzési feladatot a munkaszervezetben egy fő teljes munkaidőben és egy fő 4 óra részmunkaidőben végzi. Szükség esetén lehetőség nyílik külső erőforrás bevonására.

16. 1.2 HELYZETELEMZÉS Szentlőrinc Város önkormányzata rendelkezik az előírt dokumentumokkal (SZMSZ, számviteli politika és szabályzatok, stratégiai és éves pénzügyi programok, tervek).

17. 1.2 HELYZETELEMZÉS • Az ellenőrzési stratégia 2009-2013. évekre készült, összhangban a kistérségi stratégiai tervekkel. • Az ellenőrzési stratégia megfogalmazza, hogy a területen élők és működő szervezetek mit tekintenek értéknek pl. a közlekedés, egészségügy, szabadidő eltöltése területén, ennek szolgálatában tűzi ki az önkormányzati célokat, és összhangban az ellenőrzési stratégiai célokat.

18. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési stratégia alapján készült el 2008. októberében a 2009. évi ellenőrzési terv, amely jellemzően szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzéseket irányoz elő. Előnye, hogy a szabályszerűségi vizsgálatokat is folyamatalapúan és rendszerszemléletben közelíti meg.

19. 1.2 HELYZETELEMZÉS A belső ellenőrzés folyamata, szabályozottsága • Szentlőrinc rendelkezik 2008. április 1-től hatályos Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, amely Kacsóta és Csonkamindszent községekre is hatályos. • Tartalmazza az ellenőrzés folyamatát, így vizsgálatok előkészítését, az ellenőrzési program összeállítását, az ellenőrzések végrehajtását, az ellenőrzési tapasztalatok írásba foglalását (jelentéstervezet elkészítése), az ellenőrzési jelentés hasznosítását, realizálását, a nyilvántartás fő követelményeit (az érintetteknek való megküldés, intézkedési terv készítés), az intézkedések megvalósításának nyomon követését (időszakos beszámolók a végrehajtásról, utóvizsgálat). • A kézikönyv felülvizsgálatra és bővítésre szorul.

20. 1.2 HELYZETELEMZÉS A belső ellenőrzési kézikönyvet a pénzügyi osztályvezető készítette, ami összeférhetetlen és nem felel meg a Ber. előírásának, mely szerint a kézikönyvet a belső ellenőrzési vezető, annak hiányában a belső ellenőrzési vezető feladatait végző személy készíti, aki nem lehet a pénzügyi osztályvezető.

21. 1.2 HELYZETELEMZÉS A jegyzőség rendelkezik FEUVE szabályzattal is, amely integrálja az ellenőrzési nyomvonalat, a kockázatkezelést és a szabálytalanságok kezelését a jogi előírásoknak és a belső sajátosságoknak megfelelően. A FEUVE az elfogadása óta bekövetkezett és várható jogszabályi változások miatt átdolgozásra szorul.

22. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési rendszer erősségei, gyengeségei Erősségei: Az ellenőrzés kistérségi társulás keretében való ellátása lehetővé teszi magasan képzett , a napi gyakorlatban is jelenlévő szakemberek foglalkoztatását A belső ellenőrzés költséghatékonyan valósul meg, számos adminisztratív kötelezettség, kistérségi, jegyzőségi szinten teljesíthető, az emberi erőforrás-felhasználás gazdaságosabb, hatékonyabb. A belső ellenőrzés a tevékenységét a jogszabályi előírások, a PM módszertani segédletek, ellenőrzési standardok alapján alakította ki, szabályozta, szervezte, számolt be az eredményekről.

23. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés stratégiai és taktikai célja a kistérségi önkormányzatok stratégiai és taktikai céljához igazodik, a teljesítést fékező kockázatok elkerülésére, csökkentésére, értéknövelésére irányul. A belső szabályzatok mind a jogszabályi követelményekre mind a belső sajátosságokra tekintettel vannak. A belső ellenőrzési stratégia mind a bizonyosságot adó, mind a tanácsadó szerepet megjeleníti. A belső ellenőrzés folyamatosan figyelemmel kíséri az ellenőrzések megállapításainak realizálását, amihez a deklarált szervezeti, vezetői erkölcsi, etikai értékek is segítséget nyújtanak.

24. 1.2 HELYZETELEMZÉS Gyengeségei: A belső kontrollrendszer elemei nem alkotnak egységes rendszert az önkormányzat szabályozási rendszerében. A belső kontrollrendszer öt elemét a szabályzatok, tervek, éves előterjesztések nem rendszerszemléletben azonosítják. Ebből adódóan az egyes elemek közötti kapcsolatrendszer nem kimunkált.

