APSKAITOS DOKUMENTAI: pirminių duomenų paruošimas ir pateikimas buhalterijai

1. APSKAITOS DOKUMENTAI:pirminių duomenų paruošimas ir pateikimas buhalterijai VU SA narių mokymai 2011 m. gegužės 28 d. Mokymus parengė ir veda VU SA vyr. buhalterė Renata Lapackaitė

2. JŪS esate svarbūs... Atsižvelgus į tai, kad dokumentus buhalterija gauna iš atskaitingų asmenų (t.y. Jūsų), galima teigti, kad JŪS esate pirminis informacijos šaltinis rengiant finansinę atskaitomybę.

3. Mokymų temos • Atsakomybė • Pirminių dokumentų rūšys • Dokumentų rekvizitai • Antriniai dokumentai • Terminai ir nerašytos taisyklės • Biudžeto planavimas

4. AtsakomybėPagal LR Buhalterinės apskaitos įstatymą • Vadovas atsako už apskaitos organizavimą ir apskaitos dokumentų išsaugojimą; • Vyr. buhalteris (buhalteris) atsako už buhalterinių įrašų teisingumą; • Už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

5. PIRMINIAI DOKUMENTAI Kiekviena veikla, susijusi su piniginėmis operacijomis, daiktų ar teisių perleidimų, įsigijimu, paslaugų gavimu ar suteikimu turi būti tinkamai įforminta dokumentais Prekių (paslaugų) įsigijimą liudija: • (PVM) Sąskaita faktūra • Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas • Kuro pirkimo kvitas • Kelionės bilietas • Priėmimo perdavimo aktas pagal sutartį Pinigų išmokėjimą ar gavimą įrodo: • Kasos pajamų orderis • Kasos išlaidų orderis • Pinigų priėmimo kvitas • Pinigų išdavimo kvitas • Kasos aparato čekis • Mokėjimo pavedimas

6. Dokumentų rekvizitai (1) Bet kokio tipo dokumentams privalomi rekvizitai yra šie: 1)apskaitos dokumento pavadinimas; 2)ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas; 3)apskaitos dokumento data; 4)ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys; 5)ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška; 6)asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas, pavardė, parašas ir pareigos.

7. Dokumentų rekvizitai (2) Pirkimo sąskaita faktūra: • Dokumento pavadinimas • PVM sąskaitos faktūros serija ir numeris • PVM sąskaitos faktūros išrašymo data • Pardavėjo ir Pirkėjo įmonės kodas ir PVM mokėtojo kodas (jei jis PVM mokėtojas) • Pardavėjo ir Pirkėjo pavadinimas, adresas • tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų pavadinimas • Vieneto kaina be PVM • apmokestinamoji vertė (be PVM) • PVM tarifas (tarifai) • PVM suma nacionaline valiuta • Suma iš viso • Asmens, kuris surašė ir pasirašė arba tik pasirašė dokumentą, vardas, pavardė, parašas ir pareigos • Sąskaitą priėmusio asmens , vardas, pavardė, parašas ir pareigos.

8. Dokumentų rekvizitai (3) Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas: • Kvito serija ir numeris • kvito data • Duomenys apie paslaugas ar prekes • Pardavėjo vardas, pavardė • Patento numeris • Asmens kodas (jei kvito suma yra didesnė kaip 320 litų) • Parašas • Pirkėjo rekvizitai irgi visi būtini

9. Dokumentų rekvizitai (4) Kuro pirkimo kvitas: Mažmeninėje degalų (benzino, dyzelio, suskystintų dujų) prekyboje parduodant prekes, kuriame nurodyta vertė (įskaitant PVM) neviršija 500 litų ir kuriame yra visi teisės aktų nustatyti kasos aparato kvitui privalomi rekvizitai, taip pat rekvizitai, pagal kuriuos galima identifikuoti prekių pirkėją, laikomas PVM sąskaita-faktūra. Pastaba: į kuro čekius netraukti asmeninių pirkinių (cigaretės, gėrimai, maistas)

10. Dokumentų rekvizitai (5) Kelionės dokumentai: Taksi kelionės kvite būtini vežėjo rekvizitai ir važiuojančio asmens duomenys (VU SA, vardas pavardė), suma litais. Autobuso ar traukinio biliete turi matytis vežėjas, bilieto numeris, data, maršrutas ir kaina. Pastaba: Jei keliaujate viešuoju transportu masiškai, geriau pirkti bilietus išrašant sąskaitą faktūrą.

