Documentation Utilisateur EuroFlow

1. Documentation Utilisateur EuroFlow Version 1.1 EuroFLow version 3.0.0.6

2. Introduction Ergonomie générale • Les logiciels INFORMIA présentent une ergonomie originale et conviviale : • En bas à gauche se trouvent les « têtes de chapitres » • Un click sur chaque « tête de chapitre » entraîne l’affichage du menu correspondant au milieu à gauche • Un click sur un point du menu permet d’afficher l’écran correspondant • Enfin, on retrouve un accès plus « classique » sur le haut de l’écran 3 1 2 2 3 1

3. Introduction Ergonomie générale • Dans chaque écran, on retrouve les boutons : • Ajouter : crée un nouvel enregistrement • Modifier : modifie l’enregistrement sélectionné • Supprimer : supprime l’enregistrement • Valider : enregistre les modifications • Annuler : annule les dernières modifications

4. Bonnes Pratiques pour la Saisie • Evitez au maximum l’utilisation de la souris • Privilégiez la touche « Tabulation » pour passer au champ suivant et « SHIFT + Tabulation » pour revenir au champ précédent • Utiliser la touche « F3 » pour afficher la liste des valeurs possibles • Que ce soit dans un champ ou dans une liste, saisir les premières lettres de la valeur souhaitée suffit pour la voir apparaître • Dans les tableaux des lignes de commande / BL / Facture • La touche « Suppr » efface la ligne • La touche « F2 » efface la valeur du champ saisie • La touche « flèche vers le bas » entraîne la validation de la ligne en vue de la saisie de la ligne suivante • Si un champ obligatoire n’est pas renseigné, un message apparaît • Vous ne pouvez pas valider la pièce (touche verte en bas à gauche) si la ligne n’a pas été validée au préalable. Pour ce faire, utiliser « flèche vers le bas » puis « flèche vers le haut »

5. Paramétrer les articles / GTIN • GTIN (Global Trade Identification Number) • Le GTIN est un code article construit de façon normalisée pour permettre son unicité au sein de la chaîne logistique. • Il correspond à la combinaisons de propriétés (attributs) du fruit ou du légume, ainsi qu’à des propriétés de son emballage. • Il est construit de la façon suivante • Un code pays (3 pour la France) • Un code CNUF : il s’agit d’un numéro fourni par l’organisme GS1 et qui identifie l’expéditeur • Un code CIP : le code article, unique au sein de l’entreprise • Le code GTIN est un numérique de 13 caractères, ce qui ne facilité pas sa saisie. C’est pourquoi EuroFlow propose d’associer à un GTIN un code article dont la saisie est libre. Ainsi, on pourra saisir la commande à partir de ce code. • Dans certains cas (par exemple lorsque la vente est effectuée par une agence commerciale), une station de conditionnement pourra utiliser le CNUF d’une autre entreprise (celui de l’agence). Dans ce cas, il convient de se faire donner le code GTIN de chaque article vendu de façon à garantir l’unicité de la codification. • L’utilisation dans une pièce ou dans une palette d’une combinaison d’attributs pour laquelle il n’existe pas de GTIN génère automatiquement un nouveau code GTIN.

6. Paramétrer les articles / GTIN • On pourra • soit laisser le système générer les codes et les modifier pour ajouter un code article par exemple, • soit saisir les GTIN avant leur première utilisation. • Les champs à saisir sont : • Le code article tiers (pour permettre sa saisie dans l’écran commande) • Le code pays, le CNUF et le CIP • Les attributs de conditionnement • Les attributs du fruit / légume

7. Paramétrer les conditionnements • Le paramétrage des conditionnements s’effectue dans le menu « Conditionnement » et passe : • Par la création des différents éléments de conditionnement • Emballages • Sous-emballages • Alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes • Palettes • Par la création (option) de nomenclatures d’emballages, grâce au menu « Compositions »

8. Paramétrer les conditionnementsCompositions d’emballages • Principe des compositions d’emballages • Les compositions d’emballages permettent • De définir des nomenclatures d’emballages. Une composition est une sorte de « kit », « composé » d’un emballage au minimum et de « n » autres composants choisis parmi ceux décris précédemment. Exemple : • L’emballage « 1 RANG BOIS » • 10 sous-emballages « SACHET 1.5 KG » • 50 sticks « BONS FRUITS » La création de ces compositions accélère la saisie des commandes puisque la saisie du code composition permet de renseigner toutes les caractéristiques du conditionnement. • De gérer les stocks et les coûts des composants d’emballage autre que l’emballage et le sous-emballage. • En effet, seule l’utilisation des compositions permet d’indiquer au système combien d’alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes se trouvent dans le conditionnement d’une commande. Or cette information est nécessaire pour gérer les stocks et les coûts de ces produits. • La création de GTIN permet, tout comme les compositions d’emballage, d’indiquer les composants d’emballages (Alvéoles, sticks…), mais seules les compositions permettent de gérer le nombre de composants d’emballage par emballage.

