HR-Selfservice in

1. HR-Selfservice in Den HaagOperational excellence voor HRM door ‘P-Digitaal’ Frank Biesta, sr adviseur

2. De Haagse HR-visie/missie: Maak het personeel meer flexibel en gericht op burgers en bedrijven Door goed werkgeverschap en leiderschap Op basis van excellente HR services

3. HR-cyclus: Ambitie voor Den Haag

4. Strategie voor 2008/2009: • breng de HR-basis op orde • HR Fase 1: centraal HR-shared services in een apart gemeentelijk bedrijf • Oracle eBS HR als centraal system • 2009: ‘fine tuning’ HR services

5. Strategie for 2010 – 2012 • Fase 2: • HR dienstverleningsmodel: administratieve uitgangspunten en uniforme workflows • IT als oplossing: • Selfservice (=P-digitaal) voor alle administratieve HR processen

6. a. HR-dienstverlening • uniformiteit;standaard-IT • 2 workflows max • Operional excellence (geen client intimacy) • Alleen de gegevens in OEBS ‘tellen’ • Management in control o.b.v. vertrouwen • Goedkeuring achteraf • Sanctiebeleid • Efficiency in de backoffice • Eenmalige data-invoer, meervoudig gebruik • Lean: 4 ogen zijn genoeg

7. HR strategie en -beleid HR processen HR-systemen

8. b. P-Digitaal governance, in de kern: • Bouw ESS MSS “as is” • IT is niet het probleem! • ‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’ • Actief Top-opdrachtgeverschap gedurende het gehele project • R12-verbeteringen leuk voor de eindgebruikers • Binnen scope, binnen budget, 0-risk

9. Hoe denkt u dat we Selfservice gerealiseerd hebben?

10. Lange termijn visie: HNW met resultaat De vloer is voor Erik

11. HR-Selfservice in Den HaagDe crisis te lijf met operational excellence Erik Simonse, deelprojectleider ICT van KMG

12. Overview • Operationalexcellence • Casus P-Digitaal (ESS MSS) • - Introductie • - Aanpak • - Benefits • - Succesfactoren • Conclusies

13. Operational excellence (1) • Customer intimicy • ‘Custom made’ • Product leadership • Innovatief, marktvernieuwer • Operational excellence • Efficiënt en kwalitatief (geen fouten)

14. Operational excellence (2) • Hogere klanttevredenheid • Hogere medewerkerstevredenheid • Kostenbeheersing vs Prestatieverbetering • Hogere productie • Betere kwaliteit • Kortere doorlooptijd

15. Case P-Digitaal | Introductie • SSC HR • > 30 HR-processen • Tot 2011 papieren werkstroom • Inefficiënt en foutgevoelig Oplossing: • Automatiseren + Selfservice • Met name organisatorische impact

16. Vóór 2011 HRS verwerkt handmatig Medewerker vult een formulier in Manager tekent Met interne post naar HRS HRS controleert of alles goed is ingevuld Controle verwerkte gegevens Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne post Nu Medewerker vult P-Digitaal in Manager keurt digitaal goed Automatische verwerking

17. Aanpak • Processen en informatiebehoefte • Prototyping o.b.v. Oracle-standaard • Timeboxing • Gefaseerde uitrol • Start met hoogfrequent proces • Start met beperkte gebruikersgroep • Regie verandertraject door het project

18. Aanpak per processencluster / release Inbedding en communicatie Startbijeenkomst betrokkenen: HR, IT, Diensten, P&O, Projectteam, Beheer Wat moet er klaar zijn als het af is? Organisatorisch: wie moet wanneer wat weten en wat kunnen? Systeemtechnisch: wat biedt de standaard van Oracle? wat moet werkend zijn op welke datum? Regels:welke wetten en regels relevant? Implementatie-, communicatieen uitrolplan Dienstspecifiek implementatieplan Uitvoeren implementatie- en communicatie- activiteiten Geïmplementeerde werkwijze Dienst-specifieke implementatiekalender • Autorisaties • Controle positiehiërarchie • Nieuwsbrieven • Intranet Generieke implementatiekalender • SOLL sessie WERKWIJZE + ORGANISATIE • Wat verandert? • Wat verdwijnt? • Wat blijft zelfde? • Wat is nieuw? • Vaststellen + accorderen dat een werkbare nieuwe situatie zal ontstaan - Infobijeenkomsten- Trainingen- Demo’s Werk-instructies Gebruikers-wensen en –eisen LIVE Releaseplanning, wanneer kan functionaliteit beschikbaar komen? OTAP Definitievespecificatie Prototypingsessies met: Materie-deskundigen PSA, FB, Diensten Set-up + (zo min mogelijk) Maatwerk Blauwdruk Start-specificatie Huidige papieren formulieren Pilot650 gebruikers3 maanden T, F, A en G Testen met: PSA, FB, P&O, mdw + managers Regelgevingen procedures Bevindingen oplossen Bevindingen pilot oplossen Pilotversie DefinitiefESS MSS Testversie Standaard ESS MSS Eerste prototype

19. Inbeddingsbegeleider per dienst Communicatiemiddelen vanuit project: Brief per post Demonstraties (evt. knoppentraining) Instructie op dag van livegang Hulpmiddelen Uitfaseren oude werkwijze Communicatie

20. Benefits • ‘First-time-right’ van 78% naar 99% • Besparing HR-backoffice 15% (10 fte) • Vragen helpdesk van 10% naar 1% • Kortere doorlooptijden • Datakwaliteit verbeterd • Enkelvoudig invoeren, meervoudig gebruik

21. Succesfactoren (1) • W&R  processen  prototyping • Timeboxing • Gefaseerde uitrol • Gestart met hoogfrequent proces • Centrale regie verandertraject

22. Succesfactoren (2) • Organisatie klaar voor verandering • Effectieve governance • Toegewijd projectteam • Eén concernoplossing • Project vanuit de business • ICT ondersteunend aan veranderen

23. Conclusies (1) • Kies expliciet voor operational excellence • Pas dit toe op secundaire processen voor interne klanten

24. Conclusies (2) • Zorg dat organisatie voorbereid is - HR Self Service Readiness Model nulmeting KMG • Sponsoren op het juiste niveau • Gefaseerde ontwikkeling en uitrol - Timeboxing? • Met ICT processen automatiseren, maar niet organisatie veranderen

25. Vragen?

26. KMG Ondersteunt en adviseert organisaties bij het realiseren van kostenbesparing door een slimme inrichting van de organisatie en ICT. Veel ervaring bij Gemeenten Wilt u meer lezen over dit project en onze aanpak? Bezoek dan onze www.heliskmg.nl