Time Management

1. Time Management Pascal Engels Senior Consultant

2. Inhoudstafel • Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren • Deel 2 – Time Management • Deel 3 – Tijdrovers en tijdbespaarders • Deel 4 – Self management • Deel 5 - Communicatie

3. Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren

4. Uitgangspunten Iedereen heeft even veel tijd – niet “even weinig” Verloren tijd komt niet meer terug Stoppen met het verzinnen van excuses waarom we geen tijd hebben We kunnen ons tijdsgebruik zelf in eigen handen nemen als we dat maar aandurven

5. Enkele cijfers(bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004) • Op een gemiddelde werkweek van 45 uur, zijn we 17 uur niet productief • We vergaderen gemiddeld 5,6 uur per week • 69 % zegt dat vergaderingen niet productief zijn • Slechts 34 % gebruikt een agenda • We krijgen gemiddeld 42 e-mails per dag • Redenen voor een mindere productiviteit: onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie, geen prioriteiten

6. Natuurlijke voorkeuren – Ook in het omgaan met onze tijd en met die van anderen • MBTI • Mezelf en anderen beter leren kennen • Leren hoe de eigen sterktes en de sterktes van anderen te verzilveren • Het toevoegen en vermeerderen van vlakken waar ik soms naast kijk of vlakken die voor mezelf niet gemakkelijk toegankelijk zijn

7. De 8 MBTI voorkeuren • Waaruit haalt het individu zijn energie ? • Extraversion-Introversion • Hoe neemt het individu informatie op ? • Sensing - Intuition • Hoe neemt het individu beslissingen ? • Thinking-Feeling • Hoe richt het individu zijn leven in ? • Judging - Perceiving

8. Sterke kanten Actie, de taken snel afhandelen Graag verschillende zaken tegelijkertijd Geen (minder) last van interrupties Potentiële problemen Reageren dikwijls te snel Ongeduldig Laten zich verstrooien Sterke kanten Concentratie en focus Ronden een taak helemaal af Denken na over tijden eisen Potentiële problemen Moeilijkheden om te starten Moelijkheden om te eindigen Extraversion - Introversion

9. Sterke kanten Houden alle details bij Aandacht voor de onderdelen of de stappen Gaan gestructureerd met hun tijd om Potentiële problemen Nemen onvoldoende afstand om te zien wat werkelijk belangrijk is Beschouwen iets als af als alle details verwerkt zijn Sterke kanten Zien tijd als iets flexibel Gaan ervan uit dat alles mogelijk is Kunnen veel taken tegelijk aan Potentiële problemen Moeilijkheden om zich te focussen op het objectief Plaatsen teveel vraagtekens Kunnen zich overweldigd voelen door de vele mogelijkheden Sensing - Intuition

10. Sterke kanten Duidelijke doelstellingen Analyseren en beoordelen taken Kunnen zich afzijdig houden Ontwikkelen structuren om de zaak aan de gang te houden Potentiële problemen Kunnen de tijd die anderen nodig hebben verwaarlozen Moeilijkheden om de onderbrekingen te beheersen (TJ : verveling - TP : excuus om andere dingen te doen) Sterke kanten Hun prioriteit ligt bij de andere mensen Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden Potentiële problemen Riskeren om te veel tijd te spenderen aan het verzamelen van ‘persoonlijke’ gegevens en zich af te vragen hoe die beslissing overkomt Andere personen zijn belangrijker dan het objectief op zich Thinking - Feeling

11. Judging - Perceiving Deze voorkeuren hebben een heel directe en heel opvallende relatie met time management Judging en Perceiving zijn allebei manieren om werk te organiseren en de taken uit te voeren De meeste time managementsystemen richten zich graag op de Judging-wijze en zien Perceiving als een gebrek aan time management

12. Sterke kanten Georganiseerd en gestructureerd Houden van lt- en kt-planning Maken hun werk af Houden een agenda bij Ontwikkelen routines waarmee ze tijd sparen Potentiële problemen Moeilijkheden om de onderbrekingen te sturen Moeilijkheden tot delegeren Sterke kanten Prioriteit ligt bij de andere Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden Potentiële problemen Moeilijkheden met het accepteren van te strikte tijdsbestek Judging - Perceiving

