Nationell Patientöversikt Utbildning september 2013

2. Nationell PatientöversiktUtbildning september 2013

3. Linköpings kommun och NPÖ • Linköping ska börja som konsument september 2013 • Landstinget i Östergötland har börjat som producent sedan 1 maj 2012 • Ordinarie sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster i kommunen får tillgång till NPÖ i första etappen. • Vi utbildar alla användare under September, över 200 stycken, 11-18 September.

4. Samverkan med andra vårdgivare • Epikriser, utskrivningsmeddelande, läkemedelslistor etc kommer även fortsättningsvis att skickas med från LiÖ. • Under 2014 ska Linköpings kommun börja producera information i NPÖ och då kan andra vårdgivare, ex LiÖ, ta del av information från Treserva. Vi avvaktar införandet av NPÖ 2.0 nationellt, prognos april/maj 2014. • Fram till detta datum kommer viss behörig LiÖ personal, distriktsläkare och distriktssköterskor inom hemsjukvård, att få läsbehörighet i Treserva. • Fram till detta datum kommer kommunens hemsjukvårdspersonal (distriktssköterskor) att få läsbehörighet i Cosmic (eller via portal)

5. Nationell Patientöversikt • Sammanställning av patientinformation över organisationsgränser • Patientinformationen ska vara knuten till individen och inte till organisationen där den skapats • En ”hitta och titta” lösning per enskild patient • Förutsättningar för att kunna används sig av NPÖ • Patientens samtycke • Aktuell patient/vårdrelation • Nytta med att inhämta information från NPÖ

6. För att nyttja NPÖ ska medarbetaren ha ….. • SITHS-kort för stark autentisering. • Behörighet: Ett medarbetaruppdrag i HSA katalogen • Tagit del av regler och riktlinjer för att nyttja tjänsten NPÖ. • En aktuell vårdrelation till patienten samt ha behov av uppgifterna. • Samtycke från patienten för att få hämta vårdinformation från annan vårdgivare. • Patienten ska finnas registrerad tillgänglig i en databas som hanteras av omsorgskontoret på medarbetarens vårdenhet. (TGP webb admin). • Då hälso- och sjukvårdspersonal tagit del av information i NPÖ, som en del i sitt beslutsfattande, noteras det i ordinarie journalanteckning i Treserva.

7. Patientdatalagen och sammanhållen journalföring

8. Patientdatalagens syfte • Tillgodose patientsäkerhet och god kvalitet samt främja kostnadseffektivitet. • Personuppgifter ska utformas och behandlas så att patientens integritet och trygghet stärks. • Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem

9. Patientdatalagen - nyheter • Möjliggöra sammanhållen journalföring mellan flera olika vårdgivare. • Inga sekretessgränser INOM ett landsting eller kommun • Patienten får rätt att spärra uppgifter • Patienten kan få direktåtkomst till sin journal. Rätt att begära logguppgifter och vem som har tagit del av journalen • Patienten får rätt att införa avvikande mening

10. Ansvar • Ansvar definieras för vårdgivare, verksamhetschefer samt övrig hälso- och sjukvårdspersonal.

11. Ansvar, Vårdgivare • Inom PDL har vårdgivaren bl a ansvar för upprättande av villkor för tilldelning av behörigheter

12. Vårdenhet • Med vårdenhet avses en organisatorisk enhet som bedriver hälso- och sjukvård och som leds av en verksamhetschef. • Inom Linköpings kommun har vi valt att dela upp HSL verksamheten inom en vårdgivare i vårdenheter beroende på typ av verksamhet. • Vi har följande typer som ger uppdelning i vårdenheter per vårdgivare: • Äldreomsorg Säbo • Äldreomsorg Hemsjukvård (från jan 2014) • LSS • Socialpsykiatri • IFO

