ReKoord-projektet Nationell utvärdering av koordinatorsfunktionen

1. Disposition Syfte Material och metod Definition Hinder och framgångsfaktorer Beskrivning av arbetsuppgifter Slutsatser ReKoord-projektet Nationell utvärdering av koordinatorsfunktionen Inom sjukskrivnings- och rehabiliteringsområdet (i primärvården) koordinatorn = spindeln i nätet

2. Forskargrupp Annie Hansen Falkdal, projektledare, PhD, leg arbetsterapeut, rehabiliterings-/socialförsäkringsforskare, Staben för verksamhetsutveckling, Västerbotten läns landsting. Sonya Hörnqwist Bylund, PhD, biomedicinsk analytiker, arbetsmiljöforskare, Staben för verksamhetsutveckling, Västerbotten läns landsting. Curt Edlund, PhD, socionom, rehabiliterings-/socialförsäkringsforskare, Institutionen för hälsovetenskap, Mittuniversitetet, Östersund. Urban Janlert, professor, leg läkare, Institutionen för folkhälsa och klinisk medicin, Umeå Universitet och Staben för verksamhetsutveckling, Västerbottens läns landsting. Birgitta Bernspång, professor, leg arbetsterapeut, Institutionen för samhällsmedicin och rehabilitering, Vice dekan medicinska fakulteten, Umeå Universitet.

3. Syftet var att utföra en nationell utvärdering av koordinatorsfunktionen inom sjukskrivnings- och rehabiliteringsområdet • Hur ser organisation, uppdrag och innehåll ut och vilken/vilka professioner arbetar i rollen som koordinator? • Vilka effekter av rollen koordinator ses när det gäller nöjdhet hos patienter, medarbetare och samverkanspartners? 3. Vilken kompetens är den mest optimala för rollen som koordinator inom detta område?

4. Material och metod Besök i 14 län, telefonkontakt med resterande fem länen Enkäter – 420 enkätsvar från patienter, koordinatorer, processledare Analyser av enkäterna har skett både med kvantitativ och kvalitativ metod Intervjuer – 10 fokusgrupper (med processledare, koordinatorer och läkare samt med ledare och personliga handläggare inom Försäkringskassan). 76 enskilda intervjuer (med koordinatorer, läkare, processledare , verksamhetschefer samt med personliga handläggare inom Försäkringskassan och med arbetsförmedlare). Samtliga intervjuer skrevs ut ordagrant och analyserades med innehållsanalys samt diskuterades i forskargruppen. Ytterligare material: 13 rapporter från länen och forskningsartiklar (nationella och internationella)

5. Definition av koordinatorsuppdraget: Hälso- och sjukvårdens koordinatorer ska i första hand förbättra och koordinera arbetet inom vården när det gäller utredning, behandling och rehabilitering för sjukskrivna och patienter som riskerar sjukskrivning. De ska dessutom vara kontaktpersoner mellan olika enheter inom vården och mellan vården och övriga aktörer i samhället.

6. Koordinatorer inom hälso- och sjukvården: • - finns inom primärvård i 19 av 21 landsting • - finns också på alltfler kliniker i många landsting • Denna studie handlar om koordinatorer inom primärvården • Antalet koordinatorer i primärvården uppskattas till • ca. 500 personer vilka arbetar mellan 5% och heltid. • Koordinatorerna har olika grundprofessioner: • arbetsterapeuter • sjukgymnaster • socionomer (kuratorer) • sjuksköterskor • medicinska sekreterare • psykologer • före detta försäkringskasseanställda • enstaka andra med annan bakgrund

7. Övergripande bedömning från studien • Funktionen koordinator har en mängd positiva effekter: • för patienters rehabilitering • patienter beskriver koordinatorn som ett bollplank som visar • engagemang, respekt och förståelse. • för läkare och andra medarbetares arbete med sjukskrivning och rehabilitering • medarbetare värdesätter koordinatorns kunskap i • försäkringsmedicin och att denne byggt upp nätverk och • struktur som underlättar • för samverkan med externa aktörer • externa aktörer uttrycker att koordinatorerna på • hälsocentraler ger dem ”en väg in i vården” genom att • förmedla information och bidra till att möjliggöra tidig • rehabilitering.