13. Deel 2 – Time Management

14. Eén van de veledefinities • Richt zich op methoden • Om via een efficiënte én effectieveweg • Gedrag en energie optimaal aan te wenden • Om zo bepaalde doelen te bereiken • Binnen de beschikbare tijd • En rekening houdend metonvoorzienezaken

15. Effectiviteit WAT De juiste taken uitvoeren -> Taakomschrijving De juiste resultatenbereiken -> Objectieven Ben ik bezig met de juiste dingen of doe ik een ander zijn/haar werk Organisatieprobleem Efficiëntie HOE Hoe organiseer ik mij het best Verlies ik tijd Kan het eenvoudiger Kan ik delegeren Is time management-probleem Effectiviteit en efficiëntie De taken juist uitvoeren De juiste taken uitvoeren

16. Fundamenten van time management • Taakomschrijving en objectieven • Taken en opdrachten • Prioriteiten • Planning • Werkafspraken • Werkomgeving

17. Organisatieniveau Teamniveau Persoonlijk niveau Korte termijn Lange termijn Zijn ze SMART ? Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch (ook qua deadlines) Tijdsgebonden Taakomschrijving en objectieven Absolute basisvoorwaarde voor Time Management Waar moet ik naartoe ? ? ?

18. Taken en opdrachten Activiteiten = alles wat ik doe tijdens de werkuren Afgesproken objectieven

19. Prioriteiten dringend actie ondernemen delegeren A C Do Delegate belangrijk niet belangrijk plannen niets doen B D Do (later) Dump niet dringend

20. Impuls Slow down “Neen, …” leren zeggen Expliciete bedenktijd Implicietebedenktijd Zin om neen te zeggen • Mag ik neen zeggen? • Kan ik neen zeggen? • Hoe ga ik neenzeggen? • Herformuleren • Open vragen • -Gesloten vragen • Rambo/bulldozer: neen, want • Sloef/slaaf: ja, tegen de zin • Gladde paling: ja, maar … niet nu • Partnership: neen, want, maar, …

21. Planning van de werkdag in functie van het eigen bioritme 08.00 09.00 12.00 14.00 16.00 17.00 Planning A-taken C-taken B-taken Buffer

22. Tips voor een prima agenda • Ik heb mijn agenda altijd bij mij en ik berg hem altijd op dezelfde plaats op • Ik beheer mijn tijd met één centraal instrument en ik hou er ook geen dubbele agenda op na • Ik noteer altijd alle nodige gegevens (contactpersoon, adres, …) • Ik noteer niet alleen wanneer de afspraak begint maar ook wanneer die eindigt en uiteraard plan ik ook tijd in voor de verplaatsingen tussen twee afspraken • Ik schrijf met potlood. Aanpassingen zijn schering en inslag en gommen is beter dan schrappen • Ook mijn dagelijkse 'to do'-lijstje noteer ik in mijn agenda • Ik plan ook wat tijd in voor mezelf. Voor taken die flink wat concentratie vergen, blokkeer ik tijd in mijn agenda • Ik plan ruime overgangen tussen mijn diverse bezigheden

23. Waarheden als koeien . . . • “Tijd plannen is tijd sparen” • “ When you fail to plan, you plan to fail” • “Elke onderbroken taak is minder doeltreffenden vraagt meer tijd, dan wanneer er onafgebroken aan gewerkt wordt” • Zorg voor een goed data-beheer: namen, telefoonnummers, adressen, . . . • Communiceer uw planning tijdig naar de collega’s (bv. electronische agenda) • Eén ding is belangrijk : het systeem moet werken !