13. Ansvar Verksamhetschef • (Begreppet verksamhetschef är i detta avseende den befattningshavare som enligt 29 § hälso- och sjukvårdslagen svarar för verksamheten dvs vårdenheten. Det är alltså en funktion utpekad av lagstiftaren och inte att förväxla med en funktion som chef för en viss verksamhet.) • Verksamhetschefen har följande ansvar: • Att journalföringen sker på ett korrekt sätt. • Att personalens behörigheter är korrekta och lagliga utifrån personalens behov och arbetsuppgifter. • Kontroller av personalens åtkomst till patientuppgifter sker (loggkontroll). • Att personalen är informerad om bestämmelser i PDL och andra författningar • Verksamhetschefen behöver dock inte vara den som själv utför dessa arbetsuppgifter, utan de kan delegeras till en befattningshavare med kompetens för saken. I kommunal hälso- och sjukvård kan det t.ex. vara chefer för legitimerad personal eller chefen för boendet som ser till att personalens behörigheter är korrekta och ändamålsenliga. Loggar kan t ex med fördel tas fram av en central funktion inom vårdgivaren medan logg kontrollen t ex utförs av chefen för ett specifikt boende.

14. Ansvar Hälso- och sjukvårdspersonal Hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för följande: • för att personliga lösenord och hjälpmedel för autentisering inte kan bli tillgängliga för obehöriga. • för att datorer och andra informationsbärare som använts inte lämnas ut utan att patientuppgifterna är skyddade från obehörig åtkomst. • att endast ta del av patientuppgifter, om han eller hon deltar i vården av patienten eller av något annat ändamål som anges i 2 kap 4 och 5§ PDL behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvård. • att informera patienten om sammanhållen journalföring på den nivå så att ett samtycke kan inhämtas (om inte giltigt samtycke redan finns). • Informationsdokument samt riktlinje för inhämtande av samtycke finns på http://www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Organisation/Omsorg-och-aldreforvaltningen/Omsorgskontoret/Anvandarstod-leverera-vard-och-omsorg/Gemensamma-rutiner-och-riktlinjer/

15. Åtkomst

16. Spärr • Patienten kan välja att spärra information hos den vårdgivare som tillgängliggör patientinformationen. (Vi kommer inte att tillgängliggöra patientinformation förrän tidigast Q2-Q3 2014.) Spärr kan sättas bara för alla informationsmängder med undantag för läkemedel och uppmärksamhetssignal. • Spärrad information visas inte upp för användare. Om patienten har spärr visas det ett ”hänglås” i NPÖ. • Vårdnadshavare får inte spärra uppgifter om barn. • Det finns två typer av spärrar, yttre spärr och inre spärr. Yttre spärr innebär att patienten inte vill att informationen skall tillgänggöras för sammanhållen journalföring och inre spärr att informationen inte skall visas utanför vårdenheten. Det är inre spärrar som visas med hänglås.

17. NPÖ får inte nyttjas för kvalitetssäkring, det enda tillåtna syftet är vård och behandling!

18. Begrepp • Optout (optionalout) Innebär att patienten måste ta ställning till om den vill vara med i sammanhållen journalföring och aktivt ”säga ifrån” om man inte vill vara med annars tolkas det som att hen vill vara med. Vårdgivaren som tillgängliggör informationen har en informationsplikt om detta. • Spärr Uppgifter spärras, vilket innebär att utlämnande ej får ske till annan vårdenhet eller vårdgivare inom sammanhållen journalföring. • Nödläge Spärrar kan brytas vid nödsituationer. Dock kan en vårdgivare inte bryta spärr satt av annan vårdgivare, utan är hänvisad till den vårdgivarens processer för att bryta spärr. • Samtycke Innebär att patienten kan samtycka till att vårdpersonalen kan ta del av uppgifter om tidigare vård inom sammanhållen journalföring. Dokumenteras i patientjournalen.

19. Samtycke

20. Samtycke • Legitimerad personal ska informera patient om att uppgifter finns i sammanhållen journalföring och fråga om samtycke. • Patienten har rätt att neka vårdpersonal att ta del av annan vårdgivares dokumentation som finns i NPÖ.