25. 1.2 HELYZETELEMZÉS Gyengeségei: • A kockázatkezelés mint a belső kontrollrendszer önálló eleme a konkrét ellenőrzések előkészítése folyamatában nem kap elég hangsúlyt az önkormányzat értékmegőrző, értéket alkotó tevékenységei szempontjából. • A FEUVE az önkormányzatnál és intézményeinél nem kellően kiépített. • Meghatározó mértékben a szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzések hangsúlyosak.

26. 1.2 HELYZETELEMZÉS Gyengeségei: • A belső ellenőrzési terv helyesen tartalmazza a kötelező feladatokat, fókuszba állítja a szabályozottság, szabályosság biztosítását, pl. a normatívák igénylésénél és felhasználásánál, az EU támogatások felhasználásánál. Ugyanakkor a stratégiai célkitűzésekhez igazodva a gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi szempontok alkalmazását mind a döntések előkészítése és végrehajtása kapcsán fokozottan szükséges

27. 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési rendszerben rejlő hibalehetőségek A belső kontrollrendszer nem alkot egységes egészet A kockázatkezelési rendszer (az éves ellenőrzési terv kialakítása során) nem kellő kidolgozottsága, részletessége és testre szabottsága miatt a belső ellenőrzési feladatokat nem kellőképpen fókuszálják a belső ellenőr által elvégzett kockázatkezelés eredményei. A kockázatok nagysága és azok kezelése a különböző folyamatba épített megelőző, korrekciós, iránymutató kontrollok segítségével nem dokumentált, ami növelheti a hiba tovaterjedési sebességét, megnöveli a hiba feltáratlanságának veszélyét.

28. 1.2 HELYZETELEMZÉS A szabályszerűségre koncentrálva nem tárja fel a folyamatokban rejlő párhuzamosságokat, átfedéseket, felesleges funkciókat, az értéket nem hordozó, nem alkotó folyamatokat, műveleteket. Előfordulhat, hogy szükségtelen funkciókat végeznek szabályosan, felesleges költséggel.

29. 1.2 HELYZETELEMZÉS Nem kellően ösztönöz korszerű elemzési módszerek alkalmazására a szakmai, működési, fejlesztési döntések előkészítésében és végrehajtásában, pénzügyi és számviteli beszámolókban, jelentésekben, annak ellenére, hogy stratégiai célként ezt megfogalmazza A gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség számszerűsítéséhez, megítéléséhez az ellenőrzés nem rendelkezik ebben az esetben összehasonlításai adatokkal. A belső ellenőrzés személyi és tárgyi feltételei kialakításánál, működtetésénél elmarad a gazdaságossági, hatékonysági szempontok mérlegelése, számszerűsítése Csorbát szenvedhet a jogszabályi változások naprakész követése

30. 1. Elemző rész – 1.3 Következtetések

31. 1.3 KÖVETKEZTETÉS • A kialakított belső ellenőrzés rendszer tervszerűen és szabályozottan működik. • A belső kontrollrendszer egésze azonban a többi elemében nem követi a kialakításának, működtetésének jogszabályból és az önkor-mányzat sajátosságaiból adódó követelményeit.

32. 1.3 KÖVETKEZTETÉS • A belső ellenőrzés tervezése, végrehajtása, nyilvántartása informatikai megalapozottsága fejlesztésre szorul. • Meg kell őrizni a szakértelem jelenlétét a belső ellenőrzéseknél. • Fokozni kell az ellenőrzések gazdaságosságát, hatékonyságát, eredményességét, értéknövelő szerepét mind az ellenőrzött folyamatoknál mind a belső ellenőrzés folyamatában.

33. 1.3 KÖVETKEZTETÉS • A kockázatmenedzsment rendszerének kialakítására, működtetésére, felülvizsgálatára, elkülönített szabályozására nagyobb hangsúlyt kell helyezni • Nagyobb hangsúlyt kell fektetni a belső ellenőri feladatok kockázatelemzéssel megalapozására is • Szükséges korszerű pénzügyi-gazdasági elemzési módszerek alkalmazása mind a szakmai, mind a pénzügyi-gazdasági, mind az ellenőrzési tevékenységeknél.

34. 2. Tanácsadói rész – 2.1 Stratégiai tanácsok

35. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A dokumentum elkészítésének céljai: • Az ellenőrzés rendszerére és elemeire vonatkozó jobbítási taktikai javaslatok megfogalmazása • Az ellenőrzés rendszerére vonatkozó jobbítási javaslatok sztenderdizálása • Az ellenőrzés rendszerének és megállapításainak transzparensségét erősítő javaslatok megfogalmazása

36. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Javasoljuk az egységes belső kontrollrendszer kialakítását és működtetését az önkormányzat és intézményei valamennyi hierarchikus szintjét és feladatait átfogóan az Áht, az Ámr és a Ber előírásai, a PM útmutatói, ajánlásai, fejlesztési célkitűzései szerint.

37. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni, hogy 2009. január 1-jétől: • a FEUVE és a belső ellenőrzés a kontrolltevékenységek közé tartoznak; • a kontrolltevékenységek nemcsak szigorúan a pénzügyi folyamatokra irányulnak, hanem valamennyi tevékenységnél ellenőrzik az értékteremtő, értékáramló folyamatokat, a szabályozottságot, szabályosságot, gazdaságosságot, hatékonyságot, eredményességet.

38. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Az ellenőrzési nyomvonal a kontrollkörnyezet (és nem a FEUVE) része. • A kockázatkezelés a belső kontrollrendszer önálló eleme lett. • A szabálytalanságkezelést a FEUVE továbbra is részeként integrálja. • A belső konrollrendszer önálló eleme még a monitoring, valamint az információ és a kommunikáció.

39. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A kontrollrendszernek az önkormányzat értékteremtő képességét kell szolgálnia: • segítenie kell feltárni, hogy a szolgáltatásokat igénybe vevők számára, a hatósági intézkedések során mi jelent értéket; • a folyamatokban hol keletkezik az érték, hol és milyen okok miatt akadhat el a folyamatos értékáramlás, hogyan előzhető, szüntethető meg a veszteség.

40. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Hozzá kell járulnia a felesleges funkciók és a hozzájuk kapcsolódó költségek feltárásához, megszüntetéséhez, pl. az értékelemzés , költség-haszon elemzés, a pénz időértékén alapuló számítások alkalmazásával. • Arra kell törekedni, hogy a folyamatok minden szakasza, művelete kizárólag értéket alkotó legyen.

41. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Az ellenőrzés stratégiai terve és az önkormányzat stratégiai tervei közötti összhangot a célok elérése érdekében biztosítani kell a kockázatelemzés eredményének dokumentálásával kidolgozott stratégiai és éves ellenőrzési tervben. • Javasoljuk a jegyző által kialakított kockázatmenedzsment rendszert és a belső ellenőrzés által a tervezésnél alkalmazott kockázatértékelés markánsabb elválasztását, szabályozását, összehangolását.

42. 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS • Javasoljuk a BETTI Belső ellenőrzési tevékenységet támogató informatikai rendszer térítésmentesen igénybe vehető alkalmazását a belső ellenőrzés tervezése, végrehajtása, nyilvántartása érdekében. A rendszer már 2009-ben pilot programként használható, a felhasználási jogosultságot a PM honlapján található közleményben mellékelt módon lehet igényelni. • Javasoljuk szabályozni a belső ellenőrzési kézikönyv tartalmát, jogszabály szerinti felülvizsgálatának módját, felelősét, végrehajtóját, közreműködőjét.

43. Jogszabályi hivatkozás • Ellenőrzési nyomvonal • 145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

44. Jogszabályi hivatkozás Kockázatkezelés 145/C. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.

45. Jogszabályi hivatkozás Kontrollkörnyezet 145/D. § A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, melyben a) világos a szervezeti struktúra; b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén; d) átlátható a humánerőforrás-kezelés.

46. Jogszabályi hivatkozás Kontrolltevékenységek 145/E. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.

47. Jogszabályi hivatkozás Információ és kommunikáció 145/F. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. §A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

48. 2. Tanácsadói rész – 2.2 Taktikai tanácsok

49. 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS a.) Cselekvési terv • A kézikönyv és a kockázatkezelési, szabálytalanságok kezelése, ellenőrzési nyomvonal, a vezetők felelőssége, elszámoltatása, az ellenőrzések nyilvántartása szabályzatok frissítése, kidolgozása a jogszabályi változások, a PM útmutatói, a belső ellenőrzési standardokról szóló PM irányelvek, fejlesztési elképzelések alapján • Kockázatkezelési csoport felállítását (belső, esetleg külső is szakemberekből álló) a kockázatok azonosítása, mérése, kezelése, a kockázati kultúra kialakítása, rendszeres felülvizsgálata, a belső kontrollrendszer egységének biztosítása érdekében

50. 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS • A stratégiai és éves ellenőrzési terv felülvizsgálata a belső ellenőr által elvégzett kockázatkezelés dokumentált eredménye alapján, pl. szükséges-e a pénzkezelés szabályozottságának külön évenkénti ellenőrzése (5 nap/intézmény), nem adható-e bizonyosság ezen a területen más ellenőrzési feladatokhoz kapcsolódóan.