9. Il existe 4 façons principales de saisir une ligne de commande : Par reprise de l’historique : copier/coller d’une commande passée Par saisie du code article tiers : la création au préalable des codes articles permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques du produit (caractéristiques du Fruit ou Légume et conditionnement) Par saisie d’une composition d’emballage : la création au préalable des combinaisons d’emballages permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques de conditionnement, ne reste alors qu’à renseigner la partie F&L Par saisie de chaque attribut : cette méthode évite de passer trop de temps en paramétrage mais entraîne une saisie des commandes non optimisée. Méthodes hybrides : Saisie et modification du code article tiers : on ne crée que les principaux codes articles, à la saisie, choix de l’article se rapprochant le plus de la commande et modification des attributs divergents Idem pour les compositions Saisir une commandeChoix du mode de saisie

10. Saisir une commandeChoix du mode de saisie • Le choix du mode de saisie est donc fonction principalement des facteurs suivants : • Répétitivité des commande • Stabilité dans le temps et nombre d’articles • Stabilité dans le temps et nombre de combinaisons d’emballages • Le tableau à droite illustre les choix possibles

11. Saisir une commandeParamétrage de l’écran de saisie d’une pièce • La paramétrage de l’écran permet, en fonction du choix de mode de saisie qui a été fait, de n’afficher que les champs utiles, dans l’ordre souhaité par l’utilisateur • Ce paramétrage est à effectuer pour chaque utilisateur de chaque poste, et pour chaque écran : Commande, BL, Facture

12. Saisir une commandeEn-tête • Cliquer sur « + » en bas de l’écran pour une nouvelle commande • L’expéditeur par défaut s’affiche (Partenaires – Expéditeurs pour désigner l’expéditeur par défaut) • Choisir le client • Les valeurs renseignées dans la fiche client s’affichent : Renseigner • Vérifier les onglets Livraisons et Transport • Eventuellement choisir le type d’article « Autre » s’il ne s’agit pas de F&L

13. Saisir une commandeSaisie des Lignes • Renseigner les champs souhaités en respectant les Bonnes Pratiques pour la Saisie • Les champs à saisir varient selon le mode de saisie • La flèche vers le bas permet de valider la ligne et de saisir une nouvelle ligne • Dans Paramètres / Configuration / Aide à la saisie, on pourra saisir les valeurs par défaut de plusieurs champs • Le paramétrage des emballages permet de renseigner automatiquement les informations de poids et de Nombre de Colis par palette, ainsi que la Palette par défaut.

14. Saisir une commandeUtilisation de l’historique • Un clic sur l’icône « historique » en bas à droite lance la fenêtre. • La liste des commandes passée par le client s’affiche. • La sélection d’une commande permet l’affichage des lignes de commande correspondantes.

15. Passer une commande en BL • NB: Si vous disposez de la Gestion de Production TraceFlow®, c’est l’expédition de la marchandise qui génère la création du Bon de Livraison. • Pour générer le Bon de Livraison à partir de la commande dans EuroFlow®, il suffit de cliquer sur l’icône.

16. Passer un BL en factureFacture par facture • Pour générer une facture à partir d’un Bon de Livraison, il suffit de cliquer sur l’icône. • La facture s’affiche.

17. Passer un BL en facturePar regroupement de BL • Le Regroupement de BL permet de générer une ou plusieurs factures à partir de plusieurs Bons de Livraison.

18. Saisir un BL ou une facture • La saisie d’un BL ou d’une facture (donc sans passer par la commande) s’effectue de la même façon que la saisie d’une commande.

19. Saisir un règlement • Pour saisir un règlement client, cliquer sur le bouton « + » • Il faut ensuite répartir le règlement sur la ou les factures concernées

20. Saisir un Avoir • Pour passer une facture en avoir : • Pour saisir un avoir directement

21. Gérer les consignes d’emballages • Définir quels sont les emballages consignés

22. Gérer les consignes d’emballages • Statuts des consignes • Choisir l’état • Appuyer sur la touche de rafraîchissement pour afficher une synthèse des consignes • Lancer l’impression ou la visualisation.