11. Rekvizitai - Praktinė užduotis Užpildyti sąskaitos faktūros rekvizitus sąskaitos faktūros Pardavėjo (tiekėjo) skiltyje, panaudojant duotus duomenis: UAB “Pieštukų rojus” Įmonės kodas: 235924080 PVM kodas: LT359240818 Adresas: Studentų g. 103, Vilnius

12. Rekvizitai - Praktinė užduotis Užpildyti sąskaitos faktūros rekvizitus kolegos sąskaitos faktūros Pirkėjo skiltyje, panaudojant VU SA duomenis: Vilniaus universiteto Studentų atstovybė Įmonės kodas: 193077294 PVM kodas: ne PVM mokėtojas Adresas: Universiteto g. 3, Vilnius

13. Mokėjimo dokumentai (KPO) Pildo ūkio subjektai priimantys pinigus Būtini mokėtojo ir kasininko parašai

14. Mokėjimo dokumentai (KIO) Pildomas organizacijos viduje išmokant pinigus atskaitingiems asmenims Būtini gavėjo ir kasininko parašai

15. Mokėjimo dokumentai (PPK) Pildo asmenys,priimantys pinigus Būtini pinigus mokančiojo ir priimančiojo (ne kasininko) parašai

16. Mokėjimo dokumentai (PIK) Pildo asmenys, išmokantys pinigus Būtini pinigus mokančiojo (ne kasininko) ir priimančiojo parašai

17. Mokėjimo dokumentai (Kiti) Kasos aparato čekis Mokėjimo pavedimas

18. BILIETAI Bilietas yra kartu ir paslaugos įsigijimą ir apmokėjimą liudijantis dokumentas. Keičiama bilietų išdavimo tvarka: • Bilietai visiems vienodi, tik skirtingų nominalų (5, 10, 15, 20, 25, 30) • Ne vėliau kaip prieš savaitę iki bilietų pardavimų pradžios reikia iš vyr.buhalterės pasiimti reikalingą skaičių tam tikrų nominalų bilietų. • Jei dalyvių skaičius planuojamas didesnis nei 1000 asmenų, rekomenduojama bilietus platinti per bilietų platinimo organizacijas • Visa renginio atributika pavadinimas, laikas data ir pan. spausdinami skrajutėse.

19. Sutartys (1) VU SA naudojamos sutarčių rūšys • Panaudos • Nuomos • Pirkimo-pardavimo • Bendradarbiavimo • Paslaugų pirkimo • Reklamos teikimo • Dalyvavimo • Finansavimo • Paramos • Autorinės • Savanoriško darbo • Darbo • Kitos

20. Sutartys (2)Nuoma, panauda Nuomos sutartys Panaudos sutartys Šia sutartimi Panaudos davėjas pagal sutarties sąlygas perduoda Panaudos gavėjui laikinai ir neatlygintinai valdyti ir naudotis Panaudos davėjui nuosavybės teise priklausančiu turtu. Pagal šią sutartį viena šalis įsipareigoja duoti nuomininkui daiktą laikinai valdyti ir naudotis juo už mokestį, o nuomininkas įsipareigoja mokėti nuomos mokestį.

21. Sutartys (3)Pirkimo - pardavimo Pirkimo-pardavimo sutartys forminamos, kai įsigyjamų paslaugų ar prekių vertė yra didelė, dažniausiai siekiant apibrėžti šalių atsakomybę, kol bus įvykdytas pirkimo-pardavimo faktas bei apmokėjimas. Šios sutarys dažnai yra sudaromos teikiant paslaugas, įsigyjant ilgalaikį turtą ir pan. Sutartyje numatytų daiktų ar paslaugų pardavimas/ perdavimas įforminamas (PVM) sąskaita faktūra

22. Sutartys (4)Bendradarbiavimo Bendradarbiavimo sutartys sudaromos barteriniams mainams įforminti. Pagal šią sutartį viena šalis įsipareigoja perduoti kitai šaliai nuosavybės teise į daiktą manais už kitą daiktą. Jeigu sutartyje nenumatyta kitaip, laikoma, kad mainomų daiktų kaina yra vienoda.  Sutarties sąlygų įvykdymas įforminamas išrašant (PVM) sąskaitą faktūrą arba priėmimo perdavimo aktą.

