Il modello di valutazione del Total Value of Ownership (TVO) applicato alla Sanità Massimo MEMMOLA (Ce.Ri.S.Ma.S. – Un

1. Il modello di valutazione del Total Value of Ownership (TVO) applicato alla Sanità Massimo MEMMOLA (Ce.Ri.S.Ma.S. – Università Cattolica) Convegno Annuale AISIS  Valutazione del Valore derivante dall’utilizzo di ICT in Sanità: indicazioni per un modello sostenibile Firenze, 15 novembre 2013 Hilton Hotel

2. prima di iniziare... La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

3. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

4. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

5. La sfida per il CIO: misurare e comunicare il valore dell’IT I costi dell’ICT e i metodi di valutazione classici I metodi di valutazione basati sul concetto di performance: il capital budgeting il Total Value of Ownership (TVO) i metodi basati sull’allineamento fra Business Strategy e IT Strategy Agenda La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

6. La sfida per il CIO: misurare e comunicare il valore dell’IT La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

7. Le angosce del CIO... La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

8. Il punto della questione • Determinare con esattezza, seguendo un approccio “ortodosso”, i benefici ed i costi derivanti da un investimento in IT è un rebus senza facili soluzioni La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

9. Perché? • Tecnologia come sistema nervoso • Quali benefici legati alla tecnologia e quali quelli legati alle performance dell’azienda? • Benefici tangibili e benefici intangibili • Quali costi della tecnologia? La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

10. Un obiettivo condivisibile? • il reale valore che l’IT può generare nell’ambito della gestione aziendale (quanto può dare l’IT?) • la misura in cui questo potenziale venga effettivamente sfruttato e tradotto in risultati concreti (quanto “rende” l’IT?) La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

11. I costi dell’ICT e i metodi di valutazione classici La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

12. I costi dell’ICT: i costi diretti • Hardware e software • Acquisto HW, Licenze SW, Canoni di noleggio, Canoni di Assistenza, Manutenzione, ricerca fornitore, HW e SW selection, ecc. • Management e Staff • Personale di Help-desk, System Administration, Network Administration, Training interno, Acquisti relativi, Supporto generale agli utenti finali, Altro personale relativo all' infrastruttura IT • Spese di Trasferta Personale IT • Consulenze e altri servizi professionali (training, coaching, ecc.) relativi alla struttura IT • Outsorucing operazioni IT • Sviluppo • Personale per lo sviluppo di nuove applicazioni IT • Manutenzione applicazioni esistenti • Consulenza e servizi professionali relativamente allo sviluppo ed alla manutenzione di applicazioni esistenti • Comunicazioni/Networking • Spese relative all’infrastruttura Internet e in generale ad operazioni svolte sull’infrastruttura IT da remoto • Sicurezza • Costi legati alla sicurezza informatica del sistema La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

13. I costi dell’ICT: i costi indiretti • Utenti finali • Formazione IT Utenti Finali • Autogestione problemi e manutenzione IT Utenti Finali (manutenzione file, implementazione fogli di calcolo, costruzione semplici DB, ecc.) • Costi di energia • Costi di energia per il funzionamento del sistema • Down-timedel sistema • Perdita di efficienza nei down-timedel sistema (previsti e non previsti) • Cambiamenti infrastruttura IT • Perdita di efficienza legati ai cambiamenti nell’infrastruttura IT • Dismissione del sistema • Costi legati alla dismissione del sistema La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

14. Un primo (insufficiente) approccio alla valutazione degli investimenti IT: ilTotal Cost of Ownership (TCO) • Sviluppato da Gartner nel 1987, calcola tutti i costi del ciclo di vita di un’apparecchiatura informatica IT: • costi per l'acquisto • costi per lo sviluppo • costi operativi • costi legati alla dismissione del sistema • Problemi/Limiti: • Approccio life-cycle costing??? • Costi indiretti??? • Analisi statica dei costi di esercizio di una apparecchiatura: non tiene conto dei ritornidovuti all'investimento in innovazione, dei risparmi operativi, delle nuove mansioni create; il TCO, monitorando solamente i costi, non può essere usato in fase di analisi strategica degli investimenti La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

15. I metodi di valutazione basati sul concetto di performance La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

16. IT assessment processes and categories IT assessment based on financial metrics AZIENDA IT assessment in alignment with corporate strategy Approaches and models for IT evaluation La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

17. La valutazione degli investimenti ICT attraverso il capital budgeting La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

