Göteborgs Universitet Förvaltningshögskolan

1. Göteborgs UniversitetFörvaltningshögskolan Lena Andersson-Felé Fil dr, studierektor Hälso- och sjukvårdsadministration lena.andersson-fele@spa.gu.se 031 – 786 59 21

2. Leda lagom många Om struktur, organisationsideal och kontrollspann i vård och omsorg

3. Leda lagom många • Vad är det som påverkar hur många underställda en chef kan ha? • Varför?

4. En spegling av samtiden? • Kritiserade chefer och utbrända underställda? • Bristande ledarskap och ineffektiv verksamhet? trots att vård och omsorg har • Högutbildade chefer med såväl ledarskaps- som beteendevetenskaplig utbildning

5. Varför? Förutsättningarna för chef- och ledarskap inom vård och omsorg har förändrats genom bland annat • Reformer som Ädel-reformen • Krav på rationalisering och effektivisering • Nya strukturer och organisationsideal hämtade från näringslivet

6. Leda lagom många Om struktur, organisationsideal och kontrollspann i vård och omsorg

7. Vad menas med en organisation? • ”Organisation är ett socialt system som är medvetet konstruerat för att uppnå bestämda mål.” (Jacobsen & Thorsvik, 2002, sid10)

8. Viktiga aspekter hos fenomenet ”organisation” • Identitet (namn, gränser, självständighet, egna resurser) • Hierarki (ledning, ordergivning, samordning) • Rationalitet (intentioner som förverkligas på ett förnuftigt och systematiskt sätt) (Enligt Brunsson & Sahlin-Andersson, 2000)

9. Organisationer • Rationella • Naturliga • Öppna

10. Rationella system Kännetecken • Väldefinierade mål med kriterier för måluppfyllelse • Målhierarki, mål-medel-kedjor, målnedbrytning • Formaliserad struktur, roller och ledningsprinciper • Regler, standardiserade och rutiniserade procedurer • Studier som bygger på organisationen som rationellt system fokuserar på de formella förhållandena i organisationen, den normativa strukturen, mål och formalisering av roller och regler, styrning. Kritik • Försummar de beteendemässiga aspekterna, hur det faktiskt är.

11. Naturliga system Kännetecken • Komplexa och motstridande mål • Målkonflikt mellan officiella och faktiska mål • Målkonflikt mellan organisationens mål och anställdas mål • Vissa av företagets mål handlar om att företaget ska bevaras • Organisationen är som en organism som söker anpassa sig och överleva, ej ett instrument för måluppfyllelse. Organisationen är ett självändamål, ett socialt system som behöver få sina behov tillgodosedda som en levande organism. Aktiviteter inom organisationen syftar till att upprätthålla organisationens funktioner.

12. Öppna system Kännetecken • Organisationer betraktas som öppna system, med ömsesidiga kopplingar mellan organisation och omvärld. • Omgivningen ger organisationen alla dess förutsättningar och är källan till hur organisationen ska ordnas. Komplexiteten i organisationen motsvarar omgivningens komplexitet. Omgivningen avgör organisationernas variation och differentiering. • Organisationen är kapabel till att underhålla sig själv och till utveckling genom import av resurser utifrån. • Delar av en organisation kan vara olika hårt kopplade till omvärlden och löst kopplade internt. Delsystem kan vara klustrade med stark intern sammanhållning men med lös koppling sinsemellan. • Flöden och nätverk betonas som verklighetstrogna beskrivningar av produktionsprocesser . • Kognitiva aspekter betonas som organisatorisk aktivitet

13. Organisationsstruktur Samlat begrepp för hur • Arbetsdelning • Fördelning av auktoritet och styrning • Samordning och kontroll av uppgifter sker i organisationer

14. Organisationsstruktur • En organisations formella ordning • Organisationsstrukturen påverkar beteendet genom att skapa stabilitet, begränsa och koordinera • Den formella strukturen rör två övergripande aspekter av organisering: Arbetsdelning och koordinering

15. Arbetsdelning • Arbetsdelning handlar om vem som ska göra vad • En övergripande uppgift delas upp i flera mindre … … på individnivå (en kör och en läser kartan) … på gruppnivå (ekonomiavdelning, vårdavdelning o s v)