21. Att inhämta samtycke • Om inte samtycke redan finns så frågar man patienten om hen samtycker till inhämtande av informationen i NPÖ. Det finns två typer av samtycken: • Samtycke till all information i sammanhållen journalföring (NPÖ) • Samtycke till uthämtade läkemedel(läkemedelsförteckning) • Samtycket kan gälla för enskild medarbetare eller hela vårdenheten. • Samtycket ska var tidsbegränsat, högst 5 år. Undantag Hemsjukvård och korttidsboende, där sätts tidsbegränsningen till förväntad vårdtid. • Dokumentera i Treserva, i ”Samtyckesmodulen”. • Ta del av ”Riktlinje för inhämtande av samtycke till sammanhållen journalföring” • Finns på http://www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Organisation/Omsorg-och-aldreforvaltningen/Omsorgskontoret/Anvandarstod-leverera-vard-och-omsorg/Gemensamma-rutiner-och-riktlinjer/

22. Att inhämta samtycke från barn eller från beslutsoförmögna • Individuell bedömning utförs, av legitimerad personal, om patientens bedöms ha förmåga att förstå informationen och ta ställning i frågan. • Beslutsoförmögna • Att vara beslutsoförmögen behöver inte vara ett statiskt tillstånd. Gör bedömning när patienten kan svara. • Varaktigt beslutsoförmögna. Behovet av nödvändig vård bestämmer. • Barn • Gör en mognadsprövning. Om barnet är moget gäller barnens ställningstagande. • Om inte mognadsgrad finns gäller behovet av vård. • Förälder eller närstående kan inte påverka barnets samtycke.

23. Dokumentation av samtycke • Vilket beslut patienten tagit till samtycke för sammanhållen journalföring och läkemedelsförteckning dokumenteras i patientjournalen ”i samtyckesmodulen” i Treserva. • Begränsningar i samtycket, t ex att samtycket bara gäller en vårdpersonal dokumenteras i samma modul. • Om patienten är varaktigt beslutsoförmögen eller ett ej moget barn att ta beslut och nödvändigt behov av vård finns dokumenteras detta i ”samtyckesmodulen” i Treserva som olika samtyckestyper och frastext från Riktlinje. • Dessutom om sökning i NPÖ skett så dokumenteras detta i patientjournalen.

24. Samtyckesmodulen i Treserva

25. Demo NPÖ • www.inera.se • Vårdtjänster • Nationell Patientöversikt, NPÖ • Demomiljö • Tillgängliga personnummer till demomiljön • Till höger i bilden finns länk till NPÖ Demomiljö och Lathund för Demomiljö

29. Viktigt att tänka på • Samtycke till sammanhållen journalföring och läkemedelsförteckningen är olika samtycken. • All information finns inte med i NPÖ.

30. Information från Landstinget i Östergötland just nu: • Patientens namn, personnummer, adress, telefonnummer, kontaktuppgifter till närstående eller företrädare och om det finns ett tolkbehov. • Journalinformation: Olika anteckningar och sammanfattningar från vård- och omsorgsbesök eller vistelser. • Diagnoser • Läkemedel • Uthämtade läkemedel på Apotek, kräver fn förskrivarkod. (Läkemedelsförteckningen Apotekens Service). • Ordinerade och förskriva läkemedel från slutenvården, från Cosmic. • Patientens kontakter med vård- och omsorg. Till exempel om du besökt vårdcentral, varit inlagd på sjukhus eller pratat med läkare i telefon. • LiÖ håller på att ansluta: • Klinisk Kemi (Väntar på rättning av fel i NPÖ) • Uppmärksamhetssignal (Spärrinformation måste bort i Cosmic)

31. Information från alla vårdgivarna om tillgänglig information i NPÖ • www.inera.se • Allmänt: http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/NPO/ • Tillgänglig information från respektive vårdgivare:http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/NPO/Inforande1/Tillgangligt-per-vardgivare/ • Vilka vårdgivare är anslutna:http://www.inera.se/TJANSTER--PROJEKT/NPO/Inforande1/Anslutna-vardgivare/

32. Privata som är anslutna från LiÖ • Johannelunds Vårdcentral AB • Rehabpartner i Söderköping AB • Rehab Support • Geriacare AB

