Teknisk dialogmøde den 14. august 2013 Rengøring

1. Teknisk dialogmøde den 14. august 2013 Rengøring

2. Dagsorden • 1. Introduktion • 2. Formålet med mødet • 3. Det nye udbud • Omfang • Opbygning • Delaftaler • Vægtning • Produktændringer og sikkerhedsdatablade • Bod • Levering • Pris • Kvalitet • Diverse spørgsmål? • 4. Den videre proces herfra • Dokumentationskrav • Egnethedsvurdering • Minimumskrav

3. 1.Introduktion

4. 1.1 Introduktion • Hvem er de deltagende på mødet • Hvad og hvem repræsentere Esbjerg Kommune i dette udbud • Kort om KomUdbud

5. 2. Formålet med mødet • Udveksle erfaring således at udbudsmaterialet blive så hensigtsmæssigt som muligt for både kommune og leverandører • Fundne uhensigtsmæssigheder i det midlertidige materiale • Forslag fra leverandørerne til forbedringer i den måde udbudsmaterialet bygges op og de krav som stilles • Andet

6. 3. Det nye udbud

7. 3.1 Omfang • Offentlig udbud • Økonomisk mest fordelagtigt • Rammeaftale for KomUdbud • Omsætning ca. 8. mio. årligt for maskinopvask og ca. 10. mio. kr. årligt fordelt på de 3 øvrige delaftaler. – Omsætningens størrelse afhænger af, hvor mange kommuner der ønsker at deltage i dette udbud – dette er endnu ikke fastlagt. • Løbetid 2 år+ 2x12 måneder • Én leverandør per delaftale • Bestilling via nettet

8. 3.2 Opbygning • Udbuddet deles op i 4 delaftaler • 1. Rengøringsmidler • 2. Rekvisitter • 3. Vaskemiddel • 4. Maskinopvask

9. 3.2 Opbygning • Vægtning ved evaluering kunne se ud som følgende; • Pris vægtes 40 % • Der ønskes fokus på kvalitet og ikke pris • Kvalitet vægtes 35 % • Der er tale om anonym afprøvnings af produkterne over en længere periode • Service Vægtes 25 % • Hvordan er det tilbudte service niveau og løsningen vedr. udskiftning af sikkerhedsdatablade. Graden af dialog er væsentlig også i forhold til kontaktpersonen i tovholder kommunen

10. 3.2 Opbygning Produktændringer og sikkerhedsdatablade • Problematikken omkring produktændringer og udskiftning af sikkerhedsdatablade. • Hvordan undgås for mange produktændringer og den omkostning der ligger ved at udskifte sikkerhedsdatabladene? Bod • Pålægning af bod ved manglende information om produktændringer og ved manglende opdatering af sikkerhedsdatablade til tovholder kommune. 1000 kr. pr dag pr produkt hvor dette ikke er overholdt, hvad er holdningen til dette? Er der evt. alternativer til sanktion ved manglende overholdelse af dette? • Pålægning af bod ved overskridelse af opdateret e-handelskatalog • Baggrund for pålægning af bod, er alternativ til ophævelse af kontrakt pga. misligholdelse.

11. 3.2 Opbygning Leveringstider • 3 dage • 5 dages retur/ombytningsret uanset jeres eller vores fejl • Restordre 10 arbejdsdage Hvad har indflydelse på priserne, ud over små ordrer? Hvad skal man have fokus på for at sikre sig kvalitet? • Er der certificeringer, Standarder eller andet som vi kan henvise til?

12. 3.3 Diversespørgsmål • Krav om forsikringssum på 10 mio. er det passende? • Information om kontrakten og tilbudslisten til salgskonsulenterne således at de ikke sælger udenfor tilbudslisten – kan et fællesmøde være løsningen på den problemstilling? • Udskiftning af doseringsanlæg til tøjvask og maskinopvask - Kan det være på plads til kontraktstart, med en 2 måneders implementeringsperiode? • Er der udsigt til at man fremadrettet kan bruge de samme doseringsanlæg? • Er der fokus på arbejdstilsynets løft, træk, skub i forhold til pakningsstørrelse? • Er der områder i udbudsmaterialet/produktbeskrivelser mv. som vci ikke har nok fokus på?

13. 4. Den videre proces for udbuddet • 1. En gennemgang af udbudsmaterialet + evt. udarbejdelse af drejebog • 2. Udkast til udbudsmaterialet lægges ud på Esbjerg Kommunes intranet omkring primo november 2013 • 3. Offentliggørelse ultimo november 2013 • 4. Aflevering af tilbud – faldgrupper • Dokumentationskrav såsom regnskabsoplysninger, virksomhedsoplysninger mv. • Minimumskrav • 5. Kontraktstart ca. april 2014

14. EVT?

15. Tak fordi I havde lyst til at deltage