16. Samordning • Ju större differentiering, desto större behov av samordning • Exempel: Ömsesidig anpassning Direkt tillsyn Standardisering av arbetsuppgifter Standardisering av resultat Standardisering av kunskap/normer

17. Centralisering och decentralisering • Fördelning av beslutsbefogenheter i vertikalled • Centralisering – decentralisering en avvägning enhetlighet/förutsägbarhet mot flexibilitet/snabbhet • Krav på samma service för alla talar för centralisering • Arbetsmotivation talar för decentralisering

18. Hierarki eller tillplattning • Hierarkisk organisation – en organisation med utpräglat centralstyre (vertikalt uppbyggd). • Platt organisation – en organisation med makt och inflytande jämnt fördelat (horisontellt uppbyggd). • Krav på ansvarsutkrävande talar för hierarki • Delat ansvar talar för tillplattning

19. Strukturpåverkande faktorer • Uppgifter • Teknik • Storlek • Anställda • Omvärldsaspekter

20. Uppgift och struktur • Olika uppgifter skapar olika beroenden • Graden av beroende bör påverka strukturen

21. Teknik och struktur • Massproduktion • Hantverksproduktion • Professionsbaserad organisation

22. med hjälp av strukturen … • skapas stöd och organiseras relationer • skapas ordning • och det blir lättare att uppnå önskvärda resultat

23. Strukturenspeglar samtiden! • Vissa organisationsstrukturer är vid vissa tider mer populära än andra och • Uppfattningarna förändras från tid till annan

24. Lean Production - Doing More With Less

25. Ett fåtal platser kvar tillLean Forum Konferens • Missa inte årets stora Lean-evenemang, förra året var konferensen helt slutsåld. • A Lean Game Show! En spektakulär och roande workshop där Michael Ballé visualiserar implementering av lean i en fabrik. Deltagarna får vika och måla papperssvanar. Var femte minut stannar produktionen och publiken får komma med förslag på förändringar för att förbättra produktionen enligt leanfilosofin. • Kaizen och Gemba med Mr Imai! Mr Imai, grundaren av Kaizen Institute ger oss det senaste inom japansk produktionsledning i en workshop där han introducerar Kaizen, Gemba, Flow, Sychronization and leveling. Han visar också på vad lean är i motsats till traditionellt arbetssätt. Vi får möjlighet att ta del av Mr Imais erfarenheter, teorier samt ställa frågor och diskutera vad han lärt ut i över 20 år! Han kommer även att beröra innehållet i sin tredje bok om Kaizen som han arbetar med. • ”ETT” leansystem De senaste åren har fokus varit på den konceptuella utvecklingen ”från lean production till lean service”. Den fråga som idag är mer aktuell är hur formen ser ut för ETT leansystem? Vad är hjärtat i lean? Hur ser Toyota Japan på denna fråga? Niklas Modig – Forskare vid Handelshögskolan i Stockholm och har under de senaste sex åren forskat kring Toyota och lean service. Niklas skriver, läser och talar flytande japanska och är den första utlänningen som givits möjlighet att studera Toyotas egen syn på ”lean service”.

27. ”Modern” arbetsorganisation • Minska kostnaderna genom att minska personalstyrka och kringkostnader • Självstyrande grupper med bred kompetens • Beslutsfattande nära produktionen • Riv pyramiderna

28. Organisationsideal speglar också samtiden! • Det sätt att leda och organisera som är det för tillfället korrekta • Organisationsidealen sprids från ett centrum vidare till andra organisationer • Genom att överta exempelvis strukturer från andra visar de som leder organisationen vilka de vill efterlikna

29. Idealisk organisationsstruktur idag Korrekt organisationsstruktur idag innebär: • Platta organisationer • Få chefsnivåer • Minimala stödresurser

30. Med den ideala strukturen uppnås önskvärda resultat • Platta organisationer - förkortar beslutsvägarna genom färre chefsnivåer • Beslutsfattande nära produktionen - förbättrar de anställdas möjligheter att påverka sitt arbete • Minimal personalstyrka och kringkostnad - minskar kostnaderna, mer produktion till en lägre kostnad

31. Kan också formuleras som att … • Platta organisationer – cheferna får många underställda • Beslutsfattande nära produktionen - underställda förväntas ta större ansvar • Minimal personalstyrka - ökad arbetsbelastning för både chefer och underställda

