Chapter 8 索引與排序

Chapter 8索引與排序

檢視索引 • 要查閱一資料表究竟安排了幾個索引？所使用之主索引為何？依據那個索引鍵？以遞增或遞減索引？可於資料表之『設計檢視』，按『資料表工具/設計/顯示隱藏/索引』鈕，轉入『索引』視窗進行檢視：

如：目前之訊息顯示此『員工』資料表係以『員工編號』欄為主索引（其前有，主索引為：是）遞增排序，且主索引要求不可重複（唯一為：是），同時也不允許不輸入任何資料（忽略Null為：否）。（主索引，預設使用PrimaryKey為索引名稱）如：目前之訊息顯示此『員工』資料表係以『員工編號』欄為主索引（其前有，主索引為：是）遞增排序，且主索引要求不可重複（唯一為：是），同時也不允許不輸入任何資料（忽略Null為：否）。（主索引，預設使用PrimaryKey為索引名稱）

單欄索引 • 此外，於『索引』視窗內也可以用來設定新的索引。假定，要以『記錄編號』欄進行索引，其處理步驟為： • 於『索引名稱』下之空白列按一下滑鼠，續輸入一不重複之任意名稱作為新索引之名稱（本例輸入『記錄編號』） • 按『欄位名稱』欄右側之向下按鈕，選擇要使用那一欄進行索引（本例選「記錄編號」）

按『排序順序』欄右側之向下按鈕，選擇要遞增或遞減索引。（本例選「遞增」）按『排序順序』欄右側之向下按鈕，選擇要遞增或遞減索引。（本例選「遞增」） • 於下半部『索引屬性』處，將『主索引』項設定為「是」。將於本索引前加上鑰匙圖示，表其為主索引，且『唯一』項亦自動設定為「是」：

按鈕，關閉『索引』視窗 • 儲存索引設定，切換到『資料工作表檢視』畫面，可發現記錄已依『記錄編號』欄遞增索引排序

多欄索引 • 若作為主索引之內容不發生重複現象，根本就用不著多重索引。反之，則得使用不只一個索引依據。如：主依部門排列之索引，其重複情況就很明顯。所以仍得再加上另一索引依據（如：同部門再依姓名或生日），才可使重複之情況減到最低。 • 假定，希望主依『性別』遞減，同性別續依『部門』遞增，同部門再按『姓』『名』遞增索引。其處理步驟為： • 轉入『索引』檢視畫面，於『索引名稱』下之新的空白列按一下滑鼠，續輸入一新索引之名稱（本例輸入『多重索引』） • 於『欄位名稱』欄選用「性別」

於『排序順序』欄選用「遞減」 • 於『主索引』項選用「是」 • 由於接下來的三個欄位係屬於同一個索引，故不用輸入索引名稱。只須於接下來之新的空白列的『欄位名稱』欄選用「部門」 • 於『排序順序』欄選用「遞增」

再於接下來之新的空白列的『欄位名稱』欄選用「姓」，於『排序順序』欄選用「遞增」再於接下來之新的空白列的『欄位名稱』欄選用「姓」，於『排序順序』欄選用「遞增」 • 再於接下來之新的空白列的『欄位名稱』欄選用「名」，於『排序順序』欄選用「遞增」

儲存索引設定，關閉『索引』視窗，切換到『資料工作表檢視』畫面儲存索引設定，關閉『索引』視窗，切換到『資料工作表檢視』畫面可發現記錄主依性別遞減，同性別續依部門遞增，同部門再按姓遞增排序。（本例之『業務』部中，並無同姓之員工，故而還用不到『名』，即可排出目前之索引結果）

索引鍵之欄位，不允許完全為空白，像目前之多重索引，各相關欄位，均不允許為不輸入任何內容之完全空白（Null值）。讀者練習時應注意，否則會跳不出來，無法切換檢視模式。索引鍵之欄位，不允許完全為空白，像目前之多重索引，各相關欄位，均不允許為不輸入任何內容之完全空白（Null值）。讀者練習時應注意，否則會跳不出來，無法切換檢視模式。

切換主索引 • 不論建有幾個索引，最多只能使用其中的某一個作為主索引而已。 • 要切換主索引，可於轉入『索引』視窗後，點選該索引之任意部位，將該列選取，續將其『主索引』項改為「是」，即可將其切換成下階段之主索引。

編輯索引 • 於『索引』視窗內，要插入空白列，可先選取某列，續按Insert鍵，可於該列之前插入空白列： • 要刪除多餘或建錯之索引，可於『索引』檢視視窗內，先將其選取（允許多列），續按Delete鍵將其刪除：

要移動某列之內容，可先選取該列，續以拖曳左側之按鈕，來搬移位置：要移動某列之內容，可先選取該列，續以拖曳左側之按鈕，來搬移位置：

排序--單欄排序 • 將記錄依某鍵值欄排列順序，有利於找尋和查閱資料。通常對於較固定、常使用的排列方式，會將其建立索引，並儲存起來。但對於暫時性的要求，就以排序來處理。查完後，可能又使用回原來的索引。 • 假定要將記錄依『生日』排序。其處理步驟為： • 停於要作為排序依據之欄位上的任意位置（或將其整欄選取）