23. Sutartys (5)Paslaugų pirkimo Atlygintinų paslaugų pirkimo sutartimiVykdytojas įsipareigoja pagal kliento užsakymą suteikti jam tam tikras paslaugas, o klientas įsipareigoja už jas sumokėti. Šia sutartimi susitariama dėl paslaugų nesusijusių su materialaus daikto sukūrimu, tai gali būti tam tikrų veiksmų atlikimas arba tam tikros veiklos vykdymas. Sutarties sąlygų įvykdymas įforminamas Vykdytojui išrašant (PVM) sąskaitą faktūrą. Papildomai gali būti išrašomas priėmimo – perdavimo aktas, siekiant patvirtinti, kad paslaugos yra tinkamai atliktos.

24. Sutartys (7) Dalyvavimo Finansavimo Šia sutartimi viena šalis įsipareigoja įgyvendinti sutartyje numatytą projektą / veiklą ir tinkamai naudoti projektui įgyvendinti skirtą finansavimą, kita šalis įsipareigoja skirti finansavimą projektui / veiklai įgyvendinti. Tokio pobūdžio sutartis VU SA pasirašo su VU bei įvairiais rėmimo fondais. Šios sutartys sudaromos nustatyti sąlygas priimant dalyvį dalyvauti tam tikrame renginyje.

25. Sutartys (8)Paramos Parama yra paramos teikėjo savanoriškas ir neatlygintinas paramos dalykų (pinigų, daiktų) teikimas paramos gavėjui visuomenei naudingiems tikslams pasiekti. Paramos sutartyje gali būti nurodyta, kokiems tikslams įgyvendinti ji teikiama. Jei parama yra skiriama daiktais privalo būti išrašytas priėmimo – perdavimo aktas, siekiant patvirtinti, kad parama yra suteikta. (Akte privalo matytis daiktai ir jų vertė pinigine išraiška). Juridiniai asmenys suteikę paramą paramos gavėjui, gali iš savo pajamų 2 kartus atskaityti paramos išmoką, tačiau atskaitymas negali viršyti 40 % mokesčio mokėtojo pajamų. (Pvz. jei suteikia 1000 Lt paramą pelno mokesčio nemoka nuo 2000 Lt)

26. Sutartys (9)Autorinė Tai sutartis, kuria autorius įsipareigoja ateityje sukurti sutartas sąlygas atitinkantį kūrinį ir perduoti užsakovui tam tikras teises į kūrinį. Kiekvienai autorinei sutarčiai privalo būti išrašytas priėmimo – perdavimo aktas, patvirtinantis, kad autorius yra tinkamai sukūręs kūrinį ir perdavęs užsakovui. Kadangi mokesčiai yra nemaži (maždaug 42 % nuo užmokesčio “į rankas”) svarbu žinoti ar autorius yra įsidarbinęs kur nors pagal darbo sutartį.

27. Sutartys (10)Savanoriško darbo Su kiekvienu VU SA nariu, kuris nėra organizacijos darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, kuriam organizacijos vadovas yra suteikęs teisę pirkti prekes (paslaugas), sudaryti ir/ar pasirašyti apskaitos dokumentus, turi būti sudaryta savanoriško darbo sutartis.

28. Sutartys (11)Darbo sutartis bei kitos sutartys Darbo sutartis yra pasirašoma su VU SA prezidentu, joje numatomas jo darbo laikas, darbo užmokestis. Kitokio pobūdžio, nei anksčiau minėtos, sutartys sudaromos atsižvelgiant į jų poreikį.

29. Sutartys (12)Dažniausiai daromos klaidos Susitarus dėl paramos vėliau išrašoma sąskaita faktūra. Paramai įforminti reikia ne sąskaitos faktūros, o priėmimo - perdavimo akto (daiktams ar paslaugoms perduoti). • Jei įmonė prašo sąskaitos faktūros reikia pasitikslinti ar jie teikia paramą ar tiesiog perka reklamos paslaugas. Sudaroma autorinė sutartis, kurioje numatoma, kad atlikėjams yra numatyta tam tikras kiekis alkoholinių gėrimų nemokamai. • Galima numatyti, kad už atlikimą bus duodami nemokamai gėrimų (bet jokiu būdu nenurodyti rūšies) • Susitariant su atlikėjais dėl “nemokamo” atlikimo, būtina įforminti neatlygintino atlikimo sutartį. Negali nebūti jokios sutarties, jei plakatuose šmėžuoja atlikėjų pavadinimai. Surašant sutartis įdedamas padalinio logotipas, arba sutartį pasirašo padalinio asmuo. • Rengiant sutartis naudojamas tik VU SA logotipas ; sutartis pasirašyti gali TIK prezidentas. Sutarys su padalinio rekvizitais, neteisingu organizacijos adresu ar pirmininko parašu juridiškai NEGALIOJA.