8. Hinder – framgångsfaktorer för koordinatorns arbete Det finns en spegeleffekt mellan hinder och framgångsfaktorer Försäkringsmedicin Landstingens uppdragsbeskrivningar Lokala riktlinjer Verksamhetschefers engagemang Processledningars närvaro Arbetstid i förhållande till uppdragen Samarbetet med läkargruppen Samarbetet i team (internt och externt) ”rätt patienter”

9. 8. Organisatör, Statistik (bearb./analys Samarbetspartner Fk, Af, m.fl Rådgivare/kunskapsförmedlare Kontaktperson/coach sjukskrivna Kontaktperson/coach förebyggande Utforskare/bedömare pat.behov Teamledare rehab.team Teamledare rehabgarantiarbete Rådgivare till läkare – intyg mm Utbildningsansvarig på enheten ”STEGEN” Arbetsuppgifter för koordinator 7. Organisatör, statistik (bearb./analys) Samarbetspartner Fk, Af m.fl. Kontaktperson/coach sjukskrivna Kontaktperson/coach förebyggande Utforskare/bedömare pat.behov Teamledare rehab.team Ev. utbildningsrådgivare 6. Organisatör, Statistik (bearb.) Samarbetspartner Fk, Af m.fl. Rådgivare/kunskapsförmedlare Kontaktperson/coach sjukskrivna Utforskare/bedömare pat.behov 5. Organisatör, Statistik (hämtning) Kontaktperson Fk, Af m.fl Kontaktperson sjukskrivna Rådgivare/kunskapsförmedlare 4. Organisatör, statistik (hämtning) Kontaktperson Fk, Af m.fl, Ev. rådgivare 3. Organisatör, Statistik (hämtning) Kontaktperson Fk, Ev. rådgivare 2. Kontaktperson Fk 1. Tidbokare (kan finnas i alla ovan)

10. Nummer (7) 8 på stegen: • Organisatör, • Statistik (bearbetning och analys) • Samarbetspartner Fk, Af, m.fl • Rådgivare/kunskapsförmedlare • Kontaktperson och coach sjukskrivna • Kontaktperson och coach förebyggande arbete • Utforskare/bedömare med patienten om behov • Teamledare rehabiliteringsteam (internt, externt) • Teamledare rehabiliteringsgarantiarbete • Rådgivare till läkare – intyg mm • Utbildningsansvarig på enheten Tidbokning och att ta ut statistik kan ligga på annan medarbetare Spindeln i nätet

11. för att klara koordinatorsuppdraget krävs såväl teoretiska och erfarenhetsmässiga kunskaper som personliga egenskaper. Viktiga egenskaper att ha organisationsförmåga och administrativ skicklighet, att kunna arbeta självständigt men ändå ha samarbetsförmåga och social kompetens, att vara uthållig, att vara drivande, handlingskraftig och initiativrik, ”att kunna ha många bollar i luften”.

12. Viktiga kunskaper Försäkringsmedicin och omvärldskunskap: regelverk, uppdrag, arbetssätt, struktur och kultur, ansvar och roller, kontaktvägar internt och till externa aktörer. Medicinsk kunskap och rehabiliteringskunskap Tidigare erfarenhet av att arbeta i vården. Också viktigt att ha kunskaper i: samtalsmetodik och kommunikation, att arbeta i och leda team, hur man tar tillvara patientens resurser, hur man motiverar till förändring.

13. Slutsatser (”rekommendationer”) Koordinatorn är en viktig medarbetare inom Försäkringsmedicin (FM). Ämnet måste bli mera känt och implementerat i hälso- och sjukvården. Koordinatorn måste få mandat och stöd från chefen, stöd från processledningen, och finnas i ett koordinatorsnätverk. Central uppdragsbeskrivning ska ha tydliga uppdrag för FM inkl. för koordinator, samt ange vilka patienter som ska prioriteras. Lokala riktlinjer ska innehålla alla centrala uppdrag och ska innehålla klara rutiner och tydligt ange koordinatorns arbetsuppgifter i prioriteringsordning. Uppföljningar av uppdrag och riktlinjer, inkl. koordinatorns arbete, måste förbättras.

14. forts. Slutsatser • Koordinatorns arbetstid måste harmoniera med uppdragen. • Rätt urval av patienter enligt uppdrag. • Bra samarbete med läkare och externa aktörer är nödvändigt och behöver utvecklas. • Arbetsuppgifter som rekommenderas för att ge full upplevd effekt är enligt ”Spindeln i nätet” i rapporten, (dvs. de två översta i figuren med ”stegen”). • Det är nödvändigt – för patienters sjukskrivnings- och rehab.process - att arbetssättet med koordinatorer fortgår och utvecklas med strävan efter ständiga förbättringar.

15. Vår förhoppning med detta arbete är att rapporten ska spridas och vara värdefull vid fortsatt planering av arbetet med koordinatorer inom hälso- och sjukvårdens försäkringsmedicinska område. TACK!