24. Werkafspraken • Algemeen • Evalueer geregeld bestaande werkafspraken op hun actualiteit en giet ze in procedures • Efficiëntere werkprocedures = tijdwinst ! • Durf bestaande manieren van werken veranderen • Geef creativiteit een kans Time Management = Kwaliteitszorg

25. Werkomgeving – De werkpost • Opstelling bureaumateriaal  Waar staat/ligt alles ? • Let op voor die “leuke” post-its • Ruim elke avond op (betekent niet noodzakelijk “clean desk”) • Hou enkel de lopende dossiers op uw bureau

26. Werkomgeving – Klassementsysteem • In functie van belangrijkheid • Constant nodig • Geregeld nodig • Niet meer nodig • Ook hanteerbaar voor de collega's ! • Verwijder documenten als u ze niet meer nodig heeft • Transparantie van papier – bestanden op pc - mailbox

27. 5S: Dé methode om orde en netheid te creëren en te behouden Orde en netheid behouden Netheid creëren Orde creëren SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE Verwijder overbodige Geef alles een plaats Heb discipline Verbeter Reinig Inspecteer Vermijd vervuiling Selecteren Structureren Schoonmaken Standaardiseren Standhouden “5S”: dé oplossing

28. Mijn eigen time management • Vul voor u zelf de vragenlijst in en ontdek uw eigen sterke en te verbeteren punten op vlak van • Taakbewaking • Overwerktheid • Planning • Ordelijkheid • Efficiëntie • Prioriteiten stellen • Uitstellen

29. Deel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaarders

30. Tijdrovers • Tijdrovers opsporen • Hou een lijstje bij en noteer wanneer en waardoor je gestoord wordt • Rangschik naar belangrijkheid • Werk eerst de grootste weg • Onvoorspelbaarheid is geen excuus ! • Tijdrovers bestrijden • Hoe in de toekomst opvangen • Zelf aanpassen -> Van jezelf afhangend • Via de organisatie -> Van het systeem afhangend

31. Tijdrovers en hun aanpak • Telefoons - Delegeren - Antwoordapparaat inschakelen en terugbellen - Voor “veelbellers” ander kanaal voorzien • Familie - Meer tijd voor hen voorzien -> Plannen - Anticiperen • Zelf te laat beginnen - Meer zelfdiscipline - Meer orde hebben - Dwingende afspraken voorzien - Duur van activiteiten beter inschatten - Buffermomenten voorzien - Activiteiten voorbereiden - Agenda (leren) gebruiken • Vergaderen - Zie deel 5

32. Tijdrovers en hun aanpak • Te veel werk hebben - Meer delegeren - Minder en efficiënter vergaderen - Plannen, prioritiseren, neen zeggen • Te veel willen afwerken - Minder detailistisch zijn - Niet te perfect willen afwerken • Vaak afgeleid worden - Deur dicht doen - Met je rug naar de deur zitten • Onverwachte bezoekers - Ontvangen buiten uw eigen bureel - Blijven staan, niet gaan zitten

33. Tijdsbespaarders • Plannen • Plannen is NOOIT tijdverlies! • Geeft zicht op de benodige tijd en brengt rust • Laat tijdrovers uw planning niet verstoren • Besteed 2/3 van uw tijd aan uw A- en B-taken • Zoek uw eigen manier van tijdsindeling • Schrijf u in in uw werkomgeving • Delegeer waar mogelijk  Alle partijen worden er beter van ! • Bekijk geregeld uw kantoorinrichting

34. Tijdsbespaarders • Hou je eigen gestelde deadlines realistich • Doe aan auto-controle: hoeveel werkt u écht / wanneer levert u toegevoegde waarde • Bereid uw gesprekken voor (wat moet ik te weten komen en welke vragen ga ik daarvoor stellen) zodat ze efficiënt en snel verlopen • Neem geregeld tijd voor... tijd (time out!) • Ons lichaam heeft geregeld rust nodig: pauzes en vakanties zijn nodig

35. Deel 4 – Self management

36. Van time management naar self management U draagtzelfde verantwoordelijk voor uw eigen tijdplanning en tijdsgebruik = ZELFMANAGEMENT ! - U hebt uw tijd in eigen handen - U moet zelf keuzes maken