30. ANTRINIAI DOKUMENTAI VU SA buhalterijai yra teikiami šie antriniai dokumentai: • Avanso apyskaitos • Kelionės lapai • Dalyvių sąrašai • Bilietų panaudojimo ataskaitos • Išlaidų sąmata

31. Avanso apyskaita (1) Jei pirkote prekes/paslaugas atsiskaitydami įstaigos grynaisiais ar savo asmeniniais grynaisiais ir/arba kortele būtina užpildyti avanso apyskaitą. Apyskaita pildoma tik to asmens, kuris yra paskirtas kaip atsakingas už padalinio pirkimus

32. Avanso apyskaita (2)VIRŠUTINĖ DALIS-REKVIZITAI Pasirenkam VU SA padalinį fakultete Įrašom savo Vardą, Pavardę 2011 m. gegužės 28 d. RENLAP-01 Finansinių mokymų išlaidos Avanso apyskaita pildoma kas mėnesį (jei vyko pirkimai), apyskaitos data –vėliausio dokumento data arba paskutinė mėnesio, kurio pirkimų sąskaitas registruojate, diena. • Avanso apyskaitų numeracija – pirmos trys vardo ir trys pavardės raidės bei iš eilės einantis numeris pradedant vienetu. (PVZ .,Renata Lapackaitė rašys RENLAP-01) Jei per mėnesį patirtos išlaidos yra skirtingų paskirčių, kiekvienai atskirai pildomos avanso apyskaitos.

33. Avanso apyskaita (3)VIDURINIOJI DALIS - PINIGAI • Pirmoje apyskaitoje likučių pradžiai nebus. • Antroje ir vėlesnėse apyskaitoje įrašysite likutį iš pirmosios (anksčiau buvusios) apyskaitos liekanos arba antišlaidžių eilutės mėnesio pabaigoje. • Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, gavote pinigų iš buhalterijos (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Gauta”. • Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, grąžinote į kasą ar banką pinigus (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Grąžinta”. Šią dalį pildo programa automatiškai pagal numatytas formules. Pildomi tik geltoni langeliai Visi kiti laukeliai užsipildo automatiškai.

34. Avanso apyskaita (4)APATINĖ DALIS - DUOMENYS • Pildomi tik geltoni langeliai • Duomenys avanso apyskaitoje ir pirkimo bei apmokėjimo dokumentuose turisutapti. • Privalu pasirašyti po avanso apyskaita- be parašo ji nebus įtraukta į apskaitą.

35. Avanso apyskaita (5)DAŽNIAUSIOS KLAIDOS AVANSO APYSKAITOSE • Labai dažnai neužpildoma numeracija arba ji užpildoma neteisingai (dubliuojama) ; • Dažnai į vieno mėnesio apyskaitą sukraunama daugelio mėnesių dokumentai; • Pakankamai dažnai nepasirašoma ant sąskaitų faktūrų; • Nerašoma apie gautus pinigus iš anksto; • Retai, bet pasitaiko, kad įrašoma daugiau dokumentų, negu pristatoma į buhalteriją (todėl atiduodami pasitikrinkit ir susekit visus dokumentus); • Įtraukiamas kelionės lapas, o ne kuro čekiai; • Pasitaiko atvejų, kai pildant apyskaitą yra nutrinama formulė, kur rašoma apyskaitos suma žodžiais ir paliekama tuščias laukelis; • Pasitaiko, kad parašomas tik dokumento numeris, už kurį sumokėta, bet neparašoma įmonė iš ko pirkta; • Džiaugiuosi, kad vis rečiau reikia priminti, pasirašyti apyskaitos apačioje.

36. Kelionės lapai • Kiekvienas padalinys turi susirasti panaudai po vieną automobilį vienai kuro rūšiai; • Ant autobusiuko pildoma tik tas kuras, kuris į jį piltas faktiškai; • Viename kelionės lape negali būti skirtingų kuro rūšių; • Dažnai daroma klaida- įtraukiama kaina iki nuolaidos pritaikymo.

37. Dalyvių sąrašai Pildoma, kai dalyviai yra nežinomi iš anksto (dažniausiai naudojama kai vyksta VU SA F gimtadieniai ir kitos nedidelės šventės) Pildoma, kai dalyviai žinomi, planuojami iš anksto, arba reikalingas rašytinis dalyvių sąrašas

38. Bilietų panaudojimo ataskaita

39. Išlaidų sąmata • Išlaidas reikia planuotis iš anksto. • Jei yra reikalingas finansavimas iš bendrųjų lėšų, privaloma iš anksto derinti su Prezidentu. • Jei planuojamos išlaidos renginiui/mokymams būtina pildyti antrąją dalį bei detalizuoti planuojamas išlaidas. • Išlaidos bus apmokamos Tik su Prezidento leidimu

40. Terminai ir nerašytos taisyklės (1) • Dokumentai už praėjusį mėnesį pristatomi iki 10 dienos (pvz.: Gegužės mėnesio dokumentus reikia pristatyti iki birželio 10 d.) • Pristatant į buhalteriją sąskaitą faktūrą, kurią reikia apmokėti iš banko sąskaitos, būtina pažymėti padalinį bei išlaidų paskirtį. Jei pirmiau gaunamas išankstinio apmokėjimo dokumentas (išankstinė sąskaita), būtina pažymėti padalinį ir paskirtį ir ant išankstinės sąskaitos, ir ant vėliau gautos sąskaitos faktūros, kurią reikia pristatyti į biurą. (Jei nebus pažymėtas padalinys, nebus atliktas pavedimas; jei nebus parašytas renginys buhalteriškai bus priskiriama jūsų padalinio administravimo išlaidoms)

41. Terminai ir nerašytos taisyklės (2) • Pristatant kuro čekius, kelionės autobusu ar traukiniu bilietus, pageidautina kad jie būtų tvarkingai suklijuoti ar susegti ant lapo, o ne krūvelėje. • Pildant avanso apyskaitas, viršijus 29 dokumentus apyskaitoje, rekomenduojama neįterpti naujų eilučių, o išskaidyti renginio išlaidas. • Buhalterija banko pavedimus daro kasdien, tačiau dėl skirtingų banko sąskaitų, atsakingų asmenų užimtumo pavedimai gali būti atliekami rečiau, todėl apie poreikį gauti pinigų reikia informuoti prieš 3 darbo dienas. Apmokėjimui galima dokumentus atsiųsti ir el.paštu, vėliau originalus paliekant biure su prierašu (apmokėta pavedimu).

42. Terminai ir nerašytos taisyklės (3) • Finansavimas. Finansavimas duodamas, tik tuomet jei yra atsiskaityta už ankstesnius laikotarpius. • Prašymą finansuoti reikia atnešti į biurą savaitę anksčiau, nei reikia pinigų. • Prašymai, raštai ir kiti raštvedybos dokumentai turi turėti dokumento datą ir numerį, todėl ir prašymus finansavimui gauti reikia paruošti tvarkingus. • Atidžiau stebėkite tuos finansavimo prašymus, kurie yra prašomi dekano ar administracijos iniciatyva.

43. BIUDŽETO PLANAVIMAS • Biudžetą planuotis būtina! • Planuojant renginį reikia atsižvelgiant į ankstesnių metų statistiką (žmonių skaičių, išlaidas) ir mokytis iš klaidų. (Jei renginyje parduota buvo 30 proc. išankstinių ir 70 proc. renginio dieną bilietų, tai ir šiemet proporcijas išlaikome). • Kiekvienas renginys susideda iš kintamų ir pastovių išlaidų. Pastovios išlaidos skaičiuojamos proporcingai bilietų pajamoms (6 proc. LATGA-A; 21 proc. PVM rezervas) • Planuodami renginį turit galvoti nors apie minimalų PELNĄ.

44. Visus buhalterinius šablonus ir mokymų medžiagą rasite adresu: http://pub.vusa.lt/finansai/

45. Tai buvo pirma mokymų dalis Pietų pertauka (1 val.)