18. Il Capital Budgeting • Qualsiasi progetto di investimento non è altro che un’attività o un’azione finalizzata a generare ricavi o risparmi di costi fornendo benefici di durata superiore all’esercizio • Il Capital Budgetingè l’approccio metodologico che consente di allocare i fondi disponibili ad un progetto di investimento, selezionando quello che garantisce il maggior ritorno La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

19. La dimensione temporale e di progetto del capital budgeting Entrate del progetto + - Uscite per spese di gestione del progetto Uscite per investimento nel progetto tempo La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

20. Metodi dei flussi di cassa attualizzati Metodo del valore attuale netto (Net Present Value – NPV) Metodo del Tasso di Rendimento Implicito (Internal Rate of Return – IRR) Metodo dell’Indice di Rendimento Attualizzato (PresentValueIndex – PVI) Metodo dei flussi di cassa non scontati Metodo del Periodo di Recupero (Payback period) Metodo del Tasso di Rendimento Semplice (Accounting Rate ofReturn – ARR) I metodi di valutazione economico- finanziaria di un investimento La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

21. I benefici generati da un investimento IT Benefici tangibili • riduzione costi di magazzino • riduzione costi del lavoro • riduzione scarti di lavorazione • riduzione costi materiali • riduzione costi della logistica Benefici intangibili • miglioramento servizi e qualità • aumento qualità sistema prodotto/servizio • miglioramento delle performance • aumento flessibilità • sicurezza sul lavoro • Sono benefici connessi direttamente al progetto di investimento e in grado di favorire il conseguimento di obiettivi tattici ed operativi • Non possono essere correlati direttamente al progetto, ma consentono il raggiungimento di obiettivi strategici come il miglioramento dei servizi all’utente; la misurazione di questa tipologia di benefici è il vero grosso limite delle tecniche tradizionali di capital budgeting La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

22. non riescono a dare una risposta significativa al problema della quantificazione dei costi indiretti e dei benefici intangibili non riescono ad isolare i benefici dell’IT rispetto alle performance dell’azienda non “ragionano” in chiave strategica sono scarsamente proponibili in contesti notfor profit se non adeguatamente compensati da misure di processo e di risultato che consentono di evidenziare il valore creato dalla tecnologia nei confronti dei diversi stakeholder Limiti dei metodi di valutazione finanziari La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

23. Un approccio evoluto per la valutazione degli investimenti IT: il Total Value of Ownership La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

24. Il Total Value of Ownership • Il Total Value of Ownership(TVO) si propone come un modello di analisi che consente di valutare a 360 gradi le performance realizzate da un investimento in IT. Gli elementi di originalità del modello sono identificabili nell’attenzione rivolta: • all’analisi dei processi (orientamento ai processi) • alle diverse determinanti della performance (multidimensionalità delle performance) • L’obiettivo è spostare il “baricentro” della valutazione dai costi dell’IT al valore che essa è in grado di generare La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

25. Total Value of Ownership:le prospettive di analisi della performance La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

26. Il modello d’analisi Aree Operative di P.S. Ambulatorio Medico di Famiglia END Accettazione P.S. START U.O. Medicina Generale END Altre aree Operative di P.S. Poliambulatorio DEA END END La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

27. Identificazione delle aree operative coinvolteIl processo del Dipartimento DEA: una visione globale La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

28. Mappatura delle attività e grado di copertura del sistema (Aree Operative di P.S.) PRESA IN CARICO DEL PZ DA PARTE DEL PERSONALE MEDICO GESTIONE DEL PZ NELL’AREA DI PS DI COMPETENZA GESTIONE LISTE DI ATTESA DEI PAZIENTI DA PARTE DEL PERSONALE INFERM. ACQUISIZIONE DA PARTE DEL MEDICO DEI DATI DI TRIAGE PRESA IN CARICO DEL PZ DA PARTE DEL PERSONALE INFERMIERISTICO MODIFICA CODICE DI PRIORITA’ VISITA DEL PAZIENTE. NO RICHIESTA ESAMI/CONS. CONFERMA CODICE ? VERIFICA CODICE DI PRIORITA’ DA PARTE DEL PERS. INF. DELL’AREA DI P.S. DI COMP. SI FORMULAZIONE DIAGNOSI ED ESITO RICOVERO PAZIENTE IN REPARTO AMBULATORIO COMPLEMENTARE DIMISSIONE PAZIENTE END Aree impattate dal Sistema Informativo La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