33. Exkluderade enheter inom LiÖ • Psykiatriska kliniken US • Barn och ungdomspsykiatriska kliniken US • Barn och ungdomspsykiatriska kliniken ViN • Beroendekliniken US • Beroendekliniken ViN • Psykiatriska kliniken, ViN • Råd,stöd och hälsa, NSC och NSÖ • Unga vuxna, NSCÖ • LSS Linköping • Ungdomsmottagningar LiÖ • Hudkliniken Östergötland • Infektionsklinikens Östergötland • Lab patologi och cytologi genetik • Flyktingmedicinskt centrum • KUP-teamet • Neuropsykiatriskt länsteam • Psykiatri- och habiliteringsenheten NSV • Rättspsykiatriska kliniken • Ätstörningsenheten länsteam • Smittskydd • Vårdhygien • Landstingsupphandlade Privata Vårdgivare: • Sjukgymnast Helena Lundgren • TeamOlmed Syd AB • Vårdcentralen Östertull • Barn- och familjepsykologiskt centrum Åtvidaberg • Folktandvården • Länsteam habiliteringsenhet • Barnhälsovården Östergötland

34. Exkluderad information • All information om patienter med reservnummer F- eller U-nummer • All information om personer med skyddade identiteter • All information om avlidna patienter • Vårdkontakter i Cosmic som är äldre än 2008-12-31 • Inställda, makulerade, avbrutna, avbokade, uteblivna vårdkontakter samt vårdkontakter på väntelistan som är obokade • Sparade, osignerade anteckningar som har skrivits av sekreterare för annan hälso- och sjukvårdspersonal. (När hälso- och sjukvårdspersonal själv skrivit anteckningen och sparat, visas den i NPÖ även om den ligger osignerad) • Journalreferenser och Journaltabeller • Information klassad i sekretessklass 4.1 och 4.2 • Analyssvar gällande HiV och alla prover kopplade till sexuellt överförda sjukdomar

35. Behörighet

36. Uppdragshanteringen • PDL föreskriver att varje vårdgivare ska upprätta villkor för tilldelning av behörigheter, dvs bestämma vem som kan läsa patientinformation för vårdgivarens patienter. • För NPÖ (och Pascal) använder man HSA katalogen för denna tilldelning. Funktionen innebär att vårdgivaren tilldelar en behörighet för sin personal (egen och inhyrd) att läsa patientinformation om egna patienter i ett sk ”medarbetaruppdrag”. • NPÖ (och Pascal) kontrollerar sedan om medarbetaruppdraget finns innan man kan fortsätta använda tjänsten. För att få läsa patientinformationen måste man givetvis passera de andra kontrollerna också. Tex inneha samtycke och vårdrelation. • Linköpings kommun har tagit fram en webbtjänst där varje vårdgivare själv kan hantera medarbetaruppdragen. Den kallas ”Uppdragshanteringen”

37. Uppdragshantering • För varje vårdenhet finns ett ”medarbetaruppdrag”. • För varje vårdenhet finns också en registrerad verksamhetschef. • Verksamhetschefen har automatiskt behörighet att logga in i Uppdragshanteringen och lägga till medarbetare i medarbetaruppdrag för sin/sina vårdenheter. • Verksamhetschefen kan också delegera arbetet med att tilldela medarbetaruppdrag. Det gör man i samma webbtjänst genom att tilldela ett särskilt administrationsuppdrag till de personer som ska hantera medarbetaruppdragen • SITHS kort krävs för att kunna jobba med Uppdragshanteringen och för att kunna få behörighet till Pascal och NPÖ

38. Uppdragshantering • Alla tilldelningar av behörighet är tidbegränsade (fn 12 månader). • Verksamhetschefen eller person med delegation måste gå in och förlänga de uppdrag som ska vara kvar, annars tas de bort när tiden har gått ut. Då stoppas åtkomst till Pascal och NPÖ. • För att underlätta förlängning av uppdrag skickas mail ut med påminnelser. Det finns funktioner i Uppdragshanteringen som gör det enkelt att förlänga uppdrag för många personer samtidigt. • Det går att ta ut listor på vilka personer som finns i varje medarbetaruppdrag m.m.

