Formation Utilisateur

1. FormationUtilisateur

2. Présentation du projet ESPADON Présentation d’Alfresco Présentation de l’interface Utilisation simple Utilisation avancée Objectifs

3. Présentation d’ESPADON

4. Objectifs Historique / Dates clés Marché Alfresco / SMILE Equipe Transversale ESPADON Projet ESPADON

5. ESpaces PArtagés de DONnées : principaux objectifs définis dans la note d’opportunité de la DSI : solution Nationale, simplicité de création et d’administration d’espaces partagés, espaces sécurisés (authentification, droits d’accès), interface WEB, accessibilité extérieure, espaces fiabilisés, gestion de version, logiciel libre ... Objectifs ESPADON

6. Septembre 2005 : Note d’opportunité DSI (CCMI) Novembre 2006 – Juin 2006 : Etude solutions existantes par le Groupe de Travail ESPADON1- Octobre 2007 – Février 2008 : Equipe Transversale ESPADON2: appel d’offre - marché Alfresco / SMILE Mars 2008 : Mise en Service http://partage.inria.fr 1 http://dsi.inria.fr/fonctionnement/gt_et/AnciensGT/espadon/index_html 2 http://dsi.inria.fr/fonctionnement/Operationnel/Espadon/ Historique / Dates clés

7. SMILE : société retenue après Appel d’Offre et Marché à procédure adaptée pour : la fourniture, l’installation, le paramétrage/ l’adaptation, la maintenance du produit Alfresco Marché Alfresco / SMILE

8. L’Equipe Transversale ESPADON : CR Nancy : Laurence Mansuy CR Rhône-Alpes : Frederic Saint-Marcel (animateur) CR Rocquencourt : Denis Buffenoir CR Rennes : Philippe Louarn CR Saclay, Lille, Bordeaux : Christian Poli CR Sophia Antipolis : Philippe Trémelet Siège & directions : Florian Dufour  En cas de problème/question demander à votre support local. ET ESPADON

9. Présentation Alfresco

10. Introduction à Alfresco Alfresco permet la gestion d'espaces collaboratifs pour des groupes de travail qui partagent et manipulent des documents.

11. Les Atouts d’Alfresco • Facilité d'auto administration et de délégation d'administration • Authentification iLDAP • Ouverture pour des correspondants externes (comptes externes) • Sécurisation des accès aux espaces/documents (droits d'accès / rôles) • Pas de contrainte sur les plateformes clientes : une interface Web (au minimum) • Sécurisation de la session de connexion au service (SSL) • Gestion de version de documents • Pose de verrous pour la gestion d'éditions concurrentielles • Outil de recherche intégré (LUCENE) sur méta données des documents et contenus non binaires • Accès webdav

12. Knowledge Portals Web Services Web Applications CRM App Server Portal Server Business Process Engine Virtual File System Content Repository Services Services FTP High Availability Content Processes CIFS WebDAV Hot Standby Full-text Indexes & Categories Metadata DBMS Storage L’Architecture d’Alfresco

13. Aperçu de l’interface Alfresco

14. Les Version d’Alfresco • Version Community • Gratuite • Laboratoire de fonctionnalités bêta • 2.9 B • Version Entreprise, • Payante avec licence • Supporté par Alfresco • 2.1.1

15. Présentation de l’interface

16. Présentation IHM • Accès par le navigateur web :https://partage.inria.fr • Accès sécurisé • Identifiant et mot de passe (LDAP)

17. Interface web • Authentification

18. Interface web

19. Interface web Menu utilitaire

20. Interface web Barre de menu

21. Interface web Espace de travail

22. Terminologie : Espace • Comme un dossier, mais pas uniquement • Contient des fichiers (content) et sous-espaces • Gère les droits • Définit des règles de contenu • Mappé sur un lecteur réseau

23. Terminologie : Contenu • Contenu : fichier (word, pdf, …) + méta informations • Métas informations  : ensemble de propriétés / valeurs • Tous types de fichiers (bureautique, images,…) • Propriétés : • Nom, format, langages, créateur, dates • « Aspects » • Versionnable • Catégorisable • Workflow

24. Options utilisateurs • Détails de l’utilisateur • Récupérés depuis LDAP, périodiquement • Préférences générales • Page de démarrage • Langue de l’interface • Langue des contenus • Gestion des éléments effacés : pas de limite de temps par défaut, on retrouve tous les éléments effacés

25. Explorateur de fichiers • Accès via un lecteur réseau (Webdav) • Authentification avec les identifiants LDAP

26. Utilisation simple d’Alfresco Contribution basique

27. Navigation Navigation dans l’arborescence : • Utilisation du « chemin de fer » • Changement de la pagination • Vues en icônes, détails, etc. • Icônes contextuelles • Utilisation des menus : presse papier, espaces récents, etc.