32. Kontrollspannet en betydelsefull del i strukturen • Det antal underställda, som en chef ansvarar för och som inte faller under någon annan chefs ansvarsområde • Brett kontrollspann - chefen har många underställda • Smalt kontrollspann – chefen har få underställda

33. Äldre tiders ideala kontrollspann • Antiken: Bibeln, Romerska armén, Babylonien, Indien • Modern tid: Militära befälhavare, Napoleon • Klassisk organisationsteori • Normativt och talfixerat

34. Kontrollspann under 1900-talet • Situationsanpassat kontrollspann • Ifrågasatt • Brett kontrollspann • Ifrågasatt

35. Kontrollspann under 2000-talet Antalet underställda per chef uppmärksammas på nytt: • Arbetarskyddsstyrelsen 1998 – 1999 • Olsson och Ingvad 2000 • Kommun- och landstingsförbunden 2001 • SKTF 2000 och 2002 • Landstingsrevisorerna Stockholm 2003 • Stockholms Läns Äldrecentrum 2004 • Handlingsplan för kompetensförsörjning inom vård och omsorg 2004 m fl

36. Studiens syfte Studera arbetsorganisation inom vård och omsorg med avsikt • att identifiera de faktorer som väsentligen påverkar hur många underställda en personalansvarig chef inom vård och omsorg kan ha

37. Frågor • Hur många direkt underställda kan en personalansvarig chef inom vård och omsorg ha, om hon eller han ska kunna ta det ansvar som de underställda önskar sig? • Vilka faktorer påverkar hur många underställda en chef inom vård och omsorg kan ha?

38. Utgångspunkter • Det som idag uppfattas som god arbetsorganisation • De underställdas krav och förväntningar

39. God arbetsorganisation idag- decentraliserad makt och beslutsfattande Individerna i organisationen har möjlighet till • inflytande • handlingsutrymme och kan därmed • påverka sin arbetssituation men detta förutsätter • organisatorisk mognad

40. Den organisatoriska mognaden? Visar sig i de underställdas krav och förväntningar • på chefen: Egenskaper, kompetens, agerande • på sig själva: Ansvar, delaktighet, utveckling • på interaktionen med chefen: Stöd, återkoppling, förtroende

41. Lär av klassikerna! Tre variabler styr: • Funktionell mångfald • Tid och stabilitet • Storlek och rum Luther Gulick 1937

42. Lär av empiriska studier! Tre typer av produktionssystem styr • Massproduktion – löpande band • Styckeproduktion – hantverkare • Processindustri – högteknologi Joan Woodward 1965

43. Produktionssystemet Funktionell mångfald Tid och stabilitet Kontrollspannet Storlek och rum Vad påverkar kontrollspannets bredd, enligt tidigare forskning? Gulick, 1937 Woodward, 1965

44. Ännu en spegling av samtiden! • Burke 1996: Kontrollspannet och arbetstillfredsställelsen • Meier och Bohte 2001, 2001, 2003: När upphör kontrollspannet att vara effektivt? • Gittel 2001, Hechanova-Alampay 200l : Kontrollspannet och arbetsprestationerna • Sanchez McCatcheon 2004: Kontrollspannet och ledarstilen • Cathcart m fl 2004: Kontrollspannet och personalens engagemang • Theobald och Nicholson-Crotty 2005: Kontrollspannet och måluppfyllelsen

45. Lär av det nyväckta intresset?

46. Organisationsideal igen … Chef eller ledare? • Chef – den formella positionen - kortsiktighet, kontroll och styrning • Ledare – en relationell position - långsiktighet, delaktighet, förändringsorientering, visioner och kreativitet

47. Chefs-/ledarbeteende och organisatorisk mognad(Hersey och Blanchard)

48. Fler organisationsideal … Underställd eller medarbetare? • Underställd – hierarki, underordnande, asymmetriska relationer • Medarbetare – ökat självstyre, förbättrade möjligheter att arbeta i sin egen takt, mer omväxling, mer stimulerande uppgifter, ökad kompetens och personlig utveckling

49. Olika grader av inflytande över arbetssituationen • information från överordnade • överordnade samlar in information och erfarenheter • konsultationer där anställda kan lämna förslag och presentera åsikter; • förhandlingar i formaliserade kommittéer; • beslutsfattande i samråd mellan inblandade parter.

50. Underställd-/medarbetarbeteende och organisatorisk mognad(Hällsten och Tengblad)