37. De grote uitdaging ! Self management • Zelfsturing • wat wil ik zelf Centrale sturing wat wil men van mij

38. Mijn selfmanagement-balans • Mijn job • Mijn familie • Mijn hobby’s Hoe is mijn work-life balance ?

39. Deel 5 - Communicatie

40. Het communicatieproces Boodschap Zender Ontvanger via kanaal Feedback Omgeving en context

41. Communicatie om samen te winnen Samenwerkingsbenadering een manier om de dagelijkse problemen in verband met de taak positiever en efficiënter te benaderen De uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruiken

42. Resultaten van een efficiënte communicatie • Meer informatie en informatie die begrepen wordt • Betere resultaten • Hoge aanvaardingsgraad • Grotere motivatie • Betere relaties • Bijzondere aandacht voor • Vergaderen • E-mail

43. Vergaderen - Definitie Een efficiënte vergadering is een groep mensen die – goed voorbereid - doelgericht en op een systematische manier een oplossing vindt voor een welomschreven bestaand probleem

44. Tijd is kostbaar. Daarom: • Voorbereiding • Keuze van het juiste soort vergadering • Keuze van de juiste deelnemers in functie van hun verwachte inbreng • Voorzitter kent zijn rollen als procesbewaker, inhoudsbewaker, moderator en evenwichtsbrenger • Secretaris is aangeduid als verslaggever • Deelnemers weten wat hun boodschappen en eraan gekoppelde doelen zijn • Er is een gestructureerde agenda en hij is tijdig verstuurd • Plaats en moment van vergaderen zijn goed gekozen

45. Tijd is kostbaar. Daarom: (Cont’d) • Deelnemen • Vergadering verloopt gestructureerd en procesmatig • Er worden regelmatig samenvattingen gegeven • Sluiten • Er is een samenvatting van de besprekingen • Er worden beslissingen genomen • Er is een actieplan •  Wie - doet wat - tegen wanneer ! ! !

46. De overtuigende vergadering • Stap 1 – Beschrijving van nu-situatie en probleemdefiniëring • Exacte beschrijving/definiëring van het aan te pakken probleem • Van fundamenteel belang om tot een effectieve oplossing te komen • Situatie waar men tijd voor moet nemen • Elke deelnemer moet akkoord zijn met de probleemdefiniëring en moet het probleem op dezelfde manier zien en begrijpen • Stap 2 – Zoeken naar de oorzaak • Zoeken naar het waarom van het probleem • Definieer één oorzaak die zal aangepakt worden

47. De overtuigende vergadering • Stap 3 – Zoeken naar oplossingen  Brainstorming • Stap 4 – Opstelling criteria • De groep stelt samen criteria op waaraan de oplossing moet voldoen • Stap 5 – Keuze van de oplossing • Aangebrachte ideeën toetsen aan de criteria • Aanduiding van een “oplossing-eigenaar”

48. De overtuigende vergadering • Stap 6 – Opstelling een actieplan • Opgemaakt door de oplossing-eigenaar • Stap 7 – Uitvoering • Vergadergroep niet meer betrokken • Stap 8 – Evaluatie van de oplossing • Stap 9 – Bijsturing en standaardisering

49. Gouden vergader-regels • Vergader alleen als het nodig is • Beter één probleemfacet dan een groot probleem • Zoek goede elementen in elk voorstel • Er is altijd wel meer dan één oplossing • Er is geen reden waarom één oplossing dé oplossing is • Blijf bij het onderwerp • Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren • Vat regelmatig samen • Zwijgers hebben ook meningen • Actie ! ! !

50. E-mail • Kies betekenisvolle titels • Hou het kort • Beperk het aantal attachments • Beperk u tot de essentie • Reageer snel • Maak afspraken over lengte, copies en prioriteit • Laat e-mails uw time management niet in de war brengen. Leeszeéén keer en DOE er iets mee • Let op: gebruik memo’s en e-mail nooit als middel om persoonlijke communicatie te vermijden