28. Actions basiques Gestion « d’espace » : • Création d’un espace • Création d’un espace à l’aide de l’assistant • A partir d'un Espace existant • En utilisant un modèle : un modèle est une arborescence préétablie, prête à l’emploi pour un cas d’utilisation précis • Modification d’un espace : renommage par exemple • Suppression d’un espace

29. Actions basiques Gestion de contenu : • Ajouter un fichier • Importer un fichier • Renseigner les méta informations • Modifier un fichier existant • Supprimer un fichier

30. Actions basiques Utilisation du Presse-papier : • Copier/Couper/Coller • En tant que lien

31. Recherche Simple • Accessible sur toutes les pages, barre de recherche en haut à droite • Recherche dans le nom et le contenu d’un document / d’un espace • Options de recherche (Filtre) • Tous les éléments • Nom du fichier et contenu • Nom du fichier • Nom du dossier

32. La vue « Détails » • Accès aux actions contextuelles d’un document ou d’un espace • Vue des différentes propriétés d’un espace ou d’un document Accès aux détails

33. Utilisation avancée d’Alfresco Contribution avancée

34. Moteur de recherche

35. Recherche Avancée • Recherche par espace • Options de recherche : • Filtre de la recherche simple • Par catégorie • Par emplacement • Par méta information standard

36. Sauvegarder une recherche • Permet de sauvegarder les critères de recherche • Possibilité de partager les recherches avec tous les utilisateurs

37. Travail collaboratif

38. Le check-out / check-in • But : • Travailler sur une copie de travail • Document initial verrouillé en lecture seule • Copie de travail modifiable • Mode opératoire : • Créer une copie de travail (« check-out ») • Modifier la copie de travail • Archiver la copie de travail (« check-in »)

39. Le versionning • Gérer des versions automatiquement (mineures, majeures) • Revenir à une ancienne version • Activer le versionning sur un contenu (désactivé par défaut), sur la vue détail • Ou créer une règle de contenu qui ajoute l’aspect « Versionnable » • Mettre à jour un document : • Par le lien simple • Par Check-in

40. Fil de discussion • Créer un fil de discussion sur • Un espace • Un contenu • Fil de discussion • Sujet • Messages

41. Espace des Forums • Espace des Forums : • Espace des Forums : contient des « Forums » • Forum : contient des « Discussions » • Discussion : un sujet et des messages • Analogie Espace/Contenu : • Espace Forum = Espace • Forum = Espace • Discussion = Contenu

42. Espaces des Forums

43. Gérer les droits

44. Gérer les droits • Pour donner les droits à un autre utilisateur sur son propre contenu • Partage en lecture, partage en écriture • Paramétrés par espace et par document • Fonctionnent par héritage par défaut (un document prend les droits affectés sur son espace parent)

45. Gérer les droits

46. Gérer les droits

47. Gestion des rôles • Attention : • les permissions héritées ne sont pas affichées. -Il n’est pas non plus possible de les copier/coller.

48. Gérer les droits Cliquer sur inviter puis rechercher un utilisateur par son nom ou son prénom (pas son login !) : Cliquer ici pour ajouter le couple « login / rôle » à la liste

49. Gérer les droits Prévenir les utilisateurs par email : Attention, si un utilisateur a plusieurs rôles, seul le premier apparaît ici.

50. Les comptes externes • Permet de créer un compte utilisateur • Par défaut : accès en lecture seule sur l’espace à partir duquel le compte a été créé • Automatiquement supprimé après une période de 3, 6, 12, 24 ou 36 mois selon le choix du créateur • Attention à bien remplir les nom, prénom et email de l’utilisateur car visibles et utilisables par tous