39. Ytterligare info • En medarbetare kan finnas i många olika medarbetaruppdrag hos flera olika vårdgivare • En vårdgivare kan bara administrera medarbetaruppdrag för vårdenheter i dess egen verksamhet • Det går inte att delegera administrationsuppdrag till någon utanför den egna vårdgivaren (företaget) • Treserva förvaltning kan vid problem eller fel gå in och manuellt ändra medarbetaruppdrag för all personal • Uppdragshanteringen styr tillgång till både NPÖ och Pascal samtidigt. Det går inte att ge behörighet till bara en av dem • Riktlinje avseende behörigheter finns på http://www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Organisation/Omsorg-och-aldreforvaltningen/Omsorgskontoret/Anvandarstod-leverera-vard-och-omsorg/Gemensamma-rutiner-och-riktlinjer/

40. Innan alla verksamhetschefer fått SITHS kort (interimslösning) • Kör ni Pascal idag kan ni köra NPÖ på samma uppdrag. • Om ni inte kör Pascal med vill köra NPÖ, kontakta användarstöd på Omsorgskontoret, så hjälper de till med att lägga upp ett temporärt medarbetaruppdrag. • När alla Verksamhetschefer samt de som de delegerat till fått SITHS kort, så görs en omläggning. Då kör vi på Uppdragshanteringens uppdrag. • Vi annonserar när vi byter. Om troligtvis 3-4 veckor.

41. Loggar och säkerhet

42. Loggar och säkerhet • Vårdgivaren skall systematiskt kontrollera vem som tagit del av patientuppgifter genom loggning • Patient kan begära ut logglistan från vårdenheten • NPÖ-loggar skickas ut till respektive verksamhetschef.

43. Titta inte i er egen journal via NPÖ • Titta inte i era anhörigas eller vänners journal via NPÖ, även om de tillåter det. • Allt loggas och kontroller förekommer regelbundet • Riktlinje avseende logganalys finns på: • http://www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Organisation/Omsorg-och-aldreforvaltningen/Omsorgskontoret/Anvandarstod-leverera-vard-och-omsorg/Gemensamma-rutiner-och-riktlinjer/

44. Ansvarsförbindelse

45. Ansvarsförbindelse • Sekretesslagen (SFS 1980:100) • Personuppgiftslagen (SFS1998:204) • Patientdatalagen (2008:355) • Förutsättningar • att du har fått patientens samtycke till att använda sammanhållen journalföring enligt den riktlinje som Medicinsk ansvarig sjuksköterska/Medicinsk ansvarig för rehabilitering gett information om • att du har en aktuell patientrelation • att det finns en nytta och ett behov för patienten att användaren tar del av uppgifter i sammanhållen journalföring

46. Påföljd • Jag är medveten om att obehörigt användande av Nationell Patientöversikt kan leda till arbetsrättsliga åtgärder som skriftlig varning, avstängning, uppsägning eller avsked. Man kan även dömas för dataintrång, vilket kan leda till böter eller fängelse upp till två år enligt Brottsbalken 4 kap 9c §.

47. Som användare av sammanhållen journalföring är jag dessutom: • personligt ansvarig för min behörighet som jag inte får låna ut till någon annan • personligt ansvarig för att mitt eTjänstekort och kod till denna förvaras på ett sådant sätt att obehöriga inte kommer åt det • medveten om att mitt lösenord endast är mitt och ska hållas hemlig för andra personer • medveten om att mina val i sammanhållen journalföring loggas, kopplas till min användaridentitet och att kontroller sker kontinuerligt • uppdaterad om regler och rutiner samt att följa dessa • ansvarig att rapportera till närmaste chef om brister i rutiner eller om oegentligheter upptäcks • ansvarig om att kontrollera att rätt behörighet tilldelats till mig som användare • att jag endast ska ta del av den information jag behöver för att ge en god och säker vård • medveten om att med tillgång till sammanhållen journalföring beaktar jag sekretess och inre sekretess enligt de lagar och föreskrifter som finns, med tanke på att jag får tillgång till andra myndigheters information om patienter

48. www.linköping.se