29. Il TVO: Analisi della prospettiva economico-finanziaria La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

30. L’investimento per l’acquisizione del S.I.(orizzonte temporale di riferimento: 3 anni) (1) Costo totale hardware/Numero postazioni * Numero Postazioni DEA (2) Costo totale licenze /Numero postazioni * Numero Postazioni DEA (3) Costo giornata * numero di giornate (4) Costo giornata * numero di giornate

31. Activity Improvement: +50% Process Improvement: +11% TRIAGE (PRIMA FASE) La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

32. Activity Improvement: +67% Process Improvement: +22% REGISTRAZIONE DATI ANAGRAFICI DAL PERSONALE AMMINISTRATIVO La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

33. L’impatto del S.I. sui costi delle attività di Accettazione P.S. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

34. I benefici (economico-finanziari) e i costi dell’investimento • AUMENTO DELFATTURATO • Fatturato I sem 2001… …………………………………………€ 886.339 (+51% rispetto a Semestre 2000) I BENEFICI • RIDUZIONE DEI COSTI • Per percorsi di cura e per macroattività………………...…...€ 363.637 (- 26% rispetto a I Semestre 2000) • INVESTIMENTO INIZIALE • Hardware……………………………………………………...€ 91.929 • Software……………………………………………….………€ 81.084 • Servizi…………..………………………………...…………..€ 103.291 • Manutenzione annuale ricorrente…………………………...€ 34.603 € 310.907 I COSTI La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

35. TVO (prospettiva economico-finanziaria) Riduzione Costi € 363.637 Investimento € 263.393 Incremento Fatturato € 886.339 Periodo di vita utile 3 anni PAYBACK Investimento iniziale Incremento fatturato PAYBACK Investimento iniziale Decremento costi 63 giorni 154 giorni VARIAZIONE FATTURATO VARIAZIONE COSTI T.I.R. - I + Fatturato + Fatturato + Fatturato T.I.R.  Costi +  Costi +  Costi - I + 1 + X (1 + X)² (1 + X)³ 1 + X (1 + X)² (1 + X)³ 280 % 103 % La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

36. Il TVO: analisi della prospettiva del cliente La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

37. La misurazione della customer satisfaction:personale medico • Aree di miglioramento • Sviluppo DB clinico • Elaborazione statistiche cliniche • Livello di integrazione • Valutazione Performance • Coverage medio • 85% 46% 97% 100% 97% 89% 78% 76% 97% 92% 86%

38. La misurazione della customer satisfaction:personale infermieristico • Aree di miglioramento • Nessuna • Coverage Medio: • 96% 97% 97% 84% 92% 97% 109% 97% 94% 94% La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

39. La prospettiva interna La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

40. Analisi del tempo globale di permanenza in P.S. per codice di priorità • L’indicatore di performance è ottenuto attraverso la misurazione del tempo globale di permanenza in P.S. dei pazienti distinti per codice priorità. • E’ in corso di preparazione un report articolato mensilmente che potrà consentire di apprezzare eventuali variazioni dell’indicatore di performance nel periodo di riferimento considerato (Periodo di riferimento: 1° Semestre 2001)

41. Una visione di sintesi… La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

42. Una visione di sintesi … Investimento per l’acquisizione del sistema: Euro 263.393 • Indici di Performance Supportatati: • Tempo Globale di Permanenza in P.S. • Numero codici colori modificati • Pazienti ricoverati per codice colore Improvement sull’Accettazione P.S. +33% Improvement Aree Operative P.S. +29% Improvement U.O. Medicina Generale -44% Performance Improvement su percentuale pazienti ricoverati sul totale accessi +21,76% Improvement Percorso di Cura A +77% Prospettiva Interna Improvement Percorso di Cura B+29% Prospettiva Economico-Finanziaria Improvement Percorso di Cura C+17% Payback Period 130 giorni T.I.R. 126% Prospettiva del Cliente Customer Satisfaction Personale Medico: Coverage Medio 85% Customer Satisfaction Personale Infermieristico: Coverage Medio 96% La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

43. Il TVO in sala Operatoria(PROMOR Project) La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

44. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

45. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

46. La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

47. La valutazione dell’impatto della tecnologia La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

48. IT assessment processes and categories IT assessment based on financial metrics AZIENDA IT assessment in alignment with corporate strategy Gli approcci basati sull’allineamento fra Business Strategy e IT Strategy La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

49. The evaluation of the strategic impact of IT(Strategic Alignment Model) La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia

50. Allineare Business ed IT Strategy La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia