Linköpings universitet

1. Linköpings universitet Kontaktpersonmöte – december, 2011

2. Agenda Agenda Projektet, Doktorandportalen ”Registervård” Projektet , konto till NYA stud. Inför ÅRR Lägesrapporter / klientbyte Hemsidan + kursanmälan Behörigheter Diverse Kl 9-10 Fika Kl 10.15

3. LiU-Dok Ladok ? ? ? ? ? ? Doktorandportal A D H A spegling • Verksamhets-processer • Antagning • Kursprogram • Registrering • Dokument-hantering/Information • Examen • Uppföljning Institution Fakultet HSV Forskarutbildningskansli IDA – Lillemor Wallgren, Anne Moe – 15 april 2011

4. Doktorandportalen • Projektet behöver info om • Aktuella handledare som ska ha tillträde (konto) till portalen • Aktiva doktorander som ska ha tillträde (konto) till portalen

5. Metod • Brev till berörda per mail (mottagaren) • Två typer av listor • Handledarlistan • Samtliga doktorander per handledare • Gäller doktorander med aktivitet 0-100% senaste kalenderhalvåret + nyantagna aktuell termin • Doktorandlistan • Samtliga antagna doktorander (ej gamla inst)

6. Vilket innebär… • Att en mottagare till listan måste utses (projektet kommer att kontakta inst, som får utse en person) • Ansvarar för att gå igenom listorna och skicka tillbaka dem till suzanne.svensson@liu.se • Kvalitetssäkring av ” Ladok-data” • I enlighet med gällande praxis • I dialog med alla som berörs / ansvariga

7. Att gå igenom… • Handledare • Finns samtliga ”aktiva” doktoranders handledare med på listan? (konto)? • Finns det någon handledare som inte längre har kvar några doktorander att handleda (ej konto)? • Finns det någon av dem som inte längre har någon anknytning till inst? • Framgår det om handledarna är doktorandens senast aktuella handledare? (ej slutdatum).För tidigare handledare/roller ska slutdatum finnas. • Doktorander • Finns samtliga ”aktiva” doktorander med på listan (konto) • Finns det någon av dem som har slutat som saknar avbrottsdatum? • Var särskilt uppmärksamma på 0% (nollaktiva) • Finns doktorandens samtliga handledare med? • Viktigt • Att handledaruppgifterna är korrekta • Att avbrottsuppgifterna är korrekta, särskilt om flera antagningar finns

8. Handledarlistan… Handledare Doktorand Aktivitet 0-100% senaste termin+ nyantagna aktuell termin

9. Kvalitet i Ladok – vi passar på nu! • Att titel och namn stämmer på aktuella handledare • Att titel stämmer överens med gällande praxis • Unik kod numera för handledare-/examinatorskoder.Tidigare räckte det med att koden var unik för inst. • En ”unik” handledare/examinator (kod) kan höra till flera inst • Gamla data måste finnas kvar, men … • Om flera koder finns för en och samme handledare – lägg ned EN av dem (inaktiv i Ladok) • Om olika kod på olika inst. – kan man komma överens om att lägga ned en av dem? • Fakultetsgemensamma ”inst”, FFK, KFU, HUK, TFK, ska inte användas för handledare i ForskarLadok • De ordinarie inst-beteckningarna ska användas här

10. ”Registervård”… • Städning av preliminära listor, i princip klart • Kontinuerligt underhåll • Kontinuerligt ”hålla efter” och städa gamla listor • Endast preliminärt skapade listor som ligger kvar i listboxen • Definitivt inlagda listor tas per automatik bort från listboxen • Man kan söka fram alla listor som man är behörig på (inst) • Ökar säkerheten med att inga ”krockar” uppstår • Examinatorer m fl • Listor klara för att skickas till kontaktpersonerna (per inst) • Examinatorer (examinerar kurser på er inst, dvs inte nödvändigtvis anställda på er inst) • Är det någon av dessa som inte längre har någon anknytning till inst (inaktiv) • Titel och namn ska stämma. Praxis finns för vilka titlar som får användas. • (Fakultetsgemensamma institutioner, FFK, KFU, HUK och TFK ses över i nästa steg)

11. Personnummerbyte för doktorander • Ej folkbokförda doktorander får ett tillfälligt pnr i Ladok (ÅÅMMDD-PXXX) • Om de folkbokför sig i Sverige ska de även ”byta pnr” i Ladok • De måste bifoga • Personbevis eller motsv från Skatteverket (folkbokföringsdatum måste framgå) • Beställs via www.skatteverket.se • Lämnas till ansvarig administratör på inst • Bif. UT90-utskrift + personbevis (kopia) • Skickas till Suzanne Svensson, Ladokgruppen, hus Origo • Skapa rutiner när doktorportalen är igång

12. Projektet översyn av studenters LiU-id • Nyhet! Fr o m våren 2012 ska även nybörjare kunna registrera sig själva på Studentportalen • Gäller alla som sökt utbildning via antagning.se (VHS), och antagits till LiU • Gäller endast de som har svenskt pnr (är folkbokförda i Sverige) • De får ett temporärt LiU-id och använder sin inloggning till antagning.se (VHS/NYA),för att aktivera det • Det temporära LIU-id ger dem begränsad tillgång till några av studenternas IT-tjänster,men inte email • Dagen efter att de har registrerat sig på Studentportalen, kan de som vanligt hämta sin aktiveringsnyckel och undertecknar samtidigt en ansvarsförbindelse (får email) • OBS! Ny ansvarsförbindelse (ersätter alla tidigare blanketter) • Information: • Info på antagningsbeskedet • Info i Välkommen-brevet http://www.liu.se/om-liu/organisation/uf/su/ant?l=sv • Info till prefekter, kanslichefer • OBS! Gäller inte lokalt nyantagna studenter, inte heller studenter som har tillfälliga pnr.De måste som vanligt få hjälp med registreringen.

13. Sista rapporteringsdag för år 2011 • Sista dag för rapportering av registreringar och resultat år 2011 är 16 januari (kl 23.55) • Riktlinjer finns i regelverket bl a • Regler för rapportering av registreringar på kurs och studieresultat • Regler för registrering, avregistrering, samt resultatrapportering

14. Support under julledigheterna • Ring vårt gemensamma grupptfn 013-281400.