若要遞增排序，按『常用/排序與篩選/遞增』 • 鈕；若要遞減排序，按『常用/排序與篩選/遞減』鈕 • 本例將其安排成依『生日』遞增排序：

本例將其安排成依『生日』遞增排序

清除排序設定 • 排序後，若想讓記錄恢復成原主索引之排列順序，可按『常用/排序與篩選/清除所有排序』鈕，放棄當時之排序設定。

多欄排序 • 若作為排序依據之欄位內容會有重複資料（如：性別、部門），就得再配合其它不會重複或較少重複之欄位（如：員工編號、姓名、生日），組成多欄排序，以降低其重複情況。 • 進行多欄排序的第一種方法為，將要使用之排序欄，依其重要性逐欄搬移成連續排列之欄位。最左邊的欄位為主排序欄，其餘依重要性遞減，依序向右逐欄排列。然後，將其等一起選取。如：

表主依性別、同性別依部門、同部門再依姓、同姓再依名排序。續視情況，按遞增（減）排序鈕，即可完成排序（本例選按遞增鈕）：表主依性別、同性別依部門、同部門再依姓、同姓再依名排序。續視情況，按遞增（減）排序鈕，即可完成排序（本例選按遞增鈕）：

主依性別、同性別依部門、同部門再依姓、同姓再依名排序主依性別、同性別依部門、同部門再依姓、同姓再依名排序 • 此種方式只能讓所選取之多重欄位，均同時遞增或遞減排序。而無法一部份遞增，夾雜一部份遞減。

進階排序 • 這個排序方式，是按『常用/排序與篩選/進階』鈕，續選「進階篩選/排序(A)…」，既不用搬移排序依據，還可以很有彈性的選擇要依那一欄遞增，另再依那一欄遞減。 • 假定，要主依性別遞增，同性別依部門遞減，同部門續依職稱遞增，同職稱再依生日遞減。四個排序欄並不同方向，一個遞增一個遞減地交錯在一起。且目前這四個欄位也分散排列，並未搬移成依重要順序由左而右緊臨排列：

其處理步驟為： • 按『常用/排序與篩選/進階』鈕，續選「進階篩選/排序(A)…」，轉入

目前，上半部為正開啟使用中之『員工』資料表，利用垂直捲動軸，可找到其內所有資料欄名稱，於其上雙按滑鼠，會將該欄加到下半部之表格內。目前，上半部為正開啟使用中之『員工』資料表，利用垂直捲動軸，可找到其內所有資料欄名稱，於其上雙按滑鼠，會將該欄加到下半部之表格內。 • 最前面之星號（*），表取用所有資料欄，雙按該星號會將所有資料欄均加到下半部之表格內。欄名前有鑰匙者，表其為主索引。

於左上角『員工』資料表欄名方塊內，利用垂直捲動軸找出要作為排序依據之資料欄名稱，依所要求之排序重要程度順序，逐一於其上雙按滑鼠將其加到下半部之表格內：於左上角『員工』資料表欄名方塊內，利用垂直捲動軸找出要作為排序依據之資料欄名稱，依所要求之排序重要程度順序，逐一於其上雙按滑鼠將其加到下半部之表格內： • 亦可於下半部表格內，按『欄位:』右側之向下按鈕，續進行選擇排序依據。

於第一個排序鍵（性別欄）下之『排序:』格內，按一下滑鼠，將顯示出向下箭頭，續按該向下箭頭，可選擇要進行遞增或遞減排序於第一個排序鍵（性別欄）下之『排序:』格內，按一下滑鼠，將顯示出向下箭頭，續按該向下箭頭，可選擇要進行遞增或遞減排序 • 逐欄將所有排序依據，均安排上題目所要求的遞增或遞減排序

最後，按『常用/排序與篩選/套用篩選』鈕，千萬別按鈕，將放棄現階段之新設定，使您前功盡棄），可獲致最新的排序結果，主依性別遞增，同性別依部門遞減，同部門續依職稱遞增，同職稱再依生日遞減：最後，按『常用/排序與篩選/套用篩選』鈕，千萬別按鈕，將放棄現階段之新設定，使您前功盡棄），可獲致最新的排序結果，主依性別遞增，同性別依部門遞減，同部門續依職稱遞增，同職稱再依生日遞減：

修改進階排序設定 • 於執行「常用/排序與篩選/進階/進階篩選/排序(A)…」所轉入的視窗內，可仿普通資料表的操作方式，對排序依據欄進行：編輯、插入、搬移、刪除、……等工作，甚或調整其欄寬。 • 假定，要把上階段之排序依據改為：主依『性別』遞增，同性別續依『已婚』遞減（未婚在前，已婚在後），同婚姻再依『職稱』遞增，同職稱續依『姓』遞增。總計，要刪除原『部門』與『生日』兩排序欄，另得插入一『已婚』欄及於最後再新增『姓』欄。 • 其處理步驟為： • 切換到先前之『員工篩選1』標籤

將滑鼠指標移往部門欄之上方邊緣，指標會轉為向下箭頭，單按滑鼠左鍵，即可選取該欄將滑鼠指標移往部門欄之上方邊緣，指標會轉為向下箭頭，單按滑鼠左鍵，即可選取該欄 • 按Delete鍵，刪除該欄

左上角『員工』資料表欄名方塊內，利用垂直捲動軸找出『已婚』，以拖曳方式將其拉到『職稱』欄左側左上角『員工』資料表欄名方塊內，利用垂直捲動軸找出『已婚』，以拖曳方式將其拉到『職稱』欄左側 • 續將改為依『已婚』遞減排序 • 並不一定得於刪除『生日』欄後，才可再新增『姓』欄。也可直接將『生日』改為『姓』

續將「遞減」改為「遞增」 即可達成題目所要求之排序方式：主依『性別』遞增，同性別續依『已婚』遞減，同婚姻再依『職稱』遞增，同職稱續依『姓』遞增。 • 續按『常用/排序與篩選/套用篩選』鈕，可獲致最新的排序結果

第八章結束

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