23. Saisir une commande d’achat • Procéder comme pour une commande de vente avec les quelques différences suivantes : • Pas d’adresse de livraison ni de code export ou de type de vente à saisir • Indiquer en ligne de pièce si la commande est en nu ou logé 1 2

24. Générer les achats à partir des ventes • EuroFlow® permet de générer la commande ou la facture d’achat à partir de la commande ou la facture de vente. • Lorsque la pièce de vente est saisie et validée, cliquer sur l’icône « Génération de la pièce d’achat »

25. Générer les achats à partir des ventes • Une fenêtre apparaît Utiliser la touches « CTRL » pour sélectionner plusieurs lignes • Et « SHIFT » pour sélectionner une plage de ligne • Puis cliquer sur « Suivant » 1 2

26. Générer les achats à partir des ventes • Cet écran permet • Choisir le fournisseur • Indiquer si le fournisseur fourni également les emballages (« Nu ») ou si ces derniers sont fournis • La partie centrale montre un aperçu des montants et volumes en jeu • Les coûts de transport et d’emballages des lignes sélectionnées sont affichés • Enfin on peut saisir une commission à appliquer sur le prix brut ou net des coûts déjà déduits. 1 2 3 4 5

27. Générer les achats à partir des ventes • La pièce d’achat apparaît, il convient alors • de saisir les informations éventuellement manquantes telles que • Transporteur • Devise et règlement (si pas renseignés dans la fiche fournisseur). • de modifier les prix d’achat • de modifier les quantités achetées • Valider et fermer la fenêtre pour revenir à la pièce de vente • Répéter l’opération pour chaque fournisseur. • Dans le premier écran de sélection des lignes, n’apparaissent alors que les lignes qui n’ont pas été passées achat, ou bien celle passées en achat mais pour lesquelles la quantité achetée a été modifiée à la baisse • Exemple : pour une commande de deux palettes, générer la commande d’achat, modifier la quantité à 1 palette dans la commande d’achat, recommencer, la ligne apparaît avec une quantité restante à commander en achat de 1 palette. 1 2 3

28. Passer une commande d’achat en bon de réception • Pour passer une commande d’achat en bon de réception, il suffit de cliquer sur l’Icône depuis l’écran de commande • L’écran Bon de Réception apparaît, renseigner : • Cliquer à nouveau sur l’icône pour imprimer les fiches palettes. 1 2

29. Paramétrer et visualiser les coûts standards • Présentation de la gestion des coûts • Objectifs • Visualiser à tout moment la marge théorique dégagée par l’entreprise ou par une commande • Comparer les coûts standards au coûts réels pour mesurer la performance de l’entreprise • Calculer la rémunération des producteurs dans le cas d’une station • Démarche • Définir la décomposition des coûts de l’entreprise. Par exemple : • Coût de conditionnement • Coût de stockage • Frais généraux • Définir le niveau de précision et donc la façon avec laquelle les coûts s’appliquent différemment selon les caractéristiques d’une vente ou d’un produit • Calculer les coûts théoriques • Les renseigner • Dans le menu Coûts – Facturations / Gestion des coûts Et / ou • Au niveau de chaque conditionnement

30. Paramétrer et visualiser les coûts stdsParamétrage et objet des types de vente • Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Type de vente » • A quoi servent les types de vente ? • Le type de vente étant obligatoire, il faut en créer au moins un.

31. Paramétrer et visualiser les coûts stdsGestion des coûts • Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Gestion des coûts »

32. Paramétrer et visualiser les coûts stdsGestion des coûts de conditionnement • les coûts de conditionnement peuvent être gérées comme les autres coûts dans l’écran « Gestion des coûts » • Mais pour une gestion plus fine, il est également possible de rattacher des coûts à un emballage. • Se référer au chapitre « Paramétrer les conditionnements’ pour la saisie des coûts.

33. Paramétrer et visualiser les coûts stdsVisualisation • Dans chaque pièce, pour visualiser les coûts, cliquer sur le menu L’écran affiche alors • Le total de la pièce • Les coûts stations

34. Paramétrer les cotisations • Menu « Coûts et Cotisations / Gestion des cotisations • Saisir le code et le libellé dans l’onglet général • Indiquer dans l’onglet Application

35. Autres éditionsDEB • Edition de la DEB • Sélectionner la période • Lancer l’édition ou la visualisation.

36. Autres éditions Traites • Edition des traites • Lancer l’édition ou la visualisation.